CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Kaizen
1.1.6. Các bước triển khai Kaizen
Kaizen được thực hiện theo 8 bước tuân thủ vòng tròn quản lý chất lượng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là lập kế hoạch (Plan), bước 5 là thực hiện (Do), bước 6 là kiểm tra (Check), bước 7 và 8 là hành động khắc phục hay cải tiến. Dựa trên việc phân tích dữ liệu để giải quyết vấn đề thơng qua 8 bước được tiêu chuẩn hóa như sau (Tống Thùy Linh, 2008):
Bước 1: Lựa chọn mục tiêu cho công việc. Việc lựa chọn mục tiêu bắt đầu với
lý do tại sao mục tiêu đó được lựa chọn. Thông thường mục tiêu được quyết định cùng với các chính sách quản lý hay dựa trên mức độ ưu tiên.
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu. Trước khi bắt
đầu một dự án, phải kiểm tra lại tình hình hiện tại. Để thực hiện những điều trên, người quản lý phải đến nơi làm việc và thu thập dữ liệu.
Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định các dự án tiếp theo
Khi các vấn đề xảy ra ở công ty như: sản xuất sản phẩm không đúng tiêu chuẩn, người quản lý phải tìm ra vấn đề, đưa ra hướng giải quyết để khắc phục và thay đổi thủ tục làm việc để loại bỏ vấn đề đó. Trong việc ứng dụng phương pháp Kaizen, nhà quản lý phải ứng dụng vòng tròn PDCA (Plan, Do, Check, Act) hoặc vòng tròn SDCA (Standardize, Do, Check, Act) (Imai, 2012)
Sau đây là quy trình PDCA/SDCA:
Khi mới bắt đầu, hầu hết quy trình làm việc mới nào cũng khơng ổn định. Trước khi bắt đầu công việc dựa trên vịng trịn PDCA, bất kỳ quy trình hiện tại nào cũng phải được thiết lập tại quy trình liên quan đến vịng trịn SDCA_Standardize, Do, Check, Act (Tiêu chuẩn, thực hiện, kiểm tra, hành động).
Bước tiếp theo của quy trình Kaizen là thiết lập chu trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động (PDCA_Plan, Do, Check, Act) như vịng trịn đảm bảo q trình Kaizen được thực hiện liên tục, có tính thuyết phục bằng việc duy trì chính sách và cải thiện tiêu chuẩn (Imai, 2012).
Improvement A S C D Check Standardize Do Act
Hình 1.1:Vịng trịn SDCA (Standardize-Do-Check-Act Cycle) (Imai, 2012)
Hình 1.2: Vịng trịn PDCA (Plan – Do – Check – Act Cycle) (Imai, 2012)
Act Plan Do Check A P C D Improvement
Chỉ sau khi tiêu chuẩn được thiết lập và được tuân thủ, quy trình hiện tại mang tính ổn định sẽ được xem xét cải thiện dựa theo vòng tròn PDCA. Do vậy, vịng trịn SDCA tiêu chuẩn hóa, duy trì và ổn định các quy trình hiện tại, cịn vịng tròn PDCA sẽ giúp cải thiện chúng. Điều này trở thành hai yếu tố hổ trợ cho nhà quản lý.