6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP TẠ
2.2.1. Đánh giá chất lượng đầu vào
2.2.1.1. Về mục tiêu, nhiệm vụ
Phân hiệu căn cứ mục tiêu, nhiệm vụ Nhà trường ban hành, xác định các mục tiêu, nhiệm vụ của Phân hiệu rõ ràng, theo từng giai đoạn phát triển, từng năm học và được cơng bố bằng nhiều hình thức trên các phương tiện thơng tin như tài liệu giới thiệu về Phân hiệu, đăng tải trên website của Phân hiệu với đầy đủ các quyết định thành lập và các văn bản có xác định mục tiêu, nhiệm vụ. Mọi hoạt động của Phân hiệu nói chung, cơng tác CVHT nói riêng được thực hiện thơng qua Quy chế tổ chức và hoạt động, Quy chế làm việc của Phân hiệu, quy chế đào tạo sinh viên bậc đại học, quy chế công tác sinh viên, quy chế công tác CVHT, quy chế đánh giá điểm rèn luyện của SV...
Tuy nhiên, mục tiêu và nhiệm vụ cơng tác đào tạo nói chung, cơng tác CVHT nói riêng của Phân hiệu cịn chậm cập nhật lên các phương tiện truyền đạt thông tin. Phân hiệu chưa có kế hoạch khảo sát, lấy ý kiến, phân tích đánh giá và kết hợp nhiều kênh thơng tin khác làm cơ sở khoa học cho điều chỉnh mục tiêu, nhiệm vụ. Trong thời gian tới, Phân hiệu cần căn cứ vào các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá chất lượng cơ sở đào tạo và hướng dẫn của Nhà trường xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch khảo sát, lấy ý kiến của người học, lãnh đạo quản lý,
CVHT về mục tiêu, nhiệm vụ cố vấn học tập để kịp thời chấn chỉnh, điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả công tác CVHT.
2.2.1.2. Căn cứ pháp lý thực hiện công tác CVHT
Phân hiệu là đơn vị trực thuộc nên các quy định được thực hiện thống nhất với Nhà trường. Năm 2014, Hiệu trưởng Nhà trường đã ban hành Quyết định số 583/QĐ-ĐHNV ngày 12/5/2014 về ban hành quy chế đào tạo đại học, cao đẳng theo hệ thống tín chỉ. Quy chế này quy định các nội dung cơ bản trong hoạt động đào tạo theo hệ thống tín chỉ như nguyên tắc đảm bảo chất lượng và hiệu quả giáo dục; các hình thức tổ chức dạy – học; học phần; hình thức đào tạo; chương trình đào tạo; tổ chức đào tạo; nghiên cứu khoa học của người học; trách nhiệm, quy hạn của giảng viên và cố vấn học tập; quyền và nghĩa vụ của sinh viên; tổ chức kiểm tra, thi và đánh giá kết quả học tập... Để cụ thể hóa quyền, nghĩa vụ, nội dung thực hiện công tác cố vấn học tập, Nhà trường tiếp tục ban hành Quyết định số 748/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 6 năm 2014 về quy định về công tác cố vấn học tập trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Quyết định này quy định một số nội dung cơ bản về công tác CVHT như: cơ cấu, tổ chức CVHT; tiêu chuẩn của đội ngũ CVHT; nhiệm vụ, quyền hạn của CVHT; thời gian, nội dung làm việc với SV; quyền lợi CVHT được hưởng; trách nhiệm của các đơn vị chức năng đối với cơng tác CVHT. Ngồi ra những quy định cơ bản trên Nhà trường còn ban hành các văn bản quy định về đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên, quy định về chế độ làm việc của giảng viên, sổ tay sinh viên... Như vậy các quy định cơ bản về công tác CVHT đã được ban hành phù hợp với các quy định của Bộ GD&ĐT, đặc điểm của Trường, là căn cứ, cơ sở pháp lý giúp CVHT thực hiện hiệu quả cơng việc được giao.
Ngồi ra, Phân hiệu căn cứ các quy định do Bộ GD&ĐT ban hành để làm cơ sở pháp lý tổ chức công tác CVHT đúng quy định.
2.2.1.3. Đội ngũ Cố vấn học tập
Mơ hình tổ chức của Phân hiệu là bổ nhiệm GV đang tham gia hoạt động giảng dạy làm công tác CVHT. Với 05 ngành đào tạo đại học chính quy từ năm 2017 đến nay, Phân hiệu tổ chức thành 20 lớp. Việc bổ nhiệm các CVHT được thực hiện như Bảng 2.1.
Bảng 2.1. Danh sách các lớp và phân bố CVHT
Nguồn: Phòng QLĐ&CTSV
Stt Lớp
I Nhóm lớp bổ nhiệm CVHT đúng lĩnh vực nghiên cứu, chuyên môn giảng dạy của CVHT 1 1705QLND 2 1905QLNC 3 1905QLND Quản lý nhà nước 4 2005QLNC 5 2005QLND 6 1905LHOD 7 2005LHOK 8 1905QTVD 9 2005QTVG 10 2005VTLB 11 2005LTHB
II Nhóm lớp bổ nhiệm CVHT chưa đúng lĩnh vực nghiên cứu, chuyên môn giảng dạy của CVHT 1 1805QLNE 2 1805QLND 3 1805QLNF 4 1705LHOG nước
5 6 7 8 9
Từ bảng thống kê trên cho thấy các lớp được bố trí CVHT đúng lĩnh vực nghiên cứu, chun mơn giảng dạy có 11/20 lớp, tỉ lệ 55%, nhưng có 02/11 lớp CVHT khơng phải là giảng viên cơ hữu của Khoa quản lý đào tạo. Các lớp bố trí CVHT khơng đúng lĩnh vực nghiên cứu, chun mơn giảng dạy có 09/20 lớp, tỉ lệ 45%, và 09/09 lớp CVHT không phải là giảng viên cơ hữu của Khoa quản lý ngành đào tạo.
Trong quy định về công tác CVHT do Nhà trường ban hành cũng đã quy định CVHT được lựa chọn từ các viên chức đã tốt nghiệp đại học thuộc khối ngành đào tạo của các khoa, trung tâm thực hiện nhiệm vụ CVHT. Vì Phân hiệu mới thành lập, lực lượng giảng viên cơ hữu của các Khoa đào tạo cịn thiếu nên khơng đủ nguồn bổ nhiệm làm cơng tác CVHT và phải huy động từ các Khoa, phịng, trung tâm khác. Đây cũng là một trong những nguyên nhân tác động đến chất lượng cơng tác CVHT. Bởi vì CVHT sẽ khó có thể tư vấn tốt cho sinh viên liên quan đến các vấn đề thuộc đặc thù riêng của ngành đào tạo không thuộc lĩnh vực nghiên cứu, chuyên ngành giảng dạy của mình. Ngược lại, nếu CVHT là GV, viên chức cơ hữu của Khoa sẽ nắm vững chương trình đào tạo, đặc điểm của các học phần trong chương trình, địa điểm, nội dung thực tập, kiến tập, thực tế, đánh giá điểm rèn luyện của SV, nắm bắt nhu cầu, xu hướng của thị thường việc làm... sẽ tư vấn, hỗ trợ SV tốt hơn. Đồng thời, việc chỉ đạo điều hành cũng được thuận lợi thống nhất từ lãnh đạo khoa cho đến CVHT của các lớp, các CVHT có điều kiện chia sẻ kinh nghiệm với nhau nhằm nâng cao
chất lượng cơng tác CVHT. Do đó, u cầu đặt ra là trong thời gian tới, Phân hiệu, các đơn vị có liên quan cần có các giải pháp phù hợp để khắc phục tình trạng này.
- Về số lượng:
Hiện nay, đội ngũ CVHT bậc đại học hệ chính quy, tại Phân hiệu là 12 giảng viên (bao gồm giảng viên cơ hữu và kiêm nhiệm), phụ trách 20 lớp của các ngành Quản lý nhà nước, Luật, Quản trị văn phòng, chuyên ngành Văn thư lưu trữ và Lưu trữ. Mỗi CVHT phụ trách từ một đến ba lớp.
- Về cơ cấu giới, độ tuổi, thâm niên công tác:
Về cơ cấu giới: Theo số liệu khảo sát từ Phịng QLĐT&CTSV, trong tổng số 12 CVHT, có 10 (83%) nữ, 02 (17%) nam. Như vậy tỉ lệ CVHT nữ nhiều hơn nam giới.
Theo nghiên cứu về tâm lý học, nếu trong một tổ chức có sự cân bằng về giới tính thì sẽ tạo được mơi trường làm việc thoải mái, thân thiện. Đặc điểm giới tính cũng sẽ dẫn đến khả năng xử lý giải quyết công việc khác nhau, ví dụ nam giới có thể thoải mái với SV hơn trong sinh hoạt tập thể, nữ giới có thể có tính dịu dàng, dễ kiềm chế những cơn nóng giận hơn, quan tâm tỉ mỉ đến SV hơn. Do vậy, nếu có sự hợp lý về cơ cấu giới sẽ giúp cho đội ngũ CVHT có thể phối hợp giải quyết cơng việc, chia sẻ kinh nghiệm cho nhau, phát huy sở trường, khả năng của mình để thực hiện chức năng nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Về cơ cấu theo độ tuổi: Theo số liệu tổng hợp từ Phịng QLĐT&CTSV, nhóm tác giả thống kê cơ cấu độ tuổi của đội ngũ CVHT của Phân hiệu như Biểu đồ 2.2.
16% 42% 42%
Từ 31-40 Từ 41-50 Từ 51-60
Biểu đồ 2.2. Cơ cấu theo độ tuổi của đội ngũ CVHT
Nguồn: Phòng QLĐT&CTSV
Nhìn vào biểu đồ trên cho thấy số thấy đội ngũ CVHT được cơ cấu ở độ tuổi lớn tuổi thấp nhất, độ tuổi từ 31-50 là chủ yếu.
Theo một số nghiên cứu độ tuổi của đội ngũ CVHT cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến khả năng, năng lực giải quyết công việc, năng lực tiếp cận thông tin, năng lực về sử dụng các phương tiện điện tử, các kỹ năng mềm khác... và là một trong những yếu tố mà lãnh đạo cân nhắc để bố trí đội ngũ CVHT cho phù hợp. Đối với đội ngũ CVHT có tuổi đời cịn trẻ thì sự nhiệt huyết của họ rất cao, sự gắn kết về lứa tuổi với SV sẽ không bị khoảng cách quá xa, như vậy sẽ có sự đồng điệu về tâm lý, dễ dàng chia sẻ, thấu hiểu nhau hơn; khả năng sử dụng CNTT luôn là điểm mạnh hơn CVHT nhiều tuổi. Đối với đội ngũ CVHT lớn tuổi thì lại có nhiều kinh nghiệm sống nên dễ dàng trong việc xử lý các tình huống. Như vậy, trong quá trình phát triển đội ngũ CVHT các nhà quản lý cần quan tâm đến cơ cấu độ tuổi phù hợp để có sự phối hợp, chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Về thâm niên làm cơng tác CVHT: Nhóm tác giả thống kê thâm niên cơng tác của đội ngũ CVHT và được trình bày ở Biểu đồ 2.3 dưới đây.
9%
25% 33%
33%
1 năm 2 năm 3 năm 4 Năm
Biểu đồ 2.3. Cơ cấu theo thâm niên làm công tác CVHT của đội ngũ CVHT Nguồn: Phòng
QLĐT&CTSV
Đội ngũ CVHT của Phân hiệu có tuổi nghề khơng cao, trong 12 CVHT thì có 01 người có thâm niên 4 năm, chiếm 8,4%; có 04 người có thâm niên 3 năm, chiếm 33,3%; có 04 người có thâm niên 2 năm, chiếm 33,3%; cịn lại 03 người có thâm niên chưa được 01 năm, chiếm 25%. Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác CVHT, bởi nếu đội ngũ CVHT có thâm niên cơng tác trong lĩnh vực này cao thì sẽ có nhiều kinh nghiệm, chia sẻ với đội ngũ mới nhận nhiệm vụ, đồng thời về mặt quản lý cũng giúp cho Lãnh đạo Phân hiệu có nhiều giải pháp phù hợp để nâng cao chất lượng hoạt động này.
- Về trình độ của CVHT:
Phân hiệu đã bổ nhiệm 11 giảng viên có trình độ thạc sĩ làm cơng tác CVHT, chiếm 91,7%; 01 viên chức có trình độ cử nhân làm cơng tác CVHT, chiếm 8,3%. Đội ngũ CVHT 100% đạt chuẩn về bằng cấp chuyên môn. Phân hiệu đã chú trọng đến công tác bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ sư phạm, đội ngũ CVHT đã tích cực trong tự học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ, chun mơn trong cơng tác giảng dạy và CVHT.
2.2.1.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Kết quả điều tra CVHT về khó khăn khi thực hiện cơng tác CVHT, có đến 100% CVHT lựa chọn đáp án là cơ sở vật chất, kinh phí. Như vậy có thể
nhận thấy là CVHT chưa hài lịng về cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ cho hoạt động tư vấn học tập và rèn luyện.
Kết hợp khảo sát thực tế cơ sở vật chất nhận thấy Phân hiệu đã bố trí các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác đào tạo theo hệ thống tín chỉ như giảng đường, hội trường, khu giáo dục thể chất đa năng, sân chơi, phần mềm quản lý hoạt động đào tạo, hệ thống mạng internet và các loại trang thiết bị cần thiết khác. Tuy nhiên có một số cơ sở vật chất, trang thiết bị cũ, hư hỏng; phần mềm mới được cài đặt, chưa được vận hành đồng bộ trong các đơn vị, chưa sử dụng hết các chức năng của phần mềm như đăng ký học phần; hệ thống mạng internet thì yếu, mạng wiffi chưa phủ sóng tồn bộ khn viên trường học nên SV cũng gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm xem điểm đăng ký học phần; CVHT theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của SV hoặc hỗ trợ SV đăng ký học phần. Phân hiệu chưa có phịng tham vấn riêng, q trình tham vấn, gặp gỡ SV diễn ra chủ yếu trên lớp học. Điều này đôi khi gây bất lợi khi SV hoặc CVHT cần trao đổi, tư vấn riêng vấn đề nhạy cảm, quan trọng.