VÀ PHÁT TRIỂN CHI NHÁNH NAM HÀ NỘ
2.2.1.Quy trình thanh toán quốc tế theo phương thức tính dụng chứng từ tại Chi nhánh:
tại Chi nhánh:
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ:
- Đối với trường hợp phát hành L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% trị giá L/C cùng loại tiền tệ của L/C, phát hành L/C theo yêu cầu của các định chế tài chính trên cơ sở hợp tác thỏa thuận với BIDV: Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
- Đối với trường hợp còn lại: Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận QHKH.
Bộ phận TTQT thực hiện kiểm tra số lượng chứng từ thực tế với số lượng được bàn giao và ký nhận, ghi ngày giờ nhân.
Bước 2: Kiểm tra bộ hồ sơ:
Hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu bao gồm:
1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư cấp và giấy đăng ký mã số thuế do cơ quan thuế cấp: 01 bản (chỉ xuất trình khi thực hiện giao dịch thanh toán lần đầu tại BIDV).
2. Giấy phép của Bộ, Ngành có liên quan đến những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định quản lý xuất nhập khẩu từng thời kỳ của nhà nước.
3. Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng ủy thác nếu có: 01 bản. 4. Đơn đề nghị phát hành L/C, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền đã đăng ký mẫu chữ ký tại BIDV: 02 bản gốc.
5. Các tài liệu chứng minh đảm bảo nguồn vốn thanh toán L/C.
- Tờ trình phát hành L/C của bộ phận TTQT đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt nếu khách hàng mở L/C bằng vốn tự có ký quỹ 100% cùng loại tiền của L/C.
- Đề xuất đảm bảo nguồn vốn thanh toán mở L/C trong trường hợp khách hàng sử dụng nguồn vốn khác.
- Hồ sơ thực hiện theo Quy định trong thỏa thuận do cấp có thẩm quyền phê duyệt nếu phát hành L/C theo đề nghị của ĐCTC trên cơ sở hợp tác thỏa thuận với BIDV.
TTV phải kiểm tra các nội dung:
- Kiểm tra dấu, chữ ký trên đơn đề nghị phát hành L/C của khách hàng phù hợp với dấu và chữ ký khách hàng đã đăng ký tại BIDV.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký mã số thuế.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương, hợp đồng ủy thác nếu có: Các bên tham gia, trị giá hợp đồng, tên hàng hóa nhập khẩu, điều khoản thanh toán, các điều khoản tham chiếu nếu có.
- Đối chiếu các nội dung trên với đơn đề nghị của khách hàng, phát hiện điểm không phù hợp để thông báo lại cho khách hàng chỉnh sửa, bổ sung nếu cần.
- Tài liệu khách hàng gửi đến phải là bản gốc hoặc bẳn sao trung thực, có đóng dấu sao y bản chính của cơ quan công chứng Nhà nước hoặc của doanh nghiệp.
- Kiểm tra hạn mức TF để mở L/C của khách hàng. Nếu hạn mức chưa được thiết lập, hết hạn hoặc không đủ số dư thì thông báo bộ phận QHKH/QTTD/ĐCTC trình thiết lập, gia hạn, bổ sung.
Bước 3: Phát hành L/C:
- Sử dụng số CIF của khách hàng để đăng ký giao dịch vào hệ thống.
- Khai báo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch, kiểm tra việc kết nối và sử dụng hạn mức TF; khai báo phí, nguồn thu phí; tạo các chứng từ, điện cần thiết.
- Chọn NHTB trên cơ sở đề nghị của khách hàng và chính sách của ngân hàng đối với các ngân hàng đại lý.
- Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành L/C. Bước 4: Luân chuyển và lưu trữ chứng từ:
- Chuyển chứng từ cho khách hàng: 01 bản L/C có đóng dấu “Issued” và 01 giấy báo nợ.
- Chuyển chứng từ cho bộ phận QHKH: Các thông báo tình trạng bộ chứng từ, các thông báo thời hạn khách hàng phải trả tiền, các chứng từ liên quan đền việc trả thay khách hàng.
- Lưu hồ sơ phát hành L/C gồm: Hồ sơ đề nghị phát hành L/C của khách hàng, giấy phê duyệt nguồn thanh toán để mở L/C, giấy báo nợ, L/C và các giấy tờ khác.
Bước 5: Sửa đổi hoặc hủy thư tín dụng nếu có: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với các sửa đổi do khách hàng (người đề nghị mở L/C) yêu cầu, sửa đổi đó đưuọc coi là đã được chấp nhận khi nhận được thông báo chấp nhận của người thụ hưởng (thông qua NHTB) và NHXN nếu có hoặc khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với sửa đổi đó.
- Việc thực hiện sửa đổi được tiến hành tương tự với quy trình phát hành L/C như trên.
Về hủy thư tín dụng: L/C không hủy nganh chỉ được hủy trên cơ sở đồng ý của NHPH, NHXN nếu có và người thụ hưởng.
- Khi nhận được đơn đề nghị hủy L/C từ khách hàng, bộ phận TTQT kiểm tra hồ sơ, tạo điện đề nghị hủy L/C gửi tới người thụ hưởng L/C và NHXN nếu có.
- Thực hiện hủy L/C trong hệ thống khi nhận được chấp nhận hủy bằng điện swift/ thư đảm bảo có tính xác thực từ các bên liên quan.
- Giải tỏa ký quỹ nếu có.
- Trường hợp không được chấp nhận hủy L/C, bộ phận TTQT thông báo bộ phận QHKH/khách hàng biết để thực hiện.
Bước 6: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất trình:
- Bộ phận TTQT tiếp nhận chứng từ gửi từ ngân hàng gửi chứng từ, kiểm tra số lượng chứng từ so với liệt kê chứng trên phiếu gửi chứng từ. Nếu có sai lệch thông báo ngay tới ngân hàng gửi chứng từ. Đóng dấu “Received” trên coversheet và ghi ngày giờ nhận.
- Kiểm tra và xác định tình trạng bộ chứng từ: 1. Nguyên tắc kiểm tra chứng từ:
Căn cứ theo UCP được dẫn chiếu đến L/C, ngân hàng kiểm tra chứng từ xuất trình theo L/C với sự cẩn trọng hợp lý, để xác định chứng từ thể hiện trên bề mặt có hoàn toàn phù hợp với các điều khoản điều kiện quy định trong L/C hay không.
Ngân hàng không có nghĩa vụ kiểm tra tính chân thực, tính pháp lý của các chứng từ xuất trình và được miễn trách với các trường hợp chứng từ giả mạo.
Ngân hàng không kiểm tra chứng từ không quy định trong L/C. 2. Tài liệu tham chiếu:
- Quy tắc và thực hành thống nhất tín chứng từ (UCP) các phiên bản do phòng thương mại quốc tế (ICC) ban hành.
- Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế về kiểm tra chứng từ để kiểm tra chứng từ theo thư tín dụng (ISBP) do ICC ban hành.
- Các ý kiến của Ủy ban Ngân hàng do ICC ban hành.
3. Bộ phận TTQT kiểm tra và kết luận về tình trạng bộ chứng từ là phù hợp hay bất đồng trong không quá 2 ngày làm việc sau khi nhận chứng từ.
Bước 7: Thanh toán và kết thúc hồ sơ L/C:
- Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ và lập thông báo chứng từ có bất đồng gửi khách hàng.
+ Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng thì tiến hành thanh toán.
+ Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng thì lập điện thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. Nếu ngân hàng gửi chứng từ không phản hồi sau một thời gian nhất định thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định.
- Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS lập điện thông báo chứng từ phù hợp gửi khách hàng. Thông báo ngày đến hạn thanh toán cho khách hàng và bộ phận QHKH.
+ Nếu khách hàng đã đủ tiền thanh toán: Ký hậu vận đơn (vận đơn theo lệnh ngân hàng), lập điện thanh toán bộ chứng từ, photo chứng từ và trả chứng từ cho khách hàng đi nhận hàng (bao gồm cả vận đơn nếu có). Lưu trữ hồ sơ và kết thúc hồ sơ L/C.
+ Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo phòng Tín dụng. Trên cơ sở cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, lập điện thanh toán bộ chứng từ. Chuyển chứng từ cho khách hàng, gồm cả giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc. Thu nợ gốc và lãi. Lưu hồ sơ và kết thúc hồ sơ L/C.
2.2.1.2. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu:
Bước 1: Tiếp nhận và thông báo L/C:
Tiếp nhận L/C do NHPH gửi và kiểm tra tính xác thực của L/C.
- Nếu được gửi bằng SWFT thì điến SWIFT phải được thể hiện là đã được kiểm tra mã khóa đúng.
- Nếu được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khóa và mã kháo đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
- Nếu được gửi bằng thư thì chữ ký ủy quyền trên L/C phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác thực đó là chữ ký hợp lệ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra tính liên tục, đầy đủ của L/C nhận được; sự rõ ràng, rành mạch của các điều khoản. Nếu có vấn đề cần báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ.
Thông báo chính thức (nếu là L/C chính thức), thông báo sơ bộ (nếu là L/C sơ bộ) cho khách hàng.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ:
Khi nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng:
- Ngân hàng tiếp nhận chứng từ và kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trong L/C, ký giao nhận chứng từ, đóng dấu “Received” và ghi ngày nhận chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ xuất trình theo L/C xem xuất trình có phù hợp không. Nếu có sai sót thì thông báo cho khách hàng.
+ Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung chứng từ thì kiểm tra bộ chứng từ được chỉnh sửa/bổ sung.
+ Nếu khách hàng yêu cầu hỏi ý kiến NHPH/NhđCĐ thì lập điện thông báo chho NHPH yêu cầu xác nhận có chấp nhận nhũng bất đồng không và thông báo cho khách hàng kết quả sau khi nhận được phản hồi từ NHPH/NHđCĐ.
- Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch đòi tiền theo chỉ định của L/C, gửi NHPH/NHđCĐ.
Bước 3: Thanh toán cho khách hàng và kết thúc hồ sơ L/C: Khi nhận được phản hồi của NHPH/NHđCĐ:
- Nếu nhận được điện từ chối bộ chứng từ: kiểm tra lý do từ chối của NHPH xem có phù hợp không, thực hiện tra soát NHPH/NhđCĐ và thông báo cho khách
hàng. Tùy thuộc phản hồi của khách hàng/NHPH, ngân hàng gửi chứng từ đã sửa đổi/bổ sung hay yêu cầu gửi trả lại bộ chứng từ.
- Nếu nhận được điện chấp nhận bộ chứng từ thì sử dụng chương trình TF- SIBS tạo giao dịch chấp nhận thanh toán và thanh toán tiền đòi được cho khách hàng. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ.