2.3 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty chứng khoán
2.3.1 Về hệ thống chứng từ kế toán
Bảng 2.8 – Xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn:
Biểu mẫu chứng từ Số cơng ty Tỷ trọng
Biểu mẫu chứng từ tự thiết kế 0 0% Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính 5 12,5%
Cả 2 35 88,5%
Theo Bảng 2.8: 88,5% các cơng ty chứng khốn đều xây dựng cho mình 2 hệ thống: - Hệ thống chứng từ bắt buộc: theo quy cách, biểu mẫu và chỉ tiêu qui định của
nhà nước tại quyết định 99/2000/QĐ-BTC và từ đầu năm 2009 là thông tư
95/2008/TT-BTC.
- Hệ thống chứng từ riêng: do công ty tự thiết kế phục vụ cho yêu cầu quản lý chung của công ty: phiếu lệnh mua, bán, hủy chứng khoán; giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy rút tiền ; ………
Bảng2.9. Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ
Kiểm soát nội bộ đối với chứng từ Số công ty Tỷ trọng
Chứng từ sử dụng tại doanh nghiệp được lãnh đạo phê duyệt chấp nhận trước khi
đưa vào sử dụng
40 100%
Không phê duyệt lên các chứng từ trắng, mẫu in sẵn, sec trắng
Có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên kế toán, nhân viên giao dịch, kế toán trưởng và người chủ doanh nghiệp
33/40 82,5%
Sổ đăng ký mẫu chữ ký có được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và được lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt
23/40 57,5% Các liên trong cuốn chứng từ có được
đánh số trước liên tục
40/40 100% Tất cả các chứng từ có được kiểm tra nội
dung và xác minh tính pháp lý trước khi ghi sổ kế toán
40/40 100% Các chứng từ vi phạm chính sách chế độ
hoặc lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng bị từ chối thực hiện
40/40 100%
Có phân biệt được những chứng từ đã ghi sổ và những chứng từ chưa ghi sổ kế toán
40/40 100%
* Nhận xét:
Kết quả khảo sát trên phần nào cho thấy các cơng ty chứng khốn tn thủ các quy định về chứng từ và có những quan tâm phù hợp đến kiểm soát nội bộ đối với
chứng từ. Bên cạnh đó, hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành chỉ là cơ sở cho công ty xây dựng hệ thống chứng từ của mình. Do yêu cầu quản lý, CTCK đã tự thiết kế thêm các chứng từ kế tốn của riêng mình. Việc đưa ra thêm nhiều biểu mẫu hướng dẫn cũng là một hình thức trợ giúp CTCK trong vấn đề hồn thiện hệ thống kế tốn của mình với chi phí thấp.
2.3.2 Tổ chức hệ thống sổ:
Bảng 2.10 Các vấn đề chung liên quan đến hệ thống sổ kế tốn
Hình thức kế tốn đang áp dụng Số cơng ty Tỷ trọng
Nhật ký chung 0 0%
Nhật ký – sổ Cái 0 0%
Nhật ký chứng từ 0 0%
Chứng từ ghi sổ 0 0%
Hình thức kế tốn trên máy vi tính 40/40 95%
Biểu mẫu sổ kế toán Số công ty Tỷ trọng
Theo qui định của Bộ Tài chính 35/40 87,5% Theo qui định của cơ quan thuế 0 0% Theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 5/40 12,5%
Hệ thống sổ kế tốn Số cơng ty Tỷ trọng
Đủ để doanh nghiệp tổ chức cơng tác kế
tốn 2/40 5%
Cần bổ sung thêm một số sổ kế toán 38/40 95%
Ý kiến khác 0 0%
Loại sổ cần bổ sung Số công ty Tỷ trọng
Sổ kế toán tổng hợp 0 0%
Sổ kế toán chi tiết 38/40 95%
Cả hai 0 0%
Ghi chép, sửa chữa và lưu trữ Sổ kế tốn Số cơng ty Tỷ trọng
Theo qui định 39/40 97,5%
Tự thực hiện 1/40 2,5%
Kết quả trên bảng 2.10 cho thấy: 100% các cơng ty chứng khốn đều áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính. Hình thức kế tốn trên máy tính được vận dụng kết hợp khá linh hoạt với các hình thức kế tốn theo qui định. Vì nếu khơng sử dụng hình thức kế tốn trên máy tính thì việc theo dõi tài khoản của nhà đầu tư trở thành vấn đế nan giải của các cơng ty chứng khốn khi số lượng tài khoản của nhà đầu tư ngày càng tăng.
Với khoảng 531.000 tài khoản tính đến cuối năm 2008, trên tổng số 99 cơng ty chứng khốn thực sự đang hoạt động; nếu khơng tính khoảng trên 250.000 tài khoản
tập trung ở 10 cơng ty chứng khốn hàng đầu, trung bình mỗi cơng ty chứng khốn có hơn 3.000 tài khoản, nếu chỉ theo dõi thơng thường trên máy tính, bằng các phần mềm kế tốn thơng dụng thì rất khó đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin về số dư cũng như giao dịch của khách hàng. Do đó, mỗi cơng ty chứng khốn đều trang bị cho mình hệ thống phần mềm giao dịch và kế toán tốt nhất trong khả năng của mình để phục vụ khách hàng. Các phần mềm này chiếm giá trị rất lớn trong tổng tài sản của cơng ty, và do tính năng của mỗi phần mềm mà hệ thống sổ kế tốn tại các cơng ty chứng khốn có nét đặc thù riêng nhưng vẫn đảm bảo đúng theo qui định của nhà nước.
Các phương pháp ghi nhận số liệu, ghi sổ, sửa chữa sai sót, bảo quản và lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán đều được các cơng ty chứng khốn thực hiện theo đúng các qui định của nhà nước.
Nhận xét:
Sử dụng hình thức kế tốn trên máy tính là hình thức kế tốn được tất cả các cơng ty chứng khốn áp dụng. Biểu mẫu sổ kế toán chủ yếu theo hướng dẫn của Bộ tài chính, tuy nhiên các biểu mẫu này mang tính cứng nhắc chưa đáp ứng đủ nhu cầu sử
dụng của các công ty, được cung cấp hướng dẫn thêm sổ chi tiết để phục vụ yêu cầu
quản lý là nhu cầu phổ biến của các cơng ty chứng khốn.
2.3.3 Tổ chức bộ máy kế tốn tại các cơng ty chứng khốn:
Bảng 2.11. Các vấn đề liên quan đến bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Chỉ tiêu Số người Tỷ trọng
Tổng số nhân viên kế toán của 40 doanh nghiệp khảo sát 336
Số nhân viên tốt nghiệp trên đại học 6/336 1,7% Số nhân viên tốt nghiệp đại học 298/336 88,6%
Số nhân viên tốt nghiệp cao đẳng 2/336 0,6% Số nhân viên tốt nghiệp trung cấp 0/336 0%
Bảng 2.11: cho thấy trình độ nhân viên kế tốn tại các cơng ty chứng khốn rất cao, có thể lý giải do lĩnh vực chứng khốn là lĩnh vực u cầu trình độ chun mơn cao, địi hỏi nhân viên phải thích ứng kịp thời những thay đổi của chính sách nhà nước cũng như biến động của kinh tế trong nước và kinh tế thế giới
Bảng2.12. Biện pháp nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên
Biện pháp nâng cao trình độ chuyên
môn Số công ty Tỷ trọng
Nối mạng internet 40/40 100%
Đào tạo nội bộ 2/40 5% Tham khảo tài liệu, sách báo và tạp chí
chuyên ngành 10/40 25%
Mở, cử nhân viên theo học các lớp kế toán ngắn hạn
36/40 90%
Kết quả ở bảng 2.12 cho thấy các cơng ty chứng khốn đều sử dụng Internet để nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên. Do các cơng ty chứng khốn đều đầu tư công nghệ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, kết nối Internet trở nên phổ biến và tận dụng khả năng cung cấp thông tin của Internet là công cụ hữu hiệu nhất, tiết kiệm chi phí nhất trong việc nâng cao kiến thức cho nhân viên. Bên cạnh đó, việc cử
nhân viên tham gia các khóa huấn luyện ngắn ngày, tham khảo tài liệu và đào tạo nội bộ về thơng tin chính sách của nhà nước cũng là phương pháp phụ trợ cho việc nâng cao trình độ chun mơn của nhân viên.
Bảng 2.13. Kiểm soát nội bộ đối với tổ chức bộ máy kế toán
Kiểm soát nội bộ đối với tổ chức bộ máy kế
toán Số cơng ty Tỷ trọng
Có xây dựng “Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán” 40/40 100% Có xây dựng “Bản mơ tả cơng việc” 37/40 92,5% Có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán
tiền mặt
Có phân chia trách nhiệm giữa người theo dõi
công nợ và người thu tiền 40/40 100%
Có phân chia trách nhiệm giữa người tính lương
và người phát lương 40/40 100%
Có luân chuyển nhân sự ở các bộ phận 15/40 37,5% Kết quả bảng 2.13: hệ thống kiểm soát đối với tổ chức bộ máy kế tốn được các cơng ty khá chú trọng. Điều này có thể giải thích do u cầu phải có bộ phận kiểm sốt nội bộ tại các cơng ty chứng khoán nên vấn đề kiểm soát nội bộ với tổ chức bộ máy kế toán cũng được xây dựng luôn. Mặc dù vậy, cũng cho thấy ban điều hành cũng đã đánh giá được vai trò quan trọng của việc thiết lập hệ thống kiểm soát tổ chức kế toán hiệu quả trong việc quản lý tài sản và cung cấp thông tin.
Bảng 2.14. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán Số công ty Tỷ trọng
Tập trung 10/40 25%
Phân tán 0/40 0%
Vừa tập trung vừa phân tán 30/40 75%
Bảng 2.14: cho thấy các cơng ty chứng khốn có mở chi nhánh, phịng giao dịch thì hình thức tổ chức bộ máy kế tốn được các cơng ty này áp dụng phổ biến nhất là hình thức tổ chức kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán. Lý do của việc áp dụng hình thức này là vận dụng những ưu điểm của cả 2 hình thức tập trung và phân tán.
- Thứ nhất: do mỗi cơng ty chứng khốn chỉ được đăng ký một tài khoản thanh
toán bù trừ tại ngân hàng chỉ định thanh toán, nên tất cả các giao dịch bù trừ thanh tốn của cơng ty – tiền nhận về hay tiền phải chuyển trả - với các thành viên khác đều thông qua tài khoản duy nhất này. Như vậy, tất cả giá trị thanh toán giao dịch tại Hội sở cho đến chi nhánh và các đại lý cũng đều phải tập
thanh tốn đúng hạn. Đây là ngun nhân khiến các cơng ty chứng khốn thực hiện hình thức kế tốn tập trung đối với nghiệp vụ thanh toán bù trừ.
- Thứ hai: do yêu cầu báo cáo rất sát sao của Ủy ban chứng khoán cũng như của cổ đơng với các cơng ty chứng khốn tổ chức theo hình thức cổ phần, số liệu
báo cáo phải cung cấp kịp thời, chính xác, thậm chí là rất gấp và cung cấp hàng ngày. Ví dụ vào năm 2008, trước những nguy cơ tiềm ẩn rủi ro tài chính của các cơng ty chứng khốn, UBCK nhà nước u cầu các công ty báo cáo hàng ngày về các hoạt động Repo chứng khốn để có biện pháp can thiệp kịp thời. Do đó, với hình thức kế tốn tập trung, số liệu từ các chi nhánh đổ về Hội sở được cập nhật hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời cho ban điều hành để ra các quyết
định hợp lý.
- Thứ ba, với hệ thống công nghệ thông tin, cùng với những phần mềm nhiều tính năng mà các cơng ty chứng khốn đang sử dụng, thì việc kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh và đại lý với Hội sở là điều khơng khó. Điều này dường như cũng là yêu cầu bắt buộc của mỗi công ty khi mở chi nhánh và đại lý. Vì khách hàng có thể đặt lệnh, truy vấn tài khoản cũng như thực hiện giao dịch tại bất cứ nơi
đâu có chi nhánh và đại lý của cơng ty chứng khốn mà mình mở tài khoản. Nếu
không thực hiện được điều này sẽ gây ra nhiều thủ tục rườm rà, cũng như sự bất tiện cho khách hàng, khiến họ không thoải mái và kiếm tìm cơng ty chứng khốn khác phục vụ tốt hơn. Do đó, với cơ sở dữ liệu tập trung sẽ giúp các chi nhánh truy vấn số liệu của khách hàng kịp thời hơn, tránh sự chồng chéo cũng như sai sót – thực hiện một giao dịch nhiều lần khi phục vụ khách hàng.
- Thứ tư, các chi nhánh, đại lý thường cách xa nhau – được bố trí tại các thành phố lớn, nếu chỉ tổ chức kế tốn tập trung tại hội sở thì tại các chi nhánh không thể thực hiện các nghiệp vụ khác một cách kịp thời, các số liệu đẩy về Hội sở sẽ rất lớn. Do đó, tại các chi nhánh, các cơng ty chứng khốn vẫn tổ chức bộ phận
kế toán độc lập, thực hiện các nghiệp vụ được Hội sở cho phép và báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh định kỳ về cho Hội sở.
- Đối với nghiệp vụ tự doanh, hình thức kế tốn tập trung lại được áp dụng do qui định chặt chẽ của nhà nước về số vốn khống chế đầu tư của công ty chứng
khốn vào các cơng ty khác. Nếu tổ chức phân tán, các chi nhánh thực hiện hoạt
động tự doanh rồi gửi báo cáo số liệu định kỳ gây rủi ro trong việc làm sai qui định – mua bán chứng khoán cùng loại trong ngày giao dịch hay đầu tư vượt
mức cho phép….
Để tránh những phiền toái, cũng như các lỗi xảy ra trong q trình thao tác
nghiệp vụ, các cơng ty chứng khoán đa phần đều tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán nếu có các đơn vị trực thuộc. Mức độ tập trung và phân tán phụ thuộc vào quy mô, khả năng phân cấp và yêu cầu quản lý tại mỗi công ty. Mỗi cơng ty đều có mơ hình tổ chức riêng, khơng giống nhau, nhưng đều hướng tới tính thuận lợi và khả năng cung cấp thông tin cho nhà đầu tư cũng như của bản thân cơng ty chứng khốn.
Nhận xét:
Cơng ty chứng khốn chú trọng việc cập nhật thông tin cho nhân viên, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của tổ chức kế toán. Đồng thời vận dụng
được những ưu điểm của hình thức tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán nhằm
tăng khả năng cung cấp thông tin và giảm thiểu áp lực không cần thiết cho kế toán Hội sở.
2.3.4 Tổ chức thu nhận và kiểm tra thơng tin kế tốn:
Kết quả bảng 2.15 cho thấy các công ty chứng khốn đều quan tâm đến việc kiểm tra thơng tin kế toán, thời điểm kiểm tra thường diển ra hằng năm. Qui mơ kiểm tra lại tiến hành trên tồn bộ doanh nghiệp, yếu tố chọn mẫu ít được quan tâm, điều này làm phát sinh nhiều chi phí và thời gian, tuy nhiên nó bao qt được tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung kiểm tra thường giống nhau ở tất cả các lần kiểm tra, chưa
tạo được tính bất ngờ, dễ tạo tình huống đối phó. Kiểm tra thường xuyên và diễn ra
trên diện rộng giúp phát hiện sai sót kịp thời và buộc nhân viên phải cẩn thận hơn trong quá trình làm việc.
Bảng 2.15. Các vấn đề liên quan đến tổ chức kiểm tra kế tốn
Hình thức kiểm tra Số công ty Tỷ trọng
Kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ
phận 8/40 20%
Cấp trên kiểm tra cấp dưới 10/40 25% Phối hợp cả hai hình thức trên 22/40 55%
Thời điểm kiểm tra Số công ty Tỷ trọng
Hàng tháng 13/40 32,5%
Hàng năm 30/40 75%
Chỉ khi nào nghi ngờ có gian lận hoặc sai sót 7/40 17,5%
Nội dung kiểm tra Số công ty Tỷ trọng
Giống nhau ở tất cả các lần kiểm tra 37/40 92,5% Tùy theo yêu cầu quản lý tại từng thời điểm 3/40 7,5%
Qui mô kiểm tra Số công ty Tỷ trọng
Toàn bộ doanh nghiệp 33/40 82,5%
Chọn mẫu 7/40 17,5%
Bảng 2.16 cho thấy các cơng ty chứng khốn đều sử dụng kiểm tốn độc lập để có cái nhìn khách quan hơn về cơng tác kế tốn tại đơn vị mình. Tuy là yêu cầu của
luật định phải có ý kiến của kiểm tốn viên độc lập về báo cáo tài chính của cơng ty chứng khốn nhưng với sự tham gia của kiểm tốn bên ngồi cũng giúp cho cơng tác kiểm tra thơng tin kế tốn của cơng ty chứng khốn được hồn thiện và mang tính độc lập hơn.
Bảng 2.16. Hoạt động kiểm tra khác