2.2. Nguồn tư liệu tại kho sách địa chí của Thư viện Tỉnh Nghệ An
2.2.3. Tổ chức, sắp xếp kho địa chí
Khi Thư viện đã có được vốn tài liệu thì việc tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu như thế nào cho khoa học, phù hợp với điều kiện của thư viện giúp bạn đọc sử dụng một cách thuận lợi, triệt để vốn tài liệu có trong kho, hay mục đích cuối cùng là thỏa mãn nhu cầu bạn đọc một cách hiệu quả là điều hết sức quan trọng. Kho tài liệu địa chí là kho đặc trưng nhất của các Thư viện Tỉnh, Thành phố nên cách tổ chức sắp xếp tài liệu cũng mang tính đặc thù. Bởi tài liệu địa chí cũng giống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần thiết cho người dùng tin nghiên cứu, khai thác những vấn đề lịch sử, văn hóa, xã hội, những tiềm năng đất nước, con người một địa phương.
- Tổ chức kho địa chí
Kho tài liệu địa chí của Thư viện tỉnh Nghệ An được tổ chức theo hình thức kho đóng, bạn đọc sẽ được cán bộ thư viện tra cứu giúp, điều này giúp tài liệu địa chí khơng bị lộn xộn, giúp tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản, dễ quản lý tài liệu. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng.
TL địa chí được tổ chức thành kho riêng. Điều này mang lại lợi ích về mặt bảo quản phục vụ, giúp cán bộ nắm được kiến thức địa phương và nội dung kho tài liệu địa chí, dễ dàng tiến hành các cơng việc khác như hồi cố, biên soạn thư mục, giới thiệu TL địa chí, phục vụ nghiên cứu khoa học tốt.
33
Song để tổ chức được thì phải có phịng ốc chun sâu và trụ sở trang bị tốt hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng của vốn tài liệu địa chí, ngay từ đầu những năm 60 của thế kỉ XX, Thư viện tỉnh Nghệ An đã tạo lập kho địa chí riêng, độc lập (ngồi kho chính) để xây dựng vốn tài liệu, tăng cường khâu bảo quản, hoạt động phát huy hết khả năng của vốn sách báo sưu tầm, bổ sung trong kho. Việc tổ chức thành kho riêng không những thỏa mãn nhanh các yêu cầu của bạn đọc mà còn giảm được cường độ lao động của cán bộ phục vụ, tốn ít thời gian tìm kiếm tài liệu. Tổ chức tài liệu địa chí thành một kho riêng biệt sẽ mang lại lợi ích trong bảo quản, trong phục vụ, giúp cán bộ địa chí tích lũy kiến thức hiểu biết về địa phương, nắm vững nội dung kho tài liệu và nhu cầu người dùng tin. Đồng thời Thư viện có điều kiện giới thiệu cho người dùng tin cách tìm kiếm nghiên cứu, mở rộng sâu sang các lĩnh vực khoa học giáp ranh vấn đề đang nghiên cứu. Cán bộ Thư viện dễ dàng tiến hành công tác nghiệp vụ khác như bổ sung hồi cố, biên soạn thư mục địa chí, giới thiệu tài liệu địa chí.
- Sắp xếp kho địa chí
Tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt giúp tiết kiệm diện tích kho, tăng giá trị thẩm mỹ của kho sách, dễ dàng sắp xếp, thuận lợi cho kiểm kê, ổn định được kho TL, giúp cán bộ thư viện dễ dàng vào kho lấy tài liệu cho bạn đọc.
Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các loại tài liệu sách, báo, tạp chí, ảnh,
bản đồ…được phân thành những khu vực hoặc những giá riêng biệt. Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu và phục vụ tài liệu hiệu quả và dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu.
Sắp sếp theo thời kì: kho tài liệu địa chí được sắp xếp theo từng thời kì
như thời kì trong kháng chiến chống Pháp (khoảng 300 cuốn) và được sắp xếp
34
theo thứ tự từng năm, điều này giúp cán bộ thư viện dễ dàng tìm kiếm tài liệu cung cấp cho bạn đọc.
Sắp xếp theo chất liệu: tài liệu trong kho địa chí được sắp xếp theo các
chất liệu như : tài liệu bằng giấy, tài liệu trên văn bia, văn khắc, tài liệu phi giấy như lá cây (chữ Thái cổ)…