3.3.1 Mơ hình hoạt động
Mơ hình hoạt động của Sàn giao dịch hàng hóa được miêu tả trong biểu đồ ở dưới. SÀN GIAO DỊCH HÀNG HĨA ðối tác là các Ngân hàng, CÁC ðỐI TÁC KINH DOANH (Hiệp hội/ (accounts service) tài chính, kinh tế (Services desk) Các Thành Viên Khách hàng Ngân hàng/ ñịnh chế tài chính trong nước
66
3.3.2 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào các quy ñịnh của pháp luật và kinh nghiệm của các Sàn giao dịch trên thế giới, cơ cấu tổ chức dự kiến của Sàn giao dịch hàng hóa được miêu tả trong sơ ñồ dưới ñây.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cơ bản bao gồm:
Hội đồng Quản trị: Do đại hội cổ đơng bầu ra, có trách nhiệm thực
hiện các quyền và nghĩa vụ theo ủy quyền của ðại hội cổ đơng và theo ñúng các quy ñịnh của luật pháp có liên quan. Chủ tịch Hội đồng quản trị là người ñại diện trước pháp luật của Sàn giao dịch hàng hóa.
Hội đồng quản trị
Ban điều hành
Khối vận hành
P. Hệ thống Giao dịch
P. Quản lý thanh toán
Sàn giao dịch Sàn giao dịch thông thường ðại diện sàn – TV 1 ðại diện sàn – TV 2 ðại diện sàn – TV 3 . . . . . Ban giám sát Sàn giao dịch điện tử (Khơng sàn) P. Quản lý thành viên P. Giao nhận & K.ñịnh P. Phát triển sản phẩm P. Marketing Khối hỗ trợ P. CNTT P. Kế tốn – Tài chính P. QLRR & KTNB
P. Phân tích & Thống kê
P. Pháp chế
67
Ban ñiều hành: Người ñược bổ nhiệm là Tổng giám ñốc có kinh nghiệm hoạt ñộng lĩnh vực kinh tế tài chính trên 5 năm và có trình ñộ từ ñại học trở lên. Tổng giám ñốc chịu trách nhiệm quản lý hoạt ñộng ñiều hành của Sàn giao dịch; chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Hội đồng quản trị, ðại hội cổ đơng.
Giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc điều hành. Các Phó tổng giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước Tổng giám ñốc về các việc ñược ủy quyền thực hiện.
Sàn giao dịch: là nơi các giao dịch hàng hóa giữa các thành viên diễn
ra, thơng qua hệ thống đặt lệnh và khớp lệnh theo quy ñịnh trong ðiều lệ hoạt ñộng của Sàn giao dịch.
Sàn giao dịch sẽ ñược tổ chức dưới hai hình thức: Sàn giao dịch thơng thường và Sàn giao dịch điện tử.
Sàn giao dịch thông thường: là một trung tâm, ñủ chỗ cho khoảng 100 người hoặc nhiều hơn giao dịch tại sàn làm việc, trang bị máy vi tính, máy fax và máy in. Máy tính của người giao dịch tại sàn ñược nối mạng với máy chủ (server) của Sàn giao dịch (mạng cục bộ) và máy tại văn phịng cơng ty. Sàn giao dịch có một bảng điện tử báo giá ñể cung cấp thơng tin về tình hình giao dịch tại Sàn cho người giao dịch. Sàn giao dịch có một số tivi cỡ lớn đưa tin về tình hình giao dịch các hợp đồng mua bán hàng hóa giao sau trên các thị trường chủ chốt của thế giới (sử dụng thông tin của các hãng CNN, AFP, Reuters hoặc Dowjones…).
Sàn giao dịch ñiện tử: là một mạng diện rộng (WAN), khơng có
người giao dịch tại sàn (giao dịch khơng sàn). Bảng điện tử của Trung tâm giao dịch được nối mạng trực tiếp với máy tính hoặc bảng ñiện tử của ñơn vị thành viên. Các thành viên nhập lệnh trực tiếp vào hệ thống máy chủ tổ chức việc khớp lệnh theo cơ chế, thơng qua màn hình nhập lệnh tại ngay chính văn phịng của các thành viên.
Phòng Quản lý hệ thống: Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ:
68
Tổ chức theo dõi và ñề xuất ñiều chỉnh các sai sót phát sinh hoặc khả năng phát sinh lỗi khi thực hiện giao dịch qua hệ thống, ñảm bảo hệ thống giao dịch tại sàn giao dịch vận hành hiệu quả;
Hỗ trợ các thành viên môi giới, thành viên kinh doanh trong việc mở mã số giao dịch cho khách hàng, nhập lệnh giao dịch tại Sàn giao dịch;
Tổ chức ñối chiếu, kiểm tra, lưu trữ chứng từ, dữ liệu giao dịch theo quy ñịnh.
Phòng Quản lý thanh toán: chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm
vụ:
Tham mưu cho Ban ñiều hành ñể ñề xuất chọn lựa ngân hàng ủy thác thanh toán;
Hướng dẫn, giám sát Ngân hàng ủy thác thanh toán thực hiện việc thanh tốn tiền vốn thơng qua tài khoản của Sàn giao dịch hàng hóa;
Thu nhận tiền từ những ñơn vị mua, chi trả tiền cho những ñơn vị bán theo kết dư cuối cùng, sau khi ñã bù trừ;
Quản lý tài khoản tiền ký quỹ của các tổ chức thành viên, sử dụng tiền ký quỹ ñúng quy chế của Sàn giao dịch;
Giám sát, đơn đốc các tổ chức thành viên phục hồi định mức tiền ký quỹ khi có thiếu hụt sau các giao dịch;
Thu và sử dụng phí đúng ngun tắc, chế độ.
Phịng Quản lý thành viên: thực hiện các cơng việc:
Theo dõi, giám sát hoạt ñộng của các tổ chức thành viên, bao gồm cả hoạt ñộng trong và ngoài Sàn giao dịch;
Hướng dẫn các tổ chức thành viên và tổ chức ñăng ký tuân thủ các nguyên tắc hoạt ñộng, và các nội quy, quy chế của Sàn giao dịch;
69
Hướng dẫn, khuyến khích các tổ chức thành viên và tổ chức đăng ký ứng dụng khoa học cơng nghệ tiên tiến vào hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh và giao dịch tại Sàn giao dịch;
Tổ chức phổ biến kiến thức, ñào tạo nhân lực, nhằm nâng cao trình độ sản xuất, kinh doanh, chế biến và kỹ năng giao dịch trên thị trường của các thành viên và tổ chức ñăng ký;
Tham mưu trong việc ñề xuất kết nạp, hoặc khai trừ tổ chức thành viên, tổ chức ñăng ký của Sàn giao dịch.
Phòng Phát triển sản phẩm: thực hiện các công việc:
Phối hợp với phòng hệ thống, phịng giao nhận hàng hóa, trung tâm thanh toán, trung tâm giao nhận hàng hóa, phịng quản lý rủi ro xây dựng các biểu phí mơi giới, phí thành viên, tỉ lệ ký quỹ ban đầu, phí giao nhận, phí thanh tốn…
Nghiên cứu các sản phẩm giao dịch trên sàn giao dịch hàng hóa
Xây dựng các biểu mẫu hợp ñồng giao ngay, hợp ñồng giao sau cho các hàng hóa giao dịch trên sàn.
Cải tiến hoặc điều chỉnh các sản phẩm hiện hữu
Phịng Quản lý rủi ro và Kiểm toán Nội bộ thực hiện các công việc:
Xây dựng các quy trình quản lý rủi ro trong hoạt ñộng quản lý điều hành giao dịch hàng hóa trên sàn giao dịch;
Xác ñịnh ñược các biên ñộ giá giao dịch, mức ký quỹ theo thời gian, giới hạn vị thế bao gồm: giới hạn vị thế trên hàng hóa; giới hạn vị thế trên hợp ñồng; giới hạn vị thế cho thành viên; giới hạn vị thế cho khách hàng cá nhân;
70
Xây dựng các phương án phản ứng nhanh khi thị trường biến ñộng ảnh hưởng ñến hoạt động bình thường của sàn giao dịch hàng hóa: thị trường chỉ có chiều bán (hoặc chỉ có chiều mua), thị trường thiếu tính thanh khoản;
Xây dựng các mức thiệt hại có thể chấp nhận ñược trong hoạt động của Sàn giao dịch hàng hóa;
Thực hiện các báo cáo rủi ro hoạt ñộng theo yêu cầu;
Tổ chức kiểm soát và thanh tra các giao dịch trên sàn giao dịch như: khớp lệnh giao dịch mua/bán, giao nhận hàng hóa, thanh tốn tiền,.. ñảm bảo các thành viên giao dịch, trung tâm giao nhận hàng hóa, ngân hàng thanh tốn tn thủ ñúng các quy chế, quy ñịnh của Sàn giao dịch và các quy ñịnh của pháp luật;
Tổ chức kiểm soát và thanh tra việc tuân thủ các quy định, quy trình của nhân viên trực thuộc Sàn giao dịch;
ðề xuất các biện pháp xử lý ñối với thành viên, trung tâm giao nhận hàng hóa, ngân hàng thanh tốn vi phạm quy chế, quy định của Sàn giao dịch;
Phối hợp với công ty kiểm tốn có uy tín theo chỉ định của Sàn giao dịch để tiến hành kiểm tốn hoạt động thường niên hoặc kiểm tốn đột xuất.
Phòng Marketing và Quan hệ công chúng thực hiện các công việc
Phát triển và quản lý khách hàng thành viên (môi giới và kinh doanh); các mối quan hệ với các ñối tác là các Ngân hàng/định chế tài chính, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước.
Phịng Cơng nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ
thống và các vấn đề liên quan đến cơng nghệ thơng tin của Sàn giao dịch.
Phòng Giao nhận và Kiểm ñịnh hàng hóa: chịu trách nhiệm thực
71
Kiểm tra chất lượng hoạt ñộng của các trung tâm giao nhận hàng hóa theo tiêu chuẩn của Sàn giao dịch;
Phối hợp với trung tâm giao nhận hàng hóa và cơng ty kiểm định đã đăng ký với Sàn giao dịch trong việc giao nhận và kiểm ñịnh hàng hóa cho khách hàng từ khi nhập hàng, lưu trữ hàng , ñến khi xuất hàng ñúng theo quy định về chất lượng hàng hóa của Sàn giao dịch;
Lưu trữ các chứng từ có liên quan đến q trình giao nhận và kiểm định hàng hóa.
Phịng Phân tích và Thống kê thị trường: chịu trách nhiệm thực
hiện các công việc:
ðầu mối chịu trách nhiệm phối hợp với các phịng nghiệp vụ có liên quan thực hiện các báo cáo theo quy ñịnh cho cơ quan chủ quản là Bộ Công thương;
Tập hợp số liệu thống kê giao dịch hàng ngày, tháng, năm trên sàn và cơng bố trên website, phương tiện thơng tin đại chúng theo đúng quy định về cơng bố thơng tin của Sàn giao dịch;
Phối hợp với các thành viên giao dịch trên sàn thực hiện các báo cáo phân tích về thị trường hàng hóa, hàng hóa giao dịch ñể cung cấp cho khách hàng;
Thực hiện các báo cáo thị trường hỗ trợ Phòng Quản lý rủi ro trong việc giám sát và quản lý rủi ro thị trường;
Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám ñốc Sàn giao dịch.
Phòng Pháp chế: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc:
Phối hợp với Phòng Phát triển sản phẩm trong việc xây dựng các hợp ñồng giao ngay, giao sau tuân thủ ñúng các quy ñịnh của Pháp luật hiện hành;
72
Tư vấn, tham mưu cho Ban lãnh ñạo trong việc xử lý tranh chấp, các nghiệp vụ có liên quan ñến pháp luật;
ðảm bảo các quy ñịnh, quy chế, quy trình của Sàn giao dịch tn thủ đầy ñủ các quy ñịnh pháp luật có liên quan.
Phòng Kế tốn và tài chính: chịu trách nhiệm thực hiện các cơng
việc liên quan đến cơng tác hạch tốn kế tốn trong hoạt động của Sàn giao dịch.
Phịng Nhân sự và hành chính: chịu trách nhiệm thực hiện các cơng
việc liên quan đến nhân sự và hành chính của Sàn giao dịch..
3.3.3 Trung tâm thanh toán
Ngân hàng Thương mại là thành viên sáng lập sẽ thực hiện vai trị Trung tâm thanh tốn cho hoạt động của Sàn giao dịch hàng hóa. Trung tâm thanh tốn tổ chức thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ thanh tốn trong hoạt động của mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa.
Trung tâm thanh tốn có các quyền sau:
Yêu cầu các bên liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch thực hiện nghĩa vụ ký quỹ giao dịch để đảm bảo thanh tốn khi hợp đồng đến hạn thực hiện;
Thu phí dịch vụ thanh tốn;
Trong trường hợp thành viên mất khả năng thanh toán theo yêu cầu của Ngân hàng ñể thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến hoạt ñộng mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa, Ngân hàng sẽ giữ lại tất cả các khoản ký quỹ, các chứng từ giao nhận hàng hóa (nếu có) và các tài sản khác, khơng phân biệt là tài sản của thành viên đó hay của khách hàng ủy thác kinh doanh qua thành viên đó;
Tổ chức thanh tốn bù trừ cho các hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa của các thành viên, khách hàng trực thuộc Sàn giao dịch.
73
Các quyền khác theo quy định pháp luật có liên quan.
Trung tâm thanh tốn có trách nhiệm thực hiện các công việc:
Mở tài khoản lưu ký cho Sàn giao dịch, thành viên giao dịch, và các khách hàng;
Lưu giữ tiền ký quỹ của các thành viên và các tài liệu có liên quan đến các giao dịch;
Bảo đảm thanh tốn chính xác các giao dịch;
Thơng báo chính xác, kịp thời các thông tin liên quan ñến tài khoản của các thành viên;
Thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo mật thơng tin tài khoản;
Các nghĩa vụ khác theo quy ñịnh của pháp luật về cung cấp dịch vụ thanh toán và các quy định có liên quan.
Cơ chế hoạt động của Trung tâm thanh tốn bù trừ của Sàn được quy ñịnh chi tiết Quy chế hoạt động thanh tốn, đính kèm ðiều lệ hoạt ñộng của Sàn giao dịch hàng hóa.
3.3.4 Trung tâm giao nhận hàng hóa
Trung tâm giao nhận hàng hóa là tổ chức thực hiện chức năng lưu giữ, bảo quản và giao nhận hàng hóa cho các hoạt động mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa theo đúng các quy ñịnh, quy chế do Sàn giao dịch ban hành.
ðể phục vụ cho mỗi loại hàng hóa, từ 1-2 ñối tác sẽ ñược lựa chọn ñể ký hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa vật chất. Một số đối tác của Sàn giao dịch Hàng hóa bao gồm các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn như: cơng ty vàng bạc đá q Sài Gịn, Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu, Tổng công ty lương thực miền Nam, công ty cổ phần thép Hịa Phát, cơng ty vàng bạc đá q Ngân hàng
74
Nơng Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. . . là những ñơn vị sở hữu kho hàng theo ñúng chuẩn quy ñịnh của Sàn giao dịch ñể thực hiện chức năng của trung tâm giao nhận hàng hóa đối với từng mặt hàng cụ thể.
Quyền của trung tâm giao nhận hàng hóa bao gồm:
Từ chối tiếp nhận hàng hóa giao dịch khơng đảm bảo yêu cầu chất lượng theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Từ chối nhận hàng, giao hàng khi chưa ñầy ñủ chứng từ hợp lệ;
Thu phí lưu giữ, bảo quản hàng hóa theo quy định của Sàn giao dịch;
Các quyền khác theo quy định pháp luật có liên quan.
Nghĩa vụ của trung tâm giao nhận hàng hóa bao gồm:
Khơng được phép tiếp nhận hàng hóa khơng đảm bảo yêu cầu chất lượng theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Bảo quản hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn, chất lượng và số lượng trong thời hạn do Sàn giao dịch yêu cầu;
Chỉ giao nhận hàng khi có đầy đủ giấy tờ giao nhận do Sàn giao dịch xác nhận;
Trung tâm giao nhận hàng hóa, nhân viên thuộc trung tâm khơng được tham gia giao dịch trên sàn giao dịch;
Báo cáo thường xuyên việc lưu giữ, bảo quản và giao nhận hàng hóa theo quy định của Sàn giao dịch;
Tn thủ nghiêm ngặt các quy trình, quy định của Sàn giao dịch liên quan ñến việc lưu giữ, giao nhận hàng hóa;
75
Các nghĩa vụ khác theo quy định có liên quan của Sàn giao dịch và các quy định pháp luật có liên quan.
Cơ chế hoạt động của Trung tâm giao nhận hàng hóa của Sàn ñược quy ñịnh chi tiết Quy chế hoạt ñộng giao nhận hàng hóa, cùng với ðiều lệ hoạt động của Sàn giao dịch hàng hóa.
3.3.5 Cơng ty kiểm định hàng hóa
ðể đảm bảo kiểm tra chất lượng hàng hóa, Sàn giao dịch có thể thực hiện thuê và ủy quyền cho một hoặc nhiều cơng ty kiểm định chất lượng hàng hóa có uy tín để kiểm định hàng hóa nhập, lưu trữ, xuất tại trung tâm giao nhận hàng hóa.
Quyền của cơng ty kiểm định hàng hóa:
Có quyền từ chối xác nhận chất lượng hàng hóa nếu hàng hóa khơng đáp ứng được tiêu chuẩn, phẩm chất do Sàn giao dịch quy ñịnh;
Quyết ñịnh cuối cùng xác nhận chất lượng hàng hóa đủ tiêu chuẩn theo quy định để giao dịch trên sàn giao dịch hàng hóa.
Nghĩa vụ của cơng ty kiểm định hàng hóa:
Thực hiện kiểm định hàng hóa theo yêu cầu của Sàn giao dịch;
Kiểm định hàng hóa căn cứ trên bộ tiêu chuẩn hàng hóa do Sàn giao dịch ban hành;
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo ñúng quy ñịnh của Sàn giao dịch và các quy định có liên quan của pháp luật.
Cơ chế hoạt động của Cơng ty kiểm định hàng hóa của Sàn được quy định