2.2.3 .4Các biện pháp hạn chế rủi ro pháp lý
3.1 Nhóm giải pháp đối với các ngân hàng thương mại
3.1.4.1 Công tác quy định rõ ràng về thẩm quyền của từng đơn vị cần
thực hiện một cách nghiêm túc
Một trong những rủi ro trong hoạt động bảo lãnh chính là việc phát hành thư bảo lãnh không đúng thẩm quyền, người ký trên thư bảo lãnh không đủ thẩm quyền nhưng vẫn thực hiện ký, đóng dấu ngân hàng và người thụ hưởng bảo lãnh không biết, dẫn đến các tranh chấp pháp lý sau này khi nghĩa vụ bảo lãnh phát sinh. Thực tế đã phát sinh các trường hợp Thư bảo lãnh được phát hành với mẫu dấu và chữ ký đúng của người đại diện ngân hàng, tuy nhiên người đại diện ngân hàng này lại cố tình phát thư bảo lãnh không đúng thẩm quyền hoặc lợi dụng quyền hạn để ký phát bảo lãnh sai thẩm quyền. Do đó, các quy định, quy chế về bảo lãnh của ngân hàng cần chặt chẽ, quy định rõ ràng thẩm quyền của từng đơn vị trong các trường hợp :
Hạn mức phán quyết phát hành bảo lãnh: ngân hàng quy định cụ thể hạn mức phán quyết phát hành bảo lãnh tùy theo loại bảo lãnh (BLDT/BLTT/BL THHĐ…), theo giá trị bảo lãnh, theo mức ký quỹ, theo mức độ rủi ro của bảo lãnh mà người
phán quyết là Giám đốc Chi nhánh ngân hàng, Hội đồng tín dụng ngân hàng hay Hội đồng Thành viên…
Thẩm quyền ký trên thư bảo lãnh theo điều kiện bình thường.
Thẩm quyền ký trên thư bảo lãnh không theo mẫu của ngân hàng.
Quy định về việc ủy quyền của người có thẩm quyền cho các cán bộ khác khi người có thẩm quyền ký phát vắng mặt. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó quy định rõ các nội dung về người được ủy quyền, phạm vi công việc ủy quyền, thời hạn ủy quyền… và phải có chữ ký xác nhận của hai bên, thơng báo đến các phòng ban nội bộ và khách hàng (nếu cần thiết).
Đồng thời ngân hàng cần có biện pháp để kiểm tra, kiểm sốt việc tuân thủ phân quyền/ủy quyền của các đơn vị kinh doanh trực thuộc, đảm bảo các văn bản lưu hành ngoài nội bộ được ký phát theo đúng thẩm quyền của người ký.
3.1.4.2 Xây dựng quy trình bảo lãnh thanh tốn cụ thể của ngân hàng
Quy trình bảo lãnh là bảng tổng hợp, mơ tả công việc của các bộ phận trong ngân hàng từ khi tiếp nhận hồ sơ phát sinh nhu cầu bảo lãnh của một khách hàng cho đến khi ra phán quyết phát hành bảo lãnh, phát hành thư, kiểm soát sau, giải ngân, thu nợ (nếu có) và thanh lý hợp đồng bảo lãnh. Việc xác lập một quy trình bảo lãnh cụ thể và không ngừng hồn thiện nó đặc biệt quan trọng đối với một NHTM. Về mặt hiệu quả, một quy trình bảo lãnh hợp lý sẽ giúp cho ngân hàng nâng cao chất lượng bảo lãnh và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Về mặt quản lý, quy trình bảo lãnh có tác dụng làm cơ sở cho việc phân định quyền, trách nhiệm cho các bộ phận trong hoạt động cấp phát bảo lãnh và làm cơ sở để thiết lập các hồ sơ, thủ tục phát hành bảo lãnh.
Như vậy, các NHTM cần xây dựng quy trình nghiệp vụ nội bộ về bảo lãnh, hướng dẫn thực hiện cụ thể đối với từng loại bảo lãnh ngân hàng (đặc biệt đối với các loại bảo lãnh thường gặp và chứa đựng nhiều rủi ro như BLTT, BL THHĐ…), tạo cơ sở cho việc thực hiện phát hành bảo lãnh của các phòng ban khi có nhu cầu bảo lãnh phát sinh.
Bước 1: Thẩm định và xét duyệt phương án bảo lãnh
Chuyên viên quan hệ khách hàng/Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ bảo lãnh của khách hàng có nhu cầu, lập tờ trình thẩm định đồng thời phối hợp định giá TSĐB (nếu có), sau đó trình cấp lãnh đạo Phịng khách hàng/Phịng tín dụng xét duyệt, ra quyết định đồng ý hoặc từ chối.
Sau khi được cấp lãnh đạo Phòng đồng ý phát hành bảo lãnh, Chuyên viên quan hệ khách hàng/Cán bộ tín dụng thực hiện trình xin ý kiến Giám đốc Chi nhánh NHTM xét duyệt, ra quyết định đồng ý hoặc từ chối. Sau khi hồ sơ được Giám đốc Chi nhánh NHTM phê duyệt đồng ý phát hành bảo lãnh:
Nếu khách hàng đã được cấp hạn mức bảo lãnh hoặc phương án bảo lãnh thuộc hạn mức Giám đốc Chi nhánh, Hồ sơ được chuyển sang Bộ phận vận hành để thực hiện các bước tiếp theo.
Các trường hợp còn lại: Chuyên viên quan hệ khách hàng/Cán bộ tín dụng chuyển sang Phòng Quản Lý Rủi Ro để xin ý kiến cấp cao hơn.
Phòng Quản Lý Rủi Ro thực hiện tái thẩm định phương án phát hành bảo lãnh, sau đó trình Cấp có thẩm quyền (Giám đốc Khu Vực/Tổng Giám đốc…) phê duyệt.
Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ – ký hợp đồng bảo lãnh
Sau khi phương án phát hành bảo lãnh được phê duyệt của Cấp có thẩm quyền, Chuyên viên quan hệ khách hàng/Cán bộ tín dụng thơng báo bằng văn bản cho khách hàng và hoàn thiện hồ sơ thủ tục theo các điều kiện phê duyệt.
Bộ phận vận hành (chuyên viên hỗ trợ tín dụng) thực hiện soạn thảo hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh và thực hiện nhận tài sản đảm bảo, nhập kho tài sản.
Hợp đồng bảo lãnh sau khi soạn thảo được chuyển sang các bộ phận liên quan kiểm sốt tùy quy trình của từng NHTM (Phó Giám đốc phụ trách vận hành, Phịng Khách hàng/Phịng tín dụng…)
Chuyên viên quan hệ khách hàng/Cán bộ tín dụng chuyển hợp đồng bảo lãnh cho Khách hàng kiểm tra, ký rồi sau đó trình ký Cấp có thẩm quyền (Giám đốc/Phó Giám đốc Chi nhánh NHTM).
Bước 3: Phát hành thư bảo lãnh
Cấp có thẩm quyền (Giám đốc/Phó Giám đốc chi nhánh NHTM hoặc người được ủy quyền) ký phát hành thư bảo lãnh.
Chuyên viên hỗ trợ vận hành thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống, hạch toán kế toán và chuyển thư bảo lãnh cho Khách hàng để Khách hàng chuyển cho bên thụ hưởng. Thư bảo lãnh được lập thành một bản chính và một bản sao, bản chính duy nhất được chuyển cho khách hàng, bản sao lưu tại chi nhánh NHTM.
Bước 4: Theo dõi bảo lãnh
Chuyên viên quan hệ khách hàng theo dõi, giám sát khách hàng về việc thực hiện các điều kiện đã được phê duyệt phát hành bảo lãnh và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Chuyên viên hỗ trợ vận hành thực hiện kiểm tra TSĐB định kỳ, đồng thời giám sát việc thực hiện của Phịng Khách hàng/Phịng tín dụng, thực hiện thanh lý TSĐB khi bảo lãnh hết hiệu lực và giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).
Phịng kế tốn giao dịch và kho quỹ: đối chiếu hạch tốn thu phí bảo lãnh và giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).
Bên cạnh quy trình thẩm định, ngân hàng cũng cần có những văn bản hướng dẫn thực hiện, cụ thể trong quá trình thẩm định, các điều kiện quan trọng về doanh nghiệp mà cán bộ ngân hàng cần phải xem xét, kiểm tra và đánh giá đúng đó là:
Tư c ch ph p nhân của các bên tham gia trong hợp ồng mua b n cơ sở:
- Khách hàng và bên bán hàng phải là người có đủ năng lực hành vi dân sự, tư cách pháp nhân để đảm bảo có khả năng chịu trách nhiệm về hành vi của mình trước pháp luật trong trường hợp có tranh chấp xảy ra.
- Xác định người có thẩm quyền ra quyết định của doanh nghiệp, thẩm quyền giao dịch hợp pháp với ngân hàng và thẩm quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, từ đó xem xét đánh giá tính chân thực của giao dịch có nhu cầu BLTT tại ngân hàng, giảm thiểu rủi ro gian lận cho ngân hàng.
- Đánh giá việc khách hàng thực hiện giao dịch mua sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu… phục vụ cho lĩnh vực hoạt động kinh doanh hiện tại của
doanh nghiệp và các giao dịch này được pháp luật cho phép hoặc không bị pháp luật cấm.
Khả năng quản lý iều hành của doanh nghiệp: Tầm nhìn trong kinh
doanh của ban lãnh đạo doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển doanh nghiệp. ngân hàng cần đánh giá, phân tích khả năng lãnh đạo của chủ doanh nghiệp thông qua năng lực tổ chức, điều hành, cũng như chun mơn, kinh nghiệm và uy tín trong thị phần kinh doanh hiện tại. Bên cạnh đó, các cán bộ/nhân viên ngân hàng cũng cần nhận xét về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có phù hợp với quy mô hiện tại và triển vọng phát triển trong thời gian sắp tới của doanh nghiệp.
Tình hình hoạt ộng sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh
nghiệp: đánh giá thơng qua các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. ngân hàng thực hiện phân tích đánh giá các chỉ số tài chính và xem xét thực tế tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Đồng thời NHTM phải dự báo được khả năng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp thông qua kế hoạch kinh doanh các năm tiếp theo do doanh nghiệp cung cấp. Bên cạnh đó ngân hàng đánh giá triển vọng của ngành/lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và dự đốn các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra từ đó đề ra các giải pháp nhằm giảm thiểu đến mức tối đa các trường hợp không mong muốn.
Hiệu quả phương n sản xuất kinh doanh: đây là phương án khách hàng
yêu cầu NHTM đứng ra phát hành BLTT nhằm thực hiện hợp đồng mua bán giữa khách hàng và đối tác. Do đó, ngân hàng phải thẩm định được phương án được bảo lãnh có khả thi hay khơng vì đây chính là nhân tố chính trong hoạt động BLTT của NHTM, quyết định chất lượng của hoạt động BLTT. Cán bộ thẩm định phải xem xét đánh giá tính chân thực của Hợp đồng mua bán, khả năng cung cấp hàng hóa của bên bán cũng như khả năng thực hiện hợp đồng của bên mua, khách hàng mua lơ hàng này với mục đích gì và tỷ suất lợi nhuận mang lại có phù hợp với kết quả kinh doanh hiện tại của cơng ty hay khơng.
Tình hình tài sản th chấp: Tiếp theo ngân hàng cần kiểm tra tính pháp lý
tranh chấp thơng qua kiểm tra thực tế cùng với việc kiểm tra các giấy tờ sở hữu cần thiết, phòng ngừa sự lừa đảo từ khách hàng. Công tác định giá tài sản đảm bảo phải được thực hiện khách quan, hoặc định giá qua bên thứ ba tùy theo quy định của từng ngân hàng.
Từ những kết quả thẩm định trên, cán bộ thẩm định lường trước các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong suốt thời gian bảo lãnh, kết hợp với phòng quản lý rủi ro để đưa ra những giải pháp kịp thời hạn chế được tối đa thiệt hại cho các bên như đưa ra mức ký quỹ phù hợp với từng đối tượng khách hàng hoặc ràng buộc thêm các điều kiện, điều khoản cụ thể trong suốt thời gian bảo lãnh.... Ngoài ra cán bộ thẩm định nên kiểm tra thông tin đa chiều từ các trung tâm cung cấp thơng tin tín dụng, từ ngân hàng bạn hoặc từ các phương tiện thông tin đại chúng… trước khi ra quyết định để đảm bảo tính khách quan.
3.1.4.3 Đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý của nghiệp vụ bảo lãnh
Về mẫu thư bảo lãnh: Sau khi bảo lãnh được phát hành, đến khi phát sinh
nghĩa vụ bảo lãnh, nội dung của Thư bảo lãnh là cơ sở để ngân hàng thực hiện nghĩa vụ và giải quyết các vấn đề tranh chấp phát sinh. Do đó, để tránh trường hợp Bên thụ hưởng hiểu sai về ý nghĩa của Thư bảo lãnh, các ngân hàng cần phải có mẫu thư bảo lãnh chuẩn của ngân hàng với nội dung chặt chẽ, câu chữ rõ ràng, không mập mờ. Nội dung thư bảo lãnh phải bao gồm đầy đủ các nội dung cần thiết: bên bảo lãnh (ngân hàng phát hành thư bảo lãnh), bên được bảo lãnh (khách hàng có nhu cầu được bảo lãnh), bên nhận bảo lãnh (người thụ hưởng), số tiền bảo lãnh, thời gian bảo lãnh, điều kiện bảo lãnh và các điều kiện khác (nếu có). Trong trường hợp khách hàng đề nghị phát hành Thư bảo lãnh không theo mẫu của ngân hàng, các ngân hàng cần đặc biệt quan tâm đến nội dung của Thư bảo lãnh, thẩm định rủi ro có thể xảy ra trong việc phát hành thư bảo lãnh theo mẫu khách hàng, đặc biệt đối với mẫu thư bảo lãnh vô điều kiện, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ nội dung Thư bảo lãnh trước khi phát hành nhằm hạn chế tối đa các điểm bất lợi cho ngân hàng.
Về nội dung ề ngh bảo lãnh của khách hàng: Bên cạnh việc kiểm tra
của khách hàng cũng cần phải được ngân hàng chú trọng kiểm tra chặt chẽ, vì đây là cơ sở đầu tiên nhất làm căn cứ cho việc phát hành thư bảo lãnh của ngân hàng. Hiện nay, một số các ngân hàng còn khá lỏng lẻo và chủ quan trong việc kiểm tra nội dung đề nghị bảo lãnh của khách hàng, thậm chí ở một số ngân hàng cịn xảy ra tình trạng cán bộ tín dụng làm nội dung Đề nghị bảo lãnh của khách hàng theo ý của mình, sau đó Khách hàng ký, đóng dấu gửi lại cho ngân hàng mà chủ quan không kiểm tra lại nội dung, dễ dẫn đến rủi ro và tranh chấp khi nghĩa vụ bảo lãnh phát sinh.
Nhân viên ngân hàng cũng cần kiểm tra tính chặt chẽ giữa Giấy đề nghị cấp bảo lãnh với nội dung của Thư bảo lãnh, tránh trường hợp nội dung Thư bảo lãnh không phù hợp với đề nghị bảo lãnh của khách hàng. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa việc ngân hàng đã thực hiện nghĩa vụ trả thay nhưng khơng có cơ sở pháp lý để truy đòi từ khách hàng, làm phát sinh rủi ro mất vốn của ngân hàng
Về nội dung hợp ồng bảo lãnh:
Căn cứ vào nội dung đề nghị bảo lãnh của khách hàng, và phương án phát hành bảo lãnh được cấp có thẩm quyền phê duyệt, nhân viên ngân hàng có nghĩa vụ soạn thảo hợp đồng bảo lãnh, trong đó quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên, và các điều khoản liên quan đến bảo lãnh phù hợp với đề nghị bảo lãnh của khách hàng và phê duyệt của người có thẩm quyền từ phía ngân hàng. Hợp đồng bảo lãnh phải được soạn thảo một cách chặt chẽ, rõ ràng về mặt pháp lý, làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp khi phát sinh.
3.2 Kiến nghị đối với Bên thụ hưởng bảo lãnh
Trong thời gian vừa qua, mặc dù là bên có quyền lợi trực tiếp từ Thư bảo lãnh do ngân hàng phát hành, nhưng Bên thụ hưởng bảo lãnh lại thường không quan tâm lắm đến một số nội dung của Thư bảo lãnh. Bên thụ hưởng BLTT thường chỉ cần nhận được bản chính Thư bảo lãnh do ngân hàng phát hành là sẽ thực hiện giao hàng, điều này vơ tình đã tạo ra rủi ro cho chính họ trong trường hợp Thư bảo lãnh khơng có hiệu lực. Bởi thế, trong tình hình kinh tế xã hội phức tạp như hiện nay, để bảo vệ quyền lợi của mình, Bên thụ hưởng bảo lãnh cần có trách nhiệm xác minh
tính hợp pháp của Thư bảo lãnh mà mình nhận được, kiểm tra xem Thư bảo lãnh đó được phát hành đúng thẩm quyền chưa, chứng thư này có phải chứng thư giả mạo hay khơng …
Việc xác minh có thể thực hiện bằng cách tìm hiểu thơng tin tại ngân hàng phát hành bảo lãnh, hoặc thông qua các trang ngân hàng trực tuyến có cung cấp dịch vụ tra cứu chứng thư bảo lãnh ngân hàng. Việc xác minh, kiểm tra này không những giúp Bên thụ hưởng an tâm về quyền lợi của mình mà cịn giúp cho các ngân hàng sớm phát hiện ra các Thư bảo lãnh được phát hành không đúng thẩm quyền hoặc chứng thư bảo lãnh giả … , từ đó có biện pháp hạn chế rủi cho hoạt động BLTT của ngân hàng.
3.3 Kiến nghị đối với ngân hàng Nhà nước