3.2. Giải pháp tổ chức hoạt động
3.2.3. Tổ chức kho hợp lý
Kho sách địa chí của Thư viện tỉnh Nghệ An là kho sách lưu giữ nhiều giá trị văn hóa, truyền thống của địa phương việc tổ chức kho địa chí hợp lý, hiệu quả nhằm bảo tồn và phát huy các giá trị tốt đẹp của nhân dân địa phương.
Hiện tại ở kho địa chí của thư viện được tổ chức theo hình thức kho đóng. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng. Tuy nhiên bạn đọc không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú bạn đọc đến ít hơn. Do sách xếp theo số đăng ký cá biệt, nên những sách xếp giá cạnh tranh khơng có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách văn học có thể cạnh sách về lịch sử. Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta khơng có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu. Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả
Cần xây dựng theo mơ hình kho mở: Hiện nay, xu hướng phát triển chung của các Thư viện trên thế giới là mở, tự chọn nhằm tạo điều kiện cho bạn đọc trực tiếp lựa chọn những cuốn sách mà họ cần, tạo một môi trường độc thuận lợi cho bạn đọc, góp phần kích thích nhu cầu đọc của bạn đọc.
Tổ chức kho hợp lý phải đảm bảo các điều kiện sau: 62
- Thống kê, điều tra về nội dung và tình trạng vốn tài liệu.
- Cải thiện môi trường lưu giữ tài liệu: theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh tài liệu, kệ của từng kho để tránh các tác nhân gây hại cho tài liệu.
- Áp dụng các biện pháp an tồn, an ninh cho tài liệu, phịng chống cháy nổ, lụt tại các tầng kho.
- Tu sửa tại chỗ những tài liệu hư hỏng nhẹ, hoặc giao các tài liệu hư hỏng cho phòng bảo quản sửa chữa.
- Thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp, cũ nát, thừa bản để giải phóng kho tàng.
- Tập huấn tại chỗ và thực hành về bảo quản tài liệu cho nhân viên trong phòng: lấy tài liệu, tổ chức sắp xếp kho, vệ sinh kho đúng quy cách....
Tổ chức kho đóng và kho mở phải đảm bảo tuân thủ an toàn, điều kiện bảo quản tốt, thuận lợi cho người dùng và người làm thư viện.