CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.2 Phương pháp Kaizen costing
1.2.5. Quy trình ứng dụng Kaizen costing
Phương pháp Kaizen Costing liên quan đến bộ phận lập kế hoạch sản xuất. Sau khi sản phẩm được thiết kế đưa vào quy trình sản xuất sẽ tập trung vào các đặc điểm hoạt động của quy trình và sự phát triển của nó theo cách thức hiệu quả nhất ( Budugan and Georgescu, 2009).
Các bước ứng dụng Kaizen Costing trên sơ sở quản lý hoạt động sản xuất (Robert and Anthony, 1998):
Bước 1: Lập biểu đồ quá trình sản xuất để nhận diện từng hoạt động gắn với
quy trình tạo ra các sản phẩm tương ứng.
Bước 2: Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận và giá thành sản phẩm để xem xét
chi phí mục tiêu cho từng hoạt động tương ứng với mỗi sản phẩm khác nhau một cách phù hợp.
Bước 3: Khi xác định được các hoạt động gắn với mỗi quy trình tạo ra mỗi
sản phẩm là cơ sở để nhận diện hoạt động nào cần được cải thiện để đạt chi phí mục tiêu và hiệu quả sản xuất (Thiết kế lại để loại bỏ những hoạt động không làm tăng giá trị cần thiết, cải tiến liên tục và cải thiện giá trị của các hoạt động làm tăng giá trị).
Bước 4: Sau khi nhận diện các hoạt động cần được cải tiến thì việc tiếp theo
là sắp xếp thứ tự cho việc cải thiện (Thường được sắp xếp theo thứ tự giá trị tăng thêm mà hiệu quả công việc mang lại).
Bước 5: Nếu việc cải tiến mang lại lợi ích thực tế cao hơn chi phí và nguồn lực
phải bỏ ra thì việc cải thiện hoạt động cần thiết phải thực hiện. Nhưng trước hết phải cung cấp các số liệu phân tích và những minh chứng về tài chính cho những nổ lực thiết kế lại.
Bước 6: Dựa trên các đề xuất cho những hoạt động cải tiến để nhận diện
những hành động, phương pháp cũng như cách thức thực hiện để loại bỏ hoặc giảm những chi phí của những hoạt động không cần thiết.
Bước 7: Sau khi người quản lý sản xuất đưa ra phương pháp hành động để
loại bỏ những hoạt động không cần thiết, các nhân viên chuyên trách sẽ hướng dẫn các công nhân thực hiện những thay đổi được yêu cầu.
Bước 8: Sau khi việc cải tiến được thực hiện, nhân viên của bộ phận chuyên
trách có nhiệm vụ ghi nhận lại các kết quả đạt được hàng ngày trước và sau khi ứng dụng Kaizen Costing làm cơ sở phân tích và so sánh giữa lợi ích với chi phí đã bỏ ra.
Quy trình ứng dụng Kaizen Costing của Robert & Anthony giúp cho các doanh nghiệp sản xuất dễ dàng áp dụng tuần tự 8 bước để phân tích nhìn nhận các vấn đề xảy ra cần khắc phục, nhưng để có thể tính tốn và phân tích chênh lệch giữa thực tế so với mục tiêu trước và sau khi ứng dụng Kaizen Costing cần dựa vào cơng thức xác định chi phí Kaizen theo mục tiêu của Monden & Lee để làm cơ sở ghi nhận lợi ích và so sánh.
Bên dưới là quy trình ứng dụng phương pháp Kaizen Costing dựa trên cơ sở tính tốn chênh lệch chi phí để tiến hành phân tích giá trị nhằm đánh giá hoạt động ở mỗi bộ phận. Vì vậy, trước tiên là tính tốn việc giảm chi phí ở thực tế, sau đó so sánh với việc giảm chi phí theo mục tiêu để phân
Sơ đồ 1.4: Quy trình ứng dụng Kaizen Costing (Robert and Anthony, 1998)
Hoạt động không cần thiết loại bỏ Lập biểu đồ quá trình sản xuất Xem xét chi phí mục tiêu Nhận diện các cơ hội để cải thiện
hoạt động Cung cấp bằng chứng tài chính cho việc thiết kế lại Cần thiết phải cải thiện
Sắp xếp thứ tự cho việc cải thiện Hoạt động cần thiết loại bỏ Nhận diện các hoạt động cần loại bỏ Không cần thiết phải cải thiện
Thực hiện Thực hiện thay đổi
Ghi nhận lợi ích & so sánh
tích chênh lệch chi phí là tích cực hay tiêu cực và đưa ra hành động cụ thể. Nếu chênh lệch đó là tiêu cực sẽ tiến hành phân tích giá trị. Tùy thuộc từng mơ hình sản xuất để áp dụng kỹ thuật phân tích giá trị cho phù hợp, bao gồm:
Phân tích việc thay đổi kết cấu sản phẩm
Phân tích việc thay đổi quy trình sản xuất
Phân tích hoạt động của đội nhóm
Quy trình ứng dụng Kaizen Costing của Monden & Lee, 1993 là mơ hình khái quát chung dựa trên sự phân tích chênh lệch giữa chi phí Kaizen theo mục tiêu và chi phí Kaizen theo thực tế trong việc xem xét giảm thiểu chi phí:
Bước 1: Thiết lập chi phí Kaizen theo mục tiêu
Để thiết lập chi phí Kaizen theo mục tiêu của năm hiện tại dựa trên chi phí thực tế của năm trước của cùng một sản phẩm làm cơ sở cho việc giảm chi phí cho
kỳ sản xuất hiện hành (Kaur, 2014).
Bước 2: Tính tốn chênh lệch
Căn cứ vào số liệu thực tế ghi nhận được sau khi ứng dụng Kaizen Costing so sánh với chi phí Kaizen theo mục tiêu để tính tốn chênh lệch là tích cức hay tiêu cực để nhận định và tiến hành phân tích giá trị nếu chênh lệch đó là tiêu cực. Và chi
Chi phí thực tế hiện tại
Sự giảm chi phí
Phân tích giá trị
Thay đổi kết cấu sản phẩm
Thay đổi quy trình sản xuất
Hoạt động của đội nhóm Kaizen
Chi phí Kaizen theo mục tiêu
Chênh lệch CP
phí thực tế của kỳ hiện tại là cơ sở để thiết lập tỷ lệ giảm thiểu chi phí Kaizen theo mục tiêu của năm tiếp theo trong sự nổ lực giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp
(Kaur, 2014).
Bước 3: Xem xét biến phí và định phí để đưa ra mục tiêu giảm chi phí
Dựa vào số liệu phân tích chênh lệch để nhìn nhận yếu tố chi phí chính gây ra chênh lệch. Biến phí là trọng tâm giảm thiểu chi phí trong Kaizen Costing, cịn định phí khơng nằm trong mục tiêu giảm thiểu chi phí. Tỷ lệ giảm thiểu chi phí Kaizen theo mục tiêu được ấn định cho các yếu tố cấu thành trong sản phẩm, từng phân xưởng, từng bộ phận khác nhau. Dựa trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch giảm thiểu chi phí trong việc ứng dụng Kaizen Costing (Monden & Lee, 1993).
Bước 4:Phân tích giá trị
Sau khi nhận biết chênh lệch thuộc về yếu tố chi phí nào sẽ tiến hành phân tích giá trị của hoạt động tương ứng tạo ra chi phí đó và phân tích từng hoạt động cụ thể có liên quan để tìm nguyên nhân thực sự trước khi đưa ra mục tiêu giảm thiểu chi phí.
Mơ hình ứng dụng Kaizen Costing của Monden & Lee giúp cho doanh nghiệp sản xuất có thể tính tốn sự chênh lệch chi phí làm cơ sở phân tích và nhận định, nhưng để nhận diện các hoạt động cần được cải tiến dựa trên các dữ liệu đã phân tích thì cần kết hợp vận dụng quy trình ứng dụng 8 bước của Robert & Anthony để tối ưu hóa hiệu quả ứng dụng.
Các cơng thức bên dưới giúp tính hiệu quả sản xuất (Năng suất):
Hiệu quả sản xuất = Năng suất = (Công thức 1)
Đầu ra: Số lượng sản phẩm được sản xuất ra trong kỳ
Đầu vào: thời gian để tạo ra sản phẩm, nguyên nhiên liệu trực tiếp cấu thành trong sản phẩm, v.v.
Công suất của máy = (Công thức 3)
Các cơng thức để tính mục tiêu chi phí Kaizen cho mỗi kế hoạch (Monden and Lee, 1998):
1. Chi phí sản xuất thực tế của 1 sản phẩm ở kỳ trước (1)
(Cơng thức 4) 2. Chi phí thực tế ước tính theo lượng sản phẩm của kỳ hiện tại (2)
3. Chi phí Kaizen mục tiêu của kỳ hiện tại (3)
4. Tỷ lệ ấn định cho mỗi nhà máy (4)
(Cơng thức 7) 5. Chi phí Kaizen cho mỗi nhà máy (5)