(1) Lệnh sản xuất được lập khi có đơn hàng mua đã được duyệt.
(2) Mỗi loại sản phẩm có định mức nguyên vật liệu, từ lệnh sản xuất thì (3) tính được số nguyên vật liệu cần thiết để sử dụng. .
(4) Khi nhận yêu cầu nguyên vật liệu, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra vật tư tồn kho, nếu thiếu thì tiến hành thủ tục mua hàng.
(5) Lập yêu cầu mua hàng trình ban giám đốc xí nghiệp duyệt.
(6) Ban giám đốc xí nghiệp duyệt yêu cầu, trình lên Tổng công ty phê duyệt. (7) Tổng công ty phê duyệt yêu cầu.
(8) Phòng kế hoạch của Tổng công ty tìm kiếm nhà cung cấp, hỏi báo giá, chọn nhà cung cấp.
(9),(10),(11),(12) Phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập đơn hàng, fax đơn hàng cho nhà cung cấp. Ban Giám Đốc xí nghiệp ký duyệt phiếu đề xuất mua vật tư sau đó chuyển sang phòng kế hoạch hoặc Ban Giám Đốc Tổng công ty ký duyệt. Tổng công ty duyệt và chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng gởi nhà cung cấp. Khi nhận được thông tin phản hồi từ nhà cung cấp phòng kế hoạch lập hợp đồng và hai bên cùng ký kết hợp đồng.
Nhà cung cấp đơn nhận hàng, thông báo các thông tin cần thiết về đơn hàng (13) Nhà cung cấp ký hợp đồng, thông báo thời gian ,địa điểm ,phương thức giao hàng.
(14) Hàng về thẳng kho xí nghiệp in, các bộ phận có liên quan: Phòng kế hoạch Tổng công ty, phòng kinh doanh ,phòng kế toán, kho của xí nghiệp in tiến hành các thủ tục kiểm nhận hàng, lập biên bản kiểm nhận.
(15) Thủ kho tiến hành nhận kho, chuyển chứng từ cho kế toán. (16) Kế toán lập phiếu nhập kho, định khoản các bài toán liên quan.
(17) Kế toán theo dõi công nợ, thanh toán hoặc làm đề nghị thanh toán chuyển cho Tổng công ty nhờ thanh toán hộ.
* Nhận xét: Việc tổ chức quản lý, nguyên vật liệu tạị xí nghiệp có các ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp in bao bì Khatoco, bộ phận điều hành sản xuất và bộ phận kế toán đã thực hiện tốt công tác mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Qua đó đã phục vụ tốt cho công tác thực hiện kế hoạch sản xuất và công tác tính giá thành tại Xí nghiệp.
Nhược điểm:
Tuy nhiên trong việc hạch toán chi phí vận chuyển nguyên vật liệu mua ngoài, bộ phận kế toán nên tập hợp chi phí vận chuyển rồi tiến hành phân bổ cho lượng nguyên vật liệu thực tế xuất ra phục vụ công tác sản xuất trong kỳ(hiện nay Xí nghiệp tập hợp chi phí vận chuyển nhưng hạch toán toàn bộ chi phí đó vào TK 627 trong kỳ ).
Khi mua nguyên vật liệu từ trong nước hay từ nhập khẩu Xí nghiệp đã không chi tiết cho tài khoản 152 thành:1521(Giá mua),1522(Chi phí thu mua) để dễ dàng theo dõi và hạch toán chi phí thu mua nguyên vật liệu.
3) Tăng do vật liệu sản xuất thừa nhập kho a. Nội dung:
Tổ sản xuất lập biên bản kiểm kê phát hiện thừa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, sau đó tiến hành lập đề nghị nhập vật tư thừa đưa lên phòng kinh doanh xem xét và lập phiếu nhập kho.