- Trong sản xuất: theo dõi lượng tiêu hao thực tế của từng loại nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, sản phẩm hư hỏng, …
- Đối với nguyên vật liệu tồn kho: Tiến hành theo dõi từng kho, lập mã nguyên vật liệu, và thực hiện công tác kiểm kê chặt chẽ
- Thực hiện việc xây dựng định mức cho mỗi sản phẩm một cách chính xác, nhằm cung cấp nguyên vật liệu cho từng phân xưởng được hợp lý.
- Định kỳ hoặc bất thường Xí nghiệp tiến hành kiểm kê vật liệu để phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế. Khi tiến hành kiểm kê Xí nghiệp phải thành lập ban kiểm kê, ban này sẽ tiến hành kiểm kê thực tế và phản ánh kết quả kiểm kê vào biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá. Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của vật liệu có ở trong kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật liệu thừa hay thiếu và ghi sổ kế toán.
Tất cả các trường hợp vật liệu thừa hay thiếu Xí nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để tìm biện pháp xử lý kịp thời.
Xem bảng 2.6: Bảng định mức nguyên vật liệu trong phần phụ lục
2.2.3. Kế toán tăng, giảm nguyên vật liệu 2.2.3.1. Kế toán tăng nguyên vật liệu 2.2.3.1. Kế toán tăng nguyên vật liệu
1). Tăng do mua ngoài a) Do nhập khẩu
Cách xác định giá nhập kho:
Giá nhập kho = Giá mua(FOB, CIF)+CP vận chuyển + thuế nhập khẩu
Các loại nguyên vật liệu mà Xí nghiệp nhập khẩu: Xí nghiệp In Bao bì Khatoco có nguyên liệu giấy cao cấp, mực in, … từ nước ngoài để phục vụ sản xuất. Vì không có bộ phận xuất nhập khẩu, tài khoản ngân hàng nên khi có nhu cầu nhập khẩu hàng, Xí nghiệp in làm đề nghị nhập khẩu kèm theo các thông tin
số lượng, giá cả, ngày nhập… Xí nghiệp gởi yêu cầu lên Tổng công ty nhờ nhập khẩu hộ. Việc chọn nhà cung cấp, giá cả do xí nghiệp in hoặc Tổng công ty thực hiện. Mua hàng có các phí: Phí kiểm định, thuế nhập khẩu, bảo hiểm, … tính vào giá hàng. Thuế trị giá gia tăng của hàng nhập khẩu được hạch toán theo quy định và chi tiết riêng trong bảng kê thuế trị giá gia tăng đầu vào.
Hàng về nhập thẳng kho của xí nghiệp, Tổng công ty theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, cuối kỳ hai bên làm các bút toán ghi nhận công nợ nội bộ.
+ Chứng từ và thủ tục kế toán:
- Yêu cầu mua hàng nhập khẩu: khi có lệnh sản xuất và dựa vào phiéu yêu cầu vật tư, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu tồn kho, nếu thiếu, phòng kinh doanh sẽ làm phiếu yêu cầu trình lên để Ban Giám Đốc ký duyệt. Sau đó Ban Giám Đốc sẽ gửi phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu lên Tổng công ty hoặc phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty để Tổng công ty ký hợp đồng với nhà cung cấp mua nguyên vật liệu từ nước ngoài.
- Hợp đồng mua nguyên vật liệu: Nhà cung cấp sẽ soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu sau khi nhận được đơn đặt hàng từ Ban Giám Đốc của Tổng công ty hoặc phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty
- Invoce: Là hoá đơn thương mại do nhà cung cấp lập và do Tổng công ty lưu giữ, xí nghiệp chỉ mượn để viết chi tiết tên, số lượng, đơn giá nguyên vật liệu nhập khẩu.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Khi vật tư về đến kho, xí nghiệp có các bộ phận như: Phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng kế toán, thủ kho tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm trước khi đưa vào nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản:
+ Một bản giao cho phòng cung ứng vật tư + Một bản giao cho phòng kế toán vật tư lưu trữ
- Phiếu nhập kho: Khi nguyên vật liệu về đến kho kế toán nguyên vật liệu tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 2 liên:
+ Liên 2 chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi số lượng nguyên vật liệu nhập kho vào thẻ kho, sau đó chuyển phiếu nhập kho và các chứng từ cho kế toán vật tư định khoản và ghi vào các sổ sách kế toán liên quan.
- Thẻ kho: Do kế toán vật tư lập và chuyển cho thủ kho theo dõi. Cuối mỗi tháng thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu với bảng nhập xuất tồn vật liệu.
- Sổ cái tài khoản 152: Do kế toán tổng hợp ghi vào cuối quý.
+ Tài khoản sử dụng
Tại Xí nghiệp việc quản lý nguyên vật liệu được chỉ tập trung trên tài khoản 152 mà không chi tiết cho từng tổ. Bên cạnh đó việc nhập khẩu Xí nghiệp nhờ Tổng công ty nhập hộ nên tài khoản sử dụng gồm:
- 152: Nguyên liệu, vật liệu - 1368: Phải thu nội bộ khác
+ Trình tự luân chuyển chứng từ và sổ sách
*Giải thích sơ đồ:
(1). Khi có đơn mua hàng được duyệt, phòng điều hành sản xuất lập kế hoạch sản xuất, sau đó lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu.
(2) Phòng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu vật tư để tiến hành lập yêu cầu mua nguyên vật liệu.
(3) & (4) Phòng kinh doanh yêu cầu mua nguyên vật liệu rồi trình lên ban giám độc xí nghiệp và chuyển lên Tổng công ty nhờ nhập khẩu.
(5) Nhận yêu cầu mua nguyên vật liệu Ban Giám đốc hoặc phòng Xuất nhập khẩu của Tổng công ty chọn nhà cung cấp, thoả thuận giá cả và điều kiện thanh toán
(6) & (7) Sau đó Tổng công ty duyệt nhà cung cấp, lập hoá đơn hàng và Fax đơn hàng cho nhà cung cấp được duyệt.
(8) & (9) Sau khi nhận đơn hàng, nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng và hai bên ký kết hợp đồng, Tổng công ty mở L/C.
(10) & (11) Nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp đến kho của xí nghiệp. (12) Hàng đến kho các bộ phận liên quan kiểm tra hàng hoá rồi lập biên bản kiểm nhận.
(13). Thủ kho nhập nguyên vật liệu vào kho sau đó ghi nhận số lượng nguyên vật liệu nhập kho vào thẻ kho
(15) Thủ kho thông báo cho kế toán vật tư để lập phiếu nhập kho. Cùng với các chứng từ nhận được và phiếu nhập kho, kế toán vật tư nhập số liệu vào bảng kê Nợ tài khoản 152 và báo cáo nhập xuất tồn.
(16) Kế toán vật tư chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán công nợ để theo dõi công nợ trên sổ chi tiết tài khoản 1368 và bảng kê Có tài khoản 1368
(17) Cuối cùng chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 152, 1368.