2.1. Giới thiệu về công ty TNHH TM&DV Martech
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của cơng ty TNHH TM&DV Martech
Nguồn: phòng Nhân sự
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TM&DV Martech được xây dựng dựa trên mơ hình Trực tuyến – Chức năng: đứng đầu là Giám đốc, Phó giám đốc có vai trị trợ giúp cho Giám đốc, các trưởng phịng ban chức năng báo cáo cơng việc trực tiếp cho Giám đốc.
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hành trong công ty.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC TP. KINH DOAN H TP. K Ỹ T HU Ậ T TP. MUA HÀNG TP. NHÂ N S Ự TP. K Ế T OÁN TP. S Ả N XU Ấ T TP. CH Ấ T LƯ Ợ NG TP. CUN G Ứ NG QU Ả N LÝ KHO TP. D Ự ÁN
Phó giám đốc có vai trị trợ giúp, tư vấn cho Giám đốc và quyết định thay Giám đốc trong trường hợp Giám đốc khơng có mặt, sau đó phải báo cáo lại cho Giám đốc.
Phịng Kinh doanh: gồm Trưởng phòng và 4 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Phát triển các mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, tìm kiếm khách hàng mới, đảm bảo doanh thu theo quy định.
Phòng kỹ thuật: gồm Trưởng phịng, 2 phó phịng và 20 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Phát triển các ý tưởng của khách hàng, thiết kế các thiết bị trong hệ thống lò hơi.
Phòng mua hàng: gồm Trưởng phòng và 4 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: liên hệ với đối tác cung ứng vật tư, lập kế hoạch và mua nguyên vật liệu theo đơn hàng từ các phòng ban khác.
Phòng nhân sự: gồm Trưởng phòng và 2 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tuyển dụng nhân viên cho các phịng ban.
Phịng kế tốn: gồm Trưởng phòng và 2 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Kiểm soát các vấn đề thu chi trong cơng ty, tính lương và thưởng cho nhân viên.
Phịng dự án: gồm Trưởng phịng, 2 phó phịng và 10 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: theo dõi, xử lý các vấn đề phát sinh và kiểm soát tiến độ các dự án của cơng ty.
Phịng sản xuất: gồm Trưởng phịng, 2 phó phịng và 16 tổ trưởng trực tiếp quản lý 160 công nhân. Chức năng nhiệm vụ: chế tạo các chi tiết, thiết bị theo bản vẽ của phịng kỹ thuật; hồn thiện và đóng gói trước khi gửi đi cơng trình.
Phịng chất lượng: gồm Trưởng phòng và 8 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: kiểm soát chất lượng sản phẩm theo quy định của cơng ty.
Phịng cung ứng: gồm Trưởng phịng và 3 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Thống kê hàng hóa, lập kế hoạch và tiến hành thuê xe vận chuyển vật tư, thiết bị đến cơng trình đúng tiến độ.
Hệ thống kho bãi: gồm 2 thủ kho và 2 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: quản lý, bảo quản các thiết bị trong kho.
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH TM&DV Martech: Martech:
Qua các số liệu có được, tình hình kinh doanh của công ty không ổn định tuy nhiên doanh thu đang có dấu hiệu tăng trưởng tốt.
Bảng 2.1: Doanh thu theo kế hoạch và thực tế từnăm 2011 – 2013
Đơn vị: tỷ đồng
Năm Doanh thu
Kế hoạch Thực tế Tỷ lệđạt kế hoạch (%)
2011 250 214,4 85,76
2012 220 210,6 95,73
2013 230 291,0 126,52
Nguồn: Phịng kế tốn
Tình hình doanh thu qua các năm theo Bảng 2.1 cho thấy doanh thu năm 2011 chỉ đạt 85,76% kế hoạch, năm 2012 đạt 95,73% kế hoạch, đến năm 2013 đạt vượt mức với 126,52%. Trong các năm 2011 và 2012, công ty gặp phải khó khăn lớn khi có rất ít doanh nghiệp đặt làm lị mới vào thời điểm đó cộng với sự cạnh tranh gay gắt từcác công ty đối thủ, doanh thu chính trong thời gian này là từ cơng việc sửa chữa các lò hơi cũ. Đến năm 2013, khi tình hình kinh tế đã khởi sắc, cơng ty nhận được một số dự án lớn như Dự án Nhà máy AJINOMOTO ở Đồng Nai, dự án Nhà máy Sain-Gobain ở Indonesia,… nên doanh thu đạt vượt mức đề ra.
Bảng 2.2: Lợi nhuận theo kế hoạch và thực tế từnăm 2011 – 2013
Đơn vị: tỷ đồng Năm Lợi nhuận Kế hoạch Thực tế Tỷ lệđạt kế hoạch (%) 2011 12 -0,586 -4,88 2012 8 1,382 17,28 2013 15 21,281 141,87 Nguồn: Phịng kế tốn
Về lợi nhuận, theo Bảng 2.2, trong các năm 2011 và 2012, lợi nhuận đều không đạt kế hoạch với tỷ lệ lần lượt là -4,88% và 17,28%, đến năm 2013 lại có kết quả rất tốt với tỷ lệ 141,87%.
2.1.5. Thống kê về nguồn nhân lực:
Từ các bảng báo cáo tình hình lao động của công ty qua các năn 2011 đến 2013, tác giả đã thống kê tình hình thay đổi lao động của cơng ty qua các năm đó qua bảng sau:
Bảng 2.3: Tình hình thay đổi sốlượng lao động qua các năm
Đơn vị tính: Người Năm Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Tổng số lao động 276 100 264 100 255 100 Nam 258 93,48 250 94,7 243 95,29 Nữ 18 6,52 14 5,3 12 4,71 Cán bộ quản lý 21 7,61 19 7,2 23 9 Cán bộ kỹ thuật 30 10,87 27 10,23 24 9,4
Lao động gián tiếp 96 34,78 89 33,7 92 36,1 Lao động trực tiếp 180 65,22 175 66,3 163 63,9
Nguồn: Phòng nhân sự
Từ bảng trên, có thể thấy số lượng lao động của tồn cơng ty đang có xu hướng giảm, từ276 người năm 2011 còn 255 người năm 2013. Nguyên nhân là do hậu quả khủng hoảng kinh tế khiến cho số lượng đơn hàng sút giảm, công ty phải cắt giảm nhiều khoản chi phí khiến thu nhập của nhân viên khơng cịn được như trước; đồng thời công ty cũng thay đổi giờ làm khiến nhiều nhân viên không thể tiếp tục làm việc.
Về tỷ lệ lao động trực tiếp và gián tiếp, qua số liệu thống kê, tỷ lệ lao động gián tiếp của cơng ty vẫn duy trì ở mức cao, đặc biệt là cán bộ quản lý cịn có xu hướng tăng. Hiện tại, cơng ty đang có một số biện pháp nhằm giảm số lượng lao
động gián tiếp bằng cách tiêu chuẩn hóa các hồ sơ, giấy tờ, bản vẽ… và chuyển sang dùng các chương trình tựđộng nhằm giảm sốlượng lao động gián tiếp xuống mức tối thiểu.
Vềcơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính, tính đến ngày 30/07/2014, tổng số cơng nhân viên của công ty TNHH TM&DV Martech là 250 người, gồm 160 công nhân (100% là nam), 90 nhân viên văn phịng, trong đó có 10 nữ (chiếm 11,1%) và 80 nam (chiếm 88,9%).
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính
Đơn vị tính: Người Nhóm tuổi Nam Nữ Tổng số Tỷ lệ (%) Dưới 30 117 8 125 50% 30-40 88 2 90 36% 40-50 23 0 23 9,2% Trên 50 12 0 12 4,8% Tổng 240 10 250 100% Nguồn: Phịng nhân sự
Vềtrình độ chun mơn, hầu hết nhân viên khối văn phịng của cơng ty đều có trình độ học vấn từCao đẳng trở lên.
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn
Đơn vị tính: Người
Trình độ chun môn Sốlượng Tỷ lệ (%)
Trên Đại học 0 0% Đại học 65 26% Cao đẳng 23 9,2% Trung cấp 112 44,8% PTTH 50 20% Tổng 250 100% Nguồn: Phòng nhân sự
Từ những số liệu thống kê trên đây, có thể thấy nhân viên cơng ty có tuổi đời khá trẻ, độ tuổi dưới 30 chiếm đến 50%, đồng thời trình độ học vấn của nhân viên cũng khá tốt với 26% đã tốt nghiệp Đại học và 44,8% có trình độ Trung cấp.
2.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty: 2.2.1. Thực trạng hoạch định nguồn nhân lực: 2.2.1. Thực trạng hoạch định nguồn nhân lực:
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động nhằm đáp ứng đủ nhu cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc với hiệu quả cao nhất có thể. Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty TNHH TM&DV Martech do phòng Nhân sự đảm nhiệm. Tuy nhiên, hiện tại phòng Nhân sự chỉ mới thực hiện công tác thống kê, cập nhật tình hình nhân sự; các cơng tác như: phân tích hiện trạng nguồn nhân lực, phân tích nhu cầu nguồn nhân lực, đề ra các chính sách, kế hoạch nguồn nhân lực vẫn chưa được thực hiện.
Như vậy, công tác hoạch định nguồn nhân lực vẫn chưa được công ty quan tâm thực hiện. Do đó, cần phải có những giải pháp thiết thực đểban Giám đốc công ty hiểu được tầm quan trọng của hoạch định NNL và giúp phòng Nhân sự thực hiện công tác hoạch định NNL bao gồm dự báo được nhu cầu và xây dựng được kế hoạch nguồn nhân lực với mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
2.2.2. Thực trạng phân tích cơng việc:
Các chức danh chính trong cơng ty bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế tốn trưởng, Trưởng phịng, nhân viên, cơng nhân, bảo vệ, lái xe. Công ty chỉ có bảng mơ tả cơng việc cho một số vị trí, tuy nhiên bảng mơ tả cơng việc thường là do nhân viên tự soạn thảo, nhân viên cũng thường phải làm nhiều cơng việc khơng thuộc nhiệm vụ tại vịtrí đang đảm nhận. Đa số các phịng ban khơng có bảng mơ tả công việc cụ thể.
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát thực trạng phân tích cơng việc Câu hỏi Câu hỏi Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Đồng ý Hồn tồn đồng ý Anh/chị được bố trí, phân cơng công
việc đúng chuyên môn 0,0% 63,4% 23,4% 11,7% 1,4% Anh/chị có bảng MTCV và bảng
TCCV cho vị trí mình đang đảm
nhận 0,0% 60,0% 24,8% 13,8% 1,4%
Bảng MTCV và TCCV phản ánh đúng nhiệm vụ, quyền hạn của
anh/chị 0,0% 68,3% 20,7% 10,3% 0,7%
Anh/chị mong muốn tiếp tục công
việc đang đảm nhận 0,0% 75,9% 13,8% 9,7% 0,7%
Nguồn: Kết quả phân tích thống kê mơ tả, phụ lục 2
Từ Bảng 2.6, có thể thấy đa số đối tượng khảo sát (DTKS) đều trả lời không đồng ý cho các câu hỏi khảo sát về thực trạng phân tích cơng việc của công ty: 63,4% cho rằng không được phân công công việc đúng chuyên môn; 60% cho rằng khơng có bảng MTCV và TCCV cho vị trí mình đang đảm nhận; 75,9% nhân viên không mong muốn tiếp tục công việc đang đảm nhận.
Qua kết quả trên, có thể thấy rằng đa sốngười lao động khơng cảm thấy thích thú với cơng việc mà mình đảm nhận, nguyên nhân trực tiếp của vấn đề này là khơng có bảng MTCV và TCCV cụ thểlàm cơ sở để xác định quyền hạn và nhiệm vụ của người lao động. Chính vì khơng có bảng MTCV và TCCV nên người quản lý rất khó phân cơng cơng việc và xác định trách nhiệm của cấp dưới, gây khó khăn rất lớn trong việc bố trí cơng việc. Hậu quảlà người quản lý bố trí cơng việc khơng hợp lý khiến công việc bị chồng chéo, nhân viên bị động và khó quy trách nhiệm cá nhân trong công việc, lâu dài sẽ khiến nhân viên mất sự tập trung và trở nên chán ghét công việc.
2.2.3. Thực trạng tuyển dụng nhân viên:
Từ những số liệu tổng hợp từ phịng Nhân sự, tình hình tuyển dụng của cơng ty Martech qua các năm từ 2011 – 2013 được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.7: Tình hình tuyển dụng của cơng ty Martech qua các nămNguồn tuyển Nguồn tuyển dụng 2011 2012 2013 Sốlượng (người) Tỷ trọng (%) Sốlượng (người) Tỷ trọng (%) Sốlượng (người) Tỷ trọng (%)
Trang web công
ty 6 26,1% 5 20,8% 7 19,4%
Trang web
tuyển dụng 14 60,9% 18 75% 21 58,4%
Giới thiệu của nhân viên công
ty
3 13% 1 4,2% 8 22,2%
Tổng 23 100% 24 100% 36 100%
Nguồn: Phòng nhân sự
Qua số liệu thống kê, rõ ràng số lượng tuyển dụng đang tăng lên, đặc biệt tăng khá đột biến vào năm 2013. Nguyên nhân là do công ty đang trong giai đoạn sắp xếp, cơ cấu lại các phịng ban; đồng thời cũng có khá nhiều nhân viên cũ xin nghỉ trong thời gian này buộc công ty phải tuyển thêm người để thay thế. Mặt khác, từ số liệu trên, ta thấy nguồn tuyển dụng chủ yếu của công ty là qua các trang web tuyển dụng trực tuyến; đây là một đặc điểm nên phát huy vì nguồn tuyển dụng này khiến cơng ty dễ tiếp cận với NNL có trình độcao đồng thời chi phí không quá đắt. Tuy nhiên, sốlượng nguồn tuyển dụng của công ty cũng không được đa dạng, trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì cần phải mở rộng phạm vi tìm kiếm nhân tài qua nhiều nguồn khác nữa.
Công tác tuyển dụng nhân viên được thực hiện dựa trên đề xuất của các phịng ban trong cơng ty. Các đề xuất này sẽđược Trưởng phòng báo cáo với Giám
đốc, nếu được chấp thuận thì quyết định tuyển dụng sẽ được ban hành xuống cho phòng Nhân sự. Nhìn chung, quy trình tuyển dụng hiện tại của cơng ty Martech gồm các bước sau:
Hình 2.2: Quy trình tuyển dụng của cơng ty TNHH TM&DV Martech
Bước 1: Thơng báo tuyển dụng:
Sau khi có quyết định tuyển dụng từban Giám đốc, phịng Nhân sự của cơng ty sẽ lựa chọn ứng viên cho vị trí cần tuyển dụng từ các nguồn sau:
- Trên trang web của công ty
- Trên các trang web chuyên về tuyển dụng - Theo giới thiệu của nhân viên công ty
Bước 2: Thu nhận, xét duyệt hồsơ
Hồ sơ của ứng viên sẽ được phòng Nhân sự xem xét dựa trên các tiêu chí: trình bày, sự đầy đủ của hồ sơ, bằng cấp phù hợp với vị trí tuyển dụng. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, phòng Nhân sự sẽ gọi điện cho ứng viên để hẹn phỏng vấn trực tiếp.
Bước 3: Phỏng vấn
Phòng Nhân sự sẽ phỏng vấn ứng viên để xác thực các thơng tin trong hồsơ, sau đó ứng viên sẽ được thành viên ban Giám đốc hoặc trưởng bộ phận liên quan trực tiếp phỏng vấn.
Bước 4: Ra quyết định tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận, xét duyệt hồsơ
Phỏng vấn
Sau khi phỏng vấn, nếu ứng viên đạt u cầu thì sẽ được phịng Nhân sự thơng báo trúng tuyển qua điện thoại.
Bên cạnh đó, tác giảcũng đã tiến hành khảo sát ý kiến của nhân viên công ty về thực trạng tuyển dụng tại cơng ty nhằm có được cái nhìn khách quan từ phía người lao động, kết quảnhư sau:
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát thực trạng tuyển dụng Câu hỏi Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Đồng ý Hồn tồn đồng ý Anh/chị thấy quy trình tuyển dụng
của cơng ty rất hợp lý 3,4% 71,0% 19,3% 5,5% 0,7% Anh/chị cảm thấy quá trình tuyển
dụng của cơng ty rất khách quan 0,0% 66,2% 25,5% 7,6% 0,7% Anh/chị nhận thấy công việc sau khi
tuyển dụng phù hợp với mô tả trong
thông báo tuyển dụng của công ty 4,1% 77,9% 15,2% 2,1% 0,7%
Nguồn: Kết quả phân tích thống kê mơ tả, phụ lục 2
Từ Bảng 2.8, có thể thấy 74,4% DTKS cho rằng công tác tuyển dụng của công ty được thực hiện chưa hợp lý và 66,2% DTKS cho rằng công tác tuyển dụng của công ty chưa khách quan; 82% DTKS cho rằng công việc sau tuyển dụng không phù hợp với mô tả trong thông báo tuyển dụng.
Những kết quả trên cho thấy, Công ty đã bỏ qua các khảo sát sơ bộ ứng viên qua các bài kiểm tra trí tuệvà năng lực xử lý; từđó xảy ra tình trạng tuy người mới có đủ bằng cấp nhưng khả năng xử lý lại không tốt, không thể thực hiện tốt cơng việc. Ngồi ra, đa số quyết định tuyển dụng chỉ dựa vào bằng cấp và quyết định chủ quan của thành viên ban Giám đốc, kết hợp với việc chưa có bảng MTCV và bảng TCCV cho từng vị trí nên cơng việc của mỗi nhân viên bị chồng chéo, ảnh hưởng