1.2. Nội dung cơ bản của kế toán quản trị
1.2.4. Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định
Lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định:
Việc lựa chọn thơng tin thích hợp là điều cần thiết nhằm rút ngắn quá trình xử lý thông tin, cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra các quyết định. Mặc khác, nó giúp cho nhà quản lý tập trung vào những vấn đề chính cần giải quyết và tránh đưa ra những quyết định sai lầm.
Thơng tin thích hợp của KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn:
Để đảm bảo quyết định ngắn hạn được đề ra là đúng đắn, nhà quản trị cần phải có cơng cụ thích hợp giúp phân biệt thơng tin cần thiết với thông tin không cần thiết và tiến hành loại bỏ thông tin không cần thiết ra khỏi cơ cấu thông tin trong các quyết định kinh doanh. Một quyết định được xem là ngắn hạn nếu chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn, nghĩa là kết quả của nó thể hiện rõ trong một kỳ kế toán; nếu xét về vốn đầu tư thì quyết định ngắn hạn là quyết định khơng địi hỏi vốn đầu tư lớn.
Để có thơng tin thích hợp phục vụ cho việc ra các quyết định, KTQT phải nhận diện được thơng tin thích hợp. Các bước lựa chọn thơng tin thích hợp:
- Bước 1: Tập hợp tất cả các thơng tin có liên quan đến các phương án đang xem xét.
- Bước 2: Loại bỏ những thơng tin khơng thích hợp cho việc ra quyết định đó là chi phí chìm giữa các phương án.
- Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau giữa các phương án đang xem xét.
- Bước 4: Những thơng tin cịn lại là những thơng tin thích hợp phục vụ cho việc ra quyết định.
Các quyết định ngắn hạn gồm: quyết định loại bỏ hay kinh doanh một bộ phận, quyết định sản xuất hay mua ngoài, quyết định nên bán hay tiếp tục sản xuất, quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh bị giới hạn,…
Thơng tin thích hợp của KTQT cho việc ra quyết định đầu tƣ dài hạn: Trong quá trình điều hành doanh nghiệp nhà quản trị phải đương đầu với các quyết định liên quan đến đầu tư một số vốn lớn nhằm thu được những tài sản, điều kiện thuận lợi cho sản xuất kinh doanh, tìm kiếm nguồn lợi kinh tế lâu dài như: quyết định đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh, quyết định thay đổi quy trình cơng nghệ,…
Để cung cấp thơng tin cho nhà quản trị đưa ra quyết định đầu tư, KTQT dựa vào các thông tin như: phương pháp hiện giá thuần (NPV), phương pháp tỷ suất sinh lời nội bộ (IRR), phương pháp so sánh lợi ích-chi phí,…
Chi phí thích hợp cho việc ra quyết định: Phƣơng pháp tổng số và
phƣơng pháp chênh lệch:
Theo Lê Đình Trực và cộng sự (2012), chúng ta xem xét ví dụ trường hợp sau: doanh nghiệp đang có kế hoạch dự kiến thuê một thiết bị để nhằm giảm số lượng công nhân trong việc sản xuất 1 loại sản phẩm, với các dữ kiện doanh thu, chi phí của loại sản phẩm này được cung cấp, kế toán quản trị sẽ tiến hành so sánh giữa 2 phương án hiện tại và thuê thiết bị. Sử dụng số liệu về doanh thu, chi phí của từng phương án, nhà quản trị có thể tiến hành so sánh mức chênh lệch giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận hoạt động bằng cách lập báo cáo thu nhập dạng số dư đảm phí để tiến hành so sánh lợi nhuận từ 2 phương án với nhau.
Có 2 cách để tiến hành so sánh 2 phương án:
- Cách thứ nhất, chúng ta sẽ tiến hành so sánh từng khoản doanh thu, chi phí của 2 phương án để tiến hành tìm ra chênh lệch về lợi nhuận hoạt động thông qua bảng sau:
Bảng 1.1. So sánh hai phƣơng án theo phƣơng pháp tổng số
Hiện tại Thuê thiết bị
Chi phí và lợi ích chênh lệch Doanh thu
Biến phí:
- Nguyên vật liệu trực tiếp - Nhân công trực tiếp - Sản xuất chung - Bán hàng và quản lý Tổng biến phí Số dư đảm phí Định phí: - Thuê máy - Khác Tổng định phí
Lợi nhuận hoạt động
- Cách thứ 2, loại bỏ những chi phí và những lợi ích khơng thích hợp. Tiến hành so sánh từng khoản mục doanh thu, chi phí giữa 2 phương án, trường hợp này số liệu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và biến phí sản xuất chung, biến phí bán hàng và quản lý sẽ khơng thay đổi, như vậy các khoản chi phí giống nhau này có thể được bỏ qua. Tương tự, những khoản định phí khơng khác nhau giữa 2 phương án cũng được bỏ qua.
Chi phí có sự khác nhau giữa 2 phương án là chi phí nhân cơng và định phí th máy mới, vì vậy 2 phương án có thể được so sánh dựa vào những chi phí thích hợp đó.
Bảng 1.2. So sánh hai phƣơng án theo phƣơng pháp chênh lệch
Giảm chi phí nhân cơng chênh lệch
Tăng định phí thuê máy chênh lệch
Tăng/giảm chi phí từ việc thuê máy chênh lệch
Nếu chúng ta chỉ tập trung tính tốn với những chi phí và lợi ích thích hợp, chúng ta sẽ có được câu trả lời giống như khi chúng ta sử dụng tất cả những chi phí và lợi ích bao gồm cả những chi phí giống nhau giữa các phương án. Cách tính tốn thứ hai chỉ cần sử dụng loại chi phí thích hợp như trên đã có thể tính được lợi ích thuần của việc thuê máy so với tình huống hiện tại. Dễ thấy rằng cách tính tốn này được ưa chuộng hơn vì sự ngắn gọn, dễ thực hiện và ít gây sai sót của nó.
Việc phân tích những chi phí thích hợp kết hợp với phương pháp số dư đảm phí trên báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp một số công cụ hữu hiệu để đưa ra được các quyết định. Chúng ta có thể sử dụng phương pháp này để tiến hành ra quyết định trong một số trường hợp: thêm hoặc bớt dòng sản phẩm hay các bộ phận khác, quyết định mua hay sản xuất, đơn đặt hàng đặc biệt, tối ưu hóa nguồn lực giới hạn, quyết định bán hay tiếp tục chế biến.