4. Ngân hàng nhà nước và Hiệp hội các ngân hàng thanh toán thẻ cần phải duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhau:
CHỦ THẺ VIETCOMBANK HCM
CHỦ THẺ VIETCOMBANK HCM VIETCOMBANK HCM TRUNG TÂM THẺ (2) (3) (4)
(1) Người muốn sử dụng thẻ đến bất cứ phòng giao dịch nào của Vietcombank
HCM nộp hồ sơ xin phát hành thẻ.
+ Nếu là thẻ ghi nợ (kể cả thẻ ghi nợ nội địa và thẻ ghi nợ quốc tế) : hồ sơ xin phát hành thẻ gồm :
Một bản sao chứng minh nhân dân hoặc Passport.(nếu chưa có tài khoản thì phải có 02 bản sao)
Hai giấy mở tài khoản (nếu chưa mở tài khoản). Một giấy yêu cầu phát hành thẻ.
Thẻ cá nhân :
○ Một bản sao chứng minh nhân dân hoặc Passport
○ Một bản sao hộ khẩu hoặc KT3.
○ Một ảnh 3x4 (đối với thẻ Visa / Mastercard)
○ Giấy chứng minh đủ điều kiện tín chấp.
○ Số tiền ký quỹ hoặc tài sản thế chấp (tối thiểu 10 triệu đồng) nếu khơng đủ điều kiện tín chấp.
Thẻ cơng ty
○ Một bản sao Chứng minh nhân dân hoặc Passport.
○ Một ảnh 3x4 (đối với thẻ Visa / Mastercard)
○ Giấy phép đăng ký kinh doanh của cơng ty.
○ Báo cáo tài chính của quý hoặc năm gần nhất.
○ Số tiền ký quỹ hoặc tài sản thế chấp (tối thiểu 10 triệu đồng) nếu khơng đủ điều kiện tín chấp.
(2) Nhân viên giao dịch nhận hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ sẽ kiểm tra hồ sơ
theo qui chế thẻ của Vietcombank. Nếu có sai sót hoặc chưa đầy đủ thì nhân viên giao dịch hướng dẫn khách hàng chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho đầy đủ. Sau đó chuyển tồn bộ hồ sơ về cho phòng thẻ.
- Đối với thẻ ghi nợ: Nhân viên giao dịch mở tài khoản tiền gửi (nếu khách
hàng nào chưa có), và hẹn khách đến nhận thẻ sau 5-7 ngày làm việc ( đối với thẻ ATM) đến 12 ngày làm việc (đối với thẻ ghi nợ quốc tế Visa Debit và Master Debit).
Phòng thẻ khi nhận được hồ sơ của khách hàng từ các phòng giao dịch chuyển về sẽ thẻ tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng. Nếu là thẻ ATM thì
sẽ thực hiện dập thẻ để phát hành cho khách hàng. Thường sau 3 ngày làm việc thì phịng thẻ sẽ chuyển những thẻ đã được dập phát hành cho khách hàng về phòng giao dịch nào đã nhận hồ sơ phát hành thẻ của khách hàng đó.
Riêng thẻ ghi nợ quốc tế, phòng thẻ sẽ điện cho Trung tâm thẻ (ở Trung Ương) yêu cầu phát hành.
- Đối với thẻ tín dụng: trong vòng 4 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, phịng thẻ có trách nhiệm thẩm định bộ hồ sơ và quyết định chấp nhận hay từ chối phát hành thẻ. Nếu chấp nhận, phịng thẻ có trách nhiệm phân loại khách hàng để làm rõ các yêu tố sau: sẽ phát hành thẻ vàng hay thẻ chuẩn, hạn mức tín dụng, thời hạn thẻ.
Sau khi duyệt hồ sơ, xác định các yếu tố trên thì ngay trong ngày làm việc, phòng thẻ sẽ điện cho Trung tâm thẻ (ở Trung ương) qua mạng nội bộ yêu cầu phát hành thẻ, đồng thời mở hồ sơ khách hàng để theo dõi những thông tin cần thiết. Và điện yêu cầu phát hành thẻ phải được trưởng phòng Thẻ duyệt. Đồng thời phòng Thẻ gửi Fax cho Trung tâm thẻ giấy yêu cầu phát hành thẻ đã được giám đốc Vietcombank CN.HCM duyệt.
Và nếu hồ sơ xin phát hành thẻ nào khơng được chấp nhận thì phải thơng báo cho khách hàng trong vòng hai ngày làm việc.
(3) Trung tâm thẻ sau khi nhận được điện yêu cầu phát hành thẻ sẽ tiến hành
kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên file với các thông tin đã nhận qua Fax, cập nhật thông tin và tạo hồ sơ khách hàng tại Trung tâm Thẻ. Sau đó dập thẻ bằng máy chuyên dụng, xác định mã số cá nhân của chủ thẻ, tạo hồ sơ quản lý thẻ với các thông tin cần thiết theo qui định. Sau đó gửi thẻ về cho Phòng thẻ
dịch nào đã nhận hồ sơ phát hành thẻ. Thẻ được gửi trong phong bì kín bằng thư bảo đảm, mã số cá nhân phải được gửi đảm bảo bằng phong bì tách biệt với thẻ.
Tồn bộ qui trình này mất tối đa 12 ngày.
(4) Đến ngày hẹn, khi khách hàng đến nơi mình đăng ký phát hành thẻ nhận
thẻ thì nhân viên giao dịch sẽ trao thẻ và PIN cho khách hàngkèm theo hướng dẫn sử dụng thẻ, đồng thời yêu cầu chủ thẻ ký ở mặt sau thẻ. Sau đó, chủ thẻ có thể sử dụng thẻ cho mọi hoạt động thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hay rút tiền mặt.
Đối với thẻ tín dụng thì vào mỗi ngày cố định hàng tháng, Phòng Thẻ sẽ gửi sao kê chi tiết những khoản mà chủ thẻ đã tiêu dùng trong tháng và yêu cầu chủ thẻ thanh toán.