2.2.2.1 Giai đoạn 1 - Từ lúc xe vào kho đến lúc được kiểm tra xong chứng từ. Bao gồm các bước sau:
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy đăng kí thơng tin tại cổng Bảo vệ
ICD TBS: Bảng số xe, số container, số seal, họ tên người đại diện, chứng minh nhân dân.
- Bảo vệ TBS cấp giấy được phép vào kho và yêu cầu tài xế/người đại diện
của nhà máy đeo thẻ kiểm soát an ninh (thẻ Visitor) khi đi lại trong khu vực kho. Xe vào kho và nộp chứng từ Kiểm tra chứng từ Xe vào line để dỡ hàng Kết thúc việc dỡ hàng Xe ra khỏi kho (1) (2) (3) (4)
- Tài xế cho xe chạy thẳng vào khu vực bãi chờ.
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy mang những chứng từ sau đây nộp
tại văn phịng kho Damco:
• Giấy xác nhận cho đơn hàng (Booking confirmation) • Packing list
• Sơ đồ đóng hàng vào xe • Giấy ủy quyền (nếu cần) • Tờ khai hải quan
- Nhân viên Damco kiểm tra thông tin giữa đơn hàng trên hệ thống với chứng
từ của nhà máy nộp, nếu có gì khác biệt thì u cầu nhà máy xác nhận lại. Nếu bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, nhân viên chứng từ sẽ nhập thông tin ngày giờ vào kho của xe hàng vào hệ thống và yêu cầu tài xế hay người đại diện của nhà máy ra chờ loa gọi thì đưa xe vào line.
2.2.2.2 Giai đoạn 2 – Từ lúc Damco nhận chứng từ đến lúc xe được gọi vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau: vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau:
- Nhân viên chứng từ chuyển bộ chứng từ cho bộ phận điều phối (Yard
controller) để sắp xếp line và nhân công (Stevedoor) cho xe hàng đó.
- Nhân viên điều động sẽ căn cứ vào tình hình hoạt động tại các line và nguyên tắc FIFO để xác định xe hàng nào sẽ vào line nào để dỡ hàng.
- Nhân viên điều động phóng loa gọi tài xế đưa xe vào line để dỡ hàng. Đồng
thời khi nghe loa, nhân viên kiểm đếm của line đó (Tallyman) sẽ lên văn phòng để lấy chứng từ của xe hàng sắp nhập kho.
- Trước khi vào line, xe hàng sẽ phải dừng tại điểm dừng (Stop-line) để bảo vệ kiểm tra tình trạng seal của xe hàng. Nếu số seal đúng như trên chứng từ của nhà máy thì xe mới được phép di chuyển vào trong line để dỡ hàng. Nếu số seal khác với số seal trên chứng từ của nhà máy thì bảo vệ sẽ u cầu người đại diện kí xác nhận số seal của xe hàng lúc vào kho Damco. Sau đó mới tiến hành cắt seal. [Xem quy trình kiểm tra seal trong Phụ lục 8]
- Tài xế đưa xe vào đúng line quy định, tắt máy xuống xe và chờ kho nhận hàng xong sẽ thông báo.
2.2.2.3 Giai đoạn 3 – Từ lúc xe vào line đến lúc kết thúc việc dỡ hàng
- Mỗi line có 2 cơng nhân mang hàng từ xe ra ngồi, chất lên pallet nhựa (còn được gọi tấm kê hàng - là một kết cấu bằng phẳng để tải hàng hóa, được nâng chuyển hàng bởi xe nâng. Pallet được làm từ nhiều chất liệu khác nhau như gỗ, sắt, nhựa).
- Hàng hoá vận chuyển bởi container thường được đặt trên pallet có bảo đảm
vững chắc bằng cách đóng đai, quấn bọc căng hay co lại và vận chuyển theo thứ tự, sắp xếp phân loại theo nhãn mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc... như Nike yêu cầu. Thông thường nhà máy đã phải sắp xếp, phân loại hàng sẵn từ khi họ bốc hàng từ kho nhà máy lên xe container để giao cho
Damco. Khi đến kho, Damco chỉ việc đếm và chất hàng lên pallet. Nhưng
nếu nhà máy khơng làm việc đó, thì Damco phải làm và phạt lại nhà máy phí khơng sắp xếp, phân loại hàng.
- Bên ngồi có một nhân viên kiểm đếm đứng quét mã vạch của từng thùng
carton (inbound scanning) ngay khi hàng được mang ra khỏi xe. Mục đích
của việc quét mã vạch là để đảm bảo nhà máy giao đúng đơn hàng (PO) và
mã hàng (item) như trên hệ thống của Nike và đảm bảo khơng nhận sót hàng. Tất cả các thùng carton đã được dán mã vạch từ nhà máy, ở khâu nhập kho này nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch, lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để đối chiếu với Booking confirmation. Kể từ lúc này các thùng hàng Nike sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch. Nếu sau khi quét mã vạch xong mà thấy sự khác biệt, ví dụ như khác biệt về số lượng thùng carton giữa kết quả quét mã vạch với Booking của nhà máy, thì có thể do kho qt thiếu, qt dư hoặc có thể do nhà máy giao thiếu, giao thừa. Lúc đó nhân viên kiểm đếm phải thực hiện lại thao tác quét mã vạch từ đầu. Nếu đã quét lại rồi mà vẫn
không khớp với Booking, kho sẽ lập biên bản và yêu cầu người đại diện của nhà máy xác nhận tình trạng của lơ hàng.