6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác cố vấn học tập
1.3.2. Nhóm các yếu tố chủ quan
1.3.2.1. Năng lực thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ Cố vấn học tập
Năng lực thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ CVHT có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác CVHT của các trường đại học. Năng lực của đội ngũ CVHT được thể hiện ở các yếu tố sau:
- Sự hiểu biết của Cố vấn học tập về đào tạo tín chỉ:
Chất lượng cơng tác CVHT phụ thuộc vào mức độ hiểu biết của CVHT về đào tạo theo tín chỉ, có nghĩa cố CVHT cần hiểu rõ về tiến trình đào tạo được phân chia thành các phần, các đoạn, thành "cây đào tạo". Tác giả Bùi Thị Hồng Thái cho rằng, mọi người đều chờ đợi ở CVHT sự hiểu biết về chương trình đào
tạo, về ngành nghề và về cá nhân SV để có thể đưa ra những định hướng đúng đắn cho SV trong việc xây dựng kế hoạch học tập và có thể tư vấn cho SV thành cơng trong q trình học tập đại học [8]. Tác giả Đoàn Trọng Thiều cho rằng CVHT phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của CVHT, có trình độ chun gia
trong lĩnh vực mình làm cố vấn, nắm được bản chất của việc học tập ở bậc đại học theo hệ thống tín chỉ, nắm vững nội dung chương trình, kế hoạch đào tạo của nhà trường, phải là người hiểu và có năng lực tự học, tự nghiên cứu [15].
Trong cơng trình nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Hằng Phương (2013) cũng chỉ ra rằng những người là công việc tư vấn không chỉ cần được trang bị kiến thức về tư vấn một cách bài bản, hệ thống mà còn phải hiểu về việc mình đang làm, hiểu sâu sắc về vai trị CVHT trong đào tạo tín chỉ như thế nào. Và SV chỉ cảm thấy được trợ giúp thật sự nếu người tư vấn là những hiểu về đào tạo theo tín chỉ. Kết quả nghiên cứu cũng chỉ ra rằng chỉ có những CVHT hiểu biết về đào tạo theo hệ thống tín chỉ mới là những người giúp SV hiệu quả nhất [15].
Các CVHT được trang bị kiến thức, sự hiểu biết về đào tạo tín chỉ sẽ sẵn lịng giúp đỡ cho SV. Chính vì vậy, sự hiểu biết của CVHT về đào tạo theo tín chỉ được xem là vấn đề then chốt của việc hình thành kỹ năng thực hiện nhiệm vụ ở chỗ khi hiểu biết, họ sẵn sàng thay đổi bản thân, sẵn sàng vì SV hơn.
- Kỹ năng thực hiện nhiệm vụ của Cố vấn học tập:
Ngoài kinh nghiệm và kiến thức chun mơn thì các kỹ năng của CVHT là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác CVHT. Bởi vì CVHT phải thực hiện ba nhiệm vụ chủ yếu, đó là i) tư vấn học tập cho SV, ii) quản lý và tổ chức lớp, tư vấn và hỗ trợ SV trong các hoạt động học tập và rèn luyện, iii) thực hiện các quy định về thời gian làm việc với lớp, chế độ báo cáo về công tác CVHT.
Tác giả Cormier, L.S & Hackney, H (1993) nhấn mạnh, điều quan
trọng CVHT cần làm là thiết lập được mối quan hệ tốt với SV, có thái độ hòa nhã, ứng xử thân thiện, tiếp đón SV nhiệt tình và sẵn lòng hỗ trợ cho SV trong đó cần lắng nghe tốt và khích lệ tinh thần cho SV [dẫn theo 15].
Theo NACADA, người CVHT khi làm việc với SV cần có các kỹ năng
như: kỹ năng thiết lập mối quan hiệu quả; kỹ năng giao tiếp tốt; kỹ năng giải quyết vấn đề; kỹ năng thuyết trình và nói chuyện trước đám đơng; kỹ năng hợp
tác, giám sát, tổ chức và lên kế hoạch; kỹ năng thúc đẩy và phát triển; kỹ năng sử dụng máy tính và khai thác internet [dẫn theo 8].
Nhóm tác giả cũng là những người đang làm nhiệm vụ CVHT, chúng tôi cũng tự nghiên cứu, học hỏi về các kỹ năng làm việc với SV, do thiếu sự
đào tạo, bồi dưỡng bài bản cho nên đôi khi làm việc với SV chúng tơi khơng kiểm sốt được tâm trạng của mình nên còn biểu hiện thái độ bực mình hoặc còn giải quyết theo ý kiến chủ quan của mình, chưa thực sự biết điều SV nghĩ và SV muốn. Nếu được cung cấp kiến thức, kỹ năng bài bản chắc chắn chúng tôi sẽ làm tốt hơn cơng việc của mình.
Qua các nghiên cứu và thực tiễn công tác CVHT cho thấy, CVHT có các kỹ năng tốt sẽ tạo khơng khí thân mật, thoải mải, sinh viên được khích lệ, động viên, gợi ý được giải pháp cho các vấn đề mà SV đang gặp phải. Như vậy sẽ giúp cho buổi tư vấn đạt được hiệu quả. Hoặc CVHT có kỹ năng như kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tư vấn, duyệt kế hoạch học tập cá nhân của SV phù hợp với năng lực, điều kiện của SV và quy định về đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Đối với bản thân CVHT, kỹ năng lập kế hoạch tốt giúp CVHT định lượng được những công việc cần làm, khơng bị bỏ sót, cơng việc nào cần làm trước, rút ngắn thời gian làm việc, có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.
- Thái độ của Cố vấn học tập đối với công tác CVHT:
Theo một số tác giả, để thực hiện hoạt động CVHT, điều có tính chất định hướng nhất đó là có nhận thức được rằng đây là việc làm cần thiết và quan trọng đối với SV trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Trong luận án tiến sĩ của tác giả Nguyễn Thị Hằng Phương đã trích dẫn kết quả nghiên cứu của một số tác giả trên thế giới về ảnh hưởng của thái độ đến tiến trình thực hiện cơng việc, chẳng hạn các tác giả Albert Ellis, Weit (1957), Snyder (1961) hay Stefflre, King, Leafgreb (1961) khẳng định khi một người yêu thích và thực sự nhiệt huyết trong
hoạt động trợ giúp thì họ sẽ quý trọng con người và họ say mê với công việc giúp đỡ hay tác giả người Pháp Gérard Scallon (2005) nói đến nền
tảng cho thành cơng trong việc trợ giúp là khi người ta có thái độ sẵn sàng với công việc, cảm thấy yêu mến công việc [dẫn theo 15].
Chỉ khi CVHT nhận thức được rằng mình có vai trị quan trọng đối với SV, việc mình làm ảnh hưởng đến học tập và cả tương lai sau này của SV thì khi đó họ sẽ u thích, tích cực, say mê với cơng việc và có những hành động thiết thực, cụ thể, hữu ích cho hoạt động tư vấn của mình. Nếu CVHT thái độ tích cực trong thực hiện nhiệm vụ của mình; CVHT ln sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ SV bất cứ khi nào SV cần; sẵn sàng chia sẻ, động viên, giúp đỡ, đưa ra những lời khuyên bổ ích, cách xử lý phù hợp nhất khi SV gặp vấn đề cần tư vấn, xử lý; đối xử chân thành, thân thiện, hịa đồng với SV; ln tự học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ, cập nhập thơng tin mới; phối hợp, hỗ trợ tốt với các đơn vị, đồng nghiệp trong thực hiện nhiệm vụ CVHT... sẽ giúp cho công tác CVHT đạt hiệu quả cao. Ngược lại, nếu CVTH có thái độ thờ ơ, thiếu trách nhiệm của cố vấn học tập trong công việc sẽ là một trong những nguyên nhân dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, như SV bị khiển trách, kỷ luật, thậm chí là bị đuổi học, ảnh hưởng đến học tập, tương lai nghề nghiệp của SV. Tiến sĩ Lê Văn Khuyến – nguyên phó vụ trưởng Vụ Đại học và sau Đại học – Bộ GD&ĐT trong một bài phỏng vấn cho biết: “Nguyên nhân chính dẫn đến việc nhiều sinh viên bị thôi
học khi đào tạo tín chỉ do sự thiếu trách nhiệm của cố vấn học tập. Hệ thống này phải có trách nhiệm hỗ trợ cho sinh viên trong việc lựa chọn kế hoạch học tập phù hợp. Nếu hết học kì I, sinh viên có kết quả học tập khơng tốt thì cố vấn học tập phải tác động và hướng dẫn để sinh viên rút bớt học phần trong kì tiếp theo để vừa với sức học – vì vậy muốn thành cơng trong đào tạo tín chỉ các trường phải chú trọng xây dựng đội ngũ này" [18].
Hiệu quả công tác CVHT chịu ảnh hưởng trực tiếp từ trình độ chun mơn, năng lực phẩm chất của người làm CVHT. Chính vì vậy, quản lý đội ngũ CVHT là phải có những biện pháp kích thích, tạo động lực cho đội ngũ này luôn phát triển. Bản thân mỗi CVHT phải không ngừng phấn đấu học tập, trau
dồi, rèn luyện chuyên môn, nghiệp vụ và thực sự làm tấm gương sáng cho SV noi theo.
1.3.2.2. Tổ chức hoạt động cố vấn học tập
Ngoài các yếu tố ảnh hưởng trên, chất lượng CVHT phụ thuộc vào cách thức các trường đại học tổ chức hoạt động CVHT, được thể hiện bằng các yếu tố sau:
- Cơ chế chính sách đối với Cố vấn học tập:
Sự tạo điều kiện của Nhà trường về mặt chính sách, điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động CVHT. Carter. J (2007) cho rằng kỹ năng của người CVHT có mối quan hệ mức độ họ được quan tâm, có chế độ như tất cả những người có mã ngành nghề khác. Khi nghiên cứu về tính cơng bằng xã hội trong cơng việc của CVHT, Arnsperger Selzer, R và Ellis Rouse, J (2013) đã đề xuất cần có các chế độ hợp lý cho người CVHT để họ tập trung làm việc, nâng cao năng suất, những yếu tố liên quan đến chế độ có thể kể đến như điều kiện làm việc (cơ sở vật chất, trang thiết bị, các khoản thù lao...). Các tác giả này cho rằng khi không đảm bảo
được cơng bằng, khó ai có thể hoàn thành được nhiệm vụ của họ một cách tốt đẹp, càng khó để thể hiện được các kỹ năng trợ giúp [15].
Như vậy, có chế độ, chính sách hợp lý như ban hành, cung cấp đầy đủ các văn bản, tài liệu hướng dẫn; phụ cấp được hưởng tương xứng với u cầu, địi hỏi của cơng việc; trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị hoặc các điều kiện khác sẽ góp phần tạo động lực cho CVHT thực hiện nhiệm vụ của mình. Bởi vì khi quyền lợi khơng được đảm bảo, khơng được tạo sự thuận lợi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sẽ làm cho CVHT giảm đi lòng nhiệt huyết, say mê và khó có thể hồn thành nhiệm vụ của họ một cách tốt đẹp. Do đó, để cơng tác CVHT mang lại kết quả cao thì phải gắn liền với các chính sách hợp lý, tạo ra động lực phát triển.
Trong thực tế ở một số trường các CVHT được bố trí kiêm nhiệm cơng tác giảng dạy, tham gia rất nhiều hoạt động khác như nghiên cứu khoa học, văn
nghệ, thể thao hoặc tham gia các tổ chức đồn thể khác. Một số trường có phụ cấp bằng vật chất cho đội ngũ CVHT, nhưng một số trường chỉ được trừ giờ khối lượng theo quy định, các khoản chi phí liên quan đến cơng tác CVHT phải tự chi trả như tiền điện thoại, mua văn phịng phẩm.
- Mơ hình tổ chức Cố vấn học tập:
Tác giả Trần Thị Minh Đức (2012) đã nghiên cứu và tổng hợp một số mơ hình CVHT các trường đại học trên thế giới tổ chức và áp dụng trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ như sau:
+ Mơ hình cố vấn học tập phi tập trung
Với mơ hình này, Khoa quản lý ngành đào tạo có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác CVHT theo quy định. Khoa có lựa chọn, đề xuất người có thẩm quyền bổ nhiệm CVHT từ giảng viên của Khoa. CVHT được phân một lượng SV nhất định và chịu trách nhiệm với Khoa về hoạt động CVHT của mình. Đồng thời Khoa phải quản lý tồn bộ q trình thực hiện nhiệm vụ của CVHT, từ việc triển khai cho đến đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ.
Mơ hình này ưu điểm là CVHT thường gần gũi với SV, nắm bắt tình hình SV tốt. Tuy nhiên, chất lượng tư vấn thường không đồng nhất, những vấn đề trọng tâm của cuộc tư vấn thường bị thu hẹp lại.
+ Mơ hình cố vấn học tập tập trung
Với mơ hình này các trường sẽ bố trí đội ngũ CVHT tư vấn cho SV suốt quá trình học tập tại trường, từ khi bắt đầu nhập học cho đến lúc ra trường. Với cách thức này, các khoa khơng có CVHT nữa. Việc tư vấn cho SV được thực hiện bởi nhân viên văn phịng tư vấn. Ưu điểm của mơ hình này là các nhân viên được đào tạo bài bản, đảm bảo được chất lượng tư vấn, có sự kiểm tra, giám sát về các dịch vụ tư vấn và các nhu cầu dịch vụ đặc biệt khác, có địa điểm làm việc riêng, thuận lợi cho việc liên hệ, tư vấn. Nhược điểm là tốn kém về chi phí cho nhân viên và hoạt động, tương tác giữa giảng viên, khoa và SV giảm, khó nắm bắt tình hình SV.
Theo mơ hình này, hệ thống CVHT được thiết lập ở cấp khoa. Khoa cử giảng viên làm CVHT cho SV thuộc ngành đào tạo của mình. Đồng thời, SV cịn có thêm cố vấn học tập ở văn phòng cố vấn trợ giúp cho giảng viên. Sẽ có sự phân chia nhiệm vụ cố vấn hợp lý: giảng viên chịu trách nhiệm cố vấn về các vấn đề liên quan đến học tập, nghiên cứu khoa học; văn phòng cố vấn chịu trách nhiệm cố vấn về các vấn đề như tư vấn tâm lý, cung cấp thông tin về quy định, quy chế, chế động, chính sách, học bổng, học vụ, việc làm thêm, thủ tục hành chính... Ưu điểm mơ hình này là có sự phối hợp của các dịch vụ tư vấn nên đảm bảo tính nhất qn trong cung cấp thơng tin chung, chi phí thấp, giảm tải cho giảng viên, các cuộc tư vấn theo chuyên đề có chất lượng. Tuy nhiên, mơ hình này đỏi hỏi phải có mối liên hệ phối hợp chặt chẽ giữa hai cố vấn để trợ giúp SV tốt nhất cho những vấn đề cụ thể của SV [9]. Đây là mơ hình được áp dụng tại nhiều trường đại học ở Việt Nam và được đánh giá là rất hiệu quả trong việc hỗ trợ, cung cấp dịch vụ cho SV.
Việc tổ chức cơng tác CVHT theo mơ hình nào là do các trường lựa chọn quyết định. Tuy nhiên để phát huy hiệu quả công tác CVHT thì việc lựa chọn mơ hình phải phù hợp với đặc điểm của mơ hình đào tạo theo hệ thống tín chỉ, đặc điểm về nhân lực làm cơng tác CVHT, đặc điểm các ngành nghề đào tạo của trường, số lượng sinh viên... Bởi vì có sự lựa chọn mơ hình CVHT phù hợp sẽ giúp chọn được CVHT có chun mơn sâu, kỹ năng tốt, từ đó sinh viên sẽ nhận được tư vấn, hỗ trợ đầy đủ, chính xác trong các lĩnh vực tâm lý và đời sống, học tập và nghiên cứu khoa học, đào tạo, công tác SV và chủ trương chính sách.
- Số lượng sinh viên cần phụ trách:
Với một số lượng SV quá đông sẽ khiến cho CVHT thường xuyên phải giải đáp các thắc mắc và điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các cuộc tư vấn có chất lượng tốt, khó có thể thể hiện được các biểu hiện của kỹ năng khi tư vấn. Tại một số Trường hiện nay, có những CVHT phải phụ trách vài chục SV, thậm chí lên đến hàng trăm SV và cịn phải thực hiện nhiều cơng việc khác nữa. Một người mà làm quá nhiều việc sẽ khó làm tốt được tất cả các
việc, do vậy nếu một CVHT mà phải phụ trách quá nhiều SV thì sẽ khơng tập trung cho bất cứ một SV nào cả. Mặc dù ngày nay giao tiếp giữa SV và CVHT có nhiều thuận lợi thơng qua các phương tiện điện tử, mạng internet nhưng vẫn mất nhiều thời gian để tìm hiểu thơng tin, trả lời các vấn đề thắc mắc của SV dẫn đến chất lượng các cuộc tư vấn có thể sẽ khơng đạt yêu cầu.
- Thâm niên công tác của Cố vấn học tập:
Hiệu quả cơng tác CVHT nói chung phụ thuộc vào thời gian cơng tác của người làm CVHT, bởi vì thời gian thực hiện cơng việc sẽ liên quan đến hình thành kinh nghiệm, kỹ năng, nghĩa là nếu một người có thâm niên trong cơng tác sẽ có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng hơn so với người mới vào nghề.