Bộ máy tra cứu địa chí là thành tố quan trọng trong bộ máy tra cứu chung của các thư viện tỉnh, thành phố. Bộ máy tra cứu địa chí tập hợp các loại mục lục, các tài liệu tra cứu, các bản thư mục và phương tiện giúp cho người đọc và người dùng tin có thể tra tìm các thơng tin địa chí, các tài liệu địa chí và xuất bản phẩm của một địa phương. Để giúp bạn đọc tra cứu tài liệu địa chí phù hợp với nhu cầu tin của mình, Thư viện tỉnh Nghệ An đã tổ chức bộ máy tra cứu gồm:
2.4.1. Mục lục địa chí
Mục lục địa chí được tổ chức dựa trên 2 cơ sở
Một là mục lục phân loại dựa trên khung phân loại địa chí Thư viện tỉnh của Thư viện Quốc gia
Khung phân loại được chia thành:
Từ DC1 : tỉnh, thành phố các quận huyện, thị xã ...........................................................
Đến DC0 : Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của tỉnh thành phố.
Hai là mục lục được xây dựng theo những chuyên đề nhất định
Ví dụ : “Bác Hồ với quê hương Nghệ Tĩnh”, “Nguyễn Du - Truyện
Kiều”...
Trong đó đều được sắp xếp theo chữ cái abc, tên tiêu đề mơ tả
43
2.4.2. Thư mục địa chí
Chúng ta đều biết, dù có nhiều sách và sách quý đến đâu, nhưng công việc thông tin thư mục không làm tốt, sẽ hạn chế rất nhiều tới bạn đọc, khi tìm tịi, tra cứu để đạt được mục đích khoa học của mình. Ý thức được điều này, cán bộ của kho địa chí Nghệ An đã làm khá tốt cơng tác thơng tin thư mục địa chí, đặc biệt là ở mảng thư mục về nhân vật chí, và thư mục phục vụ cho sự nghiệp nhận thức củng cố và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trong và ngồi địa phương.
Thư viện tỉnh Nghệ An đã biên soạn các thư mục chuyên đề, chuyên ngành; thư mục tổng quát; thư mục nhân vật, địa danh, thư mục thông báo sách mới; thư mục giới thiệu; thư mục nhân vật địa phương…
Thư mục địa chí tổng quát: Đây là thư mục được biên soạn rất cơng phu cung cấp các tài liệu có liên quan về Nghệ An. Loại thư mục này nhằm phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng người đọc ở địa phương trong đó có cán bộ lãnh đạo Đảng và chính quyền, cán bộ quản lý và chỉ đạo trong các cơ quan đầu ngành ở địa phương.
Thư mục chuyên đề: Đây là loại thư mục được biên soạn để phục vụ cho tra cứu theo chuyên đề. Các bản thư mục chuyên đề thường được biên soạn khi có các sự kiện lớn về kinh tế, về lịch sử, xã hội hoặc được biên soạn theo đăng ký của bạn đọc. Vì vậy việc biên soạn các thư mục chuyên đề, nhân vật, địa danh có giá trị khi hồn thành, đưa vào sử dụng và cịn có thể thu được một phần nhỏ lệ phí phục vụ giá trị gia tăng.
Các thư mục như : “Ba mươi năm xuất bản phẩm trên đất Nghệ Tĩnh” (1945 – 1975), “Thư mục Xô Viết Nghệ Tĩnh”
Chẳng hạn, để kỷ niệm 50 năm Bác Hồ về thăm quê lần thứ I (1957 - 2007) Thư viện Nghệ An đã biên soạn thư mục Hồ Chí Minh với nội dung Bác Hồ với quê hương và quê hương với Bác Hồ “Thư mục Bác Hồ với quê
hương, quê hương với Bác Hồ” (Phục vụ Kỷ niệm 50 năm Bác Hồ về thăm
44
quê và cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí
Minh”),
Đối với Thư viện tỉnh biên soạn thư mục địa chí tổng hợp, thư mục địa chí các chuyên đề nghiên cứu, phục vụ xây dựng kinh tế - xã hội xây dựng truyền thống văn hóa địa phương.
Thư viện cũng chú trọng biên soạn các cơng trình khoa học, các bản thư mục để phục vụ việc khai thác thông tin tư liệu tốt nhất cho bạn đọc, như : “Tác giả Nghệ Tĩnh thế kỷ XX” (2 tập: 1990 – 1993); “Khoa bảng Nghệ An
(1075 - 1919)”(Cơng trình được trao giải Nhất cơng trình KHCN năm 2009)
Các thư mục phục vụ các hội thảo khoa học của tỉnh và ngành về Đền Cờn, chùa Đại Huệ, danh nhân Ngơ Trí Hịa, v.v… Các loại thư mục giới thiệu sách báo như: “Thư mục Địa chí ” ,“Nghệ An qua báo chí Trung ương” khoảng 950 thư mục …v.v
VD: Thư mục về nhân vật: “Thư mục về Hồ Chí Minh”,“ Thư mục
Mục Trung Thư – Phan Bội Châu”,“Thư mục Nguyễn Trường Tộ – nhà Canh tân và Danh nhân Văn hóa”
VD: Thư mục thơng báo sách mới mỗi năm có 12 số tương đương với
12 tháng.
2.4.3. Cơ sở dữ liệu địa chí
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ lơgic với nhau được lưu giữ trên bộ nhớ máy tính, thơng tin trong cơ sở dữ liệu bao gồm các dữ liệu về tác giả, nhan đề, yếu tố xuất bản…Nhìn chung hệ thống Cơ sở dữ liệu ngày càng hiện đại, đáp ứng nhu cầu tra cứu của bạn đọc khi đến với thư viện.
Thư viện tỉnh Nghệ An đã tiến hành tạo lập CSDL, cập nhật biểu ghi. Qua đó có thể quản lý tốt vốn tài liệu thư viện, bạn đọc tiến hành tra cứu được chính xác và tiện lợi.
45
Thư viện đang tạo lập và khai thác CSDL thư mục dựa trên phần mềm ILIB của công ty CMC. Hiện nay thư viên đã xây dựng CSDL tích hợp các loại tài liệu sau:
• Sách
• Báo, tạp chí
• Bài trích báo, tạp chí kèm dữ liệu tồn văn ( Nghệ An qua báo chí Trung Ương)
• Luận án Tiến sĩ, Thạc sĩ
• Sách Hán Nơm và tồn văn tài liệu Hán Nơm
Trong đó Sách địa chí chủ yếu là tiếng việt với 6909 biểu ghi.
Đây là một hệ thống Thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các Thư viện trong nước nói chung cũng như Thư viện Nghệ An nói riêng.
Hiện nay, kho địa chí của Thư viện tỉnh Nghệ An đang nỗ lực trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động địa chí. Cơ sở dữ liệu địa chí của Thư viện là nguồn cung cấp thơng tin địa chí chính xác, là căn cứ khoa học cho các cơ quan lãnh đạo của tỉnh để đề ra phương hướng phát triển của địa phương.
Hiện tại Thư viện tỉnh Nghệ An chưa có cơ sở dữ liệu địa chí tồn văn. Cho đến hiện nay các tài liệu địa chí của Thư viện Nghệ An đang được tiến hành số hóa.