Chƣơng 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.2. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty
2.2.1.3. Phân tích thực trạng về độ tuổi lao động
Bảng 2.5: Thống kê lao động theo độ tuổi lao động
Độ tuổi Số lượng Tỷ lệ (%) Dưới 30 95 78.5 Từ 30 đến 44 19 15.7 Từ 45 đến 54 7 5.8 Từ 55 trở lên 0 0 Tổng cộng 121 100
Hình 2.5: Thống kê lao động theo độ tuổi lao động
Nhìn vào bảng thống kê, cơ cấu lao động theo độ tuổi thuộc loại trẻ, độ tuổi dưới 30 chiếm 78,5%. Độ tuổi từ 30 đến 44 chiếm 15,7%, Số lượng lao động ở độ tuổi từ 45 trở lên chỉ chiếm 5,8%. Như vậy Nguồn nhân lực của cơng ty có lợi thế của lao động trẻ: Có sức khỏe, chịu áp lực công việc cao, dễ học hỏi và tiếp thu cái mới, năng động. Và cũng có bất lợi là lao động trẻ hay có xu hướng thay đổi cơng việc và ảnh hưởng của các vấn đề cá nhân như kết hơn, con cái,… từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc.
2.2.1.4. Phân tích thực trạng theo phòng ban
Bảng 2.6: Thống kê lao động theo phịng, ban
Trình độ Số lượng Tỷ lệ (%) Ban Giám đốc 2 1.7 Phòng Nhân sự 2 1.7 Phòng Kinh doanh 61 50.4 Phịng Kế tốn 8 6.6 Quản lý sản xuất 42 34.7 Kỹ thuật – Bảo trì 3 2.5 Thiết kế 3 2.5 Tổng cộng 121 100
Hình 2.6: Thống kê lao động theo phịng, ban
Nhìn vào bảng thống kê lao động theo phòng ban, lực lượng lao động trực tiếp chiếm 39,7%, lao động giám tiếp chiếm 60,3%. Lao động trực tiếp trong công ty bao gồm các công nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, kỹ thuật, bảo trì và thiết kế phát triển sản phẩm. Nhân sự phòng kinh doanh chiếm hơn 50%, thể hiện tầm quan trọng của phịng trong kết quả kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, bên cạnh đội ngũ lao động sản xuất trực tiếp, đội ngũ này cần được quan tâm và bồi dưỡng kỹ năng, tay nghề để nâng cao hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
2.2.1.5. Đánh giá chung về thực trạng nguồn nhân lực
Với đặc thù là một công ty sản xuất và cung cấp thực phẩm, số lượng lao động nữ chiếm tỉ lệ lớn (chiếm 65.3%), điều này là tương đối hợp lý, bởi vì trong cơng việc sản xuất này phù hợp với nữ hơn.
Nguồn nhân lực tại cơng ty có tuổi đời tương đối trẻ, độ tuổi dưới 30 chiếm tỉ lệ cao nhất (chiếm 78,5%), điều này thể hiện cơng ty có nguồn lao động trẻ, có sức khỏe và có thể cống hiến lâu dài cho cơng ty.
Về trình độ đào tạo của nguồn nhân lực trong cơng ty, đa số có trình độ trung cấp và 12/12 trở xuống. Điều này là hợp lý trong cơ cấu lao động của công ty, vì cơng ty chun về sản xuất các sản phẩm thực phẩm thơng thường, có quy trình sản xuất rõ ràng, có sử dụng máy móc, nên khơng địi hỏi người lao động có trình độ học vấn cao.
Về việc phân công công việc trong công ty, nguồn nhân lực được phân công giữa các bộ phận tương đối hợp lý, nguồn nhân lực ở các bộ phận có thể dễ dàng hỗ trợ nhau khi cần thiết.
Tuy nhiên, mặt hạn chế của nguồn nhân lực trong cơng ty, đó chính là nguồn nhân lực trẻ. Bản thân nguồn nhân lực trẻ này chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc, khi được tuyển dụng vào công ty, lực lượng này đều phải được đào tạo lại từ đầu. Bên cạnh đó là nguồn nhân lực có trình độ thấp. Điều này sẽ gây khó khăn cho cơng ty nếu muốn phát triển đột phá hay mở rộng sản xuất. Ngoài ra tỉ lệ nữ chiếm 65,3% và tương đối trẻ cũng là một vấn đề đối với công ty, bởi vì ở độ tuổi này phụ nữ có những vấn đề về giới tính như mang thai, sinh con và chăm sóc con cái. Nếu điều này diễn ra cùng lúc với số lượng lớn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, vì vấn đề bị động về nhân lực trong sản xuất. Cho nên đây cũng là mặt hạn chế lớn nhất mà công ty cần khắc phục bên cạnh sự thuận lợi do nhân lực nữ mang lại.
2.2.2. Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại cơng ty
2.2.2.1. Phân tích thực trạng thực hiện chức năng Thu hút nguồn nhân lực
a. Hoạch định nguồn nhân lực
Công tác hoạch định nguồn nhân lực chưa được lãnh đạo công ty quan tâm thực hiện đúng mức. Đối với công tác này, Công ty chưa thực hiện công tác dự báo nguồn nhân lực để đáp ứng với các mục tiêu và kế hoạch dài hạn, cũng như trung hạn. Tuy nhiên với các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn, công ty đã thực hiện công tác xác định nhu cầu nguồn nhân lực.
Hiện nay, để thực hiện công tác này, Công ty yêu cầu trưởng các phòng thực hiện việc đánh giá và xác định nhu cầu số lượng nhân sự với các phẩm chất và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, căn cứ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho mỗi bộ phận trong từng tháng hay từng quý. Sau khi các bộ phận xác định được nhu cầu số lượng nhân lực, Phòng Nhân sự sẽ tổng hợp và trình lãnh đạo cơng ty quyết định. Sau đó, Phịng Nhân sự sẽ đề ra kế hoạch và chương trình cụ thể về nguồn nhân lực của doanh nghiệp như cần tuyển dụng bao nhiêu nhân viên, cần
luân chuyển nhân viên bộ phận nào cho phù hợp hay cần đào tạo và phát triển nhân viên như thế nào.
Để thấy rõ hơn thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực, tác giả khảo sát quan điểm của nhân viên, kết quả như sau:
Bảng 2.7: Nhận xét, đánh giá của CBNV về hoạch định NNL Ký Ký
hiệu Các phát biểu Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5
HD1 Cơng ty có thực hiện tốt công tác hoạch định
nguồn nhân lực 3 13 44 38 7
HD2
Cơng ty khơng gặp tình trạng thiếu hụt lao động làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh
0 6 31 56 12 HD3 Cơng ty có phương pháp dự báo nhu cầu nhân
lực hiêu quả 0 13 15 62 15
HD4
Cơng ty có áp dụng các biện phối hợp với công tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực tạm thời.
3 24 24 39 15 HD5 Nhìn chung cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
của cơng ty là có hiêu quả 0 14 43 32 16
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Theo kết quản khảo sát ở bảng 2.7, số CBNV trả lời đồng ý và hồn tồn đồng ý khi cho rằng cơng ty có thực hiện tốt cơng tác hoạch định nguồn nhân lực với tỉ lệ là 43%, với tỉ lệ 65% khi cho rằng cơng ty khơng gặp tình trạng thiếu hụt lao động làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, với tỉ lệ 73% khi cho rằng công ty có phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực hiêu quả và với tỉ lệ 51% khi cho rằng Cơng ty có áp dụng các biện phối hợp với công tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực tạm thời. Đánh giá chung về công tác hoạch định nguồn nhân lực của cơng ty thì có 44% trả lời đồng ý và hồn tồn đồng ý là có hiệu quả.
Để thấy rõ hơn công tác này, tác giả sử dụng phần mềm SPSS để xử lý số liệu và có kết quả như sau:
Bảng 2.8: Thống kê Nhận xét, đánh giá của CBNV về hoạch định NNL
HD1 HD2 HD3 HD4 HD5
Mẫu Số mẫu (valid) 105 105 105 105 105
N Lỗi (missing) 0 0 0 0 0
Giá trị trung bình (Mean) 3.31 3.70 3.75 3.37 3.48 Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) .880 .746 .852 1.076 .910
Mức độ thấp nhất (Minimum) 1 2 2 1 2
Mức độ cao nhất (Maximum) 5 5 5 5 5
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Qua số liệu từ 2.8 ta thấy, cả 5 tiêu chí có giá trị trung bình đều trên mức trung bình nhưng khơng cao. Điều này thể hiện cơng tác hoạch định nguồn nhân lực vẫn chưa được tốt (giá trị trung bình là 3,48), vẫn cịn tình trạng thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đồng thời công ty phải áp dụng các biện pháp phối hợp với công tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực (giá trị trung bình là 3,37).
Nhìn chung, cơng tác hoạch định nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Chưa có mối liên hệ rõ ràng giữa chiến lược kinh doanh với chiến lược, chính sách quản trị nguồn nhân lực của công ty.
b. Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là chức năng quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Thông qua công tác này giúp cho công ty có thể xác định được chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như mơ tả cơng việc của từng vị trí cơng việc và xác định được tiêu chuẩn cơng việc, sử dụng trong q trình tuyển dụng.
Hiện tại công ty đã tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Quy trình xây dựng bảng mô tả công việc được thực hiện như sau: Phịng Nhân sự thiết kế mẫu, sau đó các trưởng phịng chịu trách nhiệm triển khai xây dựng các bảng mô tả cơng việc cho phịng mình, Phịng nhân sự sẽ tập hợp,
phối hợp với các phòng chỉnh sửa hồn chỉnh và trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành.
Bảng mô tả công việc được công ty gọi là Bảng mô tả và hướng dẫn công việc và kèm theo đó là Bảng nội quy làm việc.
Ví dụ, đối với bộ phận bán hàng tại các siêu thị, nội dung Bảng mô tả và hướng dẫn cơng việc gồm có các phần:
- Thủ tục làm việc tại quầy TAS – Big C: Phần này cho biết yêu cầu đối với cơng việc tại vị trí này, nhân viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn nào; mối quan hệ công việc với các bên liên quan.
- Mô tả công việc: Phần này mơ tả cơng việc cho vị trí nhân viên bán hàng tại mỗi khu vực quầy hàng khác nhau, liệt kê các công việc mà nhân viên bán hàng phải thực hiện và yêu cầu chung đối với việc thực hiện các công việc.
- Chi tiết công việc: Phần này cho biết nội dung chi tiết và cách thức thực hiện từng công việc và việc báo cáo thực hiện công việc.
- Phân công theo chức năng: Phần này là nội dung phân công công việc và trách nhiệm của Trưởng nhóm bán hàng, nhân viên bán hàng và nhân viên tiếp thị.
Kèm theo là bảng nội quy làm việc, nội dung gồm có các phần sau: Thời gian làm việc; Thái độ làm việc; Đồng phục; Vệ sinh; Báo cáo.
Nhìn chung, đối với bảng mơ tả và hướng dẫn công việc, nội dung chỉ mới đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế công việc, các nội dung về quan hệ công việc, trách nhiệm công việc cịn thiếu và chưa rõ ràng.
Ngồi ra chưa thể hiện rõ tiêu chí đo lường, đánh giá, nên chưa thể sử dụng làm căn cứ để đánh giá và tuyển dụng nhân viên. Bên cạnh đó, về hình thức chưa thể hiện tách bạch giữa các phần, gây ra chồng chéo về nội dung.
Vì vậy, Bảng mơ tả cơng việc này cần phải bổ sung nội dung và hình thức cho phù hợp.
Để thấy rõ hơn thực trạng công tác phân tích cơng việc, tác giả khảo sát quan điểm của nhân viên, kết quả như sau:
Bảng 2.9: Nhận xét, đánh giá của CBNV về phân tích cơng việc Ký Ký
hiệu Các phát biểu
Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5
PT1 Cơng ty có hệ thống bảng mơ tả công việc và
bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủ 3 34 39 23 6 PT2 Nhiệm vụ của mỗi công việc được xác định rõ
ràng 7 27 43 22 6
PT3 Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện
công việc 6 45 30 21 3
PT4 Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình 7 6 27 49 16
PT5 Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của
mình 10 12 21 47 15
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Qua số liệu từ bảng 2.9 ta thấy, 37 người (chiếm 35,2%) cho rằng công ty khơng có hệ thống bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủ, Từ đó, kéo theo 2 tiêu chí Nhiệm vụ của mỗi công việc được xác định rõ ràng và Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện cơng việc cũng có mức độ đồng ý và hoàn toàn đồng ý thấp lần lượt là 25% và 23%. Với 2 tiêu chí này, số người không đồng ý và rất không đồng ý lần lượt là 30 người (chiếm 28,6%) và 51 người (chiếm 48,6%). Tuy nhiên, 2 tiêu chí Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình và Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình có tỉ lệ trả lời đồng ý và hồn tồn đồng ý tương đối cao, có giá trị lần lượt là 62% và 59%. Qua xử lý số liệu bằng phần mềm SPSS có kết quả sau:
Bảng 2.10: Thống kê Nhận xét, đánh giá của CBNV về phân tích cơng việc
PT1 PT2 PT3 PT4 PT5
Mẫu Số mẫu (valid) 105 105 105 105 105
N Lỗi (missing) 0 0 0 0 0
Giá trị trung bình (Mean) 2.95 2.93 2.71 3.58 3.43 Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) .944 .983 .948 1.036 1.159
Mức độ thấp nhất (Minimum) 1 1 1 1 1
Mức độ cao nhất (Maximum) 5 5 5 5 5
Từ kết quả xử lý số liệu ở bảng 2.10 ta thấy, có 3 tiêu chí có giá trị giá trị trung bình là dưới trung bình và 2 tiêu chí trên trung bình nhưng khơng cao, cụ thể: giá trị trung bình của tiêu chí cơng ty khơng có hệ thống bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủb chỉ đạt 2,95. Dẫn đến 2 tiêu chí Nhiệm vụ của mỗi cơng việc được xác định rõ ràng và Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện cơng việc cũng có giá trị dưới trung bình (giá trị trung bình là 2,93 và 2,71). Hai tiêu chí cịn lại là Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình và Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình có giá trị trung bình lần lượt là 3,58 và 3,43, giá trị trên trung bình tuy nhiên cũng khơng cao.
Như vậy qua khảo sát ý kiến người lao động, một lần nữa làm sang tỏ hơn thực trạng cơng tác phân tích cơng việc như đã nêu trên.
c. Tuyển dụng
- Nguồn tuyển dụng ứng viên:
Tại KIM&KIM, nguồn tuyển dụng ứng viên bao gồm: các nhân viên đang làm việc tại công ty, tuyển thông qua giới thiệu nội bộ, thông qua trung tâm giới thiệu việc làm và thông qua trang thông tin điện tử tuyển dụng trực tuyến. Trong đó, đối với vị trí nhân viên khối văn phịng, công ty sử dụng dịch vụ của trang thông tin điện tử tuyển dụng trực tuyến. Chi phí cho việc tuyển dụng 10 vị trí trong thời gian 3-6 tháng khoảng từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng. Đối với kênh này, công ty luôn tuyển được các vị trí nhân sự mà cơng ty cần. Đối với vị trí làm việc tại Kho- Xưởng, cơng ty tuyển dụng nhân sự thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm. Công ty không mất chi phí tuyển dụng, tuy nhiên yên cầu được đáp ứng gần như ngay lập tức.
Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng hình thức tuyển dụng thơng qua giới thiệu nội bộ, đối với hình thức này cơng ty cũng thường xuyên tuyển được ứng viên nhanh chóng và kịp thời.
Trong các hình thức trên thì hình thức tuyển dụng thơng qua giới thiệu nội bộ được công ty ưu tiên lựa chọn, bởi vì theo đánh giá từ cơng ty, hình thức này giúp cơng ty tìm được nhân sự nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu.
Như vậy đối với nguồn tuyển dụng công ty đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh, cơng ty khơng gặp khó khăn đối với vấn đề này.
- Quy trình tuyển dụng:
Qua tìm hiểu thực tế tại cơng ty, Phịng Nhân sự cho biết công ty đã xây dựng và sử dụng quy trình tuyển dụng. Thơng qua quy trình này, các cá nhân và bộ phận liên quan thực hiện tương đối dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn khi chưa có quy trình. Tuy nhiên đơi khi vẫn có tình trạng tuyển dụng nhân lực không như yêu cầu