2.5.1. Ý nghĩa và tình trạng tài liệu của việc bảo quản kho tài liệu địa chí
- Ý nghĩa của bảo quản kho tài liệu địa chí
“Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu có trong kho”. [18, tr.361]
46
Cơng tác bảo quản nguồn tài liệu địa chí có ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Điều này xuất phát từ những đặc trưng của tài liệu địa chí. Từ những kinh nghiệm thực tiễn, cán bộ tại Thư viện tỉnh Nghệ An đã vận dụng công tác bảo quản nguồn tài liệu địa chí, tìm ra những ngun nhân gây hại cho nguồn tại liệu địa chí.
Bảo quản kho TL địa chí nhằm: Làm tăng giá trị kho tài liệu. Kéo dài tuổi thọ TL.
- Một số yếu tố ảnh hưởng đến TLĐC
Yếu tố khách quan: Các điều kiện tự nhiên đã ảnh hưởng không nhỏ tới
tài liệu như : Nhiệt độ, độ ẩm; Ánh sáng; Khơng khí, bụi, Nấm mốc; Côn trùng; Động vật; Thảm hoạ tự nhiên.
Yếu tố chủ quan: Sự lão hố của TL; q trình sự tác động của con
người.
- Tình trạng của tài liệu địa chí:
Hằng năm có khoảng 5 đến 7 cuốn tài liệu bị mốc, mối mọt, và bị ố vàng…cũng ảnh hưởng xấu đến tài liệu địa chí, đó là tác động của bạn đọc thư viện như xé, vẽ bậy hay lấy cắp tài liệu, sử dụng tài liệu chưa đúng cách… Những tài liệu chịu tác động của sự lão hóa nhiều nhất là những tài liệu cổ và tài liệu viết tay thời kì kháng chiến chống Pháp mặc dù thư viện đã có nhiều biện pháp bảo quản song vẫn khơng tránh khỏi những tình trạng như nấm mốc, rách nát, và hầu hết những tài liệu viết tay này đều bị ố vàng có nhiều cuốn khơng nhìn được rõ chữ, rách q nửa một phần do những tài liệu này có tuổi thọ khá lâu một phần do ý thức của bạn đọc và những tác động của tự nhiên.
Đặc biệt ở Thư viện Tỉnh Nghệ An có 2 cuốn sách lá cây chữ Thái Cổ và 2 bộ ván khắc in chữ Hán (50 tấm) được ban lãnh đạo Thư viện lưu giữ
47
bảo quản cẩn thận trong két sắt và tại phịng Hán Nơm tại Thư viện Tỉnh Nghệ An. Với điều kiện và cách thức bảo quản này của Thư viện tỉnh Nghệ An chưa thật sự tốt và xứng đáng với giá trị của tài liệu.
2.5.2. Thực trạng bảo quản kho tài liệu địa chí
Sau một thời gian sử dụng, sách thường bị hư hỏng, rách nát. Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu địa chí, Thư viện tỉnh Nghệ An đã tuân theo những quy định cơ bản trong công tác bảo quản tài liệu. Để khắc phục tình trạng này nhằm tăng tuổi thọ cho sách thì ngồi việc đưa ra nội quy, giáo dục bạn đọc về ý thức sử dụng sách, thư viện cũng tiến hành bảo quản tài liệu với một số phương pháp như sau:
Có phịng dành riêng cho tài liệu địa chí thống mát, đủ ánh sáng. Thư viện thường xuyên tổ chức kiểm kê, tu bổ, sữa chữa sách, báo,
tạp chí cũ, xử lý mối mọt và có các biện pháp phịng tránh những tác nhân gây nguy hại cho tài liệu.
Kho tài liệu địa chí được Thư viện tỉnh Nghệ An được trang bị điều hòa đảm bảo nhiệt độ phù hợp với tài liệu. Ngoài ra kho tài liệu địa chí được trang bị các phương tiện cứu hỏa hiện đại: bình xịt cứu hỏa...Có thuốc để khử các loại cơn trùng có hại.
Cán bộ phụ trách kho tài liệu địa chí đã thường xuyên làm vệ sinh kho, áp dụng các biện pháp kỹ thuật trong việc bảo quản tài liệu như chống ẩm mốc, chống mối mọt và cơn trùng… để tài liệu có thể sử dụng được lâu dài, góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước, kiểm tra, phát hiện những hiện tượng tài liệu hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời như: tiến hành sửa chữa, đóng lại để giữ cho tài liệu ln trong tình trạng tốt, sẵn sàng phục vụ.
Đồng thời, tiến hành kiểm kê và thanh lọc tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vốn tài liệu, từ đó đề ra các biện pháp củng cố, hồn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài liệu và cải thiện các dịch vụ từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ của thư viện.
48
Đối với những tài liệu có nhiều trang bị tách rời khỏi bìa sách thì dùng băng dính để dán lại. Những tài liệu có nhiều trang bị rách thì buộc phải khâu chúng lại với nhau. Đóng bìa cứng với những cuốn sách có giá trị và quý hiếm.
Cán bộ tại kho địa chí thường xuyên theo dõi và hướng dẫn người dùng tin tra tìm tài liệu một cách tận tình để tránh tình trạng mất tài liệu, cán bộ thư viện luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, trân trọng, yêu quý tài liệu.
Tại thư viện giá sách trong kho được được kê cách mặt đất từ 18 – 20cm và đặt vng góc với cửa sổ để tránh ánh sáng chiếu vào giá, trang bị rèm cho tất cả cửa sổ trong kho và phòng đọc.
Đồng thời thư viện Tỉnh Nghệ An đã bắt đầu tiến hành số hóa tài liệu địa chí hiện có trong kho.
Hàng năm Thư viện Nghệ An đều chuyển dạng các tài liệu q hiếm ít nhiều đã bị hư hỏng bằng các hình thức như sao chụp, nhân bản nhằm phục vụ bạn đọc.
Tuy nhiên, tài liệu tại kho địa chí của Thư viện chủ yếu là tài liệu về lịch sử, các tác phẩm văn học của tác giả địa phương, các tài liệu nghiên cứu chun sâu rất ít, chính vì vậy việc đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của bạn đọc cịn nhiều hạn chế. Nhiều tài liệu địa chí là những bản photo, đánh máy, thận chí là chép tay. Việc bảo quản các tài liệu này cũng gặp nhiều khó khăn và là một vấn đề cấp thiết cần sớm được khắc phục.
Hiện nay, kho tài liệu địa chí được đặt ở tầng ba nhưng diện tích chật hẹp, kho khơng có gió thơng thống nên sách nhanh bị hư hại và dễ bám bụi. Hơn nữa, do ảnh hưởng của vùng nhiệt đới gió mùa ẩm, nắng lắm, mưa nhiều nên tài liệu dễ bị nhiều nấm mốc và là điều kiện thuận lợi cho côn trùng phát triển, cán bộ phụ trách lại ít người nên cơng tác vệ sinh bảo quản tài liệu không được tiến hành thường xuyên, đồng thời trong quá trình phục vụ bạn đọc ý thức bảo vệ tài liệu chưa cao.
49