2.3. Hoạt động xây dựng kho sách địa chí của Thư viện Tỉnh Nghệ An
2.3.2. Xử lý tài liệu địa chí
❖ Xử lý kỹ thuật
Sau khi tiếp nhận tài liệu thực hiện các bước xử lý sơ lược như rọc những trang tài liệu bị dính, dán lại bìa cho những tài liệu bị bong bìa, cán bộ thư viện sẽ thực hiện thao tác đóng dấu, đăng kí tài liệu, dán nhãn cho tài liệu. Đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau thì có cách xử lý kỹ thuật khác nhau.
• Đối với sách
- Đóng dấu
Với tài liệu là sách, dấu của thư viện được đóng ở trang tên sách và trang thứ 17 như quy định chung. Nếu trường hợp sách có ít hơn 17 trang thì sẽ đóng dấu ở trang tên sách. Với sách quý hiếm dấu thư viện không chỉ đánh
ở trang tên sách và trang thứ 17 mà được đóng ở trang đầu của mỗi tay sách.
- Đăng kí tài liệu
Tài liệu sau khi được tiếp nhận sẽ được đăng kí. Tuy nhiên đối với tài liệu địa chí. Thư viện tiến hành ĐKCB
Đăng kí cá biệt là đăng kí cho từng quyển sách được nhập về thư viện. Mỗi cuốn sách được coi là một đơn vị ĐKCB độc lập và được ghi vào một dòng trong số ĐKCB. Mỗi một kho sách có số ĐKCB riêng như số ĐKCB giáo trình phịng đọc, phịng mượn…Mỗi quyển ĐKCB cho phép chúng ta đăng kí 2000 cuốn sách.
40
Số ĐKCB sẽ được ghi dưới dấu của Thư viện ở trang tên sách và tháng thứ 17 của mỗi cuốn sách
- Dán nhãn
Việc dán nhãn tài liệu phải được dán theo đúng quy định. Nhãn được dán ở góc bên trái. Nhãn tài liệu bao gồm các yếu tố như: kí hiệu phân loại, khổ cỡ tài liệu tên kho và số ĐKCB.
• Đối với báo, tạp chí
Tài liệu là báo, tạp chí khơng chun ngành, cơng tác xử lý kỹ thuật tài liệu tiến hành đơn giản. Các tài liệu này chỉ đóng dấu mà khơng phải đăng kí, dán nhãn.
❖ Xử lý hình thức ( mơ tả TL địa chí)
Kho tài liệu địa chí Thư viện tỉnh Nghệ An mơ tả tài liệu địa chí theo những yếu tố mô tả nhất định, theo quy định của IFLA. Thư viện đang áp dụng phần mền ILIB của công ty CMC để tạo lập biểu ghi, xây dựng CSDL địa chí.
Việc mơ tả hình thức tài liệu tiến hành trên khổ mẫu MARC21 ❖ Xử lý nội dung
Đây là cơng đoạn khó khăn nhất trong chu trình đường đi của tài liệu, mọi cơng đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khố đều được đảm bảo bằng độ chính xác, khoa học.
- Phân loại tài liệu địa chí
Thư viện sử dụng bảng phân loại do hai tác giả Lê Gia Hội và Nguyễn Hữu Viêm biên soạn: “Bảng phân loại tài liệu địa chí – Dùng cho hệ thống thư viện công cộng” biên soạn năm 1993. Trong mục lục phân loại tài liệu địa chí được chia làm 10 lớp chí ký hiệu từ ĐC.1 đến ĐC.0
ĐC1. Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Thành phố trực thuộc tỉnh. Các quận huyện thị xã. Chủ tịch Hồ Chí Minh với Đảng bộ và nhân dân tỉnh thành phố. Đảng và Nhà nươc với nhân dân trong tỉnh thành phố.
41
ĐC2. Đảng bộ tỉnh thành phố. Các đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và cơ quan quản lý địa phương. Đồn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh, thành phố. Tình hình chính trị xã hội hiện tại của tỉnh thành phố từ 30/4/1975 đến nay.
ĐC3. Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của tỉnh thành phố.
ĐC4. Kinh tế tỉnh thành phố. Kế hoạch hoá nền kinh tế tỉnh, thành phố. ĐC 5. Đời sống khoa học tỉnh thành phố. Cơng tác văn hố giáo dục tỉnh thành phố. Công tác báo chí.
ĐC 6. Cơng tác y tế của tỉnh thành phố. Công tác thể dục thể thao. ĐC 7. Nghệ thuật. Tỉnh thành phố trong các tác phẩm nghệ thuật.
ĐC 8. Đời sống văn học tỉnh, thành phố. Tỉnh thành phố trong các tác phẩm văn học. Văn học dân gian. Ngôn ngữ. Thổ ngữ của các dân tộc.
ĐC9. Lịch sử tỉnh thành phố. Các di tích lịch sử danh lam thắng cảnh tỉnh thành phố.
ĐC0. Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của tỉnh thành phố. - Định chủ đề, định từ khóa tài liệu địa chí
Việc định chủ đề bài trích báo tạp chí có liên quan đến các vấn đề địa phương để xây dựng mục lục bài trích.
Để tạo lập nên mục lục bài trích các tài liệu địa chí. Thư viện đã rất chú trọng đến công tác định chủ đề tài liệu. Công tác định chủ đề tài liệu địa chí cũng tuân theo những quy tắc và phương pháp của định chủ đề tài liệu nói chung. Tuy nhiên, để xây dựng mục lục bài trích, cần phải tiến hành định chủ đề bài trích. Khác với định chủ đề tài liệu là sách thơng thường, các bài trích được lựa chọn có chủ đề gắn với những vấn đề liên quan đến địa phương. Để định chủ đề bài trích, cần chú ý đến bài trích và văn bản bài trích.
Song song với định chủ đề, cơng tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng được Thư viện đặc biệt quan tâm. Công việc này gắn liền với việc xây dựng
42
các CSDL địa chí. Cơng tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng tuân theo những quy tắc và phương pháp của định từ khóa tài liệu nói chung.
- Tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí
Để biên soạn được CSDL thư mục địa chí, thư viện tiến hành làm tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí theo phương pháp tóm tắt, chú giải thơng thường với mục đích giúp người dùng tin khơng cần đọc chính văn mà vẫn có thể nắm bắt được nội dung của tài liệu địa chí.