Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị bản mô tả công việc

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỂ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

2.3. Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty CP Tư vấn

2.3.2. Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị bản mô tả công việc

Sau khi có các báo cáo tổng hợp về tình hình nhân sự ở các phịng ban. Trưởng phịng HCNS sẽ giao việc cho nhân viên tại phòng xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Sau khi đã xây dựng xong kế hoạch tuyển dụng sẽ nộp kế hoạch cho cấp trên xem xét và đề xuất lên Giám đốc phê duyệt.

Sau khi được Giám đốc phê duyệt, Phịng HCNS dựa trên bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí cụ thể để xây dựng các tiêu chí tuyển dụng. Các tiêu chí này chủ yếu dựa trên dữ liệu và kinh nghiệm của người quản lý trực tiếp và nhân viên tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm các thông tin chủ yếu sau: Vị trí việc làm cần tuyển, số lượng cần tuyển, bản mơ tả cơng việc gắn với vị trí việc làm cần tuyển, các yêu cầu, thời gian nộp hồ sơ, thời gian phỏng vấn,…

Cơng ty khai thác cả hai hình thức là tuyển dụng bên nội bộ và tuyển dụng bên ngoài. Để tuyển dụng được nhân sự phù hợp và chất lượng cao thì Cơng ty kết hợp tuyển dụng cả hai nguồn bên trong và bên ngoài.

Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi, Cơng ty chủ yếu đăng bài trên các mạng xã hội như: Facebook, Zalo,…Và các trang thông tin việc làm mà

cơng ty đã đăng kí như Top CV,…Nhìn chung đối với cơng tác thu hút ứng viên thì hiện nay quy mơ của Cơng ty cịn nhỏ, việc tìm kiếm nguồn ứng viên bên trong chưa thực sự thu hút, các thông tin đăng tuyển chưa quá nổi bật.

Đối với nguồn tuyển dụng bên trong, Công ty thông báo tuyển dụng một cách công khai, minh bạch cho tất các nhân viên trong công ty, thông báo được dán cụ thể tại khu vực bảng tin của Công ty và các Group chung. Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu, để bạt của CBCNV trong Công ty. Phương pháp này được áp dụng khi tuyển chọn cho các vị trí cấp quản lý.

2.3.3. Thơng báo tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên

Căn cứ vào kế hoạch đã được giám đốc cơng ty duyệt, phịng Hành chính nhân sự đã thông báo tuyển dụng về các nhân viên trong công ty, thông báo trên bảng tin tại doanh nghiệp và thông báo trên một số trang mạng xã hội việc làm. Các thông tin trong bản thông báo tuyển dụng của công ty đều dựa vào bản mơ tả cơng việc của từng vị trí tuyển dụng. Bản mơ tả cơng việc và bản thông báo tuyển dụng của Công ty được minh họa ở Phụ 02.

Thông báo tuyển dụng trong công ty bao gồm các nội dung sau: - Tên công ty

- Số lượng lao động cần tuyển - Vị trí cần tuyển

- Yêu cầu về chuyên môn - Các hồ sơ cần thiết, CV - Mức lương

- Quyền lợi được hưởng - Địa chỉ công ty

37

Trong bảng thơng báo tuyển dụng cịn ghi rõ địa chỉ email để nộp CV và các hồ sơ cần thiết khác, số điện thoại liên hệ.

=> Qua bảng thông báo tuyển dụng, tôi nhận thấy rằng thông báo tuyển dụng của Công ty đã cung cấp khá đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến vị trí cần tuyển. Nội dung thơng báo tuyển dụng đa số ngắn gọn, dễ hiểu. Tuy nhiên nội dung chưa thực sự quá nổi bật, chưa tạo được sự khác biệt và thu hút đối với ứng viên so với các DN khác, một số bài đăng thơng báo tuyển dụng cịn hơi dài. Điều đó dẫn đến ứng viên cảm thấy chưa thực sự hào hứng khi xem thơng báo tuyển mộ của tổ chức.

Phịng HCNS đã thực hiện đăng tin tuyển dụng trên các trang mạng điện tử việc làm, mạng xã hội như: Facebook, Linkedin, Vieclam24h, Email, … để thu hút các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc mà Công ty đưa ra.

Bảng 2.5. Chi phí cho hoạt động đăng tin tuyển dụng giai đoạn 2019 – 2021 Năm Nguồn Vieclam24h.vn Top CV.vn Timviec365.vn Tổng Nguồn: Phịng Kế tốn Tổng hợp

Qua bảng 2.5, ta thấy chi phí cho hoạt động đăng tin tuyển dụng của Cơng ty khơng cao. Kinh phí cho việc đăng tin trên các trang tuyển dụng không lớn. Kênh Top CV và Vieclam24h là hai kênh thu được nhiều CV chất

lượng nhất, tỉ lệ trúng tuyển khá cao. Ngoài ra Công ty vẫn sử dụng triệt để các phương pháp tuyển dụng miễn phí như: Đăng tin trên website của Cơng ty, thơng qua giới thiệu, các trang việc làm miễn phí, Facebook, Zalo,….Do vậy chi phí hàng năm để đăng tin tuyển dụng không quá tốn kém.

2.3.4. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Sau khi thông báo tuyển dụng được công bố rộng rãi ở cả hai nguồn bên trong và bên ngoài. Phòng HCNS tiến thu hồ sơ của các ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí cịn trống. Trong khâu tiếp nhận hồ sơ phòng HCNS sẽ kiểm tra hồ sơ theo các yêu cầu cụ thể như sau:

* Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:

Hồ sơ ứng viên bao gồm vị trí đang ứng tuyển, họ và tên ứng viên và các thơng tin cụ thể mà cơng ty có thể liên hệ nếu cần.

* Về hình thức của hồ sơ:

Tùy vào từng vị trí, chức danh mà cơng ty sẽ yêu cầu những hồ sơ khác nhau.

Căn cứ vào tiêu chí tuyển dụng cho vị trí cụ thể, nhân viên phịng HCNS cho tiến hành nghiên cứu và phân loại từng hồ sơ xem đã đạt yêu cầu hay chưa. Từ đó lựa chọn những hồ sơ phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.

* Về mặt nội dung:

Hồ sơ phải có đầy đủ các nội dung thơng tin về học vấn, trình độ, kinh nghiệm,…

Ứng viên phải có giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền về vấn đề sức khỏe đảm bảo cho q trình làm việc.

Dựa theo tiêu chí sàng lọc hồ sơ, nhân viên phòng hCNS sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Những hồ sơ có đủ các giấy tờ, bằng tốt nghiệp, giấy chứng

39

nhận sức khỏe,…. Sẽ được chọn vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Những hồ sơ chưa đáp ứng được u cầu của vị trí cơng việc cần tuyển sẽ bị loại khỏi danh sách hồ sơ.

Dưới đây là bảng liệt kê số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2019, 2020, 2021:

Bảng 2.6. Số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thơng Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021

STT Vị trí cần tuyển dụng

1 Nhân viên Hành

chính – Nhân sự

2 Nhân viên kinh doanh

3 Nhân viên Kế toán

4 Chuyên viên tổ chức sự kiện 5 Biên tập viên 6 Tổng (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)

Qua bảng 2.6 ta thấy số lượng hồ sơ đăng ký ứng tuyển vào Công ty trong 3 năm đều tăng. Năm 2019 nhu cầu tuyển dụng của Công ty là 15 người thì số lượng hồ sơ đăng ký là 71 hồ sơ. Năm 2020 nhu cầu tuyển dụng của Cơng ty là 21 người cịn số hồ sơ đăng ký tăng lên 100 hồ sơ. Năm 2021, nhu cầu tuyển dụng là 23 người còn hồ sơ đăng ký tăng lên đến 128 hồ sơ đăng ký. Có thể thấy hồ sơ thu được so với nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng. Điều này chứng tỏ được Công ty đang ngày càng thu hút được nhiều lao động cũng như khẳng định được vị trí của mình trong thị trường.

2.3.5. Phỏng vấn

Đây là bước rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực ứng viên. Nhờ bước này, nhà tuyển dụng sẽ bước đầu đánh giá được ứng viên dựa trên rất nhiều khía cạnh như: tính cách, phong cách, ngoại hình, khả năng ứng biến, phẩm chất, con người…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Cơng ty có những đánh giá khách quan nhất về ứng viên, nó tác động trực tiếp đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Có 2 giai đoạn là phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu:

* Phỏng vấn sơ bộ:

Các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn sơ bộ là:

- Tại sao bạn chọn ứng tuyển vào làm việc tại Công ty? - Động lực thúc đẩy bạn làm việc?

- Bạn thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? tại sao? - Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?

- Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của một cá nhân?

- Bạn đã từng làm việc ở những công ty cùng lĩnh vực chưa? - Bạn đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí này chưa?

Dựa trên kết quả phỏng vấn này sẽ đánh giá tổng thể các yếu tố như hồn cảnh, tính cách, thái độ sống, sự năng động và nhạy bén, sự tận tâm trong quá trình làm việc, khả năng làm trong điều kiện làm việc áp lực của ứng viên.

Sau khi phỏng vấn sơ bộ, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét của mỗi ứng viên để đưa ra các câu hỏi phù hợp cho mỗi ứng viên.

Hội đồng phỏng vấn cũng dự đốn các tình huống và câu hỏi mà ứng viên có thể hỏi trong q trình phỏng vấn và chuẩn bị các phương án trả lời để họ có thể chủ động trả lời các câu hỏi của ứng viên.

Theo đúng thời mà nhà tuyển dụng đã gửi email với ứng viên từ trước, hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên. Các ứng viên được nhận những câu hỏi công việc cụ thể để trả lời.

Khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra đề bài là các tình huống xử lý nghiệp vụ trong quá trình làm việc. Dưa vào câu trả lời của ứng viên để đánh giá về kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng của ứng viên tích lũy được qua cơng việc đã làm trước đó. Hội đồng tuyển dụng sẽ đánh giá một cách khách quan nhất, dựa trên ý kiến của tập chứ không của riêng một cá nhân nào. Câu trả lời của ứng viên sẽ là cơ sở quan trọng để thuyết hội đồng tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên.

Bảng 2.7. Kết quả phỏng vấn của Công ty giai đoạn 2019 – 2021 Chỉ tiêu Số ứng viên tham gia phỏng vấn Số ứng viên đáp ứng được yêu cầu Số ứng viên bị loại 42

Qua kết quả phỏng vấn ở bảng 2.7, ta thấy thấy số ứng viên bị loại ở vòng phỏng vấn là ít hơn so với số ứng viên đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là do hàng năm trong mỗi đợt tuyển dụng nhu cầu chủ yếu của Công ty là tuyển dụng vị trí nhân viên tư vấn tại Phịng Kinh doanh, ở vị trí này khơng yêu cầu bằng cấp và trình độ, kinh nghiệm. Bởi vậy số ứng viên đáp ứng được yêu cầu khá cao. Năm 2019 số ứng viên đáp ứng được yêu cầu là 40/65 người chiếm tỷ lệ 61,5%, đến năm 2021 tỷ lệ ứng viên đáp ứng được yêu cầu sau buổi phỏng vấn là 57/107 người chiếm tỷ lệ 53,3%. Trong 3 năm 2019, 2020 và 2021 tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn luôn bị thiếu hụt so với tỷ lệ hồ sơ đăng kí là do cách truyền thông tuyển dụng tại Công ty chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến chưa thu hút được ứng viên quyết định tham gia phỏng vấn.

Năm 2020 do ảnh hưởng của đại dịch Covid 19, theo đó là quy định hạn chế di chuyển và giãn cách xã hội. Chính vì vậy, vào năm 2020 và 2021 cơng ty đã tiến hành phương pháp phỏng vấn online thông qua mạng internet. Đây là một trong những hình thức tuyển dụng phù hợp với tình hình dịch bệnh, nắm bắt tình hình của xã hội. Tuy nhiên, vì chưa có kinh nghiệm tuyển dụng online nên kết quả tuyển dụng chưa được cao và còn nhiều hạn chế.

2.3.6. Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng

Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành họp và đưa ra kết quả chính thức về vấn đề tuyển dụng. Kết quả tuyển dụng dựa trên ý kiến chung của tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào.

Khi nhận được kết quả phỏng vấn, nhân viên của phịng Hành chính - Nhân sự sẽ gửi thơng báo kết quả phỏng vấn cho các ứng viên qua email và yêu cầu ứng viên xác nhận khi đã nhận được kết quả của mình. Những ứng viên trúng tuyển vào làm việc tại các phịng ban trong cơng ty phải trải qua thời gian thử việc. Thời gian thử việc của nhân sự mới là 2 tháng. Khi hết thời

gian thử việc, kết quả của người lao động trong quá trình thử việc sẽ được cấp trên đánh giá, nếu đạt u cầu thì ứng việc sẽ chính thức được nhận vào làm việc tại Công ty.

Bảng 2.8. Kết quả đánh giá ứng viên sau q trình thử việc của Cơng ty giai đoạn 2019 – 2021

Chỉ tiêu

Nhân viên HCNS Nhân viên kinh

doanh Nhân viên Kế toán Chuyên viên tổ chức sự kiện Biên tập viên Tổng số ứng viên tham gia thử việc

Số ứng viên không được ký HĐLĐ sau thử việc Số ứng viên được ký HĐLĐ sau thử việc

Qua bảng 2.8 ta thấy, Năm 2019 số lượng ứng viên tham gia thử việc là 40 người, sau khi qua khâu thử việc thì số ứng viên được ký HĐLĐ là 18 người (chiếm 55%). Năm 2020 số lượng ứng viên tham gia thử việc là 50 người, sau khi qua quá trình thử việc thì số ứng viên được ký HĐLĐ là 23 người (chiếm 46%). Đến năm 2021 số lượng ứng viên tham gia thử việc là 57

44

người nhưng sau khi qua khâu thử việc thì số ứng viên ký HĐLĐ là 25 người (chiếm 43,86%). Qua các số liệu trên để ta thấy được tỉ lệ ứng viên được ký HĐLĐ sau thử việc tại công ty ngày càng cao. Tỷ lệ ứng viên thử việc cũng tăng dần, bởi vì ảnh hưởng của dịch bệnh nên nhu cầu tuyển dụng của Công ty cũng cao hơn.

2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổphần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam

2.4.1. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam

Một là, về kinh tế - chính trị:

Hiện nay, Việt Nam là một đất nước, điểm đến có rất nhiều các cá nhân, tổ chức, tập đồn đầu tư lớn trên thế giới vì có một nền kinh tế - chính trị ổn định. Đây là một yếu tố thuận lợi cho việc tuyển dụng nhân sự tại Cơng ty. Tình hình chính trị của nước ta rất ổn định, nền kinh tế trong những năm gần đây là cơ sở để hệ thống giáo dục phát triển mạnh tạo ra NNL có chất lượng cao. Chính vì vậy mà trong thời gian gần đây, Công ty VNPACO tuyển dụng được những nhân sự có trình độ và chất lượng tốt, tiếp thu nhanh và thành thạo sử dụng các thành tựu mới về máy móc và khoa học cơng nghệ.

Hai là, hệ thống pháp luật và các chính sách, quy định của nhà nước

Hiện nay, dù có nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau, nhưng khi áp dụng hình thức nào thì cũng phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam. Tại VNPACO, Công ty chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách của Đảng và nhà nước. Đặc biệt là các quy định pháp lý liên quan đến tuyển dụng nhân lực Bộ luật lao động 2019, luật việc làm,…. Ví dụ như: Công ty chỉ thuê nhân viên từ 18 tuổi trở lên.

Ba là, môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp:

Trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay, Công ty cần phải thay đổi các chính sách cho nhân viên về các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ, phúc lợi,.. để có thể cạnh tranh với các DN khác trong vấn đề thu hút ứng viên tiềm năng đến làm việc tại Cơng ty. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các DN