2.2 Hệ thống kiểm sốt chi phí tại Tổng Cơng ty Tín Nghĩa
2.2.1.3 Danh mục chi phí hiện nay
Tổng cơng ty và các đơn vị thành viên quản lý các khoản mục chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất theo các quy định hiện hành của chế độ kế tốn doanh
nghiệp. Các khoản mục chi phí được tập hợp và ghi nhận theo chức năng chi phí.
Danh mục chi phí tại văn phịng Cơng ty: khảo sát danh mục chi phí ngồi
sản xuất được theo dõi tại văn phịng cơng ty.
Cách mã hĩa chi phí: Chi phí được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục chi
phí phát sinh, phân loại chi phí theo chức năng chi phí, mỗi khoản mục chi phí được
đánh mã số gồm 13 ký tự, 02 ký tự đầu cho biết khoản mục chi phí được theo dõi cho
trung tâm chi phí nào, 02 ký tự tiếp theo cho biết đĩ là khoản mục chi phí nào. Chi phí
được hạch tốn theo dõi trực tiếp theo từng trung tâm chi phí (theo dõi trực tiếp cho
văn phịng cơng ty, đơn vị hạch tốn phụ thuộc như kinh doanh chợ Sặt, Sàn giao dịch bất động sản…).
13 01 00 00 00 00 0 Chi phí lương – Chợ Sặt
Hình 2.3 Cách đánh mã số khoản mục chi phí ngồi sản xuất Bảng 2.5 : Danh mục chi phí bán hàng của văn phịng cơng ty Tài khoản và mã chi phí Nội dung chi phí
6410000 - Chi phí bán hàng
1309000000000 Chợ Sặt - Chi phí khấu hao TSCĐ 6411000 - Chi phí nhân viên
0001000000000 Lương
0003000000000 BHXH, BHYT, KPCĐ
1301000000000 Chợ Sặt – Lương
1303000000000 Chợ Sặt - BHXH, BHYT, KPCĐ 6412000 - Chi phí vật liệu bao bì
1304000000000 Chợ Sặt - Nhiên liệu cơng tác 6413000 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6413000 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
0006000000000 Chi phí dụng cụ đồ dùng
1305000000000 Chợ Sặt - Chi phí văn phịng phẩm 1306000000000 Chợ Sặt - Chi phí dụng cụ đồ dùng 1306000000000 Chợ Sặt - Chi phí dụng cụ đồ dùng 1306000000000 Chợ Sặt - Chi phí dụng cụ đồ dùng 6414000 - Chi phí khấu hao TSCĐ
0009000000000 Chi phí khấu hao TSCĐ
1306000000000 Chợ Sặt - Chi phí dụng cụ đồ dùng 1309000000000 Chợ Sặt - Chi phí khấu hao TSCĐ 6415000 - Chi phí bảo hành, phí, lệ phí
0028000000000 Chi phí khác bằng tiền 6417000 - Chi phí dịch vụ mua ngồi 6417000 - Chi phí dịch vụ mua ngồi 6417000 - Chi phí dịch vụ mua ngồi
0004000000000 Chi phí nhiên liệu
0007000000000 Sách, tạp chí, báo
0008000000000 Trái cây , hoa tươi, nước uống 0014000000000 Chi phí vận chuyển bốc xếp 0014000000000 Chi phí vận chuyển bốc xếp 0014000000000 Chi phí vận chuyển bốc xếp 0016000000000 Thủ tục phí ngân hàng
0017000000000 Điện, nước
0018000000000 Chi phí Bưu điện thơng tin liên lạc 0019000000000 Sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ
Mã số trung tâm chi phí
thương mại
0026000000000 Chi phí bảo vệ
0028000000000 Chi phí khác bằng tiền 0037000000000 Chi phí dịch vụ truyền thơng
1318000000000 Chợ Sặt - Bưu điên, thơng tin liên lạc 1319000000000 Chợ Sặt - Chi phí sửa chữa bảo dưỡng 6418000 – Chi phí bằng tiền khác
0016000000000 Thủ tục phí ngân hàng
0020000000000 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, xúc tiến thương mại
0021000000000 Chi phí cơng tác, giao dịch 0023000000000 Chi phí tiếp khách
1320000000000 Chợ Sặt – Chi phí quảng cáo, tiếp thị, 1323000000000 Chợ Sặt – Chi phí tiếp khách, giao dịch 1328000000000 Chợ Sặt – Chi phí dịch vụ mua ngồi khác Nhận xét danh mục chi phí ngồi sản xuất:
Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp được theo dõi, phân loại theo chức năng chi phí, đánh mã số theo dõi các khoản mục chi phí chi tiết. Hiện nay, các chi phí này cũng được theo dõi chi tiết theo từng trung tâm chi phí, là cơ sở quan trọng cho việc tính tốn kết quả hoạt động kinh doanh của từng trung tâm chi phí.
Một số khoản mục chi phí chưa được theo dõi chi tiết, ví dụ: Chi phí lương chưa
được theo dõi chi tiết theo tiền lương, phụ cấp và tiền thưởng để dễ quản lý và đánh
giá chính sách tiền lương hiện hành.
Danh mục chi phí chỉ mới theo dõi theo cách phân loại của kế tốn tài chính, chưa phân loại theo dõi theo kế tốn quản trị. Việc phân loại chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp như hiện tại chưa đáp ứng được cho nhu cầu lập dự tốn chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Dự tốn chi phí bán hàng và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp là cơ sở để lập hồn chỉnh dự tốn kết quả hoạt động kinh
doanh và dự tốn tiền.
Nhận xét cách mã hĩa chi phí và phân loại chi phí:
• Cách mã hĩa chi phí hiện tại khơng cĩ sự thống nhất giữa Cơng ty và các
đơn vị thành viên: Cơng ty mở mã khoản mục chi phí để theo dõi chi phí
cấp 2 theo dõi chi phí, chưa mở mã chi phí để theo dõi chi tiết chi phí theo từng trung tâm chi phí (nhà máy sản xuất, các phịng ban khác).
• Cách mã hĩa chi phí của văn phịng cơng ty chưa cĩ sự nhất quán trong
cách quy ước và ghi nhận các khoản mục chi phí:
Bảng 2.6: Cách mã hĩa chi phí tại văn phịng Cơng ty
Mã chi phí Nội dung chi phí Tài khoản
Chi phí đồ dùng văn phịng 6423000 0000000000000 Văn phịng cơng ty 6423000 0005000000000 Văn phịng phẩm 6423000 0006000000000 Chi phí dụng cụ đồ dùng 6423000 Chi phí khấu hao TSCĐ 6424000 0000000000000 Văn phịng cơng ty 6424000
0009000000000 Chi phí khấu hao TSCĐ 6424000 0010000000000 Thuê nhà ,kho,văn phịng 6424000
Thuế, phí, và lệ phí 6425000 0000000000000 Văn phịng cơng ty 6425000
0011000000000 Thuế 6425000 0012000000000 Tiền thuê đất 6425000
Chi phí dịch vụ mua ngồi 6427000 0000000000000 Văn phịng cơng ty 6427000 0023000000000 Chi phí tiếp khách 6427000
0024000000000 Chi phí hội nghị 6427000
Chi phí bằng tiền khác 6428000 0000000000000 Văn phịng cơng ty 6428000
0025000000000 Đào tạo bồi dưỡng 6428000
0027000000000 In ấn bản tin nội bộ 6428000 0038000000000 Chi phí kiểm tốn 6428000
Ở bảng 2. trên cho thấy việc mã hĩa chi phí chưa cĩ sự nhất quán. VD: chi phí đồ dùng văn phịng được ghi nhận vào mã chi phí 0000000000000 đồng thời theo dõi
chi tiết từng khoản mục chi phí đồ dùng văn phịng vào các mã chi phí: 0005000000000, 0006000000000.
Cách đánh mã số các khoản mục chi phí hiện tại khĩ theo dõi tập hợp chi phí
theo từng trung tâm lợi nhuận và trung tâm chi phí, VD: 02 ký tự đầu thơng thường quy ước các khoản mục chi phí của văn phịng cơng ty, một số mã chi phí lại thay đổi
cách quy ước này, VD: KT00000000000 theo dõi chi phí đồ dùng văn phịng của phịng kế tốn tài vụ thuộc văn phịng cơng ty.
Bảng 2.7: Cách mã hĩa chi phí tại văn phịng Cơng ty
Mã chi phí Nội dung chi phí Tài khoản
Chi phí vật liệu quản lý 6422000
00280KHD00100 Phí dịch vụ khác-khơng hĩa đơn 6422000 Chi phí đồ dùng văn phịng 6423000
KT00000000000 Phịng kế tốn tài vụ 6423000
Chi phí khấu hao TSCĐ 6424000
00000TPH01200 S cà phê 6424000
Chi phí dịch vụ mua ngồi 6427000 00190KHD00100 Phí sửa chữa,bảo dưỡng -khơng hĩa đơn 6427000