CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN T ẠI VIỄN THÔNG TP HỒ CHÍ MINH
3.2.2.2. Mô tả công việc
Nhưđã trình bày nêu trên, bản mơ tả cơng việc là bản một văn bản mô tả công việc và những nhiệm vụ của cơng việc đó. Vì khơng có một chuẩn nhất định cho vấn đề mơ tả công việc, mô tả công việc thường thay đổi về hình thức và nội dung tuỳ theo hoạt động của từng tổ chức. Tuy nhiên, đa phần các bản mơ tả cơng việc sẽ gồm ba phần chính : tên cơng việc, phần nhận diện công việc và phần nhiệm vụ
đưa vào bản mô tả công việc. Một sốđề xuất của tác giả trong việc viết bản mơ tả
cơng việc như sau : • Tên cơng việc
Việc lựa chọn tên công việc rất quan trọng vì nhiều lý do. Thứ nhất, tên cơng việc rất quan trọng về mặt tâm lý. Nó có thể ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên. Ví dụ : “cơng nhân vệ sinh” nghe vẫn hay hơn là “người thu gom rác”.
Thứ hai, nếu có thể, tên cơng việc nên hàm ý những nhiệm vụ mà người đảm nhiệm công việc sẽ thực hiện. Ví dụ : người kiểm tra thực phẩm, nhân viên bán hàng, công nhân lắp ráp điện tử, kỹ sư… Những tên gọi như thế gần như đã gián tiếp nêu lên tính chất tự nhiên của các nhiệm vụ của công việc. Tên công việc cũng nên chỉ ra
được cấp bậc tương đối của người đảm nhiệm công việc trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Ví dụ : chức danh Kỹ sư bậc 4, Kỹ sư bậc 6, v…v…
• Phần nhận diện công việc : mối quan hệ và điều kiện làm việc
Phần này bao gồm các nội dung sau : Vị trí cơng việc đó thuộc Phịng, Ban nào? Tên nhóm hoặc người phân tích cơng việc ? Ngày tháng phân tích cơng việc ? Người đảm trách công việc sẽ báo cáo cho ai ? Mã công việc ? Ngày tháng bản mô tả công việc đã được hiệu chỉnh lại. Đôi khi, ở phần nội dung này, cần nêu cả số
nhân viên làm cơng việc này, số nhân viên làm trong Phịng, Ban và mã chức danh công việc theo qui định của Ngành.
Phần mô tả ngắn gọn những nhiệm vụ trọng tâm của công việc thường đặt ở
cuối phần nội dung này và dùng để phân biệt giữa công việc này với công việc khác trong trường hợp tên công việc khơng thể hiện được điều đó.
• Chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể
Phần mơ tả những chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể của cơng việc thường
được sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ được thể hiện qua tỉ lệ phần trăm thời gian dành cho cơng việc đó. Nhóm chun trách cần nhấn mạnh trách nhiệm và kết quả phải đạt được của mỗi nhiệm vụ. Nhóm chun trách phân tích cơng việc cần đề cập đến những công cụ và thiết bị cần có
để giúp nhân viên đảm trách cơng việc hồn thành tốt cơng việc được giao. • Đặc điểm yêu cầu khi thực hiện cơng việc
Như đã trình bày nêu trên, những đặc tính cá nhân cần có để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc sẽ được đưa vào bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc. Thông thường bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ có hai phần chính :
(1) những kỹ năng cần có để thực hiện cơng việc và (2) những u cầu về thể chất
đối với nhân viên thực hiện công việc.
Những kỹ năng liên quan đến thực hiện cơng việc bao gồm trình độ văn hố, kinh nghiệm, trình độ chun mơn, đặc điểm cá tính hoặc kỹ năng cá nhân. Ví dụ :
những khả năng mang tính hành vi có thể là khả năng ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin, thơng tin khơng hồn hảo, sự quyết đoán, khả năng xử lý nhiều công việc hoặc kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột.