3.2. Tổ chức công tác KTQT tại các doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh
3.2.3. Xây dựng hệ thống dự toán ngân sách
Dự toán là một kế hoạch hoạt động, nó lượng hóa các mục đích của doanh nghiệp theo các mục tiêu về tài chính, cùng với chức năng hệ thống hóa việc lập kế hoạch, các thơng tin trên dự tốn cũng đưa ra những tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, hồn thiện sự truyền tải thơng tin và sự hợp tác trong nội bộ tổ chức. Mục đích của việc lập dự tốn ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi lựa chọn mơ hình dự toán phải căn cứ vào các đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp trong quản lý,… Theo Phạm Ngọc Tồn (2010), có 3 mơ hình dự tốn có thể chọn lựa cho các doanh nghiệp:
- Mơ hình 1: áp dụng dối với doanh nghiệp siêu nhỏ, khơng cần lập dự tốn. - Mơ hình 2: áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, áp dụng mơ hình thơng tin từ trên xuống. Các loại dự tốn được lập gồm: dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Mơ hình 3: áp dụng một trong ba mơ hình lập dự tốn: mơ hình thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin từ dưới lên hoặc mơ hình thơng tin phản hồi. Các loại dự tốn được lập ngồi các dự tốn như ở mơ hình 2 thì cần bổ sung: dự tốn tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế tốn.
3.2.3.1. Quy trình lập dự tốn
Căn cứ vào quy mơ, quy trình cơng nghệ sản xuất cũng như trình độ quản lý của từng doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu, tác giả đề xuất xây dựng hệ thống dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi. Cụ thể như sau:
Hàng năm vào thời điểm cuối năm, Ban giám đốc cũng như các Trưởng phòng, bộ phận bàn về việc lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Việc họp bàn sẽ đưa ra mục tiêu chung cho doanh nghiệp trong năm tới. Mục tiêu này phải được xây dựng dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như mục tiêu chung của doanh nghiệp; tình hình thực tế tại doanh nghiệp như kết quả kinh doanh của năm trước, kết quả kiểm kê của các phân xưởng sản xuất gửi về,… Đặc biệt đối với doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu thì cịn phải dự đốn, xem xét đến yếu tố thời tiết có thể ảnh hưởng đến tình hình cung ứng nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất của doanh nghiệp. Những mục tiêu này cần được cụ thể hóa thành những chỉ tiêu dự tốn chi tiết và trình lên cho Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, tiến hành phân phối các chỉ tiêu này cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Các bộ phận, phân xưởng sản xuất sau khi nhận được chỉ tiêu cấp trên giao xuống, tiến hành nghiên cứu lại tình hình thực tế tại bộ phận mình nhằm xem các chỉ tiêu này có phù hợp với năng lực của mình hay khơng. Các bộ phận, phân xưởng sản xuất có thể điều chỉnh những chỉ tiêu chưa phù hợp, sau đó lập dự tốn và trình lên cho bộ phận xét duyệt dự tốn. Bộ phận xét duyệt dự toán sau khi kiểm tra, xem xét tất cả các dự tốn sẽ trình lên Ban giám đốc kiểm tra. Sau khi được sự phê duyệt của Ban giám đốc, những chỉ tiêu này sẽ trở thành chỉ tiêu dự tốn thống nhất cho tồn doanh nghiệp triển khai và thực hiện.
3.2.3.2. Hệ thống dự toán và mối quan hệ giữa các dự toán
Theo tác giả, hệ thống dự toán của các doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu, tùy vào quy mơ sản xuất, loại hình doanh nghiệp mà các dự tốn bao gồm những loại dự toán sau:
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm - Dự toán sản xuất
- Dự toán tồn kho sản phẩm cuối kỳ - Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp - Dự tốn chi phí sản xuất chung - Dự toán giá thành sản xuất - Dự tốn chi phí bán hàng
- Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự tốn tiền
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán dự toán
Dự toán tiêu thụ sẽ được tiến hành lập đầu tiên, dựa trên sản lượng tiêu thụ của kỳ trước và xu hướng biến động của thị trường, chính sách giá, sự cạnh tranh trong ngành. Dự toán tiêu thụ sản phẩm sẽ được lập trước tiên và chi phối các dự tốn cịn lại. Giữa các dự tốn này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cụ thể mối quan hệ khi lập các loại dự tốn như sau:
Phịng kế hoạch phối hợp với quản đốc tại các phân xưởng sản xuất tiến hành lập dự tốn tiêu thụ sản phẩm. Sau đó, phịng kinh doanh tiến hành lập dự toán sản xuất, dự toán tồn kho dựa trên dự toán tiêu thụ sản phẩm vừa được lập.
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ sản phẩm, phịng kế tốn kết hợp với các phịng kỹ thuật, nhân sự, các phân xưởng sản xuất sản xuất để lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung. Từ đó, phịng kế tốn lập dự tốn giá thành sản xuất. Căn cứ vào dự toán tiêu
thụ sản phẩm, phịng kế tốn lập dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Từ dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, phịng kế tốn sẽ lập dự toán tiền và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Cuối cùng dựa trên tất cả các dự tốn trên, phịng kế tốn lập bảng cân đối kế toán dự toán.
3.2.3.3. Lập các dự toán
Các doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh bạc Liêu nên lập dự toán mỗi năm một lần và sẽ lập chi tiết cho từng quý rồi tổng hợp lại thành dự toán ngân sách năm. Sau đây tác giả xin lập các dự toán cụ thể tại các doanh nghiệp như sau.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm:
Sau khi căn cứ vào tình hình tiêu thụ kỳ trước, kết hợp với báo cáo từ các phân xưởng sản xuất, phịng kinh doanh tiến hành lập dự tốn tiêu thụ sản phẩm. Doanh thu dự toán được lập căn cứ vào sản lượng tiêu thụ và đơn giá bán dự kiến. Trong đó:
- Sản phẩm tiêu thụ: căn cứ vào sản lượng tiêu thụ của năm trước, có thể tham khảo sản lượng tiêu thụ của vài năm trước nếu cần thiết; dựa trên xu thế phát triển của thị trường, tâm lý khách hàng; căn cứ trên tình hình các đơn đặt hàng chưa thực hiện; mục tiêu thị phần của doanh nghiệp.
- Đơn giá bán: phòng kinh doanh phải xem xét đến xu hướng biến động của giá cả sản phẩm thủy sản trên thị trường để dự toán doanh thu được hợp lý. Ngoài ra phải căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Dự toán sản xuất:
Để lập dự toán sản xuất, nhà quản trị cần phải dự kiến cả số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho được tính q nhiêu có thể gây ứ đọng vốn và tốn kém chi phí dự trữ hàng tồn kho. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho ít thì sẽ ảnh hưởng đến việc tiêu thụ và sản xuất ở kỳ sau.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp sẽ do phịng kế tốn lập nhưng có sự kết hợp với phịng kinh doanh và phịng kỹ thuật. Mục đích của dự tốn này là giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc thu mua, chuẩn bị nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất mặt hàng thủy sản. Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp được lập căn cứ vào các chỉ tiêu sau đây:
- Sản lượng tiêu thụ (Q): lấy từ dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Định mức từng loại nguyên vật liệu trực tiếp cần dùng để sản xuất một tấn tơm/mực/cá (mi): những định mức này do phịng kỹ thuật ban hành căn cứ vào định mức của doanh nghiệp và tình hình thực tế kinh doanh trong nhiều năm qua.
- Định mức giá của từng loại nguyên vật liệu trực tiếp (pi): căn cứ vào đơn giá mua hằng năm, diễn biến giá cả các loại nguyên liệu trên thị trường, chính sách giá của các nhà cung cấp,…
Chi phí NVL trực tiếp = Q x (nmi.pi)
Đồng thời với việc tính tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, cịn tiến hành tính tốn ra lượng ngun vật liệu trực tiếp cần mua của từng loại nguyên vật liệu trong kỳ. Cụ thể:
Sau khi tính tốn được lượng ngun vật liệu trực tiếp cần mua của từng loại nguyên vật liệu, phòng kinh doanh kết hợp với các phân xưởng sản xuất sẽ lên kế hoạch mua nguyên liệu .
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Mục tiêu của dự toán này là giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị tốt nguồn nhân lực cho sản xuất, kiểm sốt được chi phí nhân cơng trực tiếp. Theo tác giả để lập dự
Nhu cầu NVL trong kỳ = x Định mức tiêu hao NVL Sản lượng tiêu thụ Lượng NVL trực tiếp cần mua = + Lượng NVL dự trữ cuối kỳ Nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ Lượng NVL dự trữ đầu kỳ –
tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, phòng nhân sự kết hợp với phòng kỹ thuật xây dựng bảng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp cho một tấn sản phẩm thủy sản thì sẽ thuận tiện hơn cho việc dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. Bảng này bao gồm các chỉ tiêu: định mức giờ cơng cho 1 tấn sản phẩm, định mức giá bình quân 1 giờ làm việc của công nhân trực tiếp sản xuất và định mức chi phí nhân cơng trực tiếp cho một tấn sản phẩm.
Theo đó, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ được phịng kế tốn phối hợp với phòng nhân sự lập dựa vào những yếu tố sau:
- Sản lượng sản xuất dự kiến: lấy từ dự toán sản xuất.
- Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp cho một tấn sản phẩm: lấy từ bảng định mức ở trên.
Chi phí nhân cơng trực tiếp = Sản lượng khai thác x Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp cho một tấn sản phẩm
Dự tốn chi phí sản xuất chung:
Dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ do phịng kế tốn lập và để được chính xác hơn, dự tốn chi phí sản xuất chung nên được chia thành hai phần là dự toán biến phí sản xuất chung và dự tốn định phí sản xuất chung. Biến phí sản xuất chung bao gồm: chi phí nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngồi,… Định phí sản xuất chung chủ yếu là chi phí khấu hao tài sản cố định,…
Dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ được lập dựa vào các chỉ tiêu: - Sản lượng tiêu thụ lấy từ dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Biến phí sản xuất chung cho một tấn sản phẩm thủy sản được tính bằng cách ước tính tất cả các yếu tố biến phí sản xuất chung cho một tấn sản phẩm.
Định mức CPNCTT cho một
tấn sản phẩm
= x
Định mức giá bình quân một giờ làm việc
CNTTSX Định mức giờ công
cho một tấn sản phẩm
- Định phí sản xuất chung: căn cứ vào định phí sản xuất chung của kỳ trước, tình hình đầu tư thêm hay thanh lý tài sản cố định trong năm tới,…
Dự toán giá thành sản xuất: Dự toán giá thành sản xuất:
Dự toán giá thành sản xuất sẽ do phịng kế tốn lập căn cứ vào dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung. Ngồi ra, từ tổng giá thành dự tốn này sẽ tính ra giá thành đơn vị sản phẩm. Dự toán này là cơ sở để xác định giá vốn hàng bán cho sản phẩm thủy sản tại doanh nghiệp.
Dự tốn chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng vốn là một loại chi phí hỗn hợp, bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau. Do đó, khi lập dự tốn chi phí bán hàng phải lập dự tốn cho cả phần định phí và biến phí. Dự tốn chi phí bán hàng sẽ được lập dựa vào các chỉ tiêu:
- Sản lượng tiêu thụ lấy từ dự tốn tiêu thụ sản phẩm.
- Biến phí bán hàng cho một tấn sản phẩm: được tính bằng cách ước tính tất cả các yếu tố biến phí bán hàng cho một tấn sản phẩm thủy sản.
- Định phí bán hàng: căn cứ vào định phí bán hàng của kỳ trước nhưng phải có những điều chỉnh cần thiết theo dự kiến của doanh nghiệp như: lương nhân viên bán hàng, kế hoạch mua sắm hay thanh lý tài sản cố định phục vụ bán hàng...
Dự tốn biến phí
sản xuất chung = x
Biến phí sản xuất chung một tấn sản phẩm Sản lượng tiêu thụ Dự tốn chi phí sản xuất chung = + Dự tốn định phí sản xuất chung Dự tốn biến phí sản xuất chung Tổng giá thành = + Chi phí nhân cơng trực tiếp Chi phí NVL trực tiếp Chi phí sản xuất chung +
Giá thành 1 tấn sản phẩm = Tổng giá thành / Sản lượng sản xuất
Dự tốn biến phí bán hàng = x Biến phí bán hàng một tấn sản phẩm Sản lượng tiêu thụ
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp vốn là một loại chi phí hỗn hợp, bao gồm nhiều khoản chi phí khác nhau. Do đó, khi lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp phải lập dự tốn cho cả phần định phí và biến phí. Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được lập dựa vào các chỉ tiêu:
- Sản lượng tiêu thụ lấy từ dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Biến phí quản lý doanh nghiệp cho một tấn sản phẩm: được tính bằng cách ước tính tất cả các yếu tố biến phí quản lý doanh nghiệp cho một tấn sản phẩm.
- Định phí quản lý doanh nghiệp: căn cứ vào định phí quản lý doanh nghiệp của kỳ trước nhưng phải có những điều chỉnh cần thiết theo dự kiến của doanh nghiệp như: kế hoạch mua sắm hay thanh lý tài sản cố định quản lý, kế hoạch đào tạo nhân viên, các chương trình hội nghị trong năm tới,...
Dự tốn tiền:
Dự toán tiền sẽ do phịng kế tốn lập bao gồm các khoản tiền thu vào và chi ra. Mục tiêu của dự toán này là giúp doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền hiệu quả và chủ động nguồn tài trợ để đảm bảo cho mọi hoạt động kinh doanh được thực hiện đúng như kế hoạch. Dự toán này bao gồm các phần như sau:
- Phần thu tiền: bao gồm số tiền tồn đầu kỳ lấy từ bảng cân đối kế toán năm trước, số tiền dự kiến thu được từ việc bán hàng lấy từ dự toán tiêu thụ, số tiền sẽ thu được dự kiến từ số dư các khoản phải thu khác, số tiền dự kiến thu được từ thanh lý tài sản cố định,… Dự tốn biến phí QLDN = x Biến phí QLDN một tấn sản phẩm Sản lượng khai thác Dự tốn chi phí QLDN = + Dự tốn định phí QLDN Dự tốn biến phí QLDN
- Phần chi tiền: bao gồm chi mua nguyên vật liệu trực tiếp, chi trả công nhân trực tiếp sản xuất, chi cho sản xuất chung, chi cho bán hàng, chi cho quản lý doanh nghiệp, chi trả các khoản nợ đến hạn, chi mua tài sản cố định, chi trả lãi vay, chi