1.3 Các phương pháp kiểm sốt chi phí
1.3.1 Phân loại chi phí Xác định cơ sở phân bổ chi phí
Chi phí phản ánh giá trị nguồn lực mà đơn vị kinh doanh chấp nhận từ bỏ để đạt mục tiêu nào đĩ. Bất kỳ đơn vị kinh doanh nào đều mong muốn đơn vị phát triển, đạt
được mức lợi nhuận kỳ vọng. Khi chi phí tăng lên, lợi nhuận sẽ bị tác động trực tiếp.
Do vậy, hoạt động kiểm sốt chi phí trở nên cần thiết. Để kiểm sốt chi phí, đơn vị phải nhận dạng các loại chi phí phát sinh trong đơn vị, mức độ tác động của chi phí này đến kết quả kinh doanh sản phẩm, hàng hĩa, dịch vụ như thế nào.
Việc nhận dạng các chi phí phát sinh khơng chỉ cĩ bộ phận kế tốn thực hiện, mà tất cả các bộ phận liên quan đều phải tham gia. Các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm liệt kê các chi phí cĩ khả năng phát sinh trong bộ phận đĩ, bộ phận kế tốn
chịu trách nhiệm thống kê, phân tích và báo cáo tình hình thực tế chi phí đã phát sinh cho các bộ phận liên quan định kỳ để kiểm sốt và điều chỉnh lại hoạt động cho phù hợp.
Chi phí phát sinh trong q trình sản xuất thường được chia làm hai loại cơ bản,
đĩ là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là các chi phí cĩ thể tính trực tiếp cho đối tượng tính giá thành, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp. Các chi phí này cĩ thể do bộ phận thiết kế, sản xuất, mua nguyên vật liệu, nhân sự tính tốn mức độ
tiêu hao cho từng sản phẩm.
Chi phí gián tiếp là các chi phí thực sự tồn tại và phát sinh trong khâu sản xuất nhưng khơng thể tính trực tiếp cho đối tượng tính chi phí, chẳng hạn chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí bảo hiểm nhà xưởng, chi phí nhân cơng,…. Do đĩ việc phân bổ khơng chính xác chi phí này cho các đối tượng tính chi phí sẽ làm thơng tin bị sai lệch, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Nguyên tắc phân bổ chi phí thơng thường dựa trên cơ sở hoạt động, nếu đối
tượng tính chi phí sử dụng nhiều nguồn lực thì phải được tính chi phí tương ứng với nguồn lực đã sử dụng. Do vậy, đối với các chi phí sản xuất chung, tất cả bộ phận thiết kế, sản xuất, nhân sự, kế tốn đều phải thống nhất việc phân loại chi tiết tất cả các chi
phí phát sinh, chỉ rõ nguồn gốc phát sinh chi phí đĩ, đối tượng tính giá thành nào sử dụng chi phí này để cĩ cơ sở phân bổ phù hợp. Việc tính tốn chính xác chi phí cho
đối tượng tính chi phí sẽ cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà quản lý ra các quyết định
liên quan, như tiếp tục sản xuất hay mua ngồi, đem đi gia cơng hay sản xuất, định giá sản phẩm,… nhằm mục tiêu sử dụng tối ưu nguồn lực hiện cĩ.
Một số cơ sở phân bổ chi phí sản xuất phổ biến cĩ thể tham khảo như sau:
Bảng 1.2: Cơ sở phân bổ chi phí sản xuất Các hoạt động
trong chuỗi
Minh họa các chi phí phát sinh liên quan
Cơ sở phân bổ chi phí
Nghiên cứu và
phát triển • Chi phí lương nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trường
• Chi phí lương của kỹ sư nghiên cứu thiết kế và chế tạo sản phẩm nghiên cứu
• Số lượng sản phẩm mới tạo ra • Mức độ phức tạp của sản phẩm mới Thiết kế sản phẩm, dịch vụ hay quy trình
• Chi phí lương của kỹ sư thiết kế, sản phẩm, dịch vụ hay quy trình
• Chi phí máy mĩc thiết bị liên quan
• Chi phí phát triển, kiểm tra sản phẩm, dịch vụ hay quy trình
• Số giờ lao động
• Số giờ chạy máy
• Số lượng sản phẩm kiểm tra
Sản xuất • Chi phí lương bộ phận trực tiếp sản xuất
• Chi phí lương bộ phận gián tiếp tham gia sản xuất
• Chi phí khấu hao
• Chi phí năng lượng
• Số giờ lao động
• Số lượng nhân viên gián tiếp
• Số giờ chạy máy, sử dụng
Tương tự như vậy với chi phí hoạt động, bao gồm chi phí bán hàng và quản lý, các bộ phận chức năng cùng với bộ phận kế tốn phân nhĩm các chi phí phát sinh và cơ sở phân bổ chi phí, từ đĩ tính chi phí cho đối tượng liên quan.
Bảng 1.3: Cơ sở phân bổ chi phí hoạt động Các hoạt động
trong chuỗi Minh họa các chi phí phát sinh liên quan Cơ sở phân bổ chi phí
Tiếp thị • Chi phí quảng cáo
• Chi phí lương, đi lại,
giao tế của khâu tiếp thị
• Số lần quảng cáo
• Doanh thu kinh
doanh Phân phối • Chi phí lương của bộ
phận phân phối
• Chi phí khấu hao của trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt
động phân phối • Số giờ lao động • Số lần giao hàng trung bình Dịch vụ sau bán hàng • Chi phí lương bộ phận dịch vụ sau bán hàng
• Chi phí vật tư, đi lại của
bộ phận dịch vụ sau bán hàng
• Số giờ làm việc với khách hàng
• Số lượng yêu cầu