1.4. Quy trình tuyển dụng nhân lực
1.4.1. Tuyển mộ nhân lực
Tuyển mộ nhân lực tại tổ chức, doanh nghiệp bao gồm 5 bước: Quy trình tuyển mộ nhân lực
Bảng 1.1: Quy trình tuyển mộ nhân lực trong tổ chức
Xác định nhu cầu
và tiêu chuẩn tuyển mộ
Nguồn: Bài giảng Tuyển dụng nhân lực - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.4.1.1. Xác định nhu cầu và tiêu chuẩn tuyển
mộ a. Xác định nhu cầu tuyển mộ
Đây là nội dung đầu tiên thuộc quá trình tuyển mộ nhân lực, là cơ sở để nhà tuyển dụng xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho tổ chức.
Các đơn vị trong tổ chức thực hiện xác định nhu cầu tuyển dụng trên cơ sở phân tích cơng việc, thực tế tình hình hoạt động, kế hoạch và chiến lược phát triển của tổ chức trong thời gian tới. Tùy theo tiêu chí xác định mà nhu cầu tuyển dụng nhân lực bao gồm nhiều loại khác nhau. Những tiêu chí có thể được sử dụng đó là: Dựa theo thời lượng cần bổ sung nhân sự (nhu cầu cần lao động dài hạn, lao động xác định thời hạn…), dựa theo tính chất cơng việc (nhu cầu lao động trực tiếp, nhu cầu lao động gián tiếp,…), dựa vào mức độ yêu cầu của công việc (nhu cầu lao động cần kinh nghiệm, không cần kinh nghiệm,…)…
Khi nhu cầu tuyển dụng của đơn vị đã được xác định, Trưởng các đơn vị sẽ tiến hành đề xuất lên bộ phận nhân sự. Lúc này, bộ phận chuyên trách về nhân sự có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu của các bộ phận, đơn vị và thực hiện phân tích, xác định các thơng tin về: Vị trí việc làm cần tuyển, số lượng cần tuyển, mô tả cơng việc gắn với vị trí việc làm cần tuyển, các yêu cầu về chất lượng của vị trí cần tuyển, thời gian cần nhân lực, địa điểm cần nhân lực,… Những thông tin này sau khi xác định xong được thể hiện trong kế hoạch tuyển dụng và được trình lên lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
13
Quy trình xác định nhu cầu tuyển mộ nhân lực gồm 4 bước:
Bảng 1.2: Quy trình xác định nhu cầu tuyển mộ nhân lực
Thực hiện các biện pháp bù đắp
Nguồn: Bài giảng Tuyển dụng nhân lực - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Xác định tiêu chuẩn tuyển mộ
Tiêu chuẩn tuyển mộ là những yêu cầu cụ thể làm căn cứ để đánh giá phân loại ứng viên tham gia tuyển dụng. Xác định tiêu chuẩn tuyển mộ là quá trình xác lập các yêu cầu cụ thể trên. Để xác định tiêu chuẩn tuyển mộ cần dựa trên cơ sở tiêu chuẩn cơng việc và mục tiêu tuyển dụng. Trong q trình xác định tiêu chuẩn tuyển mộ, bộ phận phòng chức năng sẽ xác định tiêu chuẩn tuyển mộ dựa trên: Tiêu chuẩn của các phòng ban hoặc bộ phận cơ sở, theo yêu cầu của mỗi công việc cụ thể.
Bộ phận nhân sự sẽ xác định tiêu chuẩn tuyển mộ dựa trên một số vấn đề như: Tiêu chuẩn được pháp luật quy định, tiêu chuẩn chung của tổ chức. Thông thường tiêu chuẩn tuyển mộ được xác định theo 4 tiêu chí là tiêu chuẩn trình độ, chun mơn (học vấn, chun mơn, nghiệp vụ…), tiêu chuẩn về kỹ năng (kỹ năng chuyên môn, kỹ năng công cụ…), tiêu chuẩn về thái độ (đặc điểm nhân cách người lao động,…) và các tiêu chuẩn khác(giới tính, sức khỏe, chiều cao, …).
Các tiêu chuẩn tuyển mộ đưa ra phải phản ánh tiêu chuẩn công việc, phải cụ thể (tức là phải đo lường được, lượng hóa được hay phải đánh giá được) và phải thực tế (tức là phải phù hợp với địi hỏi từ thực tế cơng việc).
1.4.1.2. Xác định nguồn là phương pháp tuyển mộ
Nguồn nội bộ được giới hạn ở những người lao động đang làm việc trong tổ chức nhưng lại có nhu cầu thun chuyển đến cơng việc khác mà doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng. Để có thơng tin về ứng viên nội bộ nhà quản lý cần phải khai thác hồ sơ nhân sự,… thông tin này được các nhà quản lý
14
sử dụng để xem xét khả năng để bạn hãy thuyên chuyển nhân viên đến những vị trí cơng tác mới khi cần thiết.
Để tìm ra được những nhân viên phù hợp và có khả năng đảm nhiệm những vị trí cịn khuyết trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty thường sử dụng bản thông báo tuyển dụng nội bộ, bản thông báo này được đăng trên trang thông tin chung - nội bộ của doanh nghiệp để toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp biết rằng doanh nghiệp đang cần tuyển người cho công việc đang bị khuyết của doanh nghiệp. Trong thông báo tuyển dụng nội bộ này gồm tên cơng việc cịn trống, vị trí làm việc, thời hạn ứng tuyển, mô tả công việc, các yêu cầu của công việc, quyền lợi được hưởng cho công việc, cách thức ứng tuyển. Ngoài ra, tuyển dụng nội bộ cịn thơng qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh.
Tuy nhiên, công tác tuyển dụng bên trong doanh nghiệp hay nội bộ doanh nghiệp cũng có những ưu điểm và nhược điểm sau:
* Ưu điểm
Nguồn tuyển dụng nhân lực bên trong doanh nghiệp được ưu tiên hàng đầu bởi các ưu điểm sau:
- Nó cho phép doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. Trong q trình làm việc nhân viên có thể thay đổi về năng lực song song với sự phát triển của công ty, nhờ vậy sẽ khai thác tốt hơn nguồn năng lực đó. Ngồi ra, việc phân bổ nhân sự vào các vị trí còn trống giúp cho doanh nghiệp giảm bớt được lượng nhân lực dư thừa và sử dụng nhân lực đó vào cơng việc phù hợp hơn.
- Việc tuyển dụng nhân lực trong nội bộ doanh nghiệp giúp cho nhân viên có cơ hội thăng tiến trong công việc, tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Việc được thăng tiến trong cơng việc giúp cho nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao hơn với cơng việc, với những gì mà cơng ty tin tưởng, cảm thấy thành tích của mình được doanh nghiệp ghi nhận và đánh giá
15
phù hợp với năng lực bản thân. Bên cạnh đó, khi được giao cho một công việc phù hợp hay được thăng tiến, bản thân nhân viên cũng sẽ ln cố gắng thể hiện trình độ và khả năng của mình ở một cơng việc mới.
- Nhân lực nội bộ doanh nghiệp là những người đã quen thuộc và thông hiểu cơ cấu tổ chức, cung cách làm việc của doanh nghiệp, đã thích ứng với mơi trường làm việc của doanh nghiệp, hòa nhập được với mọi người. Điều này giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian đình trệ cơng việc, thời gian tuyển, xét lọc, đào tạo cho nhân sự mới cũng như thời gian để nhân sự mới thích nghi được với mơi trường làm việc. Nhân viên cũ cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện cơng việc vì họ đã hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, nhanh chóng thích nghi với cơng việc mới và biết cách để tạo ra kết quả làm việc tốt nhất, nhanh nhất.
- Chi phí tuyển dụng nhân lực trong nội bộ công ty thấp.
* Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, tuyển dụng nguồn nhân lực bên trong cũng có những hạn chế:
- Hạn chế về số lượng và chất lượng ứng viên.
- Khi thiên chuyển hay thăng tiến nhân viên tới một vị trí cơng việc mới sẽ làm trống vị trí hiện tại của nhân viên đó. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải tuyển mới thay thế vào chỗ trống đó, gây xáo trộn trong doanh nghiệp, tốn thời gian tuyển mới thêm vị trí cơng việc bị trống do nhân viên cũ đã chuyển đi. Ngồi ra cịn làm tăng tính ganh đua cho nhân viên, gây mất đồn kết doanh nghiệp, điều này có thể gây ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Việc tuyển dụng nhân viên trong doanh nghiệp có thể gây ra hiện tượng xơ cứng do các nhân viên này đã quen với cách làm việc ở cương vị cũ, hạn chế khả năng sáng tạo. Họ dễ dập khuôn lại theo cách làm cũ, khơng dấy lên được bầu khơng khí thi đua mới.
- Trong doanh nghiệp dễ hình thành các nhóm “ứng viên khơng thành công” họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó cịn trống nhưng
16
khơng được tuyển chọn, từ đó có tâm lý bất hợp tác, mất đồn kết, dễ chia bè phái ảnh hưởng đến chất lượng công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Nguồn tuyển mộ bên ngoài tổ chức
Nguồn bên ngoài tổ chức bao gồm những người lao động hiện đang khơng làm việc tại tổ chức có khả năng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của tổ chức.
Nguồn tuyển mộ bên ngồi tổ chức có ưu điểm: Ứng viên phong phú, đa dạng về cả số lượng lẫn chất lượng. Tổ chức sẽ dễ dàng thu hút được số lượng lớn ứng viên, tạo sự đa dạng về chất lượng và có nhiều sự lựa chọn. Ứng viên mang đến luồng sinh khí mới cho tổ chức; giúp thay đổi bầu khơng khí làm việc, văn hóa tổ chức theo hướng tích cực. Người sử dụng lao động có điều kiện để huấn luyện từ đầu về nguyên tắc làm việc, các quy định về công việc,… Việc thay đổi môi trường làm việc giúp người lao động có nguồn sinh khí mới cho động cơ làm việc.
Tuy nhiên nguồn tuyển mộ bên ngồi có những hạn chế như chi phí tuyển dụng cao; Các chi phí khác cũng tăng cao như chi phí đào tạo, bồi dưỡng, chi phí thiệt hại do người mới gây ra,.. Mơi trường mới cũng gây khơng ít những khó khăn cho NLĐ và NSDLĐ chưa hiểu về hồn cảnh, khả năng, tính cách,…
Những phương pháp thường được sử dụng đối với nguồn tuyển mộ bên ngồi tổ chức là: Thu hút thơng qua sự giới thiệu, qua các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm, qua hội chợ việc làm hoặc thu hút thơng qua việc cử cán bộ của phịng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường Đại học, Cao đẳng,…
1.4.1.3. Thông báo tuyển mộ
Thông báo tuyển mộ là cách thức thông báo các thông tin tuyển dụng cần thiết đến các nguồn tuyển dụng để người có nhu cầu xin việc biết được các điều kiện, thủ tục tuyển dụng. Mục đích của thơng báo tuyển mộ nhằm thu hút được nhiều nhất ứng viên từ các nguồn khác nhau phục vụ cho hoạt động tuyển chọn nhân lực.
17
Thông báo tuyển dụng cần cung cấp đầy đủ, rõ ràng các thông tin: Giới thiệu sơ lược về tổ chức, lý do tuyển dụng; Thông tin về vị trí và số lượng cần tuyển; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của vị trí cơng việc (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…), u cầu của vị trí cơng việc, các quyền lợi của người lao động (tiền lương, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc,…), các hướng dẫn về hồ sơ và thủ tục (yêu cầu về hồ sơ, thời gian, hình thức tuyển chọn, thơng tin liên hệ…) và các lưu ý (nếu có).
Các u cầu đối với thơng báo tuyển mộ cần phải bảo đảm cả yêu cầu về nội dung, yêu cầu về hình thức và yêu cầu về cách thức đăng tuyển. Trước hết là yêu cầu về hình thức cần phải thiết kế chuyên nghiệp, nổi bật, hấp dẫn; Ngắn gọn, xúc tích; Hình thức phải phù hợp với phương tiện thông báo tuyển mộ. Thứ hai, yêu cầu về nội dung cần phải bảo đảm đầy đủ thông tin; Nội dung có trọng tâm, khơng gây nhiễu; Nội dung tạo ấn tượng với ứng viên; Phù hợp với đối tượng ứng viên hướng tới. Thứ ba, yêu cầu về cách thức đăng tuyển cần phải phù hợp với hình thức đăng tuyển; Phù hợp với đối tượng ứng viên hướng tới; Phù hợp với thời điểm đăng tin; Tần suất đăng thông báo tuyển mộ.
1.4.1.4. Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển
Mục đích của khâu này đó là kiểm tra số lượng hồ sơ, kiểm tra nguồn ứng viên và sự phù hợp của ứng viên so với các điều kiện tuyển dụng tối thiểu. Nhà tuyển dụng cần đảm bảo quá trình này diễn ra một cách khoa học, hợp lý để tránh thất lạc hồ sơ, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho các hoạt động tiếp theo của quy trình tuyển dụng nhân lực được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Để tiếp nhận hồ sơ của ứng viên chất lượng, tổ chức phải tiến hành theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn chuẩn bị cho công tác tiếp nhận hồ sơ tổ chức sẽ tiến hành chuẩn bị các vật chất phục vụ cho công tác tiếp nhận hồ sơ ứng viên từ địa điểm, thời gian, ….
Giai đoạn tiến hành tiếp nhận hồ sơ chủ yếu cho bộ phận phụ trách tiếp nhận hồ sơ thực hiện và thực hiện đầy đủ tiến hành ghi chép đầy đủ các bảng, biểu đã chuẩn bị từ trước,… Giai đoạn báo cáo kết quả tiếp nhận hồ sơ ứng
18
tuyển, bộ phận tiếp nhận sẽ thống kê số liệu để báo cáo lãnh đạo tổ chức và các phòng ban liên quan để đánh giá và lựa chọn phương pháp đánh giá ứng viên phù hợp.
Tùy thuộc vào cách thức doanh nghiệp yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ được thể hiện trong thông báo tuyển mộ để mỗi doanh nghiệp tiến hành tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Các hình thức tiếp nhận hồ sơ phổ biến là: Tiếp nhận trực tiếp tại tổ chức, qua thư điện tử hoặc qua các trang mạng tuyển dụng,…
1.4.1.5. Đánh giá và nâng cao hiệu quả hiệu mộ
Đánh giá quá trình tuyển mộ là hoạt động cần thực hiện sau khi kết thúc các hoạt động tuyển mộ hoạt động đánh giá nhằm rút kinh nghiệm và đề xuất các phương án tuyển dụng tốt hơn trong những lần tuyển mộ sau của tổ chức.
Nội dung đánh giá hiệu quả q trình tuyển mộ bao gồm:
* Chi phí cho từng kênh tuyển mộ: Chỉ tiêu này cho biết với mỗi hồ sơ ứng viên thu được ở từng kênh tuyển mộ phải chi bao nhiêu tiền. Từ đó tổ chức có thể so sánh số tiền chi cho từng kênh tuyển mộ để xem xét kênh tuyển dụng nào hiệu quả nhất về mặt chi phí. Chi phí cho từng kênh tuyển dụng được tính theo cơng thức:
Chi phí cho từng kênh tuyển mộ =
* Tổng số hồ sơ ứng viên trong đợt tuyển dụng: Chỉ tiêu này cho biết hiệu quả của công tác tuyển mộ của doanh nghiệp. Số lượng hồ sơ ứng viên tổ chức nhận được nhiều có thể là do cơng việc hấp dẫn, do danh tiếng của tổ chức hoặc có thể do truyền thơng tốt.
* Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng: Chỉ tiêu này thể hiện số lượng các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn tuyển dụng so với tổng số hồ sơ ứng viên mà tổ chức nhận được. Nếu tỉ lệ này cao nghĩa là tổ chức đã thu được số lượng lớn hồ sơ đạt yêu cầu, chứng tỏ truyền thông tuyển dụng của tổ chức tốt. Tỷ lệ hồ sơ đạt u cầu tuyển dụng được tính bằng cơng thức:
Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng = Tổng số hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng x Tổng số hồ sơ ứng viên
100 %
19
* Tỷ lệ tuyển dụng nội bộ: Tỷ lệ này cho phép so sánh số lượng ứng viên được tuyển dụng từ nguồn bên trong so với số lượng ứng viên tuyển dụng từ nguồn bên ngoài. Nếu tỷ lệ này cao nghĩa là tổ chức chú trọng tuyển dụng từ nguồn bên trong, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, tiết kiệm chi phí. Để tỷ lệ này cao thì cũng chứng tỏ cơng tác tuyển mộ của tổ chức cũng hiệu quả. Tỷ lệ tuyển dụng nội bộ được tính bằng cơng thức:
Số lượng ứng viên được tuyển dụng
Tỷ lệ tuyển dụng nội bộ = từ nguồn bên trong x 100 %
Tổng số hồ sơ ứng viên được tuyển dụng