Nhà Máy Kho Damco- TBS
Nộp chứng từ cho Tiếp tân kho: Booking confirmation, Packing list Đến đúng giờ Có Nhận hàng Khơng Nhận hàng nếu vẫn cịn khả năng
Thơng báogiờ giao hàng thực tế của nhà máy
Damco (Văn phòng)
Đúng, đầy đủ Nộp lại chứng từ
Yêucầu chỉnh sửa
Quản lý nhà máy Sai, thiếu Kiểm tra chứng từ Kiểm tra lịch hẹn Giao hàng Nhận hàng theo nguyêntắc FCFS Có Khơng Hình 3.4: Quy trình xử lý đơn hàng có đặt lịch hẹn ra hàng
Để hạn chế việc xe hàng đến nhưng hệ thống đang quá tải, sẽ không thể nhận thêm hàng nữa, kho nên thông báo cho nhà máy biết hiện trạng hàng hóa tại kho. Ví dụ 1 giờ chiều kho sẽ thông báo cho bộ phận SCM biết hiện tại kho sẽ không thể nhận thêm hàng của xe nào nữa, yêu cầu các xe hàng của nhà máy nếu chưa đi thì nên lưu hàng tại kho nhà máy. Việc này sẽ giúp giảm được lượng hàng phải neo tại kho Damco qua đêm do kho không thể nhận hàng nổi trong ngày hơm đó. Đồng thời cũng giúp nhà máy giảm thời gian chờ đợi và chi phí phát sinh do chờ đợi.
3.3 Cần xem xét thay đổi thời gian làm việc của kho:
Hiện tại thời gian làm việc của kho là từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Hiện nay ngày bình thường kho cũng phải hoạt động đến 7 giờ tối và ngày cao điểm là đến 11 giờ đêm. Nếu khơng làm việc như vậy thì kho không thể nào giải quyết hết lượng
hàng nhập và xuất kho. Theo Bộ Luật lao động quy định, tổng thời gian làm việc
ngoài giờ của người lao động bình thường là khơng vượt q 30 giờ một tháng, và
không quá 200 giờ trong một năm. Hiện nay nếu xét về Luật thì kho đang vi phạm Luật lao động tầm trọng. Ngoài việc vi phạm Luật lao động, kho còn phải bỏ ra một số tiền rất lớn để chi trả lương ngoài giờ cho nhân viên và cơng nhân vì cơng ty phải trả ít nhất bằng 150% của tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường.
Hình 3.5: Thời gian làm việc ngồi giờ của một nhân viên điều hành kho từ tháng 1 đến tháng 10 năm 2014.
“Nguồn: Báo cáo của Phịng Nhân Sự - Cơng ty Damco”
Ta có thể thấy, chưa đến hết năm, nhưng tổng số giờ làm việc ngoài giờ của nhân viên này đã là 273 giờ, vượt quá mức quy định trong luật lao động là tối đa 200 giờ/năm. Tính đến hết tháng 10 năm 2014, tổng số nhân viên ở kho có thời gian
làm việc ngoài giờ cao hơn 200 giờ đã là 133 người, chiếm 66,5% số lượng nhân
viên của kho [Theo báo cáo của phịng nhân sự cơng ty Damco].
Vì vậy kho khơng thể tiếp tục kéo dài cách làm việc như thế nữa. Không những vi phạm pháp luật mà tinh thần, sức khỏe của nhân viên cũng bị giảm sút. Càng về đêm, nhân viên càng mệt mỏi. Họ khơng cịn tỉnh táo và năng lượng để làm
20 57 17 16 44 24 18 24 15 38 0 10 20 30 40 50 60 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Giờ
việc như ban ngày nên sẽ dễ xảy ra sai sót trong cơng việc. Ban quản lý kho TBS – Damco nên có phương hướng làm 2 ca thay vì chỉ làm 1 ca 8 tiếng như hiện tại:
- Ca 1: từ 6 giờ sáng đến 3 giờ chiều - Ca 2: từ 2 giờ chiều đến 10 giờ đêm Mục đích của việc làm 2 ca nhằm:
- Giảm thời gian làm việc ngoài giờ của lực lượng cơng nhân, nhân viên và
tiền trả ngồi giờ cho Hải quan kho.
- Đa số nhà máy giao hàng vào buổi chiều, không những nhà máy Nike mà các
nhà máy khác cũng như vậy. Trong khi hiện tại buổi chiều kho chỉ chính thức nhận hàng nếu nhà máy đến trước 4 giờ chiều. Cịn đến sau giờ này có thể xe hàng sẽ phải lưu lại kho sang hôm sau sau kho mới nhập. Trong khi nếu kho chính thức hoạt động đến 10 giờ tối, kho sẽ giúp nhà máy nhận hàng ngay trong ngày, không phải lưu lại kho qua đêm.
- Ngoài ra buổi sáng kho hoạt động từ 6 giờ sáng thay vì là 8 giờ sáng thì kho sẽ tranh thủ đóng container hàng xuất trước. Vì một số hãng tàu thường kéo container từ đêm trước và để sẵn ở kho để sáng mai đóng hàng. Nêu nếu kho tận dụng buổi sáng để đóng hàng thì buổi chiều các line giành cho việc đóng container hàng xuất sẽ có thể tận dụng ln để làm hàng nhập kho, giúp đẩy nhanh tốc độ nhận hàng.
3.4 Tách line nhận hàng cho xe tải và xe container riêng:
Nhà máy Nike khi đến kho giao hàng, họ chỉ sử dụng một trong hai phương tiện vận tải là xe tải hoặc xe container. Hiện tại kho không phân biệt line nào giành riêng cho loại xe nào. Trong khi tốc độ bốc xếp cho xe tải là rất nhanh vì lượng hàng chứa trong xe tải ít hơn so với xe container. Thời gian dỡ hàng cho xe container dài gấp 4 lần xe tải. Vì vậy nếu tách xe tải và xe container ra line riêng thì sẽ giải phóng nhanh lượng xe tải. Ngoài ra, đa số các nhà máy phàn nàn về việc chờ đợi lâu là các nhà máy có lượng hàng nhỏ. Phương tiện giao hàng của họ là xe tải. Với xe tải thì thời gian th xe khơng nhiều như xe container. Với xe container, nhà máy thường được cho sử dụng trong vòng 24 tiếng mới phải trả xe. Nhưng với xe
tải, để tiết kiệm chi phí, nhà máy họ thường thuê xe theo giờ. Nên cứ mỗi giờ chờ đợi thêm tại kho là họ phải trả tiền thêm cho bên chủ xe. Vì vậy việc đẩy nhanh tốc độ xử lý xe tải sẽ giúp cải thiện thời gian chờ, đáp ứng được mong muốn của các nhà máy đang phàn nàn về việc chờ đợi, phát sinh thêm chi phí của họ.
3.5 Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên tại kho:
Một trong những sơ suất của nhân viên kiểm đếm tại kho sẽ khiến nhà máy phải tốn nhiều thời gian hơn trong q trình giao hàng đó là trong q trình quét mã vạch, nhân viên kiểm đếm quét thiếu, hoặc đã quét rồi lại quét lần nữa. Điều này chỉ được phát hiện sau khi hoàn tất việc quét mã vạch, nhân viên kho sẽ đối chiếu thông tin lô hàng mà nhà máy đã đặt hàng với mã vạch vừa quét. Nếu thấy khác biệt (về số lượng thùng carton, về số đơn hàng (PO)…), nhân viên kiểm đếm sẽ phải xuống quét mã vạch lơ hàng đó lần nữa.
Để hạn chế việc phải quét mã vạch nhiều lần như vậy, nhân viên kiểm đếm
phải được huấn luyện kỹ lưỡng, phải nắm được nguyên tắc quét mã vạch như thế
nào và phải nghiêm chỉnh tuân thủ thực hiện đúng quy trình, phương pháp để tránh tình trạng tốn thời gian cho cả nhà máy và mình phải làm lại cơng việc đó. Kho nên có biện pháp kỷ luật khắc khe đối với những nhân viên thường xuyên vi phạm lỗi này để nâng cao ý thức tinh thần trách nhiệm của họ.
3.6 Rút ngắn thời gian kiểm tra chứng từ tại kho:
Kho kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo chứng từ của nhà máy đúng với thông tin đã đặt hàng (Booking confirmation). Kho sẽ đối chiếu Packing list của nhà máy với Booking confirmation. Nếu phát hiện sự khác biệt, kho sẽ yêu cầu người đại diện của nhà máy chỉnh sửa chứng từ và nộp lại. Kho chỉ nhận hàng khi nhà máy đã nộp chứng từ chính xác, đầy đủ.
Vì vậy nếu xe hàng đã tới kho nhưng khơng được nhận hàng vì lí do sai chứng từ thì nhà máy sẽ phải chờ đợi lần nữa. Để giúp nhà máy giải quyết tình trạng này, kho sẽ yêu cầu nhà máy gởi Packing list của lô hàng cho kho trước khi giao hàng, để kho có thể kiểm tra chứng từ trước. Nếu có sai sót, kho sẽ thơng báo cho nhà máy chỉnh sửa. Như vậy sẽ đảm bảo nhà máy ln ln có bộ chứng từ đúng
khi đến kho giao hàng. Với cách này kho sẽ rút ngắn được thời gian kiểm tra chứng từ cho nhà máy. Thời gian thực tế nhà máy phải trải qua ở khâu nộp và kiểm tra chứng từ là 29 phút [Phụ lục 6]. Trong khi nhà máy mong muốn thời gian ở giai đoạn này là 18 phút [Phụ lục 6]. Vậy với thay đổi này, kho sẽ đạt được thời gian thực hiện như nhà máy mong muốn.
Khi hỏi nhà máy về thời gian họ mong muốn kho thực hiện qua từng công đoạn thì nhà máy mong muốn giảm thời gian chờ để được vào line dỡ hàng, từ 109 phút xuống còn 41 phút, tức cải thiện 63% thời gian chờ so với hiện tại.
Hình 3.6: So sánh thời gian chờ trung bình của thực tế với thời gian chờ nhà máy mong đợi
“Nguồn: Phụ lục 6”
3.7 Đề xuất mơ hình gom hàng tại tận xưởng của nhà máy:
Hiện nay các nhà máy Nike khi giao hàng, họ sẽ chọn xe tải lớn, nhỏ hoặc xe container, tùy thuộc vào lượng hàng của họ. Tuy nhiên khoảng 80% xe hàng của họ chưa được tận dụng hết khả năng chuyên chở bởi vì lượng hàng của họ chỉ có nhiêu đó thơi, nhưng do Nike u cầu hàng phải được giao đến kho Damco bằng xe tải
29 109 65 17 18 41 46 11 38% 63% 30% 36% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 0 20 40 60 80 100 120
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4
Thời gian chờ thực tế Thời gian chờ mong muốn % cải thiện
hoặc xe container, nên nhà máy phải đáp ứng như vậy. Nhiều trường chỉ có một vài thùng carton, nhà máy cũng phải thuê nguyên chiếc xe tải nhỏ. Hoặc như trường hợp sau được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.3: Thông tin xe giao hàng của 2 nhà máy Changshin và Taewang trong ngày 15-10-2014
Số Container Loại xe/container Nhà máy
Số lượng thùng carton APLU0782945 40 HC Changshin 1004 APLU0529374 20 DC Changshin 243 Số Container Nhà máy Số lượng thùng carton NYKU2324909 20 DC Taewang 358 51H8-5889 Xe Tải Taewang 112
“Nguồn: Báo cáo tháng 10 của kho CFS Damco TBS”
Như vậy, nhà máy Changshin sẽ điều động 2 xe container đến giao hàng, còn nhà máy Taewang sẽ cho 1 xe container và 1 xe tải đến kho giao hàng. Tổng cộng có 4 xe đến chờ giao hàng tại kho vào cùng một thời điểm.
Để giảm số lượng xe hàng đến kho, Damco sẽ cung cấp cho nhà máy dịch vụ gom hàng tại xưởng của nhà máy. Với giá cước cạnh tranh, đảm bảo hàng hố sẽ được di chuyển an tồn từ xưởng đến kho một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí. Damco sẽ gom hàng của nhiều nhà máy, xếp lên chung 1 container chở đến kho làm thủ tục hải quan để nhập kho CFS. Như vậy, trở lại ví dụ trường hợp của 2 nhà máy Changshin và Taewang, nếu để cho Damco đến gom hàng, thì Damco sẽ cần 2 xe container loại 40 HC để chở hết hàng của hai nhà máy này, thay vì phải cần đến 4 xe giao hàng như nhà máy đang làm.
Hình thức này sẽ giúp kho giảm thiểu được số lượng xe đến giao hàng, giúp nhà máy cắt giảm chi phí thuê xe, giảm thời gian chờ nhận hàng tại kho. Về mặt mơi trường, hình thức này sẽ góp phần làm giảm thiểu khí thải CO2.
Hình 3.7: Mơ hình gom hàng tại xưởng nhà máy
3.8 Tận dụng kỹ thuật “Di chuyển hàng liên tục thông qua kho” –“Cross-docking” để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng: “Cross-docking” để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng:
Theo kỹ thuật này, hàng hoá sau khi được dỡ ra khỏi xe của nhà máy, ngay lập tức được xếp lên xe container để xuất khẩu. Vì thế sẽ khơng tốn thời gian mang hàng vào khu vực lưu kho, rồi đến khi xuất lại phải cần xe nâng vào kho lấy hàng ra khu vực làm hàng (working line).
Hiện nay số lượng line dành cho việc đóng hàng vào container để xuất khẩu là 14 line, trong khi chỉ có 8 line dành cho việc nhận hàng từ nhà máy giao vào kho. Do vậy nếu kho đẩy nhanh tốc độ đóng hàng vào container, kho sẽ tận dụng được thêm line cho hàng nhập kho. Trung bình kho cần khoảng 75 phút để hồn tất việc đóng hàng cho một container hàng xuất. Trong đó mất khoảng 30 phút để xe nâng
đi vào khu vực lưu hàng mang hàng ra để xuất. Do đó nếu kho áp dụng hình thức cross-docking, kho sẽ khơng mất 30 phút này cho một container bởi vì hàng sau khi được nhận từ nhà máy xong sẽ được đóng ngay vào container để xuất khẩu, không qua giai đoạn lưu kho.
Với hình thức này, kho sẽ cần sự hỗ trợ, hợp tác của bộ phận SCM và nhà
máy. Bộ phận SCM sẽ lên kế hoạch đóng hàng cross-docking dựa trên những tiêu
chuẩn mà Nike đã quy định. Đồng thời thông báo cho nhà máy biết lơ hàng nào sẽ đóng cross-docking để nhà máy ưu tiên giao hàng sớm và đặt ngồi cửa container để kho có thể dỡ hàng nhanh chóng mà tiến hành cross-docking.
Nếu thực hiện được cross-docking, kho sẽ tiết kiệm được 30 phút cho một container hàng xuất. Trung bình mỗi ngày có khoảng 50 container xuất khỏi kho. Như vậy với cross-docking, mỗi ngày kho sẽ có thêm 1500 phút, tương đương 25 giờ/14 line hay 1,7 giờ/line. Như vậy kho sẽ tận dụng thời gian tiết kiệm được này để nhận hàng từ nhà máy giao vào kho, giúp giảm thời gian chờ cho các xe hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Để cải thiện thời gian chờ giao hàng của nhà máy Nike, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm thay đổi các thơng số của mơ hình xếp hàng. Các giải pháp trên đều xuất phát từ kì vọng, mong muốn của khách hàng. Mặc dù hiệu quả của các giải pháp như thế nào chúng ta chưa đo lường được, nhưng đó là những phương hướng khả thi để giúp kho xử lý tình trạng xếp hàng dài chờ đợi và giảm bớt những than phiền từ phía nhà máy. Với năng lực xếp dỡ như hiện tại, kho đã thực hiện hết năng lực nhưng vẫn không giải quyết hết lượng hàng tồn đọng nên việc thay đổi chính sách, quy trình để cải thiện thời gian xử lý một xe hàng là một việc làm hết sức cần thiết. Mỗi giờ chờ đợi tại kho sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nhà máy, bao gồm chi phí về thời gian lãng phí cho nhân viên chờ đợi tại kho, chi phí thuê xe và nhiều chi phí cơ hội khác… Để có thể khẳng định thương hiệu Damco trên thị trường, việc Damco cần làm đó là làm sao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giúp
khách hàng cắt giảm chi phí. Có như vậy mới nâng cao được uy tín thương hiệu,
củng cố chất lượng dịch vụ.
Qua nghiên cứu, tác giả đã đề xuất một số giải pháp khả thi liên quan đến
quy trình giao nhận hàng Nike tại kho CFS Damco TBS, góp phần giải quyết hàng
chờ của các xe hàng. Các giải pháp này phù hợp với đặc thù, tình hình và điều kiện tại kho.
Với những đề xuất trên, tác giả hi vọng kho sẽ cải tiến được mơ hình hàng chờ, cải thiện thời gian chờ giao hàng tại kho. Không những áp dụng cho hàng Nike
mà sẽ áp dụng trên tồn bộ khách hàng cịn lại tại kho nếu mơ hình hàng chờ cho
KẾT LUẬN CHUNG
Hiệu quả của Lý thuyết xếp hàng đã rõ ràng trên thế giới, được ứng dụng trong thực tiễn và mang lại hiệu quả cao. Qua việc phân tích mơ hình hàng chờ của các xe hàng Nike, chúng ta càng thấy rõ ứng dụng thực tiễn của Lý thuyết xếp hàng. Đây là một nghiên cứu đầu tiên ứng dụng Lý thuyết xếp hàng để giải quyết bài toán xếp hàng chờ trong lĩnh vực kho vận, mà cụ thể là tại kho CFS Damco TBS.
Qua nghiên cứu mơ hình hàng chờ tại kho CFS DAMCO – TBS, tác giả nhận