5. Nội dung nghiên cứu:
3.3. Các giải pháp phòng ngừa rủi ro
3.3.1 Giải pháp ngăn ngừa người bán giao hàng không đúng hợp đồng, lập chứng từ
chứng từ giả để đòi tiền 3.3.1.1 Mục tiêu:
- Giúpngười muabảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
3.3.1.2 Cách tổ chức thực hiện:
VPBank nên đề nghị người mua trong thư tín dụng phần chứng từ xuất trình nên
có các nội dung sau:
- Giấy chứng nhận số lượngvà chất lượng do người bán lập vàngười mua hay
đại diện của người muaký xác nhận hàng hóa được giao đúng hợp đồng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ được cấp bởi phịng thương mại cơng nghiệp ở nước
người bán. Việc này không những giúp người mua đảm bảo quyền lợi nhận
hàng mà còn được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
- Vận đơn do hãng tàu có văn phịng đại diện ở Việt Nam phát hành để người
mua có thể xác định tính chân thật của vận đơn và tình trạng lơ hàng nhập khẩu - Nội dung và hình thức chứng từ phải rất chặt chẽ, không yêu cầu chungchung. Các chứng từ khác phải do những cơ quan đáng tin cậy phát hành. Ví dụ: Khơng nên u cầu xuất trình “Giấy chứng nhận xuất xứ 3 bản” mà nên yêu cầu
“Giấy chứng nhận xuất xứ đánh máy do phịng thương mại cơng nghiệp xxx
phát hành 3 bản”
- Chứng từ fax advising trong đó thể hiện người bán gởi trước một bộ chứng từ bản sao đến ngườimua để kiểm tra chứng từ trước khi hàng về tới Việt Nam.
Bên cạnh đó, VPBank cần chủ động cảnh báo với người mua quy định trong hợp đồng điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện
đầy đủ nghĩa vụ của mình. Kế đó, khi người bán xếp hàng lên tàu, VPBank khuyến cáo người mua phải giám sát, kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao
đầy đủ và đúng chất lượng. Cách thức này nên sử dụng với những lô hàng có trị
giá > 25,000 USD hoặc người bán và người mua mới giao dịch mua bán lần đầu tiên và trị giá lơ hàng >25,000 USD. Bởi vì lơ hàng có giá trị < 25,000 USD sử dụng cách thức này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của người mua khi bán lô hàng tại Việt Nam.
3.3.1.3 Dự kiến hiệu quả giải pháp:
Trong giải pháp VPBank chủ động đưa ra cảnh báo cho người mua phải kiểm
tra, giám sát khi người bán giao hàng. Mặc dù việc này sẽ tốnchi phí của người mua: chi phí ăn ở, đi lại… nhưng đối với những lơ hàng nhập khẩu có giá trị lớn (>25.000 USD) thì đây là việc cần nên làm. Bởi vì việc này giúp người mua đảm bảo quyền lợi của mình rất cao và chi phí này nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí và thời gian người mua xử lý rủi ro người bán giao hàng không đúng hợp
đồng. Hơn nữa, khi chứng từ được quy định chặt chẽ và do các cơ quan tin cậy
phát hành thì VPBank có thể ngăn ngừa người bán lập chứng từ giả để địi tiền. Kế đó, mặc dù UCP600 có đề nghị khơng nên dẫn chiếu hợp đồng vào thư tín dụng nhưng trong một số trường hợp cần thiết phải đưa hợp đồng vào chứng từ yêu cầu. Từ đó, đây là căn cứ đểVPBank kiểm tra hàng hóa có được giao đúng hợp đồng hay khơng. Mục đích chính của giải pháp này là bảo vệ uy tín của VPBank trong thanh toán và giúp người mua bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
3.3.2 Giải pháp ngăn ngừa rủi ro khi phát hành bảo lãnh nhận hàng 3.3.2.1 Mục tiêu:
- Hạn chế những bất lợi cho VPBank khi phát hành bảo lãnh nhận hàng. - Giúp khách hàng nhận được hàng khi chưa có chứng từ.
3.3.2.2 Cách tổ chức thực hiện:
- Trong thực tế, rủi ro phát sinh từ việc phát hành bảo lãnh nhận hàng cũng là một vấn đề nan giảicủa VPBank khi có phát sinh tranh chấp. Để hạn chế rủi ro khi phát hành bảo lãnh, VPBank nên yêu cầu khách hàng gởi đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu của VPBank, bản sao vận đơn và hóa đơn thương mại để làm
căn cứ phát hành trị giá thư bảo lãnh. Ngoài ra, VPBank cần liên lạc với đại diện
hãng tàu (hàng không) tại Việt Nam để xem họ có chấp nhận thư bảo lãnh nhận hàng do VPBank phát hành không. Việc này nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí của
khách hàng nếu thư bảo lãnh bị từ chối. Bên cạnh đó, trong trường hợp hãng hàng
khơng khơng đồng ý bảo lãnh nhận hàng do vận đơn hàng không ký hậu, VPBank
cũng nên linh động ký hậu vận đơn hàng không cho khách hàng để tránh việc tranh chấp, ảnh hưởng đến việc nhận hàng của khách hàng.
- Bên cạnh đó, VPBank cũng cần tư vấn cho khách hàng khi phát hành thư tín dụng nên tính tốn thời gian xuất trình chứng từ của người bán sao cho khi hàng về đến cảng thì bộ chứng từ về tới VPBank. Như vậy, khách hàng không tốn chi phí đề nghị VPBank phát hành bảo lãnh nhận hàng và thời gian đi lại giữa VPBank và hãng tàu (hàng khơng)để gởi và hồn trả thư bảo lãnh nhận hàng.
3.3.2.3 Dự kiến hiệu quả giải pháp:
KhiVPBank tư vấn cho khách hàng tính tốnđược thời gian hàng về đến cảng khớp
với thời gian chứng từ về đến VPBank thì rủi ro này được loại trừ.
3.3.3 Giải pháp ngăn ngừa rủi ro không thể thực hiện những điều khoản thư tín dụng
3.3.3.1 Mục tiêu:
- Giúp khách hàng ngăn chặn người mua ở nước ngoài đưa những điều khoản bất lợi vào thư tín dụng.
- Hạn chế những sai biệt khi xuất trình chứng từ để tránh bị ngân hàng phát hành từ chối thanh toán.
- Nâng cao uy tín và năng lực phục vụ khách hàng của VPBank.
3.3.3.2 Cách tổ chức thực hiện:
Ở Việt Nam hiện nay có một thực trạng chung làđa sốcác doanh nghiệp Việt Nam không xem xét kỹ các điều khoản trên hợp đồng ảnh hưởng đến mình như thế nào
khi đàm phán ký kết hợp đồng. Do đó, khi phát hành thư tín dụng theohợp đồng có
điều khoản bất lợi cho mình, khả năng bị ngân hàng phát hành từ chốithanh toán rất
- Trước khi thư tín dụng gốc được phát hành,VPBank đề nghị khách hàng nên yêu
cầu người mua ở nước ngồi gởigiấy đề nghị phát hành thư tín dụng hoặcbản sao
thư tín dụng trước khi ngân hàng phát hành thơng báo thư tín dụng gốc để VPBank
có thể kiểm tra,phát hiện tư vấn cho khách hàng những điều khoản bất lợi. Chẳng hạn như: Hiệu lực thư tín dụng khơng thể hiện nơi hết hiệu lực, thời hạn xuất trình
thư tín dụng q ngắn khơng đủ thời gian lập chứng từ. Chứng từ xuất trình mâu
thuẫn với điều kiện giao hàng: giao hàng điều kiện F, E nhưng vận đơn lại yêu cầu
cước phí trả trước (freight prepaid) hay giao hàng điều kiện F, E nhưng lại yêu cầu
xuất trình chứng từ bảo hiểm. Yêu cầu xuất trình hóa đơn khơng u cầu hóa đơn
được ký mặc dù phù hợp với UCP nhưng khách hàng không thể làm thủ tục thông quan xuất khẩu bởi vì theo luật Việt Nam thì hóa đơn phải được người bán ký…
Ngay từ giai đoạn này, nếu phát hiện những điều khoản bất lợi cho khách hàng, VPBank sẽ thông báo cho khách hàng đề nghị người mua sửa đổi lại những điều khoản bất lợi. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí sửa đổi thư tín dụng nhiều lần, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng lập chứng từ. Bởi vì sau khi thư tín dụng
được phát hành mọi sửa đổi đều phải có ý kiến của các bên tham gia (ngân hàng,
doanh nghiệp).
- Khi nhận thơng báo thư tín dụng / sửa đổi: VPBank phải kiểm tra cẩn thận tính xác thực và các điều kiện, điều khoản của thư tín dụng theo thông lệ quốc tế nhằm tránh bị giả mạo nhất là những thư tín dụng được phát hành từ những ngân hàng khơng có quan hệ đại lý với VPBank. Nghiêm túc thực hiện đúng quy trình khi nhận được các sửa đổi hủy bỏ thư tín dụng hay sửa đổi tên người thụ hưởng.Kế đó, kiểm tra nội dung chi tiết của thư tín dụng: loại thư tín dụng, thời gian vàđịa điểm thư tín dụng có hiệu lực, thời hạn thanh toán: trả ngay, trả chậm… Sau đó, khi
khách hàng nhận thư tín dụng, VPBank cần đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ nội
dung và các điều khoản trên thư tín dụng. Nếu có điều khoản nào bất lợi hoặc khơng
thực hiện được thìđề nghị khách hàng yêu cầu người mua ở nước ngồi sửa đổi thư
tín dụng. Điều này nhằm hạn chế tình trạng chứng từ của VPBank bị sai biệt khi xuất trình và khả năng ngân hàng phát hành từ chối thanh toán là rất thấp.
- Khi nhận chứng từ khách hàng xuất trình: VPBank phảikiểm tra chứng từ theo tập quán quốc tế UCP600 và ISBP681, việc kiểm tra chứng từ phải qua 2 tay: nhân
viên, trưởng phịng (kiểm sốt viên) để đảm bảo đã phát hiện hết sai sót của chứng
từ trước khi gởi. Cần lưuý số lượng và chủng loại chứng từ, kiểm tra cẩn thận nội dung tờ khai hải quan xuất khẩu có đúng với nội dung của hóa đơn, vận đơn, phiếu
đóng gói, …. Lưuý xem tờ khai có được thơng quan chưa? Việc này nhằm đảm bảo tính xác thực của lơ hàng xuất khẩu tránh việc khách hàng và người mua ở nước ngoài lập chứng từ giả để đòi tiền ngân hàng phát hành ảnh hưởng uy tín của
VPBank. Sau đó, kiểm tra các chứng từ cịn lại: hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận
đơn, phiếu đóng gói…
+ Nếu phát hiện chứng từ bất hợp lệ và có thể sửa chữa được: VPBank cần thông báo ngay cho khách hàng và đề nghị khách hàng sửa chứng từ trong thời hạn xuất
trình được quy định trong thư tín dụng để tránh ngân hàng từ chối thanh tốn do
xuất trình trễ. Sau khi chứng từ đã chỉnh sửa hết tất cả bất hợp lệ, VPBank mới tiến hành gởi chứng từ
+ Nếu chứng từ có những sai sót khơng thể sửa được: VPBank phải thơng báongay
cho khách hàng để khách hàng yêu cầu người mua sửa đổi thư tín dụng. Nếu người mua khơng đồng ý sửa đổi thư tín dụng thì nêu rõ những sai biệt này trong thư đòi
tiềngởi chứng từ theo phương thức nhờ thu. Tư tưởng phớt lờ sai biệt và xác nhận chứng từ hợp lệ để ngân hàng phát hành phát hiện sai biệt khơng được xem là cách xử lý hay, thậm chí cịn bị đánh giá thấp về trìnhđộnghiệp vụ. Cách tốt nhất khi xử lý chứng từ bất hợp lệ là thông báo các sai biệt này cho ngân hàng phát hành để có
được chấp nhận sai biệt từ ngườimua trước khi gởi chứng từ. Việc này có thể tránh các chi phí phát sinh do việc gởi điện cho ngân hàng pháthành để thương lượng sai
biệt hay chi phí gởi chứng từ đi và trả về trong trường hợp ngườimua từ chối thanh tốn.
Sau khi gởi chứng từ, VPBank có thể gặp các trường hợp sau:
- Chứng từ xuất trình phù hợp thư tín dụng bị ngân hàng phát hành từ chối thanh toán. Giải pháp đề nghị trong trường hợp này:
+ Xem xét kỹ lý do từ chối và có sự phản biện kịp thời nếu lý do từ chối không phù hợp với tập quán quốc tế UCP600, ISBP681.
+ Nếu lý do từ chối hợp lệ do sai sót của bộ phận thanh tốn quốc tế khi kiểm chứng từ chưa phát hiện được hết bất hợp lệ của chứng từ. Nếu những sai sót này có thể
điều chỉnh và còn trong thời hạn xuất trình chứng từ, phải thông báo ngay cho khách hàng để để kịp thời điều chỉnh trong thời hạn xuất trình. Nếu khách hàng
không thể điều chỉnh kịp, đề nghị khách hàng thương lượng với người mua việc chấp nhận bất hợp lệ.
- Chứng từ xuất trình phù hợp thư tín dụng nhưng đến ngày làm việc thứ 5 vẫn chưa thấy ngân hàng phát hành thanh toán. Giải pháp đề nghị trong trường hợp này: + VPBank cần gởi điện nhắc nhở ngân hàng phát hành thực hiện đúng nghĩa vụ thanh tốn của mình theo quyđịnh UCP600, ISBP681.
+ VPBank thông báo cho khách hàng để họ liên lạc với người mua ở nước ngồi
việc nhận hàng nhằm có hướng xử lý tiếp theo.
3.3.3.3 Dự kiến hiệu quảgiải pháp:
- Nâng cao kinh nghiệm và kỹ năng lập bộ chứng từ phù hợp thư tín dụng cho khách hàng, nhất là kiến thức vềUCP600, ISBP681 và Incoterms 2000.
- Đảm bảo khả năng ngân hàng phát hành từ chối thanh toán bộ chứng từ của VPBank xuất trìnhở mức thấp nhất.
- Khi VPBank thu tiền xuất khẩu cho khách hàng trong thời gian 5 ngày làm việc, sẽ tạo được niềm tin cho khách hàng vào trình độ và năng lực phục vụ khách hàng. Đây là cơ sở để khách hàng thiết lập mối quan hệ dài hạn với VPBank trong tương
lai.
3.3.4 Giải pháp ngăn ngừa rủi ro khi chiết khấu bộ chứng từ bất hợp lệ3.3.4.1 Mục tiêu: 3.3.4.1 Mục tiêu:
- Xây dựng khâu thẩm định, đánh giá khách hàng trong VPBank.
- Thu hồi lạitiền chiết khấucủa người thụ hưởng nếu ngân hàng phát hành từ chối thanh toán.
3.3.4.2 Cách tổ chức thực hiện:
- Nếu xét về mặt tín dụng thì chiết khấu chứng từ là một dạng tín dụng ngắn hạn cấp
cho khách hàng. Hơn nữa khi VPBank chiết khấu chứng từ bất hợp lệ nếu ngân
hàng phát hành từ chối thanh tốn thì VPBank sẽ gặp rủi ro. Do đó, để hạn chế rủi
ro này điều cần thiết là phải xây dựng khâu thẩm định, đánh giá khách hàng thật tốt.
Cán bộ tín dụng phải hiểu biết khách hàng của mình ở nhiều khía cạnh: năng lực
kinh doanh, uy tín, mức độ trung thành… giống như khách hàng thư tín dụng nhập khẩu. Ngồi ra, đối với khách hàng giao dịch lần đầu với VPBank, để đảm bảo khả
năng tài chính của khách hàng trong việc hồn trả tiền chứng từ chiết khấu chứng từ
xuất khẩu khi bị từ chối thanh tốn nên có các biện pháp đảm bảo như: tài sản đảm bảo, quyền ghi nợ tài khoản tự động…
- VPBank nên áp dụng chiết khấu có truy địi đối với chứng từ bất hợp lệ nếu ngân
hàng phát hành có quan hệ đại lý vớimình.
- Đối với ngân hàng không có quan hệ đại lý với VPBank, chỉ nên chiết khấu có
truy địi sau khi ngân hàng phát hành cóđiện đồng ý chấp nhận bất hợp lệ chứng từ và VPBank đã hoàn tất việc thẩm định đánh giá năng lực tài chính của ngân hàng
phát hành thơng qua hệ thống ngân hàng đại lý của VPBankở nước của ngân hàng
phát hành.
- Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ phục vụ khách hàng: Bao thanh toán xuất khẩu,
Bao thanh tốn truy địi, Bao thanh tốn miễn truy địi… So với việc chiết khấu,
Bao thanh tốn có lợi choVPBank hơn. Vì nếu cho doanh nghiệp chiết khấu, việc giám sát rất vất vả, trong khi với Bao thanh toán các khoản phải thu rất rõ, việc sử dụng cũng đã rõ. Do đó, nếu khơng chắc chắn về khả năng thanh toán của người
mua thì dịch vụ bao thanh toán là phương thức thanh tốn an tồn cho VPBank
3.3.4.3 Dự kiến hiệu quả giải pháp:
- VPBank có thể phát hiện và ngăn chặnkịp thờinhững khách hàng có ýđồ xấu.
- Khả năng thu được tiền của VPBank luôn ở mức độ cao.
- VPBank có thể truy địi tiền chiết khấu của khách hàng nếu ngân hàng phát hành khơng thanh tốn.
3.3.5 Nâng cao trìnhđộ kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ thanh tốn quốc tế
3.3.5.1. Mục tiêu:
- VPBank ngăn ngừarủi ro khách hàng khiếu kiện tình trạng bộ chứng từ.