2.3.2 Các yếu tố tác động đến thời gian chờ:
Thời gian chờ được xác định từ lúc nhà máy nộp bộ chứng từ hàng nhập kho tại quầy dịch vụ khách hàng cho đến lúc được gọi kéo xe vào line để dỡ hàng (Giai đoạn 1 và 2 trong quy trình nhận hàng).
Thời gian chờ phụ thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Lượng hàng nhập kho (Inbound) và xuất khỏi kho (Outbound) vào thời điểm
đó nhiều hay ít. Nếu hàng nhiều thì thời gian chờ sẽ tăng.
- Thời gian chờ vào các buổi chiều thường nhiều hơn so với buổi sáng bởi vì đa số nhà máy tập trung giao hàng vào buổi chiều.
- Vì kho chỉ ghi nhận xe hàng đã có mặt tại kho và đủ điều kiện để dỡ hàng khi xe hàng đó đã hồn tất thủ tục hải quan và nộp đầy đủ bộ chứng từ mà kho yêu cầu khi đến giao hàng. Nếu nhà máy bị thiếu một trong các loại chứng từ bắt buộc, hoặc chứng từ bị sai thì họ phải chờ kho, chờ Hải quan xử lý. Thậm chí người đại diện của nhà máy phải chạy về nhà máy để lấy chứng từ bổ sung hoặc chỉnh sửa chứng từ nếu cần thiết. Trong những tình huống
này xe hàng vẫn phải nằm ngồi hàng chờ, ngay cả khi trong kho đang có
line trống, kho cũng không thể cho xe vào nhận hàng được vì ngồi kho cịn có Hải quan giám sát, mọi thủ tục giấy tờ hàng hoá ra vào kho CFS phải rõ ràng.
- Nếu có nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình dỡ hàng thì sẽ tốn thời gian để xử lý lô hàng đang dỡ, dẫn đến các xe bên ngoài phải chờ lâu hơn. Một số vấn đề thường phát sinh khi giao hàng như:
• Nhà máy khơng sắp xếp hàng (theo PO, theo kích cỡ, theo mẫu…) dẫn
đến cơng nhân ở kho khi nhận hàng phải tốn thời gian để sắp xếp lại rồi mới chất lên pallet.
• Hàng đã được nhận xong nhưng tài xế lại khơng có mặt để kéo container
rỗng ra khỏi khu vực làm hàng để nhường line đó cho xe khác vào dỡ
hàng. Hiện nay để tiết kiệm chi phí, nhà máy thường sử dụng một đầu kéo để kéo nhiều container. Vì vậy nếu các container của các nhà máy
này được dỡ hàng xong cùng một lúc, thì đầu kéo phải kéo lần lượt các container rỗng ra. Thời gian kéo một container từ line ra khỏi khu vực làm hàng là khoảng 15 phút cho một container. Do đó các xe hàng bên ngồi phải chờ thêm một khoảng thời gian nữa mới tới lượt của họ vào dỡ hàng.
• Tốc độ dỡ hàng của cơng nhân tại line: Nếu công nhân làm việc nghiêm túc, nhanh nhẹn, có kinh nghiệm dỡ hàng thì thời gian để hoàn tất việc dỡ hàng ra khỏi xe container sẽ nhanh chóng hơn. Do đó các xe bên ngồi hàng chờ sẽ được gọi vào line nhận hàng sớm hơn.
2.4 Phân tích kết quả nghiên cứu hàng chờ:
2.4.1 Kết quả của Bảng khảo sát thực hiện tại kho:
- Kết quả khảo sát: Xem phụ lục 5
Với câu hỏi đầu tiên, sau khi thống kê số lượng câu trả lời, ta có biểu đồ thể hiện thời gian chờ trung bình của mỗi khách hàng như sau:
Hình 2.6: Biểu đồ thể hiện thời gian chờ của 120 xe hàng khảo sát
0 2 0 1 2 2 1 5 6 2 8 7 5 7 7 11 6 5 13 8 6 5 4 7 0 5 10 15 20 25 Hơn 90 phút 60-90phút 30-60 phút Dưói 30 phút
Hình 2.7: Tỉ lệ xe hàng của mỗi khách hàng có thời gian chờ trên 90 phút
“Nguồn: Kết quả khảo sát chất lượng dịch vụ tại kho CFS – Damco TBS”
Từ kết quả cho thấy gần 65% xe hàng Nike phải chờ hơn 90 phút mới được nhận hàng, chiếm tỉ lệ cao nhất trong số các khách hàng hiện tại của kho. Do vậy gần đây nhà máy Nike thường phàn nàn về việc chờ đợi ở kho.
Đó là lí do vì sao tác giả chọn đi sâu phân tích để giảm thời gian chờ cho khách hàng Nike trước. Đây sẽ là cơ sở để áp dụng cải thiện quy trình hàng chờ cho các khách hàng cịn lại.
2.4.2 Phân tích kết quả của Bảng khảo sát gởi tới nhà máy bằng email:
- Kết quả khảo sát: Xem phụ lục 6
Kết quả bảng khảo sát cho ta thấy một trong những nguyên nhân hàng Nike có thời gian chờ lâu hơn các khách hàng khác là vì đa phần nhà máy giao hàng vào buổi chiều (67% xe hàng đến kho sau 1 giờ chiều). Việc tập trung một lượng xe lớn vào buổi chiều dẫn đến kho không thể nào giải quyết việc nhận hàng nhanh chóng.
Đa số các nhà máy cho biết lí do họ thường giao hàng buổi chiều vì:
NIKE, 65% ADIDAS, 40% TARGET, 30% IKEA, 25% PUMA, 20% Khác, 35%
- Buổi sáng là thời gian họ tiến hành thủ tục đưa hàng ra khỏi xưởng, xếp hàng vào container. Nên thường đến kho vào thời điểm trưa hoặc chiều.
- Một số lô hàng bị Hải quan kiểm hóa, nên khơng thể giao buổi sáng kịp.
- Một số nhà máy ở xa (Tây Ninh, Vĩnh Long, Bình Phước…) ln ln giao
hàng buổi chiều vì quãng đường vận chuyển xa, tốn nhiều thời gian di chuyển.
Hình 2.8: Biểu đồ thể hiện thời điểm giao hàng trong ngày của nhà máy Nike
Trung bình nhà máy phải chờ 109 phút mới được gọi đưa xe vào dỡ hàng, trong đó có những nhà máy cho biết họ phải chờ hơn 3 giờ. Trung bình một xe hàng phải mất khoảng 220 phút từ lúc bắt đầu vào kho đến lúc ra khỏi kho, trong đó thời gian chờ vào nhận hàng chiếm 50% tổng thời gian xe hàng ở tại kho. Vì vậy việc giảm thời gian chờ là một việc làm cấp bách và cần thiết.
28% 67% 5% Sáng Chiều Ngoài giờ
Mỗi ngày có khoảng 40 xe hàng Nike đến kho giao mà trung bình mỗi xe chờ 109 phút. Như vậy tổng thời gian chờ của tất cả xe hàng Nike là
40 x 109 = 4360 phút = 73 giờ/ngày
Với mỗi giờ chờ đợi, chi phí cơ hội của nhà máy bị mất là rất lớn. Với thời gian đó, xe hàng của họ có thể tiếp tục để vận chuyển hàng khác hoặc họ chỉ trả tiền thuê xe theo giờ thay vì phải thuê trọn 1 ngày như hiện nay.
Hình 2.9: Biểu đồ thể hiện thời gian chờ trung bình trong từng giai đoạn nhận hàng tại kho
Điều đáng nói là từ đầu năm đến nay đã có 64 xe hàng bị lưu lại kho qua đêm. Khi hỏi nhà máy ngun nhân tại sao thì có đến 81% ngun nhân do kho bị quá tải, không nhận hàng kịp. Việc lưu kho qua đêm có rủi ro rất cao nếu như hàng bị mất hay bị ẩm ướt do mưa bão. Mặt khác sẽ phát sinh thêm chi phí cho nhà máy. Một số nhà máy lớn do đã kí kết trong hợp đồng với đơn vị vận tải, nên họ không bị đơn vị vận tải phạt. Tuy nhiên cũng có trường hợp nhà máy bị đơn vị vận tải phạt vì thuê xe quá giờ.
29 101 65 17 0 20 40 60 80 100 120
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4 Phút
Hình 2.10: Biểu đồ thể hiện lý do hàng phải lưu kho qua đêm
2.5 Kết quả tính tốn các thơng số của hàng chờ dựa vào công thức của Lý thuyết xếp hàng: Lý thuyết xếp hàng:
Từ đó, ta có bài tốn hàng chờ tại kho CFS Damco TBS đối với xe hàng Nike như sau:
Kho có 8 line hoạt động dùng để nhận hàng Nike. Trung bình mỗi giờ có 5 xe hàng Nike đến kho giao hàng. Thời gian trung bình để xe hồn tất việc dỡ hàng trong line là 90 phút.
Với M=8 line 𝜆 = 5 xe/giờ
𝜇= 0,7 𝑥𝑒/𝑔𝑔ờ
Tính tốn các thơng số của hàng chờ:
Tỷ lệ hoạt động có ích của hệ thống (xác suất để hệ thống bận việc), hay hệ số sử dụng (𝛒):
ρ = M.µλ = 5
8.0,7 = 0,89
81% 19%
Kho quá tải Vấn đề phát sinh khác của lơ hàng
Xác suất để khơng có 1 xe nào trong line: P0 = 1 �∑𝑀−1𝑛=0𝑛!1�𝜇𝜆�𝑛�+ 𝑀!1 �𝜇𝜆�𝑀 𝑀𝜇 𝑀𝜇−𝜆 Điều kiện 𝑀𝜇 >𝜆 P0= 1 �∑ 1 𝑛!�0,75 � 𝑛 7 0 �+ 8!1�5 0,7�8 8.0,7 8.0,7−5 = 0,0004
Như vậy, hầu như lúc nào trong line cũng có xe đang giao hàng vì xác xuất để khơng có xe nào trong line hầu như là 0.
Số lượng xe trung bình trong hệ thống
Ls = 𝜆𝜇�𝜆 𝜇� �𝑀 (𝑀−1)!(𝑀𝜇−𝜆)2 P0 + 𝜆 𝜇 Ls = 5.0,7 ⎝ ⎜ ⎛5 0,7 � ⎠ ⎟ ⎞ 8 �8−1�!�8.0,7−5�2 0,0004 + 5 0,7 Ls = 12,8 (xe)
Như vậy trung bình mỗi giờ, trong kho ln có khoảng 12,8 xe hàng Nike đang dỡ hàng trong line và đang chờ ngoài bãi để giao hàng.
Thời gian trung bình của một xe trong hệ thống (bao gồm cả thời gian trong hàng chờ và thời gian dỡ hàng)
Ws = 𝜇�𝜆 𝜇� �𝑀 (𝑀−1)!(𝑀𝜇−𝜆)2 P0 + 1 𝜇 R= Ls 𝜆 Ws =12,8 5 = 2,5 giờ/xe = 153 (phút)
Số lượng xe trung bình trong hàng chờ
Lq = Ls - 𝜆 𝜇
Lq = 12,8 - 5
0,7 = 5,6 (xe)
Wq = WS - 1 𝜇 = 𝐿𝐿 𝜆 Wq =5,6 5 = 1,13 giờ = 68 phút
Đây là hiện trạng tại kho vào ngày bình thường, nếu rơi vào ngày cao điểm, số lượng xe chờ và thời gian chờ cịn tăng lên rất nhiều. Vì vậy nếu kho khơng có biện pháp cải thiện, tình trạng chờ kéo dài thì có thể nhà máy Nike sẽ thơng báo cho Nike biết để Nike có hướng làm việc với Damco.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Quy trình xếp hàng của các xe hàng Nike là một khâu quan trọng trong quy trình nhận hàng của kho, ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian giao hàng của nhà máy. Thời gian trong hàng chờ bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố, cả chủ quan lẫn khách quan. Do đó nếu tác động vào một trong các yếu tố này, tác giả sẽ có thể giúp kho cải thiện thời gian chờ giao hàng. Sau khi quan sát quá trình xếp hàng của các xe
hàng Nike, tác giả rút ra được mơ hình hàng chờ tại kho CFS Damco – TBS là mơ
hình M/M/K, với một hàng xếp và 8 line hoạt động. Thông qua công thức của Lý
thuyết xếp hàng áp dụng cho mơ hình hàng chờ tại kho, tác giả tính tốn ra được các thơng số của hàng chờ. Đây là cơ sở để đối chiếu với thời gian chờ mà nhà máy kì
vọng tác giả thu thập được từ kết quả của Bảng Khảo Sát. Vận dụng phương pháp
thống kê mô tả, tác giả thực hiện 2 bảng khảo sá Bảng Khảo Sát để làm cơ sở cho nghiên cứu và cũng là cơ sở để đề xuất giải pháp.
Từ số liệu thu thập được trong 2 bảng khảo sát, tác giả vận dụng lý thuyết xếp hàng để tính tốn ra các thông số của hàng chờ, bao gồm số lượng xe trung bình trong hệ thống, trong hàng chờ, thời gian trung bình của một xe trong hàng chờ…
Bên cạnh đó, Bảng Khảo Sát cũng cho thấy được nguyên nhân tác động đến hàng
chờ là do đa phần nhà máy tập trung giao hàng vào buổi chiều, dẫn đến kho bị quá tải vào buổi chiều. Đây sẽ là một yếu tố tác giả cần tác động vào để giảm lượng xe đến giao hàng tập trung vào buổi chiều. Ngồi ra tác giả cịn khảo sát thời gian của một xe hàng từ lúc vào kho đến lúc ra khỏi kho với 4 giai đoạn. Do đó tác giả cũng muốn tác động vào thời gian thực hiện trong từng giai đoạn đó, để cải thiện tổng thời gian giao dịch tại kho cho các xe hàng Nike. Trong đó nhìn thấy được 50% thời gian của xe tại kho là thời gian chờ, chỉ còn lại 50% thời gian là cần thiết của xe trong line để dỡ hàng và thực hiện các thủ tục khác theo quy trình.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP GIẢM THỜI GIAN CHỜ CHO XE HÀNG NIKE KHI ĐẾN GIAO HÀNG TẠI KHO CFS DAMCO – TBS
Sau khi phân tích bản chất của các quá trình, hoạt động diễn ra trong hệ thống và thiết lập được mối quan hệ về lượng giữa các đặc trưng của quá trình xếp hàng tại kho CFS Damco - TBS, tác giả dựa trên cơ sở các mối liên hệ đã được xây dựng và các số liệu thu thập được từ hệ thống, tính tốn, phân tích, để từ đó đưa ra một số các giải pháp sau đây nhằm làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả hơn, giúp giảm thời gian chờ của khách hàng.
3.1 Đề xuất giải pháp tăng thêm số line hoạt động:
Như đã phân tích mơ hình hàng chờ trong chương 2, với 8 line hoạt động thì kho khơng thể nào giải quyết hết số lượng xe đến giao hàng một cách nhanh chóng. Lúc nào cũng có trình trạng xe phải chờ ngồi bãi. Trung bình có khoảng 5,6 xe chờ và mỗi xe như vậy phải chờ khoảng 68 phút. Đó là tình trạng tại kho vào ngày thường. Đối với ngày cao điểm, khi mà lượng hàng tăng gấp 2, gấp 3 lần ngày bình thường thì chắc chắn hàng chờ này cịn kéo dài hơn nữa.
Áp dụng các cơng thức của hàng chờ theo mơ hình M/M/k, tính tương tự với số kênh phục vụ tăng từ 8 lên 9, 10 kênh, λ và µ khơng thay đổi. [Xem cách tính trong Phụ lục 10].
Bảng 3.1: Các thơng số của hàng chờ với trường hợp số line là 8, 9 và 10
Nhận xét:
- Với M = 9, kho vẫn tận dụng hết năng suất làm việc, nhưng cải thiện được thời gian chờ rất nhiều, từ 68 phút xuống còn 19,3 phút, và số lượng xe trung bình trong hàng chờ là 1,6 xe thay vì 5,6 xe như hiện tại với 8 line hoạt động.
- Với M = 10, thời gian chờ của nhà máy rất thấp, chỉ khoảng 8 phút thôi, và cũng chỉ có khoảng 1 xe trong hàng chờ. Tuy nhiên việc tăng từ 8 line lên 10 line là rất khó. Nếu lấy bớt 2 line của khách hàng khác để giành cho hàng Nike, thì khách hàng khác cũng sẽ xảy ra tình trạng chờ tương tự như hàng Nike.
- Việc kho có thể sắp xếp lại năng lực làm hàng của các khách hàng còn lại để thêm 2 line nữa để thực hiện việc nhận hàng Nike sẽ cần nhiều thời gian để kho tính tốn, cân nhắc. Nhưng nếu chỉ thêm một line nữa cho hàng Nike thì khả năng kho sắp xếp được là rất cao. Hiện tại kho có đến 84 line hoạt động,
M= 8 9 10 Chú thích
𝝆 0,89 0,79 0,71 Xác suất để hệ thống bận việc
Po 0,0004 0,0006 0,0007 Xác suất để khơng có xe nào trong hệ
thống
Ls 12,8 8,7 7,7 Số lượng xe trung bình trong hệ thống
Ws 153 105 93 Thời gian trung bình của 1 xe trong
hệ thống (phút)
Lq 5,6 1,6 0,6 Số lượng xe trung bình trong hàng
chờ
Wq 68 19,3 7,3 Thời gian trung bình của 1 xe trong
trong khi Nike chỉ chiếm 8 line cho việc nhận hàng (Inbound). Vậy để giải quyết giảm thời gian chờ cho nhà máy Nike, kho nên tính tốn lại khối lượng hàng nhập kho và thời gian chờ trung bình của các khách hàng khác. Để từ đó kho sẽ điều chỉnh, cân đối số lượng line hoạt động của các nhóm khác để mà giành thêm 1 line nữa cho việc nhận hàng Nike.
Với M = 9 line, ta nhận thấy kho sẽ đáp ứng được kì vọng của nhà máy bởi vì khi khảo sát nhà máy về thời gian chờ mong muốn của họ cho từng giai đoạn, ta có kết quả như sau [Phụ lục 6].
Bảng 3.2: Thời gian mong muốn của nhà máy trong từng công đoạn khi giao hàng tại kho
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4 17 phút 41 phút 46 phút 11 phút
Như vậy tổng thời gian nhà máy mong muốn xe hàng của họ từ lúc vào kho đến lúc ra khỏi kho là:
T = 18 + 41 + 46 + 11 = 111 phút
Trong khi với M = 9, Tổng thời gian trung bình của một xe trong hệ thống là