- Các biểu mẫu, báo cáo
c) Đối với Ngân hàng:
2.3.3. Những vấn đề đặt ra:
* Về các chương trình phần mềm:
• Chương trình phần mềm quản lý khai báo từ xa:
Qua quá trình triển khai thí điểm khaiHQ từ xa thơng qua trang website khai HQđiện tử của Tổng cục Hải quan từ năm 2003 đến cuối năm 2006 cho 06 DN, đến cuối năm 2006 chỉ cịn 02 DN có cài phần mềm đầu cuối quản lý hàng GC XK tiếp tục khai báo từ xa thông qua trang website khai HQđiện tử củaTổng cục Hải quan, cịn các DN khác khơng cài phần mềm đầu cuối tại DN thì khơng triển khai khai HQ từ xa được. Việc không triển khai mở rộng khai báo từ xa thông qua trang website của Tổng cục Hải quan được là do những nhược điểm sau:
Việc khai báo chi tiết dữ liệu phải khai trực tiếp trên mạng internet, trong khi tốc độ đường truyền không đảm bảo, làm gián đoạn việc khai báo và kéo dài thời gian khai báo.
- Dữ liệu sau khi khai báo không được lưu trở lại:
Dữ liệu sau khi khai báo không được lưu trữ trở lại DN, dẫn đến sau khi khai báo DN không sử dụng lại dữ liệu đãđược cập nhật khai báoHQtrước đó, làm tốn cơng sức, thời gian và khơng hiệu quả cho phía DN.
Từ sự khó khăn về phương pháp khai báo trực tiếp trên trang website, sau khi Cục Hải quan Đồng Nai phản ánh, đến nay Tổng Cục Hải quan đã triển khai phương pháp khai báo từ xa bằng phần mềm đầu cuối tại DN. Sau khi triển khai phương pháp này, Cục Hải quan Đồng Nai đã triển khai khai báo từ xa cho 100% các DN làm thủ tục HQ trên địa bàn quản lý. Kết quả đạt được rất khả quan và mang lại hiệu quả cao.
• Chương trình phần mềmquản lý loại hình GC XK:
-Chương trình chưa tự động kết nối để cập nhật nguyên phụ liệu cung ứng: Đối với các hợp đồng GC có sử dụng nguyên vật liệu tự cung ứng từ các TK NK loại hình khác (nhưNK theo loại hình NSXXK, nhập kinh doanh…) hoặc có sử dụng nguyên vật liệu tự cung ứng từ nguồn nguyên vật liệu mua trong nước thì chương trình chưa tự động kết nối để thanh khoản mà cán bộ HQ phải tự nhập máy theo từng khoản mục cung ứng do đó gây mất nhiều theo gian để nhập dữ liệu đối với các trường hợp này, đơi khi cịn xảy ra nhằm lẫn loại nguyên phụ liệu cung ứng.
- Hiệu quả sử dụng chương trình chưa cao:
Trong quá trình triển khai thực hiện, CBCC chưa được tập huấn phần mềm hệ thống cụ thể do mới tuyển dụng hoặc được luân chuyển từ khâu nghiệp vụ khác sang nên việc hiểu và thao tác trên hệ thống có những hạn chế nhất định, nhiều tình huống phát sinh chưa được cập nhật. Kế đến là chưa có quy chế quy định rõ công việc cũng như trách nhiệm đến từng CBCC khi tham gia vận hành hệ thống CNTT. Vì vậy, có lúc cơng chức thừa hành vẫn chưa ý thức được công việc mà mìnhđược giao khi vận hành hệ thống dẫn đến lỗi, sai sót...
• Chương trình phần mềmquản lý loại hình NSXXK:
-Chương trình chưahồn thiện, chưa bao qt hết khâu nghiệp vụ phát sinh: Chương trình có một số điểm chưa hoàn thiện về nghiệp vụ làm giảm hiệu quả sử dụng ví dụ như: khi DN XK SP, chương trình chưa có cơ chế kiểm tra tồn bộ ngun vật liệu cấuthành trong SP XK, cân đối với nguồn cung cấp nguyên vật liệu (bao gồm: NKtheo loại hình NSXXK; NK theo loại hình kinh doanh; GC; mua nội địa, phi mậu dịch …) mà chỉ kiểm traSP XKđó có đăng ký định mức hay chưa là đủ, điều này dẫn đến tại thời điểm XK,cơ quanHQ khơng thể kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp pháp của các nguồn nguyên vật liệu cấu thành nên SP XK, phát sinh nguyên vật liệu cân đối âm khi thanh lý hoặc do định mức DN xây dựng cao hơn thực tế phát sinh.
- Chưa có quy chế hỗ trợ dữ liệu tờ khai nếu doanh nghiệp đăng ký nhập nguyên liệu một nơi và xuất SP ở nơi khác:
Để thanh khoản về lượng nguyên liệu NK, chương trình thanh khoản NSXXK lấy số liệu TK NK, XK từ chương trình quản lýTK, việc này nếu DN làm thủ tục NK nguyên vật liệu và XK SP tại cùng một đơn vị HQ thì rất dễ dàng, nhưng trong trường hợp DN làm thủ tục NK nguyên vật liệu tại đơn vị HQ này nhưngXK SP tại một đơn vịHQ khác thìđơn vịHQ làm thủ tục thanh khoản không thể kiểm tra số liệuTK XK trên hệ thống mà phải nhập số liệu trựctiếp vào máy, do hiện nay chương trình sử dụng mạng Wan để kết nối dữ liệu từ cấp chi cục đến cấp cục nhưng chưa kết nối được giữa cácCụcHQ địa phương với nhau.
- Hiệu quả sử dụng chương trình chưa cao:
Trong quá trình triển khai thực hiện, CBCC chưa được tập huấn phần mềm hệ thống cụ thể do mới tuyển dụng hoặc được luân chuyển từ khâu nghiệp vụ khác sang nên việc hiểu và thao tác trên hệ thống có những hạn chế nhất định, nhiều tình huống phát sinh chưa được cập nhật. Kế đến là chưa có quy chế quy định rõ công việc cũng như trách nhiệm đến từng CBCC khi tham gia vận hành hệ thống CNTT. Vì vậy, có lúc cơng chức thừa hành vẫn chưa ý thức được cơng việc mà mìnhđược giao khi vận hành hệ thống dẫn đến lỗi, sai sót...
• Chương trình thu lệ phí hải quan qua thẻ:
- Tỉ lệ không kết nối được khi thực hiện giao dịch quẹt thẻ còn cao, gây tâm lý khơng tốt cho các DNkhi tiến hành thanh tốn.
- Cách thiết lập đơn vị chấp nhận thẻ (POS – Point of sale), màn hình cịn khó sử dụng và hay bị nhầm lẫn.
- Các giao dịch khơng được online dẫn đến khó kiểm sốt việc nộp lệ phí của các DN ngay tức thời.
- Vẫn cịn sai sót do lỗi hệ thống dẫn đến mất cân đối giữa báo cáo và số tiền đã thu, gây nên các khó khăn trong vấn đề đối soát.
- Một sốDN sau khi giao dịch qua máy, nhận hố đơn nhưng khơng gửi cán bộHQ viết biên lai, để qua ngày hôm sau mới mang đến, dẫn đến lệch số dư của cơ quan HQ theo dõi với số dư trên tài khoản của Ngân hàng.
- MộtDNđại lý hải quan chỉ cần quẹt thẻ 01 lần nhưng lại để thanh toán cho nhiều chủ hàng khác nhau, cho nhiều loại lệ phí khác nhau (lệ phí làm thủ tục HQ, lệ phí seal, phí cà phê, phí tiêu, phí điều, …) thì hiện nay chưa thực hiện được.
• Chương trình phần mềm kế tốn nghiệp vụ (KT 559):
Hiện nay, một trong những vướng mắc mà ngành Hải quan cũng như DN bức xúc là vấn đề không được ân hạn thuế (Đối với hàng hoá được nợ thuế trong thời hạn 30 ngày và 275 ngày đối với hàng hoá NK là nguyên liệu, vật tư, … để trực tiếp SX XK) hoặc bị cưỡng chế nhầm (quá thời hạn nộp thuế 90 ngày). Mặc dù DN đã nộp thuế nhưng trên hệ thống theo dõi nợ thuế thuộc chương trình phầnmềm KT 559 của cơ quan HQ vẫn thông báo DN chưa nộp thuế và thông báo DN phải nộp thuế ngay khi làm thủ tục đăng ký TK HQ mới hoặc bị cưỡng chế không cho làm thủ tục đăng ký TK mới. Nguyên nhân xảy ra sự việc trên là do:
- Nộp tiền tại thời điểm không phù hợp (thực hiện vào cuối ngày hết thời hạn nộp thuế) dẫn đến việc phối hợp hạch toán kế toán của các đơn vị có liên quan khơng kịp thời:
Hàng ngày công chức HQ phải sang kho bạc để lấy chứng từ báo có về và nhập vào hệ thống. Nếu việc nộp thuế của DN chậm (nộp vào ngày cuối cùng của
thời hạn được nợ thuế) thì sẽ dẫn đến việc lấy chứng từ báo có về chậm, nhập vào hệ thống chậm thì DN sẽ bị nộp thuế ngay khi làm thủ tục đăng ký TK HQ mới hoặc bị cưỡng chế không cho làm thủ tục đăng ký TK mới (đa số các DN thường nộp tiền theo kiểu này, nếu ngày được nợ thuế cuối cùng rơi vào ngày thứ sáu trong tuần thì hệ thống Ngân hàng chuyển lệnh báo có sang kho bạc thì đã rơi vào ngày thứ bảy (là ngày nghỉ), do đó thứ hai của tuần tiếp theo kho bạc mới hạch toán và cán bộ HQmới lấy chứng từ báo có về nhập vào hệ thống KT 559, tại thời điểm này đã quá thời hạn nộp thuế).
- Sai sót về nghiệp vụ của cán bộ HQ: quên nhập chứng từ nộp thuế vào hệ thống KT 559, nhập sai số TK hoặc nhập không đúng thời hạn được ân hạn thuế.
-Do chương trình KT 559 bị lỗi: khi nâng cấp chương trình thường hay bị sự cố, các số liệu không đồng bộ dẫn đến hệ thống bị lỗi dẫn đến thông báo sai hoặc cưỡng chế nhầm.
- Nguyên nhân nữa là do sai sót trong khâu nộp thuế của DN như nộp nhầm tài khoản, nhầmTK, nhầm số thuế, nhầm loại thuế, nhầm tài khoản, hoặc nhầm mục lục NSNN,… dẫn đến công chức HQ phải đối chiếu với Kho bạc mới phát hiện sai sót và yêu cầu DN sữa chữa từhệ thống Kho bạc thì cơ quanHQ mới thực hiện việc nhập chứng từ nộp thuế vào hệ thống KT 559. Nếu việc phát hiện chậm sẽ dẫn đến quá thời hạn nộp thuế và sẽ bị không được ân hạn thuếkhi làm thủ tục đăng ký TK mới hoặc sẽ bị cưỡng chế nhầm là không thể tránh khỏi.
* Vềhệ thốnghạ tầng CNTT:
- Hiện nay, hệ thống đường truyền hiện có của Cục Hải quan Đồng về cơ bản đáp ứng được nhu cầu truyền nhận số liệu cũng như khai báo từ xa và thông quan điện tử tại các đơn vị trực thuộc đã triển khai hệ thống thông quan điện tử giai đoạn 1.
Tuy nhiên, hệ thống đường truyền phần lớn có tốc độ thấp và chưa có hệ thống dự phòng cho các đường truyền leadseline. Tình trạng đường truyền bị tắc nghẽn một cách cục bộ vẫn xảy ra và chưa thật sự bảo đảm an toàn dữ liệu.
- Tình trạng máy chủ tại các Chi cục chứa cơ sở dữ liệu rất lớn, trong khi đó chưa có máy chủ để dự phịng, do đó tốc độ xử lý trên máy chủ sẽ rất chậm. Bên cạnh đó, Cục HQ Đồng Nai cũng chưa có một hệ thống máy chủ backup dữ liệu chuyên dụng đặt tại Chi cục, Trung tâm Dữ liệu và CNTTđể thực hiện việc sao lưu dữ liệu trong khi nhu cầu sao lưu dữ liệu là rất quan trọng và rất lớn.
- Tình trạng virus trên máy trạm hiện nay đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ xử lý dữ liệu. Hiện nay chương trình chống virus được cài đặt chung trên một máy chủ chạy chương trình tại các Chi cục trực thuộc, do đó cán bộ quản trị mạng phải thường xuyên (hàng ngày) cập nhật các phiên bản chống virus mới cho hệ thống. Tuy nhiên vẫn có trường hợp chưa cập nhật phiên bản mới kịp thời dẫn đến tình trạng bị nhiễm virus trên các máy trạm.
* Về công tác thu thập,xử lý thông tin và QLRR:
Thu thập, xử lý thông tin nghiệp vụ HQ và áp dụng hệ thống QLRR là một trong những công cụ quan trọng trong hiện đại hoá HQ và đã đưa vào ứng dụng trong những năm gần đây.
Sau một thời gian triển khai thực hiện công tác thu thập, xử lý thông tin nghiệp vụ HQ và áp dụng QLRR trong quy trình thủ tụcHQđối với hàng hoá XNK thương mại đã đạt đượcmột số kết quả như sau:
-Bước đầu đã triển khai thành công phươngpháp quản lý hiện đại – phương pháp QLRR vào hoạt động nghiệp vụ của ngành Hải quan.
-Đã xây dựng và hình thành tương đối đầy đủ hệ thống các văn bản làm cơ sở triển khai công tác thu thập, xử lý thông tin nghiệp vụ hải quan và áp dụng QLRR trong tồn ngành.
-Đã hình thànhđược hệ thống tổ chức, bộ máy thực hiện nhiệm vụ từ trung ương xuống địa phương.
- Xây dựng chương trình quản lý (hệ thống thông tin QLRR) phục vụ công tác thông quan hàng hố thơng qua việc đánh giá, phân loại rủi ro (phân luồng) đối với từng lô hàng XNK hỗ trợ đắc lực cho cấp Chi cục Hải quan trong việc quyết định hình thức, mức
độ kiểm tra. Hiện nay việc sử dụng kết quả phân luồng của hệ thống đã trở thành một yếu tố đương nhiên trong quy trình thủ tụcHQ.
Bên cạnh những kết quả đãđạt được, có một số nhược điểm cần phải khắc phục, đó là:
- Hiệu quả triển khai 02 mảng công tác này trong thời gian qua chưa cao.
Nguyên nhân: Công tác thu thập, xử lý thông tin nghiệp vụHQ và áp dụng QLRR là cơng tác mới, khó khăn, triển khai trong bối cảnh các điều kiện đảm bảo hoạt động chưa đầy đủ và đồng bộ, triển khai trên nền tảng thủ công, trang thiết bị, cơ sở vật chất như đường truyền dữ liệu, địa điểm kiểm tra, phương tiện kiểm tra,… còn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Do vậy vừa triểnkhai vừa học hỏi, đào tạo, tập huấn, vừa rút kinh nghiệm, các nội dung cơ bản cần phải thực hiện như: hành lang pháp lý, bộ máy tổ chức, con người, cơ sở vật chất- hạ tầng đảm bảo cần phải triển khai từng bước hợp lý, vững chắc và cần có thời gian thực hiện.
- Hệ thống quản lý thông tin rủi ro, thông tin nghiệp vụvừa yếu, thiếu;các thông tin thu thập được nằm trên nhiều hệ thống, chưa đầy đủvà trùng lắp, rất khó khăn cho việc cập nhật, khai thác, xử lý và sử dụng; chưa có phần mềm xử lý dữ liệu tập trung.
Nguyên nhân: Khi xây dựng chương trình,các đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế.Cơ sở dữliệu vệ tinh phục vụ QLRR như: quản lýTK, kế toán thuế (chương trình KT 559), quản lý vi phạm … được triển khai xây dựng và vận hành từ nhiều năm qua, do đóchỉ tiêu thông tin để cập nhật vào cơ sở dữ liệu cịn thiếu so với thực tế, các chỉ tiêu thơng tin chưa được chuẩn hố cịn chung chung,… ảnh hưởng đến việc đối chiếu, so sánh, phân tích và sử dụng dữ liệu. Để có thể tổng hợp dữ liệu phục vụ việc thống kê, phân tích phải truy cập và tra cứu nhiều cơ sở dữ liệu mà chưa có phần mềm xử lý dữ liệu tập trung có thể tích hợp được nhiều số liệu từ các cơ sở dữ liệu.
- Không thể cập nhật hết các thông tin vào cơ sở dữ liệu hệ thống chuơng trình.
Nguyên nhân: Các bộ, ngành ban hành quá nhiều văn bản quản lý hàng hoá chuyên ngành và chưa tiến hành mã hoá các mặt hàng này cho nên cơquan HQ không thể
đưa các thông tinnày vào hệ thống cơ sở dữ liệu để thực hiện việc kiểm tra, quản lý mà phải sử dụng con người và kiểm tra thủ công để quản lý.
- Nhận thức về công tác thu thập, xử lý thông tin nghiệp vụHQ và áp dụng QLRR chưa đầy đủ, sâu sắc.
Nguyên nhân: Nhiều đơn vị, cán bộ cơng chức cịn thờ ơ, đứng ngồi hoặc chưa
có chủ trương, biện pháp tích cực để triển khai 02 mảngcơng tác này tại đơn vị mình theo chỉ đạo và hướng dẫn của Tổng cục hoặc trông chờ, lệ thuộc vào thông tin, dữ liệu do Tổng cục truyền xuống thông qua kết quả phân luồng của hệ thống.Việc cập nhật, khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu hiện có của ngành phục vụ QLRR và để tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình cho ra SP thơng tin phục vụ quản lý điều hành chưa được quan tâm đúng mức và kịp thời.Thực tế có một số trường hợp chuyển tăng từ luồng xanh, vàng lên đỏ mà khơng có lý do rõ ràng.
-Chưa chútrọng xây dựng tổ chức, bộ máy và bố trí con người làm công tác thu