6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác cố vấn học tập của Phân hiệu
3.2.1. Hồn thiện tổchức cơng tác cố vấn học tập
3.2.1.1. Ý nghĩa của giải pháp
- Giúp hoàn thiện bộ máy chức năng chuyên trách tham mưu, giúp
Giám đốc quản lý công tác CVHT nhằm tổ chức thực hiện quản lý cơng tác CVHT có hiệu quả nhất.
- Cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng đảm bảo cho việc thực hiện
nhiệm vụ CVHT.
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp
- Thành lập tổ chức bộ máy trực tiếp làm công tác quản lý
CVHT.
- Sắp xếp, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại đội ngũ CVHT.
3.2.1.3. Cách thức thực hiện
1. Thành lập Phòng Công tác sinh viên
Như kết quả khảo sát ở Chương 2, hiện nay Phịng QLĐT&CTSV đang quản lý hai mảng cơng việc quản lý đào tạo và công tác sinh viên. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của Phân hiệu ngày càng lớn mạnh, ngành đào tạo ngày càng được mở rộng tương ứng với số lượng sinh viên ngày càng nhiều lên. Công tác sinh viên không chỉ là giải quyết các chế độ, chính sách mà phải có nhiều hoạt động khác hỗ trợ sinh viên như hỗ trợ CVHT, quản lý điểm rèn luyện, xét khen thưởng, cảnh báo học vụ, hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, giới thiệu việc làm, kết nối với nhà tuyển dụng. Do đó, chúng tơi đề xuất thành lập Phịng Cơng tác sinh viên trên cơ sở tách Phòng QLĐT&CTSV. Điều chuyển chức năng, nhiệm vụ về cơng tác sinh viên từ Phịng QLĐT&CTSV giao cho Phịng Công tác sinh viên chịu trách nhiệm. Đồng thời bổ sung các nhiệm vụ mới về công tác sinh theo yêu cầu và xu hướng phát triển của Phân hiệu. Với việc thành lập đơn vị chuyên trách về công tác sinh viên như vậy sẽ tạo điều kiêṇ thuận lợi cho quá trình trang bị kiến thức, kỹ năng chuyên môn, tạo ra môi trường tốt cho viêc ̣ rèn luyện phẩm chất đạo đức, nhân cách và tác
phong, lối sống cho SV. Đồng thời có nhiều thuận lợi trong quản lý cơng tác CVHT, hỗ trợ CVHT thực hiện nhiệm vụ.
2. Thành lập Hội đồng cố vấn học tập
Đây là mơ hình được nhiều trường đại học sử dụng, qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy hoạt động của Hội đồng CVHT đã góp phần nâng cao chất lượng công tác CVHT của các trường.
Thành lập Hội đồng CVHT ở cấp Phân hiệu, do Giám đốc ra quyết định thành lập (hoặc đề xuất Hiệu trưởng Nhà trường quyết định thành lập). Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng như sau:
- Cơ cấu thành phần Hội đồng:
+ Chủ tịch Hội đồng do Phó Giám đốc phụ trách đào tạo (hoặc theo
phân công của Giám đốc) đảm nhiệm.
+ Thường trực Hội đồng là lãnh đạo Phịng Cơng tác sinh viên.
+ Các ủy viên là Lãnh đạo các khoa, các đơn vị chức năng có liên
quan
đến cơng tác sinh viên như: Phòng QLĐT&CTSV (nếu chưa tách thành 2 phịng), Phịng Cơng tác sinh viên (nếu được thành lập), Phịng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Đồn Thanh niên.
+ Thư ký Hội đồng là viên chức trực tiếp thực hiện các nội dung liên
quan đến công tác CVHT của Phòng QLĐT&CTSV.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng cố vấn học tập:
+ Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức và quản lý hoạt động
CVHT, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả của công tác này.
+ Báo cáo cho Giám đốc về công tác CVHT của Phân hiệu, đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật các CVHT lên Hội đồng thi đua và khen thưởng của Phân hiệu.
+ Xây dựng và ban hành các quy định, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu
liên quan đến công tác CVHT. Biên soạn, sửa đổi, bổ sung Cẩm nang (sổ tay) dành cho cố vấn học tập.
+ Tổ chức các lớp tập huấn, hội nghị, hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động cố vấn học tập hàng năm.
+ Phê duyệt Kế hoạch hoạt động cá nhân của cố vấn học tập, theo dõi,
đánh giá kết quả thực hiện theo kế hoạch này.
+ Tổ chức đánh giá, tổng kết công tác cố vấn học tập hàng năm.
+ Phối hợp và trợ giúp đội ngũ cố vấn học tập khi gặp những khó khăn,
vướng mắc trong q trình thực hiện các nhiệm vụ của mình.
+ Tham mưu trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cố vấn học tập.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác được giao.
3. Thành lập bộ phận chuyên trách tư vấn và hỗ trợ sinh viên
Qua khảo sát ở Chương 2 có một số câu hỏi liên quan đến tư vấn, trợ giúp SV trong học tập, đời sống cá nhân, sinh hoạt tập thể có kết quả khảo sát đánh giá ở mức "Thỉnh thoảng" và "Chưa thực hiện" cịn cao. Có nhiều lý do dẫn đến thực trạng này như lịng nhiệt tình, mức độ quan tâm, mức độ am hiểu về lĩnh vực tư vấn, khối lượng công việc phải thực hiện, kỹ năng tư vấn của CVHT; sự phối hợp, hợp tác của SV. Do đó, học tập kinh nghiệm từ một số trường đại học, nhóm nghiên cứu cho rằng Phân hiệu cần tổ chức một đơn vị chuyên trách thực hiện công tác tư vấn, hỗ trợ SV. Đơn vị này trực thuộc Phòng QLĐT&CTSV với tên gọi là Văn phòng hoặc Tổ tùy theo quy mô tổ chức. Nếu tổ chức đơn vị chuyên trách thì nhiệm vụ về CVHT sẽ được phối hợp thực hiện giữa một đơn vị chịu trách nhiệm tư vấn các lĩnh vực như quy định, quy chế về đào tạo, rèn luyện, chế độ, chính sách, tâm lý và CVHT chịu trách nhiệm tư vấn về học tập, nghiên cứu khoa học. Như vậy sẽ tách bạch vai trò của giáo viên chủ nhiệm lớp với CVHT. Giải pháp này giúp cho công tác CVHT được tổ chức chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
- Cơ cấu tổ chức: Lãnh đạo và các viên chức, người lao động hợp đồng vụ việc. Viên chức, người lao động thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách: tư vấn học tập; tham vấn tâm lý, giáo dục, chăm sóc sức khỏe; hỗ trợ cơng tác hướng nghiệp... phải được tuyển chọn đáp ứng u cầu cơng việc. Ví dụ, nhiệm
vụ tham vấn tâm lý, giáo dục phải tuyển dụng hoặc ký hợp đồng vụ việc với những người có kiến thức chun mơn, kỹ năng về tâm lý, kỹ năng tư vấn.
-Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận chuyên trách tư vấn và hỗ trợ Sinh viên: + Về tư vấn học tập: Tư vấn, hướng dẫn sinh viên về các Quy chế đào
tạo, Chương trình đào tạo. Hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc và tư vấn về các vấn đề liên quan đến học vụ như: đăng ký kế hoạch học tập, đăng ký học phần, thời khóa biểu, lịch thi. Giải đáp thắc mắc về các vấn đề liên quan đến chương trình đào tạo, tốt nghiệp. Tham vấn, hỗ trợ SV về các công tác khác liên quan đến việc quản lý học vụ như: nghỉ học tạm thời, danh sách xử lý học vụ. Phối hợp với các đơn vị chức năng giải quyết các yêu cầu của SV.
+ Về tham vấn tâm lý – giáo dục: Chia sẻ với sinh viên về phương pháp học tập ở bậc đại học. Hỗ trợ, chia sẻ những khó khăn trong quá trình học tập và định hướng nghề nghiệp. Giải đáp những thắc mắc của sinh viên trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: tình bạn, tình u, giới tính, các mối quan hệ cá nhân (gia đình, bạn bè, thầy cơ). Tham vấn về stress và các vấn đề cá nhân khác.
4. Tổ chức lại mơ hình cố vấn học
Do thiếu lực lượng giảng viên cơ hữu, cho nên hiện nay Phân hiệu đang bổ nhiệm nhiều CVHT làm công tác CVHT các lớp không thuộc lĩnh vực nghiên cứu, chuyên ngành giảng dạy và không thuộc giảng viên cơ hữu của Khoa quản lý ngành đào tạo. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác CVHT như đã phân tích ở Chương 2. Để khắc phục hạn chế này, Phân hiệu cần tổ chức lại mơ hình CVHT kiêm nhiệm và chuyên trách như sau:
- Bổ nhiệm CVHT chuyên trách theo khoa, có nghĩa lớp cố vấn thuộc
ngành đào tạo nào thì sẽ lựa chọn giảng viên cơ hữu của khoa quản lý ngành đào tạo đó làm cơng tác CVHT, nhiệm vụ chính là cơng tác CVHT, rèn luyện, nghiên cứu khoa học.
- Cố vấn học tập kiêm nhiệm là người của Bộ phận tư vấn và hỗ trợ sinh viên. CVHT kiêm nhiệm sẽ cố vấn theo lĩnh vực như tư vấn tâm lý, đời sống,
Theo mơ hình trên, có sự phối hợp đồng bộ của các phòng, ban nhằm giải quyết kịp thời những vấn đề liên quan đến SV. Giúp SV nhận được tư vấn, hỗ trợ đầy đủ, chính xác trong các lĩnh vực tâm lý và đời sống, học tập và nghiên cứu khoa học, đào tạo, cơng tác SV và chủ trương chính sách. Đồng thời lựa chọn được những CVHT có tâm huyết và năng lực thực hiện các nhiệm vụ CVHT.