Stt Sản phẩm Chi phí ước tính
1 Thiết kế Brochure Công ty 5,900,000 đồng
2 Thiết kế bộ sản phẩm văn phòng từ 5-7 sản phẩm 3,900,000 đồng
Tổng cộng 9,800,000 đồng
Nguồn: Báo giá tham khảo từ Công ty Thiết kế Logo Thương hiệu MEBO tháng 9, 2017
Việc trao đổi qua thư điện tử được thực hiện hằng ngày giữa các nhân viên, giữa nhân viên và khách hàng nhưng hiện nay chưa có sự đồng nhất về chữ ký thư điện tử, mỗi người có một cách thiết kế riêng, màu sắc và phơng chữ không hề đồng
nhất, chưa thể hiện được sự chuyên nghiệp của một tổ chức mang tầm quốc tế. Do đó việc xây dựng chữ ký điện tử chung cho tồn thể thành viên cơng ty là hết sức cần thiết, có thể thực hiện ngay mà khơng tốn chi phí, góp phần xây dựng hình ảnh chun nghiệp của COSCO. Sau khi tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo, tác giả đề xuất mẫu chữ ký chung cho nhân viên như sau:
Thanks and Best regards,
Huynh Thi Nhat Phuong (Ms.)
Customer Service Dept
-------------------------------------------------------------------------------- Add: Safi tower, 209 Nguyen Van Thu St., Dist 1, HCMC, Vietnam Tel: 84 28 38290000 - Ext: 360
Mob: 84 909 591645. Skype: christyl.huynh Group email: outbound1@coscon.com.vn
For cargo tracking and vessel schedule:
http://elines.coscoshipping.com/NewEB/home.html
Thời gian dự kiến hoàn thành là cuối tháng 12 năm 2017.
3.2.1.4. Giải pháp nâng cao văn hoá ứng xử, giao tiếp cho nhân viên
Văn hoá ứng xử, giao tiếp của nhân viên được đánh giá khá tốt nhưng chưa tạo sự chuyên nghiệp như mong muốn của ban lãnh đạo, vẫn cịn khơng ít phàn nàn của khách hàng về thái độ của nhân viên chăm sóc khách hàng. Theo kết quả phỏng vấn Ban Giám đốc Cơng ty, việc nâng cao văn hố ứng xử, giao tiếp cho nhân viên nằm trong nhóm ưu tiên thứ hai trong danh sách các hạn chế cần giải quyết hiện nay. Tác giả đề xuất các giải pháp chính như sau:
- Hồn thiện bộ tài liệu quy tắc ứng xử, giao tiếp theo văn hoá của COSCO và
tập huấn, phổ biến cho nhân viên. Dựa trên Sổ tay nhân viên sẵn có, phịng Hành
chính Nhân sự sẽ tổ chức biên soạn thêm các chương về quy tắc ứng xử, giao tiếp và quy định đạo đức tại COSCO cho nhân viên Công ty (Tham khảo một số đề xuất về nội dung chương quy tắc ứng xử, giao tiếp của nhân viên mà tác giả trình bày ở phụ lục 11). Sau đó, tài liệu dự thảo sẽ được gửi các phòng ban và Ban Giám đốc để đóng góp ý kiến cho hồn thiện. Ban lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến và ghi nhận những ý kiến đóng góp của tất cả nhân viên. Chính
việc các thành viên được tham gia góp ý sẽ giúp họ được cảm thấy được tôn trọng, tự ý thức và chủ động thực hiện hơn thay vì bị áp đặt. Tổng thời gian thực hiện và hoàn thành bộ tài liệu dự kiến khoảng 3 tháng, bắt đầu từ đầu năm 2018. Sau khi các quy tắc được phê duyệt và tiến hành in ấn thành văn bản chính thức, tổ chức tập huấn cho toàn thể nhân viên, đưa ra những ví dụ nhằm giải thích và đảm bảo là nhân viên hoàn toàn hiểu được nội dung của bộ quy tắc vừa ban hành.
Việc thiết lập một mơi trường đạo đức tích cực phải được bắt đầu từ cấp cao nhất của Công ty. Các cấp quản lý và lãnh đạo có thể tác động đến hành vi đạo đức của nhân viên bằng cách trở thành một tấm gương tiêu biểu, truyền tải những kỳ vọng về đạo đức, cung cấp các chương trình đào tạo, cơng khai trao thưởng cho các hành vi đạo đức tốt và xử phạt các hành vi phi đạo đức, tạo ra cơ chế bảo vệ, không sợ trả đũa để nhân viên có thể thảo luận những vấn đề về đạo đức mà ko sợ bị khiển trách.
- Định kỳ hàng năm, công ty tổ chức các buổi tập huấn về văn hoá ứng xử, rèn
luyện kỹ năng giao tiếp cho nhân viên. Các buổi tập huấn về văn hố ứng xử giao
tiếp có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như mời chuyên gia kỹ năng giao tiếp về giảng dạy cho nhân viên tại Công ty, tài trợ kinh phí cho nhân viên tham gia các lớp đào tạo kỹ năng mềm trong giao tiếp, các lớp về kỹ năng chăm sóc thuyết phục khách hàng, các buổi tọa đàm, trao đổi về những tình huống gặp khó khăn trong ứng xử giữa nhân viên với khách hàng hoặc là giữa nội bộ nhân viên với nhau nhằm tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Các buổi tập huấn sẽ được thay đổi hình thức tổ chức hàng năm. Về thời gian thực hiện, cả 2 giải pháp trên có thể được tiến hành từ năm 2018 và cần được duy trì đều đặn hằng năm. Tham khảo chi phí dự kiến cho hoạt động đào tạo cho Công ty trong một năm.