A. Mơi trường kiểm sốt
1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.9: Đánh giá tính chính trực và giá trị đạo đức tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN
trả lời Có
1. DN có ban hành các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, quy định đạo đức cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong DN khơng?
3/3
2. DN có phổ biến rộng rãi các quy định về đạo đức, về tính chính trực và chuẩn mực ứng xử cho tất cả các cán bộ, nhân viên trong DN khơng?
3. DN có truyền đạt và hướng dẫn, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích khơng?
3/3
4. DN có tạo mơi trường văn hóa DN để nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức trong DN khơng?
3/3
5. DN có những quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc thông lệ kinh doanh trong các trường hợp bị xung đột lợi ích khơng?
0
6. Khối lượng công việc tại các bộ phận có tạo áp lực cho cán bộ nhân viên trong DN?
1/3
7. Số lượng cán bộ cơng nhân viên có tương xứng với khối lượng cơng việc tại các bộ phận trong DN không?
1/3
8. DN có tồn tại các áp lực khiến DN thực hiện trái quy định, pháp luật không?
0
9. Nhân viên trong DN thực hiện hành vi sai phạm có biết mình sai khơng? 3/3 10. DN có ban hành các văn bản về xử lý kỷ luật khi vi phạm các quy tắc,
chuẩn mực ứng xử và các giá trị đạo đức không?
3/3
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế và cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì văn hóa DN càng trở nên quan trọng. Các DN vừa và nhỏ ở Việt Nam sau khi có chỗ đứng trên thị trường đều bắt tay vào xây dựng văn hóa DN. Điều này rất cần thiết giúp DN phát triển, tạo hình ảnh và uy tín trên thị trường. Khi các DN hướng vào giá trị văn hóa thì các giá trị khác sẽ cộng hưởng theo. Qua khảo sát, các DN chế biến xuất khẩu thủy sản trên địa bàn tỉnh Bình Định đã thiết lập được mơi trường văn hóa DN giúp nâng cao các giá trị đạo đức và tính chính trực của nhân viên. Các DN ban hành văn bản quy định về chuẩn mực ứng xử, giá trị đạo đức, các điều lệ, nội quy, quy chế cho từng phòng ban, đạo đức kinh doanh, giá trị cốt lõi, sứ mạng, tầm nhìn… Ngồi ra do các quy định này được phổ biến qua nhiều hình thức như ngày hội, phong cách lãnh đạo, các cuộc thi… nên toàn thể nhân viên trong DN đều nắm bắt, tuân thủ nghiêm túc, họ biết đâu là hành vi sai phạm, đâu là hành vi được khuyến khích. Tuy nhiên, hiện nay có đến 30% DN được khảo sát thì khối lượng công việc nhiều trong khi số lượng cán bộ công nhân viên không tương xứng nên một người phải khiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến áp lực công việc tăng cao. Điều này dễ dẫn đến các sai phạm, gian lận, sai sót… ảnh hưởng đến tính chính trực, đến hiệu quả cơng việc cũng như các thủ tục kiểm sốt trong KSNB
Bảng 2.10: Đánh giá cơ cấu tổ chức tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN trả
lời Có
1. Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mơ, đặc điểm ngành nghề, mục tiêu của DN không?
3/3
2. DN đang thực hiện cơ cấu tổ chức theo hình thức nào?
Tập trung 2/3 Phân tán
Vừa tập trung vừa phân tán 1/3 Theo khu vực địa lý
3. DN có sơ đồ về cơ cấu tổ chức hiện tại với sự phân định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên không?
3/3
4. DN có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận khơng?
1/3
5. DN có thay đổi cơ cấu tổ chức theo môi trường hoạt động, điều kiện kinh doanh không?
3/3
6. Nhà quản lý có đánh giá định kì sự thay đổi của cơ cấu tổ chức theo sự thay đổi của các điều kiện trong kinh doanh không?
3/3
7. Quyền hạn và nhiệm vụ của phòng ban, của nhân viên có chồng chéo, trùng lắp không?
1/3
8. Nhân viên có hiểu rõ mối quan hệ cơng việc trong DN không? (thực hiện kết hợp với ai, báo cáo cho ai và khi nào….)
3/3
9. Hiện tại, cơ cấu tổ chức của DN có đảm bảo cho việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát không?
3/3
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Qua khảo sát cho thấy các DN chế biến xuất khẩu thủy sản trên địa bàn tỉnh Bình Định đều có sơ đồ cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, bộ phận như: phòng tổ chức- hành chính, phịng kế tốn, phịng kinh doanh-kỹ thuật, phòng KCS, bộ phận sản xuất… giúp cho các bộ phận, nhân viên thực hiện nhiệm vụ và chun mơn của mình. Các DN này phát triển đi lên từ những DN nhà nước, sau đó tiến hành cổ phần hóa vào những năm cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ 21 trở thành những công ty cổ phần. Vì vậy cơ cấu tổ chức cũng tiến hành thay đổi theo đúng hình thức DN và phù hợp với quy mơ hoạt động. 67% các DN khảo
sát là DN vừa và nhỏ (DNVVN) có cơ cấu tổ chức theo hình thức tập trung cịn lại 33% DN có quy mơ lớn có cơ cấu tổ chức là vừa tập trung vừa phân tán nhưng nhìn chung đều tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng, chỉ đạo trực tuyến từ trên xuống, các bộ phận hàng ngang có quan hệ chức năng với nhau. Mặc dù có đến 60% DN khảo sát là chưa có văn bản quy định rõ các chính sách và thủ tục cụ thể hóa hoạt động cho từng bộ phận nhưng cán bộ nhân viên trong các DN đều nắm rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình và mối liên quan đến các nhân viên hoặc bộ phận khác đảm bảo cho việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và góp phần tăng hiệu quả cơng việc. Tuy nhiên hơn 30% DN khảo sát còn có sự chồng chéo về nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban, bộ phận dễ dẫn đến tâm lý dựa dẫm, ỷ lại vào nhau, đùn đẩy gây khó khăn khi giải quyết công việc và hạn chế trong việc thực hiện các mục tiêu KSNB.
3. Năng lực nhân viên
Bảng 2.11: Đánh giá năng lực nhân viên tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN trả lời
Có
1. DN có tổ chức đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên định kỳ khơng?
3/3
2. DN có bố trí nhân viên theo đúng yêu cầu khi tuyển dụng không? 3/3 3. Khi luân chuyển, đề bạt cán bộ công nhân viên, DN có dựa trên
năng lực của họ không?
3/3
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Kết quả khảo sát cho thấy trình độ chun mơn của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên tại các DN đa dạng từ phổ thông, trung cấp, cao đẳng cho đến đại học trong đó trình độ cao đẳng, đại học chiếm khoảng 30-40%. Cán bộ công nhân viên được sắp xếp, bố trí, đề bạt cơng việc đúng theo yêu cầu tuyển dụng và năng lực bản thân, nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng được bố trí làm tại phịng ban và bộ phận sản xuất, nhân viên có trình độ trung cấp phổ thơng thường được bố trí tại các tổ sản xuất chế biến. Các DN đánh giá năng lực công nhân mới thông qua đánh giá nhận xét về ý thức, kỹ năng, tay nghề của các tổ trưởng có liên quan. Bên cạnh đó, hàng năm DN tổ chức cuộc thi nâng cao tay nghề để đánh giá xếp bậc tay nghề cho công nhân nhằm mục đích tăng năng suất lao động hoặc đánh giá công tác đào tạo do các đơn vị bên ngồi thực hiện. Vì vậy mà nhân viên trong DN đã có những điều chỉnh, góp ý kịp thời góp phần hồn thành cơng việc tốt hơn.
4. Phong cách điều hành và triết lý quản lý
Bảng 2.12: Đánh giá phong cách điều hành và triết lý quản lý tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN
trả lời Có
1. Ở các vị trí quản lý cấp cao (HĐQT, ban giám đốc…) thường xảy ra biến động nhân sự không?
1/3
2. Các nhà quản lý DN có thái độ, quan điểm đúng đắn trong việc thực hiện các các nguyên tắc kế tốn, ước tính kế tốn, chính sách kế tốn và lập báo cáo tài chính khơng?
3/3
3. DN có quản lý theo hình thức tập quyền (tập trung quyền lực vào một người hoặc một số người…) không?
2/3
4. Những người quản lý, điều hành trong DN có gương mẫu trong việc thực hiện các quy định, pháp luật của đơn vị và nhà nước không?
3/3
5. Kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh, mục tiêu tài chính của DN có sự bàn bạc giữa những người quản lý và các nhân viên có liên quan khơng?
3/3
6. DN có chấp nhận rủi ro kinh doanh mạo hiểm khơng? 1/3 7. DN có điều chỉnh sai sót trên báo cáo tài chính khi phát hiện không? 3/3 8. Các nhà quản lý điều hành DN có sẵn sàng thay đổi khi có kiến nghị của
kiểm tốn viên độc lập khơng?
1/3
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Với hơn 10 năm công tác cùng với sự am hiểu ngành nghề, hoạt động kinh doanh và kinh nghiệm quản lý mà các nhà quản lý, điều hành đã gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển lớn mạnh của DN. Vì vậy biến động nhân sự ở các vị trí quản lý cấp cao như chủ tịch HĐQT, ban giám đốc… thường ít xảy ra cho thấy sự ổn định trong phong cách quản lý, điều hành DN. Bên cạnh đó, các nhà quản lý DN đã gương mẫu trong việc chấp hành quy định của đơn vị và pháp luật của nhà nước cũng như các khái niệm, ngun tắc, chính sách kế tốn. Nhờ đó tạo được ảnh hưởng tốt đến tồn thể nhân viên, là tấm gương tốt giúp nhân viên noi theo.
Định kỳ khi bàn bạc các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh tại DN đều có sự tham gia giữa người quản lý và trưởng các bộ phận, các phòng ban có liên quan để cùng nhau trao đổi và đưa các ý kiến tốt nhất. Với thị trường đầu ra của các DN chế biến xuất khẩu thủy sản là thị trường nước ngoài đầy biến động nên các nhà
điều hành DN thực hiện triết lý kinh doanh thận trọng, khơng kinh doanh mạo hiểm vì vậy DN tìm hiểu các thơng tin, quan sát, trao đổi trước khi bắt đầu tiến hành các hoạt động.
Ngồi ra qua khảo sát cịn cho thấy hơn 60% các DN quản lý theo hình thức tập quyền, quyền lực tập trung vào một số người thân tín của người quản lý. Điều này xuất phát dựa trên quy mô vừa và nhỏ của các DN cũng như lối sống, tư duy coi trọng mối quan hệ đặc biệt là quan hệ thân thuộc trong phong cách quản lý của người Việt Nam.
5. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Bảng 2.13: Đánh giá phân chia quyền hạn và trách nhiệm tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN trả
lời Có
1. Việc phân cơng cơng việc tại DN có dựa trên kiến thức, kỹ năng của nhân viên không?
3/3
2. Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, cán bộ cơng nhân viên có được quy định rõ ràng bằng văn bản không?
1/3
3. Phân chia trách nhiệm quyền hạn trong DN có nhằm tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát lẫn nhau không?
3/3
4. Nhân viên trong DN có tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau không?
3/3
5. Các nhân viên trong DN có hiểu rõ tầm quan trọng của phân chia quyền hạn, trách nhiệm đến KSNB không?
1/3
6. DN có thực hiện ủy quyền trong công việc để đảm bảo tính kịp thời trong hoạt động và nâng cao tính sáng tạo của nhân viên khơng?
3/3
7. Khi thực hiện ủy quyền, người ủy quyền có cơ chế giám sát tính hữu hiệu trong cơng việc đối với người được ủy quyền không?
3/3
8. Bảng mơ tả cơng việc của nhân viên có chi tiết các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm không?
1/3
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Dù cho hơn 60% DN qua khảo sát khơng có văn bản quy định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban cũng như bảng mô tả công việc của nhân viên nhưng các nhân viên đều nắm được họ có quyền gì và phải thực hiện các nhiệm vụ nào, báo cáo cho ai. Vì vậy mà việc phân chia trách nhiệm quyền hạn tại DN vẫn phát huy tác
dụng kiểm tra giám sát trong các chức năng thực hiện. Nhưng khi quy mô DN ngày một mở rộng, hoạt động càng phức tạp thì việc khơng quy định quyền hạn và trách nhiệm qua các văn bản sẽ là rào cản gây khó khăn khi thực hiện tồn bộ hoạt động của DN. Bên cạnh đó, các DN cũng thực hiện các hoạt động ủy quyền với cơ chế giám sát nhằm đảm bảo tính kịp thời trong cơng việc và phát huy tính sáng tạo của nhân viên được ủy quyền. Tuy nhiên vì khái niệm KSNB cịn khá mới mẽ mà nhân viên chưa nhận thấy được tầm quan trọng của phân chia trách nhiệm quyền hạn đến các mục tiêu và thủ tục kiểm soát của KSNB.
6. Chính sách nhân sự
Bảng 2.14: Đánh giá chính sách nhân sự tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định
Câu hỏi Số DN trả
lời Có
1. Khi tuyển dụng nhân viên mới, DN có văn bản chi tiết về tiêu chuẩn tuyển dụng đối với từng đối tượng không?
2/3
2. Khi tuyển dụng nhân viên mới, DN có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chun mơn nhằm đáp ứng cho hệ thống KSNB hiệu quả không?
3/3
3. DN có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên khơng?
3/3
4. DN có sử dụng phần mềm để quản lý thông tin nhân sự không? 0 5. Khi hoạt động kinh doanh vào mùa vụ cao điểm, DN có các chính sách
để khuyến khích nhân viên khơng?
3/3
6. Những vị trí quan trọng trong DN có nhân viên sẵn sàng thay thế không?
3/3
7. DN có bộ phận hệ thống thông tin (bộ phận tập hợp phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông…) riêng biệt không?
0
8. Nhân viên hệ thống thông tin có biết được vai trị quan trọng của họ trong thực hiện các thủ tục KSNB?
0
9. DN có nhân viên quản lý mạng và phần cứng khơng? 0 10. DN có quy định về tính bảo mật thơng tin đối với cán bộ nhân viên về
cơng việc khơng?
3/3
11. DN có sử dụng phiếu đánh giá mức độ hồn thành cơng việc đối với cán bộ công nhân viên không?
0
Nguồn: Kết quả khảo sát tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định Với quan điểm đào tạo đội ngũ cơng nhân viên lành nghề, có trình độ chun mơn, kinh nghiệm, năng lực phù hợp cho từng vị trí cơng tác mà chính sách nhân sự của các DN được thực hiện ngay từ khi tuyển dụng nhân viên mới. Hai DN qua khảo sát cho thấy khi có nhu cầu tuyển dụng đều ban hành văn bản với đầy đủ các tiêu