Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỂ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
2.3. Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty CP Tư vấn
2.3.4. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng được công bố rộng rãi ở cả hai nguồn bên trong và bên ngồi. Phịng HCNS tiến thu hồ sơ của các ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí cịn trống. Trong khâu tiếp nhận hồ sơ phòng HCNS sẽ kiểm tra hồ sơ theo các yêu cầu cụ thể như sau:
* Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
Hồ sơ ứng viên bao gồm vị trí đang ứng tuyển, họ và tên ứng viên và các thơng tin cụ thể mà cơng ty có thể liên hệ nếu cần.
* Về hình thức của hồ sơ:
Tùy vào từng vị trí, chức danh mà cơng ty sẽ u cầu những hồ sơ khác nhau.
Căn cứ vào tiêu chí tuyển dụng cho vị trí cụ thể, nhân viên phịng HCNS cho tiến hành nghiên cứu và phân loại từng hồ sơ xem đã đạt yêu cầu hay chưa. Từ đó lựa chọn những hồ sơ phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.
* Về mặt nội dung:
Hồ sơ phải có đầy đủ các nội dung thơng tin về học vấn, trình độ, kinh nghiệm,…
Ứng viên phải có giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền về vấn đề sức khỏe đảm bảo cho q trình làm việc.
Dựa theo tiêu chí sàng lọc hồ sơ, nhân viên phòng hCNS sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Những hồ sơ có đủ các giấy tờ, bằng tốt nghiệp, giấy chứng
39
nhận sức khỏe,…. Sẽ được chọn vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Những hồ sơ chưa đáp ứng được u cầu của vị trí cơng việc cần tuyển sẽ bị loại khỏi danh sách hồ sơ.
Dưới đây là bảng liệt kê số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2019, 2020, 2021:
Bảng 2.6. Số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thơng Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
STT Vị trí cần tuyển dụng
1 Nhân viên Hành
chính – Nhân sự
2 Nhân viên kinh doanh
3 Nhân viên Kế toán
4 Chuyên viên tổ chức sự kiện 5 Biên tập viên 6 Tổng (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng 2.6 ta thấy số lượng hồ sơ đăng ký ứng tuyển vào Công ty trong 3 năm đều tăng. Năm 2019 nhu cầu tuyển dụng của Công ty là 15 người thì số lượng hồ sơ đăng ký là 71 hồ sơ. Năm 2020 nhu cầu tuyển dụng của Cơng ty là 21 người cịn số hồ sơ đăng ký tăng lên 100 hồ sơ. Năm 2021, nhu cầu tuyển dụng là 23 người còn hồ sơ đăng ký tăng lên đến 128 hồ sơ đăng ký. Có thể thấy hồ sơ thu được so với nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng. Điều này chứng tỏ được Công ty đang ngày càng thu hút được nhiều lao động cũng như khẳng định được vị trí của mình trong thị trường.
2.3.5. Phỏng vấn
Đây là bước rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực ứng viên. Nhờ bước này, nhà tuyển dụng sẽ bước đầu đánh giá được ứng viên dựa trên rất nhiều khía cạnh như: tính cách, phong cách, ngoại hình, khả năng ứng biến, phẩm chất, con người…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Cơng ty có những đánh giá khách quan nhất về ứng viên, nó tác động trực tiếp đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Có 2 giai đoạn là phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu:
* Phỏng vấn sơ bộ:
Các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn sơ bộ là:
- Tại sao bạn chọn ứng tuyển vào làm việc tại Công ty? - Động lực thúc đẩy bạn làm việc?
- Bạn thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? tại sao? - Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
- Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của một cá nhân?
- Bạn đã từng làm việc ở những cơng ty cùng lĩnh vực chưa? - Bạn đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí này chưa?
Dựa trên kết quả phỏng vấn này sẽ đánh giá tổng thể các yếu tố như hồn cảnh, tính cách, thái độ sống, sự năng động và nhạy bén, sự tận tâm trong quá trình làm việc, khả năng làm trong điều kiện làm việc áp lực của ứng viên.
Sau khi phỏng vấn sơ bộ, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét của mỗi ứng viên để đưa ra các câu hỏi phù hợp cho mỗi ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn cũng dự đốn các tình huống và câu hỏi mà ứng viên có thể hỏi trong q trình phỏng vấn và chuẩn bị các phương án trả lời để họ có thể chủ động trả lời các câu hỏi của ứng viên.
Theo đúng thời mà nhà tuyển dụng đã gửi email với ứng viên từ trước, hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên. Các ứng viên được nhận những câu hỏi công việc cụ thể để trả lời.
Khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra đề bài là các tình huống xử lý nghiệp vụ trong quá trình làm việc. Dưa vào câu trả lời của ứng viên để đánh giá về kinh nghiệm làm việc và các kỹ năng của ứng viên tích lũy được qua cơng việc đã làm trước đó. Hội đồng tuyển dụng sẽ đánh giá một cách khách quan nhất, dựa trên ý kiến của tập chứ không của riêng một cá nhân nào. Câu trả lời của ứng viên sẽ là cơ sở quan trọng để thuyết hội đồng tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên.
Bảng 2.7. Kết quả phỏng vấn của Công ty giai đoạn 2019 – 2021 Chỉ tiêu Số ứng viên tham gia phỏng vấn Số ứng viên đáp ứng được yêu cầu Số ứng viên bị loại 42
Qua kết quả phỏng vấn ở bảng 2.7, ta thấy thấy số ứng viên bị loại ở vòng phỏng vấn là ít hơn so với số ứng viên đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là do hàng năm trong mỗi đợt tuyển dụng nhu cầu chủ yếu của Công ty là tuyển dụng vị trí nhân viên tư vấn tại Phịng Kinh doanh, ở vị trí này khơng yêu cầu bằng cấp và trình độ, kinh nghiệm. Bởi vậy số ứng viên đáp ứng được yêu cầu khá cao. Năm 2019 số ứng viên đáp ứng được yêu cầu là 40/65 người chiếm tỷ lệ 61,5%, đến năm 2021 tỷ lệ ứng viên đáp ứng được yêu cầu sau buổi phỏng vấn là 57/107 người chiếm tỷ lệ 53,3%. Trong 3 năm 2019, 2020 và 2021 tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn luôn bị thiếu hụt so với tỷ lệ hồ sơ đăng kí là do cách truyền thông tuyển dụng tại Công ty chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến chưa thu hút được ứng viên quyết định tham gia phỏng vấn.
Năm 2020 do ảnh hưởng của đại dịch Covid 19, theo đó là quy định hạn chế di chuyển và giãn cách xã hội. Chính vì vậy, vào năm 2020 và 2021 cơng ty đã tiến hành phương pháp phỏng vấn online thông qua mạng internet. Đây là một trong những hình thức tuyển dụng phù hợp với tình hình dịch bệnh, nắm bắt tình hình của xã hội. Tuy nhiên, vì chưa có kinh nghiệm tuyển dụng online nên kết quả tuyển dụng chưa được cao và còn nhiều hạn chế.