- Sổ cái tài khoản 152: Do kế toán tổng hợp ghi vào cuối quý
2. 3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIệP
3.1.1. Sự cần thiết của giải pháp:
Mặc dù những tồn tại trong khâu tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp không lớn, nhưng mục tiêu cuối cùng của các Xí nghiệp sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, mà muốn đạt được điều đó, Xí nghiệp cần phải phát hiện ra những điểm mạnh, điểm yếu của mình, phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên để tìm ra giải pháp nào là hữu hiệu thì lại là một vấn đề phức tạp. Nó đòi hỏi phải có khả năng và tầm nhìn rộng. Do đó với vốn kiến thức có hạn đã được Thầy Cô truyền đạt ở trường và trong suốt thời gian thực tập, tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in bao bì Khatoco kết hợp với những quy định mới của Bộ Tài Chính ban hành, em xin trình bày một số biện pháp nhằm khắc phục những tồn tại của Xí nghiệp để hoàn thiện và nâng cao tác dụng của việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Với vốn kiến thức còn hạn chế cùng kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên những ý kiến của em có thể còn những thiếu sót, nhưng em cũng mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp được hoàn thiện hơn nói riêng và tình hình hoạt động của Xí nghiệp tiến triển theo chiều hướng tốt đẹp hơn nói chung
3.1.2 Một số biện pháp:
Biện pháp 1:Hoàn thiện việc quản lý và sử dụng vật tư hiệu quả
Vật tư là nhân tố quan trọng để cấu thành nên sản phẩm do vậy cần tổ chức quan lý chặt chẽ để làm cơ sở cho việc ứng vốn, tạo phương hướng để Xí nghiệp xem xét, kiểm tra, chỉ đạo xuyên suốt quá trình sản xuất.
Việc hạch toán tính toán tại Xí nghiệp chủ yếu dựa vào các hoá đơn, chứng từ mua vật tư do tổ truởng tập hợp lại và mang lên phòng kế toán định kỳ 1 tháng 2 lần. Như vậy, tại Xí nghiệp, chỉ theo dõi tổng hợp về mặt giá trị, chưa tiến hành theo dõi về mặt số lượng. Và để theo dõi tình hình vật tư thì chỉ dùng
chung tài khoản 152 - Nguyên vật liệu mà không mở chi tiết để theo dõi tình hình vật tư phát sinh cụ thể cho từng chủng loại: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,…. Do đó không đảm bảo tính chặt chẽ trong tổ chức, quản lý vật tư.
Theo em, để quản lý chi tiết vật tư thì kế toán sẽ theo dõi vật tư chi tiết cho từng chủng loại và cho từng đơn vị sản xuất. Như vậy sẽ theo dõi vật tư trên các TK cấp 2 như sau: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1528 – phế liệu và Vật liệu khác
Đồng thờI chi tiết tài khoản 152 theo tưng tổ để dễ theo dõi vật tư hơn 152- 01: Nguyên vật liệu tổ ống đồng
152- 02: Nguyên vật liệu tổ bì thư 152- 04 : Nguyên vật liệu tổ in lụa 152- 05 : Nguyên vật liệu tổ offset 152- 09 : Nguyên vật liệu tổ vở
Ngoài ra Xí nghiệp còn có thể sử dụng các biện pháp sau để tránh lãng phí nguyên vật liệu và quản lý chặt chẽ hơn:
- Bố trí nhân viên tại các tổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng đơn vị sản xuất kinh doanh cụ thể để so sánh, đánh giá, kiểm tra vật tư thực tế sử dụng so với giá thành để xem xét nguyên nhân vượt, hụt, tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có phương án chỉ đạo và tiến hnàh tạm ứng vốn một cách hợp lý, chính xác.
- Thường xuyên tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu tại các đơn vị có dự trữ nguyên vật liệu như trạm trộn để kịp thời phát hiện và xử lý nếu có vật tư thừa ( thiếu).
- Sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích.
- Áp dụng chiến lược “làm gọn dọn sạch” để tránh lãng phí nguyên vật liệu.
- Quan hệ mua bán với khách hàng quen để được giảm giá với số lượng lớn.
* Tính hiệu quả của biện pháp:
Với cách làm này sẽ giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ hơn. Việc sử dụng vật tư sẽ theo đúng số lượng, chủng loại theo quy định, tránh lãng phí vật tư.
Biện pháp 2: Biện pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
v Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất, chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp Xí nghiệp kiểm tra chỉ đạo kịp thời chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế tạo điều kiện cho việc ứng dụng nhiều biện pháp tính toán hiện đại có hiệu quả nhưng mọi chứng từ sổ sách đều tập trung ở phòng kế toán nên dễ gây ùn tắc. Như vậy công việc ghi chép ở phòng kế toán vào lúc cuối kỳ rất nhiều, vì vậy nên áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Nếu áp dụng hình thức này sẽ giảm bớt được số lượng số sách vào lúc cuối kỳ ở phòng kế toán. Kế toán ở từng phân xưởng hàng ngày ghi chép, hạch toán những nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở phân xưởng, định kỳ sẽ nộp toàn bộ sổ sách lên phòng kế toán để kế toán Xí nghiệp ghi số theo dõi toàn Xí nghiệp.
Biện pháp 3: Hoàn thiện hệ thống mã nguyên vật liệu
Hiện nay xí nghiệp đang sử dụng hệ thống mã nguyên vật liệu còn nhiều phức tạp dẫn đến khó quản lý cho từng loại.
STT Mã NVL Tên, nhãn hiệu NVL ĐVT 1 2 3 4 5 6 7 AOXALIC BKO2MAT BKDUC BK GIÂY DAOBE DAOCATBE DBBOONYSG Axit oxalic Băng keo 2 mặt Băng keo đục Băng keo gián giấy
Dao bế Dao cắt bế Dầu bóng NYSG 800 Kg Cuộn Cuộn Cuộn Con Con Kg
Nên xây dựng lại hệ thống mã NVL mới hợp lý hơn, dễ quản lý hơn theo từng kho, từng chủng loại vật liệu, quy cách từng vật liệu
Ví dụ: giấy Bristol ở kho 1 có 4 loại Ta đặt mã K1 __ GB490 __ 230
Mã kho chủng loại quy cách từng loại
Biện pháp 4: Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Chi phí vận chuyển vật tư không phân bổ mà tính chung luôn vào tài khoản 627 trong kỳ
ví dụ: Khi mua 6 tấn kẽm thuốc sử dụng để sản xuất, chi phí vận chuyển là 500000đ. Trong kỳ xí nghiệp chỉ sử dụng hết 3 tấn kẽm nhưng trong kỳ chi phí vận chuyển vẫn tính đủ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Hiệu quả:
Nên tính cụ thể chi phí phân bổ cho lượng nguyên vật liệu sử dụng trong kì, từ đó tính giá thành sản phẩm một cách chính xác hơn.
Biện pháp 5:
* Chuyển đổi đơn vị:
Hệ thống quản lý kho phải có khả năng chuyển đổi đơn vị và có thể các phiếu xuất nhập dựa trên các đơn vị tính khác nhau
1kg = ??? ram = ??? thùng
* Tính giá bình quân tức thời:
Để có thể phản ánh chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của một xí nghiệp in, hệ thống tính giá hàng hoá vật tư tồn kho cần tính giá bình quân thời điểm.Với cách tính giá tồn kho hiện nay, qua đầu quý sau mới có giá trị tồn kho quý trước, vì vậy ảnh hưởng đến thời gian tính giá thành sản phẩm và các số liệu khác có liên quan đến giá trị hàng tồn kho.
* Xây dựng định mức sản phẩm:
Định mức cho mỗi loại sản phẩm của từng tổ cũng khác nhau do những đặc điểm riêng về sản phẩm đó.
ví dụ: Đối với tổ ống đồng, đặc điểm của tổ này là chỉ sản xuất nhãn bao thuốc là và phong cây thuốc lá, mỗi lần in chỉ cho ra một loại sản phẩm, khi in hết loại sản phẩm này thì mới bắt đầu in tiếp sản phẩm khác, lượng giấy tiêu hao cho từng loại sản phẩm có thể xác định được. Do đó, phải xây dựng được định mức tiêu hao thực tế một cách chính xác, từ đó mới có thể tiết kiệm nguyên vật liệu một cách tối đa.
Biện pháp 6: Biện pháp về hoàn thiện hệ thống việc quản lý nguyên vật liệu
Quản lý hệ thống kho vật tư:
Hệ thống phải khai báo danh mục kho từng đơn vị trong Tổng công ty. Mỗi đơn vị có thể có nhiều kho. Mỗi kho có thể có nhiều vị trí.
Quản lý danh mục vật tư:
Đối với Tổng công ty, bộ mã vật tư cần phải được quản lý chặt chẽ và có tính thống cao trong hệ thống Tổng công ty cũng như việc liên thông giữa các phân hệ Mua hàng, bán hàng, sản xuất…
Cần phải có quy trình cấp mới, cập nhật danh mục vật tư rõ ràng, chặt chẽ.
Cấu trúc của danh mục vật tư phải có ý nghĩa giúp cho công tác quản lý vật tư được nâng cao hiệu quả.
Tại xí nghiệp chủng loại vật tư và sản phẩm phát sinh trong kỳ rất lớn, số lượng chứng từ xuất nhập kho rất nhiều nên công việc rất cồng kềnh, mất thời gian mặc dù đã có phần mềm kế toán đảm nhận công tác hạch toán và ghi sổ. Vì vậy có thể giải quyết vấn đề này như sau:
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán làm thủ tục nhập kho theo chứng từ phát sinh. Riêng các sản phẩm nhập kho, kế toán làm thủ tục quản lý về số lượng nhưng chưa ghi phiếu nhập kho. Cuối mỗi tháng hay định kỳ mỗi tuần, kế toán tập hợp các chứng từ và lập một phiếu nhập kho cho mỗi tổ sản xuất.