HQ (từ năm 2000 – 2004):
* Cơ sở pháp lý để thực hiện:
Quyết định số 1494/2001/QĐ-TCHQ ngày 26/12/2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định tạm thời thủ tục hải quan đối với hàng hoá XK, NK.
Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/04/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về hồ sơ HQ, quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá XK, NK theo hợp đồng mua bán (thay thế QĐ 1494/2001/QĐ-TCHQ).
Quy trình nghiệp vụ gồm các bước như sau:
* Đối với hàng hố XK: quy trình gồm 02 bước:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, đăng ký TK HQ và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.
Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hoá, kiểm tra tính thuế.
* Đối với hàng hố NK: quy trình gồm 03bước:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, đăng ký TK HQ và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.
Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hố. Bước 3: Kiểm tra tính thuế.
(Xem sơ đồ quy trình tại phụ lục 1)
Tại Cục Hải quan Đồng Nai, thời điểm năm 2000 – 2003, các DN chủ yếu khai báo dữ liệu trên hồ sơ giấy (TK, phụ lục tờ khai, packing list, invoice, bill of lading...) rồi nộp cho cơ quan HQ, khi đó cán bộ tiếp nhận phải ngồi nhập tất cả những dữ liệu thông tin vào máy rồi đối chiếu nên mất rất nhiều thời gian.
Thời điểm này tỉnh Đồng Nai có chính sách khuyến khích và kêu gọi DN nước ngoài đầu tư vào các KCN trên địa bàn, do đó số lượng DN đăng ký đầu tư trên địa bàn rất nhiều. Thời điểm DN đang đầu tư nên phải nhập máy móc, thiết bị, vật tư, ...để tạo tài sản cố định với số lượng rất lớn, do đó DN đăng ký TK theo loại hình NĐT, NĐT-NPT, NĐT-KD, ...ngày càng nhiều với dữ liệu khai báo rất lớn, trong khi đó biên chế cho phép vào những năm 2000 – 2003 không thay đổi (xem
biểu đồ 1.1 trang 33 ). Vì vậy để tạo điều kiện tối đa cho DN theo phương châm
“Thuận lợi, tận tụy, chính xác”, Lãnh đạo Cục Hải quan Đồng Nai đã quán triệt tư tưởng và chỉ đạo CBCC phải giải quyết hồ sơ HQ cho DN trong ngày, không được để chậm trễ, DN than phiền. CBCC thời điểm này phải làm việc không quản ngày
đêm để cố gắng giải quyết thuận lợi tối đa cho DN, đồng thời cố gắng hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao.
Ngày 19/05/2003, Tổng cục Hải quan có cơng văn số 2236/TCHQ-CNTT về việc hướng dẫn chi tiết việc khai báo trước thông qua phương tiện điện tử trong khâu đăng ký hồ sơ HQ, ngày 29/12/2003, Cục Hải quan Đồng Nai đã có cơng văn số 1503/HQĐN gửi các DN đăng ký thủ tục HQ tại Cục để hướng dẫn khai báo dữ liệu tờ khai XNK qua đĩa mềm nhằm từng bước ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về HQ, khuyến khích các DN tham gia vào lĩnh vực khai báo HQ thông qua các phương tiện điện tử ngày càng hiệu quả hơn. Hình thức khai báo là DN có thể ngồi ở nhà thực hiện rồi lưu vào đĩa mềm, sau đó cầm bộ hồ sơ giấy và đĩa mềm đưa cho công chức HQ đối chiếu, kiểm tra rồi cập nhật dữ liệu vào hệ thống vào máy tính.
Đối với cơng tác thu lệ phí, đóng dấu “đã làm thủ tục HQ” và trả tờ khai cho DN, khi chưa ứng dụng CNTT, Cục Hải quan Đồng Nai bố trí 02 cán bộ để làm tại vị trí này vì số lượng tờ khai ngày càng nhiều, phải viết biên lai bằng thủ công, tốn rất nhiều thời gian cho cả DN lẫn cơ quan HQ.
Như vậy để làm thủ tục HQ cho một lô hàng theo phương pháp truyền thống, DN phải mất rất nhiều thời gian chuẩn bị hồ sơ để nộp, xuất trình cho cơ quan HQ. Đồng thời DN cũng mất nhiều thời gian cho việc đi lại để nộp, bổ sung hồ sơ, chờ đợi giải quyết hồ sơ ở rất nhiều bộ phận của cơ quan HQ. Thời gian làm thủ tục trung bình cho một lô hàng XK theo thủ tục truyền thống từ 01 đến 02 giờ; tương tự đối với lô hàng NK từ 02 –04 giờ.
Đối với công tác quản lý và thanh khoản hồ sơ gia cơng, hồn thuế nguyên liệu NSXXK: thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, DN nhập dữ liệu theo mẫu biểu đã được định dạng sẵn trên phần mềm word, excel, sau đó vừa sao chép dữ liệu vào USB và vừa in toàn bộ ra file giấy, cầm đến nộp cho cơ quanHQ, sau đó cán bộ HQ phụ trách thanh khoản đối chiếu thủ công giữa file giấy và dữ liệu trên USB, nếu thấy phù hợp thì chấp nhận số liệu theo khai báo của DN, nếu khơng chấp nhận thì lập phiếu chuyển trả hồ sơ đề nghị DN làm lại cho đúng.
Với việc làm thủ công như trên, đối với DN sẽ mất rất nhiều thời gian và cơng sức để có thể thanh khoản được một bộ hồ sơ, còn đối với cơ quan HQ cũng tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, giải quyết chậm hồ sơ thanh khoản và rất dễ sai sót, khơng chính xác, chưa kể đôi khi dễ phát sinh tiêu cực nếu “bắt tay” với DN.
Trước thực trạng khối lượng công việc ngày càng tăng lên, áp lực ngày càng lớn trong khi biên chế không thay đổi, nếu không thực hiện cải cách, ứng dụng CNTT và hiện đại hoá thủ tục HQ thì sẽ khơng đáp ứng được u cầu đổi mới, hội nhập với khu vực và thế giới trong tình hình kinh tế ngày càng phát triển.