3.7 Kết luận khảo sát và phân tích nguyên nhân phát sinh chi phí tuân thủ
3.7.2.2 Cơ quan thuế
- Ứng dụng cơng nghệ thơng tin của cơ quan thuế phục vụ người nộp thuế
cũng như quản lý thuế TNCN chưa theo kịp thực tế, chưa hiệu quả.
+ Để hỗ trợ người nộp thuế thực hiện việc tính thuế, kê khai, đồng thời cơ quan thuế lưu trữ thơng tin trên tờ khai thuế được chính xác, cơ quan thuế đã hướng dẫn người nộp thuế thực hiện sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) cho người nộp thuế. Tuy nhiên, do phần mềm nhiều lần nâng cấp, thường xuyên thay đổi, bị lỗi về mặt số liệu, người nộp thuế khơng cập nhật kịp nên khi nộp hồ sơ theo phiên bản cũ thì hệ thống cơ sở dữ liệu trong cơ quan thuế khơng tiếp nhận được mã vạch trên tờ khai, người nộp thuế mất thời gian làm lại theo phiên bản mới.
+ Cơ quan thuế chưa xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung đồng bộ, tập trung đầy đủ và chưa cĩ sự liên kết giữa các cơ quan chức năng khác về thơng tin người nộp thuế như: thơng tin người phụ thuộc, tổng thu nhập của người nộp thuế , bảo hiểm bắt buộcvv; Cĩ trường hợp trong năm người lao động đã đăng ký người
phụ thuộc tại cơ quan thuế thuế này nhưng đến khi quyết tốn thuế thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế khác. Do đĩ, cơ quan thuế kiểm tra thơng tin trên hồ sơ quyết tốn thuế thì một số trường hợp yêu cầu người nộp thuế bổ sung hồ sơ người phụ thuộc vì thiếu cơ sở để xác định sự chính xác của nội dung kê khai.
+ Cơ quan thuế chưa triển khai thực hiện dịch vụ kê khai thuế qua mạng đối với cá nhân.
Năm 2009 việc triển khai thí điểm hệ thống nộp tờ khai thuế qua mạng được đánh dấu là một bước tiến mới của ngành Thuế trong cơng tác cải cách và hiện đại hĩa, đặc biệt đẩy mạnh cung cấp dịch vụ cho người nộp thuế. Qua đây, cơ quan thuế giảm được áp lực khi nhận tờ khai trực tiếp (nhất là trong các thời điểm kê khai hàng tháng, hàng quý), mà doanh nghiệp cũng tiết kiệm được khoảng thời gian quý giá và chi phí cơ hội khi phải đến trực tiệp cơ quan thuế, xếp hàng chờ đến lượt được nộp tờ khai. Hơn nữa, với ứng dụng này, người nộp thuế cĩ thể thực hiện nhiệm vụ kê khai với nhà nước 24/24h trong ngày, và cĩ thể nộp cả vào thứ 7 hoặc chủ nhật để đảm bảo đúng hạn kê khai của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc triển khai chưa áp dụng đối với tờ khai quyết tốn thuế TNCN dành cho cá nhân, gây ra một số bất lợi như : số lượng người nộp hồ sơ quyết tốn thuế lớn, người nộp thuế phải xếp hàng chờ đợi, chen chút nhau để nộp hồ sơ quyết tốn thuế rất mất thời gian, đĩ là chưa kể đến việc chỉnh sửa lại hồ sơ nếu cĩ sai sĩt, phải xếp hàng lại từ đầu; cĩ trường hợp người nộp thuế làm việc tại tỉnh khác nhưng do thuộc đối tượng quyết tốn thuế tại Cục Thuế tỉnh Bến Tre nên họ phải tốn khá nhiều thời gian, chi phí đi lại cho việc này; người nộp thuế đi cơng tác tại nước ngồi khơng nộp hồ sơ đúng hạn theo quy định đã bị xử phạt vi phạm hành chính về chậm nộp tờ khai thuế.
- Thiếu nguồn lực về con người dẫn đến cán bộ thuế quá tải khi tiếp nhận hồ sơ
quyết tốn, xử lý hồ sơ hồn thuế, ảnh hưởng chất lượng khi hướng dẫn người nộp thuế , đồng thời cơ sở hạ tầng khơng đáp ứng thực tế phát sinh
+ Thiếu người tiếp nhận hồ sơ trong khi số lượng người nộp thuế quá đơng cũng như phịng tiếp nhận hồ sơ quá nhỏ; cịn người nộp thuế mất thời gian xếp hàng chờ đợi, nếu hồ sơ cĩ sai sĩt thì phải điều chỉnh lại theo yêu cầu, xếp hàng
lại từ đầu.
+ Cán bộ thuế quá tải khi tiếp nhận hồ sơ quyết tốn, xử lý hồ sơ hồn thuế và hướng dẫn người nộp thuế.
* Về hướng dẫn người nộp thuế một số cán bộ thuế khi tiếp nhận hồ sơ xem xét chưa kỹ nên khi hướng dẫn người nộp thuế điều chỉnh, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu chưa đầy đủ, dẫn đến trường hợp người nộp thuế phải đi lại nhiều lần mới cĩ thể hồn chỉnh được hồ sơ quyết tốn thuế theo quy định.
* Tiếp nhận hồ sơ quyết tốn và xử lý hồ sơ hồn thuế: tổng số hồ sơ cá nhân quyết tốn trực tiếp vào cuối năm 2013 tại Cục Thuế tỉnh Bến Tre 3.402 hồ sơ, trong đĩ cĩ trên 920 hồ sơ hồn thuế. Theo quy định hồ sơ hồn thuế phải xử lý trong thời hạn 15 ngày làm việc từ lúc tiếp nhận hồ sơ đến hồn tất hồ sơ. Tuy nhiên, do số lượng hồn thuế lớn và quy trình phải qua nhiều phịng ban, thực hiện nhiều bước cơng việc khác nhau nên tốn rất nhiều thời gian cho nhân viên xử lý hồ sơ. Cụ thể khi xử lý 1 hồ sơ hồn thuế phải qua các giai đoạn như sau: 4 người xét duyệt hồ sơ (1 cán bộ tiếp nhận hồ sơ, 1 cán bộ xử lý, 1 lãnh đạo bộ phận xét duyệt hồ sơ, 1 lãnh đạo Cục ký Quyết định hồn thuế), qua các bộ phận: tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ, bộ phận văn thư lưu trữ để lấy số, bộ phận Kê khai và kế tốn thuế để lưu trữ dữ liệu hồ sơ hồn, kho bạc nhà nước để trả tiền người nộp thuế. Tính đến 6/2014, với số lượng trên 920 hồ sơ hồn thuế, đồng thời trong số hồ sơ hồn thuế, cĩ những hồ sơ chỉ hồn cĩ cái vài chục ngàn đồng đến vài trăm ngàn đồng.
Như vậy, trong giai đoạn vừa qua trong khi cơ quan thuế tốn rất nhiều thời gian và nhân lực để giải quyết hồn thuế cho các cá nhân, cịn người nộp thuế ngồi việc mất thời gian cung cấp hồ sơ theo yêu cầu cịn phải chờ đợi khá lâu cĩ thể nhận được tiền hồn. Vấn đề này địi hỏi ngành thuế cần tiến hành nghiên cứu, xem xét, phân tích khơng chỉ quy trình hồn thuế nĩi riêng mà cịn các quy trình quản lý thuế khác nĩi chung, tìm nguyên nhân và giải pháp sao cho tiết kiệm chi phí cho cơ quan thuế và người nộp thuế.
Bảng 3.12: Quy trình hồn thuế TNCN