Chƣơng 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.2. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty
2.2.2.1. Phân tích thực trạng thực hiện chức năng Thu hút nguồn nhân lực
a. Hoạch định nguồn nhân lực
Công tác hoạch định nguồn nhân lực chưa được lãnh đạo công ty quan tâm thực hiện đúng mức. Đối với công tác này, Công ty chưa thực hiện công tác dự báo nguồn nhân lực để đáp ứng với các mục tiêu và kế hoạch dài hạn, cũng như trung hạn. Tuy nhiên với các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn, công ty đã thực hiện công tác xác định nhu cầu nguồn nhân lực.
Hiện nay, để thực hiện công tác này, Công ty yêu cầu trưởng các phòng thực hiện việc đánh giá và xác định nhu cầu số lượng nhân sự với các phẩm chất và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, căn cứ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho mỗi bộ phận trong từng tháng hay từng quý. Sau khi các bộ phận xác định được nhu cầu số lượng nhân lực, Phòng Nhân sự sẽ tổng hợp và trình lãnh đạo cơng ty quyết định. Sau đó, Phịng Nhân sự sẽ đề ra kế hoạch và chương trình cụ thể về nguồn nhân lực của doanh nghiệp như cần tuyển dụng bao nhiêu nhân viên, cần
luân chuyển nhân viên bộ phận nào cho phù hợp hay cần đào tạo và phát triển nhân viên như thế nào.
Để thấy rõ hơn thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực, tác giả khảo sát quan điểm của nhân viên, kết quả như sau:
Bảng 2.7: Nhận xét, đánh giá của CBNV về hoạch định NNL Ký Ký
hiệu Các phát biểu Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5
HD1 Cơng ty có thực hiện tốt công tác hoạch định
nguồn nhân lực 3 13 44 38 7
HD2
Cơng ty khơng gặp tình trạng thiếu hụt lao động làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh
0 6 31 56 12 HD3 Cơng ty có phương pháp dự báo nhu cầu nhân
lực hiêu quả 0 13 15 62 15
HD4
Cơng ty có áp dụng các biện phối hợp với cơng tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực tạm thời.
3 24 24 39 15 HD5 Nhìn chung cơng tác hoạch định nguồn nhân lực
của cơng ty là có hiêu quả 0 14 43 32 16
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Theo kết quản khảo sát ở bảng 2.7, số CBNV trả lời đồng ý và hoàn toàn đồng ý khi cho rằng cơng ty có thực hiện tốt cơng tác hoạch định nguồn nhân lực với tỉ lệ là 43%, với tỉ lệ 65% khi cho rằng cơng ty khơng gặp tình trạng thiếu hụt lao động làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, với tỉ lệ 73% khi cho rằng cơng ty có phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực hiêu quả và với tỉ lệ 51% khi cho rằng Cơng ty có áp dụng các biện phối hợp với công tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực tạm thời. Đánh giá chung về công tác hoạch định nguồn nhân lực của cơng ty thì có 44% trả lời đồng ý và hồn tồn đồng ý là có hiệu quả.
Để thấy rõ hơn cơng tác này, tác giả sử dụng phần mềm SPSS để xử lý số liệu và có kết quả như sau:
Bảng 2.8: Thống kê Nhận xét, đánh giá của CBNV về hoạch định NNL
HD1 HD2 HD3 HD4 HD5
Mẫu Số mẫu (valid) 105 105 105 105 105
N Lỗi (missing) 0 0 0 0 0
Giá trị trung bình (Mean) 3.31 3.70 3.75 3.37 3.48 Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) .880 .746 .852 1.076 .910
Mức độ thấp nhất (Minimum) 1 2 2 1 2
Mức độ cao nhất (Maximum) 5 5 5 5 5
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Qua số liệu từ 2.8 ta thấy, cả 5 tiêu chí có giá trị trung bình đều trên mức trung bình nhưng khơng cao. Điều này thể hiện công tác hoạch định nguồn nhân lực vẫn chưa được tốt (giá trị trung bình là 3,48), vẫn cịn tình trạng thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đồng thời công ty phải áp dụng các biện pháp phối hợp với công tác hoạch định nguồn nhân lực để giải quyết tình trạng thiếu/thừa nhân lực (giá trị trung bình là 3,37).
Nhìn chung, cơng tác hoạch định nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực theo tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Chưa có mối liên hệ rõ ràng giữa chiến lược kinh doanh với chiến lược, chính sách quản trị nguồn nhân lực của công ty.
b. Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là chức năng quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Thông qua công tác này giúp cho cơng ty có thể xác định được chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như mơ tả cơng việc của từng vị trí cơng việc và xác định được tiêu chuẩn cơng việc, sử dụng trong q trình tuyển dụng.
Hiện tại cơng ty đã tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Quy trình xây dựng bảng mơ tả cơng việc được thực hiện như sau: Phòng Nhân sự thiết kế mẫu, sau đó các trưởng phịng chịu trách nhiệm triển khai xây dựng các bảng mô tả cơng việc cho phịng mình, Phịng nhân sự sẽ tập hợp,
phối hợp với các phòng chỉnh sửa hồn chỉnh và trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành.
Bảng mô tả công việc được công ty gọi là Bảng mô tả và hướng dẫn công việc và kèm theo đó là Bảng nội quy làm việc.
Ví dụ, đối với bộ phận bán hàng tại các siêu thị, nội dung Bảng mô tả và hướng dẫn cơng việc gồm có các phần:
- Thủ tục làm việc tại quầy TAS – Big C: Phần này cho biết yêu cầu đối với cơng việc tại vị trí này, nhân viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn nào; mối quan hệ công việc với các bên liên quan.
- Mô tả công việc: Phần này mơ tả cơng việc cho vị trí nhân viên bán hàng tại mỗi khu vực quầy hàng khác nhau, liệt kê các công việc mà nhân viên bán hàng phải thực hiện và yêu cầu chung đối với việc thực hiện các công việc.
- Chi tiết công việc: Phần này cho biết nội dung chi tiết và cách thức thực hiện từng công việc và việc báo cáo thực hiện công việc.
- Phân công theo chức năng: Phần này là nội dung phân công công việc và trách nhiệm của Trưởng nhóm bán hàng, nhân viên bán hàng và nhân viên tiếp thị.
Kèm theo là bảng nội quy làm việc, nội dung gồm có các phần sau: Thời gian làm việc; Thái độ làm việc; Đồng phục; Vệ sinh; Báo cáo.
Nhìn chung, đối với bảng mơ tả và hướng dẫn công việc, nội dung chỉ mới đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế công việc, các nội dung về quan hệ công việc, trách nhiệm cơng việc cịn thiếu và chưa rõ ràng.
Ngồi ra chưa thể hiện rõ tiêu chí đo lường, đánh giá, nên chưa thể sử dụng làm căn cứ để đánh giá và tuyển dụng nhân viên. Bên cạnh đó, về hình thức chưa thể hiện tách bạch giữa các phần, gây ra chồng chéo về nội dung.
Vì vậy, Bảng mơ tả cơng việc này cần phải bổ sung nội dung và hình thức cho phù hợp.
Để thấy rõ hơn thực trạng cơng tác phân tích cơng việc, tác giả khảo sát quan điểm của nhân viên, kết quả như sau:
Bảng 2.9: Nhận xét, đánh giá của CBNV về phân tích cơng việc Ký Ký
hiệu Các phát biểu
Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5
PT1 Cơng ty có hệ thống bảng mơ tả công việc và
bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủ 3 34 39 23 6 PT2 Nhiệm vụ của mỗi công việc được xác định rõ
ràng 7 27 43 22 6
PT3 Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện
công việc 6 45 30 21 3
PT4 Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình 7 6 27 49 16
PT5 Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của
mình 10 12 21 47 15
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Qua số liệu từ bảng 2.9 ta thấy, 37 người (chiếm 35,2%) cho rằng cơng ty khơng có hệ thống bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủ, Từ đó, kéo theo 2 tiêu chí Nhiệm vụ của mỗi công việc được xác định rõ ràng và Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện cơng việc cũng có mức độ đồng ý và hồn toàn đồng ý thấp lần lượt là 25% và 23%. Với 2 tiêu chí này, số người không đồng ý và rất không đồng ý lần lượt là 30 người (chiếm 28,6%) và 51 người (chiếm 48,6%). Tuy nhiên, 2 tiêu chí Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình và Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình có tỉ lệ trả lời đồng ý và hoàn toàn đồng ý tương đối cao, có giá trị lần lượt là 62% và 59%. Qua xử lý số liệu bằng phần mềm SPSS có kết quả sau:
Bảng 2.10: Thống kê Nhận xét, đánh giá của CBNV về phân tích cơng việc
PT1 PT2 PT3 PT4 PT5
Mẫu Số mẫu (valid) 105 105 105 105 105
N Lỗi (missing) 0 0 0 0 0
Giá trị trung bình (Mean) 2.95 2.93 2.71 3.58 3.43 Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) .944 .983 .948 1.036 1.159
Mức độ thấp nhất (Minimum) 1 1 1 1 1
Mức độ cao nhất (Maximum) 5 5 5 5 5
Từ kết quả xử lý số liệu ở bảng 2.10 ta thấy, có 3 tiêu chí có giá trị giá trị trung bình là dưới trung bình và 2 tiêu chí trên trung bình nhưng khơng cao, cụ thể: giá trị trung bình của tiêu chí cơng ty khơng có hệ thống bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc đầy đủb chỉ đạt 2,95. Dẫn đến 2 tiêu chí Nhiệm vụ của mỗi cơng việc được xác định rõ ràng và Khơng có sự chồng chéo khi nhân viên thực hiện cơng việc cũng có giá trị dưới trung bình (giá trị trung bình là 2,93 và 2,71). Hai tiêu chí cịn lại là Anh/Chị hiểu rõ nhiệm vụ mình và Anh/Chị hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình có giá trị trung bình lần lượt là 3,58 và 3,43, giá trị trên trung bình tuy nhiên cũng không cao.
Như vậy qua khảo sát ý kiến người lao động, một lần nữa làm sang tỏ hơn thực trạng cơng tác phân tích cơng việc như đã nêu trên.
c. Tuyển dụng
- Nguồn tuyển dụng ứng viên:
Tại KIM&KIM, nguồn tuyển dụng ứng viên bao gồm: các nhân viên đang làm việc tại công ty, tuyển thông qua giới thiệu nội bộ, thông qua trung tâm giới thiệu việc làm và thông qua trang thông tin điện tử tuyển dụng trực tuyến. Trong đó, đối với vị trí nhân viên khối văn phịng, công ty sử dụng dịch vụ của trang thông tin điện tử tuyển dụng trực tuyến. Chi phí cho việc tuyển dụng 10 vị trí trong thời gian 3-6 tháng khoảng từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng. Đối với kênh này, công ty ln tuyển được các vị trí nhân sự mà cơng ty cần. Đối với vị trí làm việc tại Kho- Xưởng, công ty tuyển dụng nhân sự thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm. Công ty khơng mất chi phí tuyển dụng, tuy nhiên yên cầu được đáp ứng gần như ngay lập tức.
Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng hình thức tuyển dụng thông qua giới thiệu nội bộ, đối với hình thức này cơng ty cũng thường xuyên tuyển được ứng viên nhanh chóng và kịp thời.
Trong các hình thức trên thì hình thức tuyển dụng thơng qua giới thiệu nội bộ được công ty ưu tiên lựa chọn, bởi vì theo đánh giá từ cơng ty, hình thức này giúp cơng ty tìm được nhân sự nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu.
Như vậy đối với nguồn tuyển dụng công ty đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh, cơng ty khơng gặp khó khăn đối với vấn đề này.
- Quy trình tuyển dụng:
Qua tìm hiểu thực tế tại cơng ty, Phịng Nhân sự cho biết công ty đã xây dựng và sử dụng quy trình tuyển dụng. Thơng qua quy trình này, các cá nhân và bộ phận liên quan thực hiện tương đối dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn khi chưa có quy trình. Tuy nhiên đơi khi vẫn có tình trạng tuyển dụng nhân lực không như yêu cầu đề ra, ứng viên được tuyển không đáp ứng được yêu cầu công việc. Nguyên nhân của thực trạng này xuất phát từ việc đôi khi cán bộ làm công tác tuyển dụng chưa tuân thủ quy trình tuyển dụng, một số bước trong quy trình tuyển dụng đơi khi bị bỏ qua hoặc thực hiện sơ sài.
Ngoài ra, vấn đề hiệu quả của công tác tuyển dụng cũng phụ thuộc vào quy trình tuyển dụng có đáp ứng được u cầu tuyển chọn ứng viên hay không. Hiện tại, trong quy trình tuyển dụng của cơng ty, để tuyển dụng ứng viên phù hợp, công ty sử dụng phương pháp sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn ứng viên. Công ty sàng lọc hồ sơ để lựa chọn những hồ sơ đáp ứng các tiêu chuẩn và u cầu của vị trí cơng việc, sau đó sẽ có 2 bước phỏng vấn để xác định lại việc ứng viên có đáp ứng u cầu của cơng ty hay khơng. Tuy nhiên, thực tế nếu chỉ sử dụng phương pháp phỏng vấn thì đối với một số vị trí tuyển dụng, kết quả làm việc của ứng viên đã không đáp ứng được yêu cầu công việc.
Hiện tại quy trình tuyển dụng của cơng ty đang được áp dụng như sau:
Hình 2.7: Quy trình tuyển dụng của KIM&KIM
(Nguồn: Phòng Nhân sự KIM&KIM)
Nội dung chi tiết các bước trong quy trình như sau: xem chi tiết phụ lục 3. Quy trình tuyển dụng của cơng ty tương đối rõ ràng và đầy đủ, các công việc của các bộ phận liên quan được xây dựng và quy định rõ ràng. Trong quy trình này, nhân sự đều được giao cho trưởng phòng kinh doanh trực tiếp phụ trách và hướng dẫn giao việc, điều này sẽ tạo cho phòng kinh doanh thêm áp lực, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Ngồi ra, như đã phân tích ở trên trong quy trình cũng như nội dung quy trình chưa có bước kiểm tra, trắc nghiệm, chính điều này là nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự được tuyển dụng. Vì vậy, để cải thiện hiệu quả tuyển dụng, cơng ty cần điều chỉnh bổ sung vào quy trình tuyển dụng bước kiểm tra, trắc nghiệm để việc lựa chọn ứng viên chính xác hơn.
Để thấy rõ hơn thực trạng công tác tuyển dụng, tác giả khảo sát quan điểm của nhân viên, kết quả như sau:
(2) Đăng tuyển (1) Chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng (6) Phỏng vấn Đợt 1 (3) Sàng lọc hồ sơ ứng viên (4) Sàng lọc ứng viên phỏng vấn Đợt 1 (5) (6) Phỏng vấn Đợt 2 (7) Sàng lọc ứng viên phỏng vấn Đợt 2 (8) Thử việc (9) Hướng dẫn thử việc (10) Đánh giá chất lượng tuyển dụng (11) Tuyển dụng chính thức
Bảng 2.11: Nhận xét, đánh giá của CBNV về tuyển dụng Ký Ký
hiệu Các phát biểu
Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5
TD1 Cơng ty có quy trình và tiêu chuẩn tuyển dụng rõ
ràng 3 13 44 38 7
TD2 Cán bộ tham gia tuyển dụng có kiến thức, kỹ năng
phù hợp 7 6 37 47 8
TD3 Các hình thức tuyển dụng được áp dụng linh hoat 0 13 15 62 15 TD4 Việc đánh giá và lựa chọn ứng viên là khách quan 3 24 24 39 15 TD5 Công ty lựa chọn được ứng viên phù hợp với công
việc 0 14 43 32 16
(Nguồn: Trích từ phụ lục 02)
Từ số liệu từ bảng 2.11 ta thấy, tỉ lệ đồng ý và hoàn toàn đồng ý với cả 5 tiêu chí đạt mức tương đối cao, cụ thể: Có 43% CBNV đồng ý và hồn tồn đồng ý với tiêu chí cơng ty có quy trình và tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng, với 52% cho rằng Cán bộ tham gia tuyển dụng có kiến thức, kỹ năng phù hợp, tiêu chí các hình thức tuyển dụng được áp dụng linh hoạt đạt giá trị cao nhất là 73%, hai tiêu chí cịn lại là việc đánh giá và lựa chọn ứng viên là khách quan và công ty lựa chọn được ứng viên phù hợp với cơng việc có tỉ lệ đồng ý và hồn tồn đồng ý lần lượt là 51% và 46%.
Tiếp tục xử lý số liệu bằng SPSS, kết quả như sau:
Bảng 2.12: Thống kê Nhận xét, đánh giá của CBNV về tuyển dụng
TD1 TD2 TD3 TD4 TD5
Mẫu Số mẫu (valid) 105 105 105 105 105
N Lỗi (missing) 0 0 0 0 0
Giá trị trung bình (Mean) 3.31 3.41 3.75 3.37 3.48 Độ lệch chuẩn (Std. Deviation) .880 .958 .852 1.076 .910
Mức độ thấp nhất (Minimum) 1 1 2 1 2
Mức độ cao nhất (Maximum) 5 5 5 5 5
Qua số liệu từ bảng 2.12 ta thấy, cả 5 tiêu chí đều đạt trên mức trung bình, tuy