CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.7 Đánh giá thực trạng ứng dụng phương pháp Kaizen costing tại Công ty
cơng ty TNHH PungKook Sài Gịn II:
2.7.1. Ưu điểm:
- Sau khi mã hàng ba lô laptop Proper Roady Backpack được sản xuất vào tháng 9/2013 vượt thời gian và chi phí mục tiêu đề ra, Cơng ty PungKook Sài Gịn II đã nhìn nhận đúng vấn đề xảy ra trong q trình gia cơng sản phẩm và đã ứng dụng phương pháp Kaizen Costing một cách phù hợp vào quy trình sản xuất cũng như tính chất của sản phẩm.
- Tổ kỹ thuật sản xuất và các bộ phận sản xuất có liên quan đã biết phối hợp và hổ trợ cho các thợ may hiểu được việc ứng dụng phương pháp Kaizen Costing vào việc cải tiến công đoạn may để thay đổi cách thực tạo ra sản phẩm. Thông qua các số liệu được minh chứng tại chương 2 của đề tài, việc ứng dụng thành công phương pháp Kaizen Costing không chỉ giúp cho Công ty PK SG II giảm thời gian sản xuất vượt mục tiêu đề ra, mà cịn giúp cơng ty tiết kiệm chi phí sản xuất và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Đồng thời việc thưởng cho các công nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm đã tạo động lực giúp họ phát huy tinh thần làm việc cũng như việc đưa ra những ý tưởng cải tiến thiết thực cho công ty.
2.7.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những kết quả đạt được từ sự ứng dụng thành công phương pháp Kaizen Costing, dựa trên quy trình 8 bước của Robert & Anthony cơng ty PungKook Sài Gịn II còn tồn tại một vài hạn chế, cụ thể:
1) Chưa nhận diện cơ hội để cải thiện hoạt động:
Hiện tại công ty PK SG II chưa thành lập bộ phận Kaizen để nghiên cứu, thử nghiệm các quy trình trước khi tiến hành sản xuất thực tế. Vì vậy, khi sản phẩm may đưa vào sản xuất hàng loạt bị lỗi khách hàng phàn nàn công ty mới tiến hành tìm hiểu ngun nhân để khắc phục. Chính điều này đã làm tăng thời gian sản xuất và hàng xuất đi bị trễ so với tiến độ đề ra.
- Kaizen Costing không chỉ áp dụng ở các cơng đoạn may mà cịn có thể áp dụng ở bất cứ nơi đâu ở phân xưởng sản xuất khi có thể. Cơng ty PungKook Sài Gòn II chỉ dừng lại việc áp dụng phương pháp Kaizen Costing để cải tiến công đoạn may mà chưa áp dụng phương pháp này vào việc thay đổi các hoạt động hàng ngày gắn liền với quy trình sản xuất.
- Sự thay đổi các chuyên gia nhiều lần trong một năm gây khó khăn trong sản xuất. Vì mỗi chuyên gia đều có cách quản lý riêng, nên việc thay đổi phương pháp quản lý sẽ làm thay đổi cách thức hoạt động sản xuất theo cách mới. Điều này sẽ làm chậm tiến độ sản xuất và nhân viên dễ bị xáo trộn quy trình làm việc khi họ chưa nắm bắt được hết quy trình.
- Việc tính tốn thời gian may, chi phí và giá gia cơng của từng cơng đoạn bằng file excel hiện nay của bộ phận tính định mức và bộ phận lập kế hoạch sản xuất còn mất nhiều thời gian và sẽ gặp trở ngại khi có sự thay đổi cơng đoạn may.
2) Chưa thực hiện việc thay đổi những hoạt động còn thiếu sự phối hợp và kiểm tra:
- Bộ phận kỹ thuật chưa phối hợp chặt chẽ với bộ phận lập kế hoạch sản xuất trong việc báo cáo các vấn đề phát sinh hàng ngày liên quan đến máy móc, kỹ thuật may sản phẩm, đặc biệt ở những công đoạn phức tạp như ráp thân trước, thân sau và ráp thành phẩm (Vì nếu khơng nhất qn kỹ thuật may tại một cơng đoạn sẽ dẫn đến có thợ may nhanh, có thợ may chậm).
- Nhân viên điều phối sản xuất của phân xưởng chưa thật sự kiểm tra chặt chẽ các công đoạn tạo ra sản phẩm. Vì vậy, khi sản phẩm được hồn thiện, tổ KCS đã phát hiện những lỗi về đường chỉ may, độ dùng của bề mặt ba lô, các đường
nhiễu mỹ thuật trên đai v.v. Dẫn đến các báo cáo mà tổ sản xuất gửi cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất chưa được chi tiết và đầy đủ mà chỉ mới dừng lại ở những báo cáo về năng suất may của từng thợ trong ngày, số thành phẩm đạt được vào cuối mỗi ngày.
3) Chưa có sự phân tích chênh lệch về chi phí để có cơ sở phân tích và nhận định:
Bước thứ 8 của quy trình ứng dụng phương pháp Kaizen Costing là nghi nhận lợi ích và so sánh, nhưng bộ phận lập kế hoạch sản xuất và bộ phận kế tốn chỉ dừng lại ở việc ghi nhận lợi ích mà phương pháp mang lại chưa có sự so sánh giữa mục tiêu với thực tế sau khi ứng dụng Kaizen Costing, cụ thể:
a) Bộ phận lập kế hoạch sản xuất:
- Khi ứng dụng Kaizen Costing, bộ phận lập kế hoạch sản xuất chỉ dừng lại ở việc tính tốn thời gian may và kiểm tra số sản phẩm được sản xuất có đạt mục tiêu để tìm nguyên nhân khắc phục, họ chưa đi sâu vào phân tích chênh lệch việc giảm chi phí thực tế so với mục tiêu của mã hàng Proper Roady Backpack.
- Cơng ty PungKook Sài Gịn II chưa ứng dụng triệt để trình tự các bước khi ứng dụng phương pháp Kaizen Costing vào quy trình sản xuất, nên Công ty chưa có cơ sở để phân tích các chênh lệch cần thiết trước và sau khi ứng dụng phương pháp này để có những đánh giá và nhận định sâu sắc về hiệu quả mà phương pháp mang lại.
b) Bộ phận kế toán:
- Bộ phận kế tốn chưa có sự phối hợp với bộ phận lập kế hoạch sản xuất để theo dõi và tính tốn thời gian, chi phí sản xuất cho từng mã hàng một cách chính xác mà chỉ mang tính tương đối. Vì vậy, cơng ty chưa thể phân tích chênh lệch chi phí của những thời kỳ khác nhau cho cùng mã hàng để đưa ra mục tiêu sản xuất cho kỳ tiếp theo một cách phù hợp.
- Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung mà bộ phận kế toán áp dụng hiện nay chưa thật sự phù hợp đối với những đơn hàng có thời gian sản xuất không đúng như kế hoạch đề ra. (Điển hình mã hàng Proper Roady Backpack được sản
xuất trong tháng 9/2013 kéo dài sang một tuần của tháng 10/2013, nhưng công ty chỉ phân bổ chi phí sản xuất chung phát sinh trong tháng 9/2013 cho mã hàng Proper Roady Backpack). Việc phân bổ này sẽ làm cho việc tính tốn chi phí sản xuất thực của đơn hàng chưa thật sự chính xác.
Kết luận chương 2
Cơng ty TNHH PungKook Sài Gòn II đã ứng dụng thành công phương pháp Kaizen Costing vào công đoạn tạo ra ba lô laptop Proper Roady Backpack. Các số liệu được phân tích các chênh lệch về thời gian, chi phí sản xuất cũng như chi phí cơng ty có thể tiết kiệm được, để một lần nữa người viết có thể khẳng định rằng phương pháp Kaizen Costing thật sự rất hữu ích cho các cơng ty sản xuất biết vận dụng nó một cách đúng đắn để đạt được mục tiêu về chất lượng sản phẩm, phân phối và hiệu quả kinh tế. Bởi nó khơng chỉ giúp cho những người tham gia vào quá trình sản xuất không ngừng đưa ra các ý tưởng cải tiến khi có thể mà cịn giúp kiểm sốt chi phí sản xuất, loại bỏ lãng phí và giảm bớt những chi phí hao tổn khơng đáng có mà khơng làm giảm đi chất lượng sản phẩm.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP KAIZEN COSTING CỦA CÔNG TY TNHH PUNGKOOK SÀI GỊN II TẠI QUY TRÌNH SẢN XUẤT BA LƠ LAPTOP PROPER ROADY BACKPACK 3.1 Quan điểm khoa học cho các giải pháp đề xuất
3.1.1. Quan điểm phù hợp:
Số lượng các công ty chuyên sản xuất, gia công ba lô túi xách cho các nhãn hiệu nước ngồi có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp trong cùng ngành để có thể đứng vững trên thị trường Việt Nam hiện nay khơng nhiều. Vì vậy, khơng chỉ cơng ty TNHH PungKook Sài Gịn II mà các doanh nghiệp trong lĩnh vực này cần có giải pháp để tìm hướng đi trong việc duy trì nguồn hàng hiện có và phát triển nguồn hàng trong tương lai. Các giải pháp đề xuất thực hiện của đề tài được xây dựng dựa trên các tiêu chí phù hợp với tình hình thực tế của công ty TNHH PungKook Sài Gòn II, thị trường cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất ba lô, túi xách và sự phát triển của nền kinh tế trong nước và nước ngoài, bao gồm :
- Phù hợp với xu hướng phát triển trong quản trị hiện đại cụ thể đó là xu hướng tồn cầu hóa được đặt trong bối cảnh tương lai khi mà giá cả nguồn lực tăng và ngày càng khan hiếm, đồng thời dưới tác động của sự thay đổi nhu cầu thị trường ở từng thời kỳ, từng mùa trong năm (Điển hình mùa xuân và mùa hè nhu cầu khách hàng về dịng sản phẩm ba lơ, túi xách ngày càng gia tăng).
- Trình độ tổ chức quản lý sản xuất và thực hiện sản xuất ở các cấp bậc vị trí khác nhau từ ban lãnh đạo đến nhân viên.
- Qui mô hoạt động hiện tại và khả năng phát triển sản xuất của công ty trong tương lai về việc xây dựng và phát triển đội ngũ sản xuất, cải tiến kỹ thuật sản xuất, khả năng mở rộng diện tích sản xuất v.v…
- Trình độ, năng lực làm việc, khả năng lĩnh hội kiến thức và thích nghi với sự thay đổi của quy trình sản xuất, điều kiện làm việc của công nhân viên, quy
chế kỷ luật kỷ cương, xu hướng duy trì và phát triển nguồn nhân lực hiện có, và tạo dựng nguồn nhân lực mới trong tương lai.
3.1.2. Quan điểm linh hoạt vận dụng:
- Mỗi sáng kiến, giải pháp đều gắn liền với đặc điểm của mỗi sản phẩm, quy trình sản xuất, khả năng vận dụng vào mơ hình và điều kiện sản xuất của cơng ty PungKook Sài Gòn II tại mỗi thời kỳ.
- Việc vận dụng phương pháp sản xuất tiến bộ không chỉ hổ trợ cho quá trình tạo ra sản phẩm, phù hợp với yêu cầu của khách hàng về cấu tạo, đặc tính và chất lượng mà cịn có thể áp dụng trong mơi trường sản xuất, môi trường làm việc, đặc biệt là yếu tố con người.
- Sự hiểu biết của nhân viên để vận dụng linh hoạt vào quá trình tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật may, chất lượng trên từng chi tiết. Đồng thời vận dụng các phương pháp sản xuất tiến bộ một cách sáng tạo phù hợp với qui cách sản phẩm, kỹ thuật gia công theo yêu cầu của thị trường cạnh tranh hiện tại.
3.1.3. Quan điểm cân đối lợi ích và chi phí:
- Các quyết định về chiến lược hoạt động, phương pháp tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất hay kế hoạch đầu tư nguồn lực được cơng ty PungKook Sài Gịn II đặt trên quan điểm lợi ích mang lại phải lớn hơn chi phí mà cơng ty bỏ ra về mặt thời gian cũng như nguồn lực để thực hiện.
- Giải pháp được vận dụng vào quy trình sản xuất sản phẩm ln có sự cân bằng giữa các yếu tố chất lượng, chi phí và sự phân phối để đáp ứng yêu cầu của khách hàng sao cho cân đối với mục tiêu lợi nhuận. Vì vậy, các giải pháp đưa ra luôn phải đảm bảo ứng dụng hiệu quả cho quy trình sản xuất hiện tại và đạt được mục tiêu chi phí, lợi nhuận trong tương lai.
3.2 Giải pháp hoàn thiện:
3.2.1. Nhận diện cơ hội để cải thiện hoạt động:
- Công ty PungKook Sài Gòn II nên thành lập đội cải tiến IE (Industrial Engineering) để kiểm tra và thử nghiệm các quy trình, các cơng đoạn may nhằm giảm bớt chi phí sản xuất và mang lại hiệu quả kinh tế.
- Đối với công ty chuyên gia công ba lô, túi xách như cơng ty PK SG II thì khi cơng ty có nhu cầu ứng dụng Kaizen Costing nên áp dụng ngay ở giai đoạn phát triển mẫu gởi cho khách hàng kiểm tra trước để có thời gian tìm cách khắc phục lỗi. Chính điều này sẽ giúp cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất có thể tính tốn thời gian hoàn thành sản phẩm một cách hợp lý trước khi thỏa thuận với khách hàng.
- Nhìn nhận ý tưởng Kaizen trong mọi tình huống có thể để loại bỏ những lãng phí khơng cần thiết (Chẳng hạn: dành 30 phút cuối mỗi ngày để nhận diện các vấn đề ở xưởng cần phải cải tiến v.v).
- Sử dụng phần mềm quản trị sản xuất để hổ trợ tính tốn giá may gia cơng của từng cơng đoạn từ đó tổng hợp đơn giá gia công của từng mã sản phẩm, việc tính tốn chi phí sản xuất và ghi nhận chênh lệch giữa mục tiêu so với thực tế.
3.2.2. Thay đổi những hoạt động cần thiết:
- Các nhân viên kỹ thuật cần phối hợp với bộ phận lập kế hoạch sản xuất báo cáo những vấn đề phát sinh liên quan đến kỹ thuật may, chất lượng máy để kịp thời đưa ra hướng giải quyết khi có sự cố xảy ra. Trong trường hợp công ty ứng dụng Kaizen Costing, bộ phận kỹ thuật đóng vai trị hổ trợ đưa ra nguyên nhân của các vấn đề xảy ra trong hiện tại giúp cho bộ phận lập kế hoạch và tổ sản xuất phân tích và nhìn nhận vấn đề sâu sắc hơn. Vì vậy, bộ phận lập kế hoạch sản xuất cần phải kiểm tra các báo cáo hàng ngày của bộ phận kỹ thuật để kịp thời nhắc nhở, điều chỉnh những sai sót xảy ra.
- Nguyên tắc kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty là kiểm tra lỗi vải sợi trước khi may, còn đường kim chỉ mũi kiểm tra sau khi sản phẩm hoàn thành. Nhưng trong q trình sản phẩm được sản xuất ở từng cơng đoạn thì tổ sản xuất nên
kiểm tra chất lượng đường chỉ may để kịp thời sửa lỗi may nhanh hơn và dễ dàng hơn. Đồng thời, công ty nên kiểm tra các công đoạn đầu tiên gồm cắt, ép, in thêu và các công đoạn may các chi tiết nhỏ. Kế tiếp là kiểm tra bán thành phẩm, các thân chính và thân lót sản phẩm trước khi ráp thành phẩm.
3.2.3. Tính tốn và phân tích chênh lệch làm cơ sở ghi nhận lợi ích và so sánh: và so sánh:
a) Bộ phận lập kế hoạch sản xuất:
- Bộ phận lập kế hoạch sản xuất cần phối hợp với bộ phận kế toán để ứng dụng phương pháp Kaizen Costing theo một trình tự cụ thể 8 bước sẽ giúp cho họ có cơ sở phân tích các chênh lệch trong việc giảm chi phí giữa thực tế so với mục tiêu và tìm ra nguyên nhân gây chênh lệch.
- Phối hợp với bộ phận kế tốn để sử dụng kỹ thuật phân tích giá trị_VE (Value Engineering) trong quy trình sản xuất sản phẩm ở từng công đoạn cụ thể giúp đánh giá chi phí bỏ ra ở mỗi cơng đoạn có thực sự mang lại giá trị cho sản phẩm, việc cải tiến phương pháp gia cơng có làm giảm chi phí sản xuất và công việc mà mỗi bộ phận đang thực hiện có thực sự mang lại hiệu quả về năng suất và tính kinh tế nhằm hổ trợ cho việc lập dự tốn chi phí thật sự hiệu quả, khả thi với chi phí ít nhất có thể để hổ trợ cho nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định sản xuất sản phẩm hoặc thay đổi phương pháp gia công sản phẩm.
b) Bộ phận kế toán:
- Bộ phận kế tốn cần có phương pháp theo dõi chi phí cụ thể cho từng đơn hàng, mã hàng và phối hợp với bộ phận lập kế hoạch sản xuất theo dõi thời gian tạo ra 1 sản phẩm để có thể phân tích chênh lệch thời gian, năng suất và chi phí tạo ra sản phẩm giữa thực tế với mục tiêu, giữa thực tế trước và sau khi ứng dụng Kaizen Costing, đồng thời báo cáo cho bộ phận quản lý sản xuất nhằm giúp họ đưa ra những quyết định cải tiến, hoặc thay đổi kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp.