Stt Tiêu chuẩn Bậc tăng
1 Điểm KPI được phê duyệt từ 4.41 – 5.00 A
2 Điểm KPI được phê duyệt từ 3.71 – 4.40 B
3 Điểm KPI được phê duyệt từ 2.81 – 3.70 C
- Đối với việc khen thưởng danh hiệu nhân viên xuất sắc cấp phịng ban và cấp cơng ty cuối năm, lãnh đạo cần cơng khai minh bạch tiêu chí xét duyệt. Cuối mỗi năm nên tiến hành đánh giá mức độ hiệu quả công việc (KPI) của mỗi nhân viên thông qua một bài tự đánh giá. Dựa trên điểm tự đánh giá của nhân viên, trưởng bộ phận và từng nhân viên sẽ có một buổi trao đổi riêng để trưởng bộ phận có đánh giá khách quan về điểm số KPI của nhân viên đó. Sau đó dựa trên điểm số của nhân viên, những thành tích xuyên suốt năm qua và những vi phạm về đạo đức kinh doanh mà đề xuất danh sách ứng cử viên nhận danh hiệu. Số lượng ứng cử viên của từng phòng ban sẽ phụ thuộc vào kết quả đánh giá KPI hàng tháng của từng phòng ban và được lấy từ trên xuống dựa vào điểm tổng kết cuối cùng của mỗi nhân viên (được liệt kê như bảng 3.5).
Bảng 3.5: Tiêu chí đề nghị khi xét duyệt nhân viên xuất sắc cuối năm Stt Nội dung Tiêu chuẩn Điểm tổng kết
1* Điểm KPI năm do cá nhân tự đánh giá 4.41 – 5.00
Điểm tổng kết = (1) x (2) +
(3) + (4) 2* Mức độ đồng ý với điểm đánh giá của
trưởng bộ phận 85-100%
3
Các thành tích cá nhân trong năm: -……
-…… -……
(Các thành tích, sáng kiến cá nhân phải có đóng góp giá trị vào sự phát triển của Công ty, được Ban lãnh đạo công nhận.)
Mỗi thành tích được
cộng 0.1 điểm
4* Khơng có bất kỳ vi phạm nào về các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh
Cộng 0.1 điểm
(Ghi chú: Các tiêu chí có đánh dấu (*) là các yếu tố bắt buộc, chỉ một yếu tố không đạt yêu cầu cũng sẽ bị loại khỏi danh sách ứng cử viên)
- Tất cả những hoạt động khen thưởng đểu phải được chụp hình, quay phim để làm tư liệu cho bộ tài liệu về giá trị truyền thống của Công ty cũng như cập nhật lên trang web, mạng xã hội của Cơng ty.
Hồn thiện cách thức chia sẻ thông tin
Những thông tin trong nội bộ mà nhân viên thường quan tâm là tình hình thực hiện các mục tiêu, kết quả hoạt động của Công ty hàng quý, năm; các thông tin liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên; các thông tin liên quan đến công tác nhân sự như tuyển dụng, thăng chức, bổ nhiệm, luân chuyển công tác, đào tạo; các quy chế, quy định, quy trình làm việc, KPI v.v…
Theo kết quả phân tích ở chương 2, việc chia sẻ thơng tin hiện nay chưa đạt hiệu quả cao, chưa tạo tính sẵn sàng cho nhân viên khi cần thiết, chỉ có 54.08% nhân viên tìm được thơng tin khi cần thiết. Theo kết quả thảo luận với Ban giám đốc, hạn chế này cần được khắc phục trong nhóm ưu tiên số hai.
- Đối với các thông tin nội bộ trong Công ty: Xây dựng kho tài liệu lưu trữ trên hệ thống mạng chung và thơng báo cho tồn thể nhân viên biết để truy cập khi
cần thiết. Hệ thống tài liệu lưu trữ bao gồm các quy chế, quy định, nội quy, bộ quy tắc ứng xử, biểu mẫu, quy trình làm việc, hướng dẫn cơng việc v.v…Khi có những thay đổi về quy trình làm việc, những tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, cần gửi email thông báo đến tồn thể nhân viên, đính kèm đường link truy cập vào tài liệu đó trong kho lưu trữ. Song song đó, cần duy trì họp mặt hàng tháng để phổ biến những thơng báo mới có liên quan đến công việc và giải đáp thắc mắc của nhân viên, đảm bảo những thay đổi dù là nhỏ nhất cũng được nhân viên nắm bắt và vận hành theo đúng hướng dẫn.
- Đối với các thông tin chia sẻ với khách hàng và đối tác: Tât cả các thơng tin như quy trình, hướng dẫn, thông báo phải được cập nhật liên tục lên trang web chính thức của Cơng ty và gửi email thông báo kịp thời cho khách hàng, đối tác. Các phịng ban có liên quan phối hợp với phòng IT thực hiện vấn đề này, đảm bảo các tài liệu được chuẩn hóa theo biểu mẫu của Cơng ty. Riêng đối với những thông báo tàu khởi hành trễ, thay đổi lịch tàu, bộ phận IT hỗ trợ nghiên cứu việc trích xuất địa chỉ email của khách hàng có liên quan từ hệ thống IRIS II một cách nhanh chóng để nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tiết kiệm thời gian, thay vì phải ngồi điền từng email khách hàng khi gửi thơng báo. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng cần nâng cấp hệ thống quản lý khách hàng của Công ty, đảm bảo thông tin được cập nhập kịp thời và đầy đủ. Giải pháp này có thể được thực hiện từ tháng 12 năm 2017 và cần phải đảm bảo được vận dụng thường xuyên.
Chú trọng đào tạo kỹ năng cho nhân viên
Đối với việc đào tạo nhân viên mới tuyển
Q trình hịa nhập với tổ chức của nhân viên mới là bước khởi đầu rất quan trọng để nhân viên có cái nhìn và cảm nhận sơ bộ về văn hóa COSCO. Vì vậy, tác giả đề nghị bổ sung quy trình đào tạo đối với nhân viên mới có bước hịa nhập vào văn hóa COSCO. Trong vịng 2 tuần thử việc đầu tiên, nhân viên mới sẽ được đạo tạo các nội dung như sau:
- Tổng quan về Công ty như lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, logo, slogan và các giá trị cốt lõi của Công ty, Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Chính sách nhân sự, đào tạo của Cơng ty. - Văn hóa ứng xử, giao tiếp của COSCO. - Giới thiệu về các dịch vụ của Cơng ty.
- Nghiệp vụ vị trí của nhân viên, các quy định, quy trình làm việc của phịng ban và sự tương tác giữa các phòng.
Hai tuần tiếp theo, nhân viên mới sẽ được người hướng dẫn trực tiếp đào tạo thơng qua hình thức “cầm tay chỉ việc” về chun mơn, cơng việc thực tế. Sau khi kết thúc đợt tập huấn, nhân viên mới sẽ phải hoàn thành một bài kiểm tra năng lực (thang điểm 100) trước khi chính thức nhận phân cơng cơng việc. Nhân viên mới phải đạt từ 90 điểm trở lên mới được xem là đạt yêu cầu và phải trình bày hiểu biết của mình về các giá trí cốt lõi của Cơng ty trước Ban Giám đốc.
Đối với việc đào tạo thường niên mỗi năm một lần
Trước tiên, Ban lãnh đạo cần xác định nhu cầu đào tạo dựa trên các cơ sở sau: - Định hướng phát triển của Công ty.
- Yêu cầu kỹ năng đối với từng vị trí cơng việc.
- Đánh giá kết quả hồn thành cơng việc của nhân viên. - Nhu cầu bồi dưỡng cấp độ quản lý.
Sau đó, phịng Hành chính Nhân sự cần phác họa kế hoạch đào tạo tổng thể hàng năm và kế hoạch đào tạo chi tiết dựa trên nhu cầu đào tạo của nhân viên, u cầu cơng việc và trình lãnh đạo phê duyệt. Đối với các khóa đào tạo Công ty xét thấy là cần thiết và buộc nhân viên phải tham gia và hồn thành thì chi phí sẽ được Cơng ty chi trả. Đối với các cá nhân tự nhận xét thấy mình cần cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc, được khuyến khích đề xuất với cấp lãnh đạo. Cơng ty sẽ xem xét tài trợ một phần chi phí khóa học sau khi nhân viên đạt được giấy chứng nhận.
Sau mỗi khóa học cần phải thực hiện đánh giá chất lượng khóa đào tạo nhằm rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng các khóa sau. Đồng thời cần phải đánh giá hiệu quả công việc sau khi nhân viên được đào tạo. Giải pháp đào tạo kỹ năng cho nhân viên cần được tiến hành từ năm 2018 và được duy trì đều đặn qua các năm.
Bảng 3.6: Một số khóa đào tạo đề xuất
Stt Khóa đào tạo Chi phí ước tính (1 người/ khóa)
Cấp nhân viên
1 Kỹ năng quản lý thời gian 2,000,000 đồng
2 Tinh thần Teamwork 2,000,000 đồng
3 Chăm sóc khách hàng 2,000,000 đồng
4 Bán hàng chuyên nghiệp 2,000,000 đồng
5 Phương pháp tư duy và Kỹ năng giải quyết vấn đề 2,000,000 đồng
Cấp quản lý
6 Kỹ năng thuyết trình và chủ trì cuộc họp 2,000,000 đồng 7 Đào tạo & Huấn luyện nhân viên hiệu quả 2,000,000 đồng 8 Năng lực quản trị cho quản lý cấp trung 2,000,000 đồng
9 Kỹ năng đàm phán, thương lượng 2,000,000 đồng
10 Tạo động lực làm việc cho nhân viên 2,000,000 đồng
Nguồn: Tham khảo học phí tại Trường Doanh nhân PACE – Tháng 10/2017
3.2.4. Đánh giá tổng hợp về các giải pháp
Sau khi tham khảo ý kiến của Ban Giám đốc về các nhóm giải pháp nêu trên, các giải pháp đưa ra đều được đánh giá là có tính khả thi cao, tác giả tổng hợp lại các giải pháp với mức độ ưu tiên được nhất trí như bảng 3.7:
Bảng 3.7: Tổng hợp kết quả đánh giá nhóm giải pháp
Stt Giải pháp Độ ưu tiên thực hiện
1 Hoàn thiện thiết kế, nội thất văn phòng làm việc 4
2 Nâng cấp hệ thống máy tính và hệ điều hành 4
3 Hoàn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu 2
4
Nâng cao văn hoá ứng xử, giao tiếp cho nhân viên qua việc hoàn thiện bộ tài liệu quy tắc ứng xử, giao tiếp, tổ chức các buổi tập huấn về văn hoá ứng xử, kỹ năng giao tiếp định kỳ hàng năm
2
5 Củng cố lịch sử hình thành và các giá trị truyền
thống của công ty 4
6 Nâng cao hiệu quả tuyên truyền chiến lược, tầm
nhìn, sứ mệnh, mục tiêu cho tồn thể nhân viên 3 7 Chuẩn hóa quy trình làm việc và phối hợp giữa các
phòng ban 1
8
Nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban qua tổ chức họp mặt định kỳ hàng tháng cho toàn thể nhân viên, tổ chức các sự kiện chào mừng các ngày lễ lớn trong năm, tổ chức câu lạc bộ thể thao, tổ chức các chuyến team building, du lịch hằng năm
1
9 Điểu chỉnh cách thức khen thưởng, động viên nhân
viên 1
10 Hoàn thiện cách thức chia sẻ thông tin 2
11 Chú trọng Đào tạo kỹ năng cho nhân viên 2
(Ghi chú: Mức độ ưu tiên số 1 là mức độ ưu tiên cao nhất)
Để hồn thiện các yếu tố văn hóa tổ chức tại COSCO, các giải pháp cần được nhanh chóng đưa vào thực hiện từ cuối năm 2017 tùy thuộc vào mức độ ưu tiên và nguồn lực tại thời điểm thực hiện. Các giải pháp phải được thực hiện nghiêm túc, liên tục và đánh giá hiệu quả định kỳ bởi ban lãnh đạo.
Tóm tắt chương 3
Trên cơ sở quan điệm định hướng, mục tiêu hồn thiện văn hóa tổ chức, và phân tích thực trạng văn hóa COSCO ở chương 2, nội dung chương 3 đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức tại COSCO. Theo đó, cần duy trì và phát huy những nét tích cực, đồng thời khắc phục những hạn chế trong các cấp độ văn hóa tổ chức.
Ở cấp độ thứ nhất, các giải pháp đưa ra nhằm hồn thiện các giá trị văn hóa hữu hình bao gồm hoàn thiện thiết kế, nội thất văn phòng làm việc; nâng cấp hệ thống máy tính; hồn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu; củng cố lịch sử hình thành và các giá trị truyền thống của Công ty cho nhân viên; hoàn thiện bộ tài liệu quy tắc ứng xử, giao tiếp và tổ chức các buổi tập huấn về văn hoá ứng xử, kỹ năng giao tiếp định kỳ hàng năm.
Ở cấp độ thứ hai, giải pháp nâng cao hiệu quả tuyên truyền cho nhân viên hiểu rõ hơn về tầm nhìn, sứ mệnh, cũng như mục tiêu, chiến lược phát triển của COSCO thông qua các buổi họp định kỳ hàng tháng, các buổi lễ kỉ niệm ngày thành lập Công ty.
Ở cấp độ thứ ba, các giải pháp được đề ra nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết, hợp tác giữa các phịng ban; hồn thiện cách thức chia sẻ thông tin; điều chỉnh cách thức khen thưởng, động viên; chú trọng đào tạo kỹ năng cho nhân viên.
Từ những giải pháp này, tác giả đã tham khảo ý kiến ban lãnh đạo về tính khả thi của giải pháp, từ đó tổng hợp và xây dựng lộ trình thực hiện các nhóm giải pháp đã nêu.
KẾT LUẬN
Tập đoàn COSCO SHIPPING nói chung và Cơng ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam) nói riêng đều đang tập trung mở rộng quy mô, tăng cường khả năng cạnh tranh quốc tế, phát triển bền vững, hướng tới mục tiêu trở thành công ty đáng tin cậy nhất trên thế giới. Với thực trạng hiện nay, thì tăng cường xây dựng thương hiệu và thực hiện hình ảnh thương hiệu là một chiến lược thành công để nuôi trồng nên một doanh nghiệp đẳng cấp thế giới. Vì văn hóa tổ chức chính là chìa khố cho sự thành cơng của một tập thể chiến thắng, một tập thể mà mọi người đều đồng lịng, chung sức vì mục tiêu chung của cơng ty.
Dựa trên cơ sở lý thuyết về mơ hình ba cấp độ văn hố tổ chức của Edgar H. Schein và thang đo đánh giá văn hoá tổ chức của Denison, tác giả đã tiến hành khảo sát, tổng hợp, phân tích thực trạng và đề ra các giải pháp nhằm hồn thiện văn hố tổ chức tại Công ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam) với hi vọng rằng kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp của tác giả sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo trong việc định hình và phát triển văn hóa Cơng ty.
Do sự hạn chế trong thời gian thực hiện luận văn cũng như kiến thức, kinh nghiệm của tác giả về mảng văn hóa tổ chức, luận văn khơng tránh khỏi có những thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự chỉ dẫn và góp ý của q thầy cơ, các cấp quản lý và quý độc giả để luận văn được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, tác giả xin chân thành cám ơn TS. Nguyễn Thanh Hội đã tận tình hướng dẫn, sự phối hợp và giúp đỡ của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên cùng khách hàng của Công ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam) đã hỗ trợ tác giả hoàn thành luận văn này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu tiếng Việt
Công ty CCL Label Việt Nam, 2010. Hướng dẫn thực hiện Quy định đạo đức
kinh doanh tồn cầu. Hồ Chí Minh, 2010.
Cơng ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam), 2017. Báo cáo nội bộ. Hồ Chí Minh, tháng 8/2017.
Công ty COSCO SHIPPING Lines (Việt Nam), 2017. Sổ tay nhân viên. Hồ
Chí Minh, tháng 3/2017.
Đào Ngọc Chương, 2007. Văn hóa tổ chức Cơng ty Liksin, hiện trạng và giải pháp hoàn thiện. Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí
Minh.
Đậu Thị Ngọc Mai, 2015. Giải pháp hồn thiện văn hóa tổ chức tại Trung tâm
Công nghệ thông tin và truyền thông Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn Thạc Sĩ. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Đỗ Thị Phi Hoài, 2009. Văn hóa doanh nghiệp. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài
Chính.
Đỗ Tiến Long, 2015. Đánh giá văn hóa doanh nghiệp trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế và Kinh doanh, tập 31, số 1, năm 2015, trang 22-30.
Dương Thị Liễu và cộng sự, 2009. Văn hóa kinh doanh. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
Hồ Chí Minh, 1995. Hồ Chí Minh tồn tập. Tập 3. Hà Nội: Nhà xuất bản
Chính trị quốc gia, trang 431.
Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc, 2005. Phân tích dữ liệu nghiên cứu
với SPSS. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
Nguyễn Đình Thọ, 2013. Giáo trình Phương pháp nghiên cứu khoa học trong
KINH DOANH. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Nguyễn Văn Dung và cộng sự, 2010. Văn hóa tổ chức và lãnh đạo. Hà Nội:
Nguyễn Viết Lộc, 2009. Văn hóa tổ chức tại Đại học Quốc gia Hà Nội trong bối cảnh đổi mới và hội nhập. Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế
và Kinh doanh, số 25, năm 2009, trang 230-238.