Phương án Hình thức tổ chức Chi phí ước tính
1 Mời chuyên gia kỹ năng giao tiếp đến dạy tại
công ty: một buổi học cho một lớp 30 người 90,000,000 đồng 2 Tài trợ kinh phí cho nhân viên tham gia các
lớp đào tạo kỹ năng giao tiếp hiệu quả 218,000,000 đồng
Nguồn: Tham khảo học phí khóa tháng 10 của tại Trường Doanh nhân PACE
3.2.1.5. Giải pháp củng cố lịch sử hình thành và các giá trị truyền thống của Công ty
Việc nắm rõ lịch sử hình thành cũng như các giá trị truyền thống của Cơng ty sẽ giúp khơi dậy lịng tự hào và truyền cảm hứng cho nhân viên. Hiện tại, phần giới thiệu lịch sử hình thành của Cơng ty chỉ vỏn vẹn có mấy dịng trong Sổ tay nhân viên và trang web của Công ty, bao gồm thông tin về ngày thành lập, số vốn điều lệ ban đầu, vị trí các văn phịng chi nhánh tại Việt Nam, hồn tồn khơng có thơng tin về lịch sử thành lập, các sự kiện, cột mốc đáng nhớ, hình ảnh hoạt động của Cơng ty thời gian qua. Phịng Hành chính Nhân sự sẽ liên hệ với những nhân viên, quản lý, lãnh đạo có thâm niên gắn bó với COSCO ngay từ những ngày đầu thành lập hoặc những nhân viên đã nghỉ hưu hay chuyển cơng tác nhằm có được nguồn tư liệu dồi dào nhất. Hiện nay, tại COSCO có 20 nhân viên và cấp bậc quản lý, lãnh đạo có thâm niên gắn bó với COSCO hơn 10 năm. Về nội dung bộ tài liệu lịch sử hình thành và văn hóa Cơng ty nên bao gồm một số nội dung:
- Những cột mốc, sự kiện tiêu biểu trong quá trình thành lập, phát triển của Công ty.
- Những thành tích đã đạt được của Cơng ty trong thời gian qua.
- Những tấm gương lãnh đạo mẫu mực, quyết đốn và có cống hiến to lớn cho sự thành công của Công ty.
- Những tấm gương nhân viên xuất sắc, tận tâm trong công việc.
- Những kỉ niệm và hình ảnh đẹp của các thành viên trong những dịp lễ kỉ niệm và sinh hoạt văn hóa của Cơng ty.
Trên cơ sở hệ thống các tư liệu sưu tầm được, phịng Hành chính Nhân sự sẽ tổng hợp biên soạn thành tài liệu được trình bày trong Sổ tay nhân viên, các brochure giới thiệu Công ty và chắt lọc thông tin đưa lên website, mạng xã hội của Công ty. Các tài liệu này sẽ được tuyên truyền, phổ biến đến toàn thể nhân viên. Những hiện vật về thành tích đạt được, những hình ảnh về các sự kiện nổi bật, cũng như hình ảnh đẹp của các thành viên trong những dịp đặc biệt sẽ được trưng bày tại một khu vực trong phịng họp lớn. Giải pháp có thể thực hiện từ năm 2018, sau 6 tháng hoàn thành bộ tài liệu với các thông tin cơ bản ban đầu. Việc duy trì và cập nhật các thơng tin được thực hiện hàng năm nhằm làm giàu cho các giá trị truyền thống của Công ty.
Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần chú trọng tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập COSCO nhằm giúp nhân viên hiểu rõ hơn về Cơng ty, nâng cao lịng tự hào, nhìn lại chặng đường đã qua, cùng nhau ôn lại những thành tích đã đạt được và quyết tâm phấn đấu thực hiện sứ mệnh của Công ty. Với kết quả khảo sát ở chương 2, Công ty chưa bao giờ tổ chức lễ kỉ niệm thành lập. Sau khi tham khảo ý kiến ban lãnh đạo, đây được xem là hoạt động cần thiết nhằm tạo nét văn hóa của Cơng ty, đồng thời cũng là dịp để nhân viên có cơ hội giao lưu, tăng tình đồn kết và gắn bó với nhau. Lễ kỉ niệm sẽ được tổ chức vào ngày 28/11 hàng năm. Nội dung của buổi kễ kỉ niệm có thể gồm có:
- Giới thiệu lịch sử hình thành và các giá trị văn hoá của COSCO. - Điểm lại những thành tích nổi bật trong chặng đường đã qua.
- Tuyên dương và tặng kỉ niệm chương, quà cho những cá nhân đã gắn bó lâu năm với Cơng ty.
3.2.2. Nhóm giải pháp về các giá trị tuyên bố
Với kết quả khảo sát và phân tích ở chương 2, sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu chiến lược cũng như triết lý hoạt động của COSCO chưa được quan tâm truyền đạt đến cán bộ nhân viên Công ty một cách hiệu quả nhất, chưa tạo được niềm tin cho tất cả nhân viên về khả năng phát triển trong tương lai của Cơng ty, chỉ có 42.86% nhân viên cảm thấy chiến lược Công ty được ban lãnh đạo truyền đạt hiệu quả. Vì con người ln muốn được truyền cảm hứng bởi những mục đích mà họ tin là quan trọng và thú vị nên tác giả đề xuất các giải pháp như sau:
- Thiết kế những thơng tin sơ lược ngắn gọn vể tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của Cơng ty đi kèm hình ảnh về logo, những đoạn video giới thiệu về Cơng ty thành một đoạn trình chiếu nhỏ phát trong hệ thống ti vi được lắp đặt ngoài sảnh thang máy và trong thang máy, luân phiên với các mẫu quảng cáo. Điều này giúp không chỉ nhân viên mà khách hàng ghi nhớ được các giá trị Cơng ty từ trong vơ thức, hình ảnh và thông tin được não bộ xác nhận hằng ngày như một thói quen.
- Ngay trong tiệc tất niên cuối năm 2017 của Công ty, ban lãnh đạo cần trình bày rõ tầm nhìn của COSCO là trở thành một trong những công ty dẫn đầu về sales và đại lý container, lồng ghép vào việc giải thích logo, slogan và ý nghĩa của nó, qua đó làm cho nhân viên cảm thấy được rằng những đóng góp của họ vào thành cơng của Cơng ty là không hề nhỏ, mỗi một tâm sức họ bỏ ra đều được Công ty ghi nhận và biểu dương. Bên cạnh đó, giới thiệu sơ lược về những dự định trong tương lai của Công ty.
- Bên cạnh các cuộc họp định kỳ giữa các cấp quản lý và lãnh đạo. Quản lý cấp phòng ban phải tổ chức các cuộc họp với nhân viên nhằm phổ biến và triển khai các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn hằng năm như tăng chỉ tiêu doanh thu mỗi năm từ 20-30%, đảm bảo cho nhân viên biết được mình cần phải làm gì để đóng góp vào sự phát triển của Cơng ty.
- Tăng cường truyền đạt các nội dung này đến toàn thể nhân viên, việc tuyên truyền, giáo dục cần được kết hợp trong các buổi họp định kỳ hàng tháng, trong các
Để thực hiện giải pháp, ban lãnh đạo cần có sự quyết tâm cao và là người truyền lửa, nhiệt huyết cho tồn thể nhân viên.
3.2.3. Nhóm giải pháp về các quan niệm nền tảng cơ bản
3.2.3.1. Chuẩn hóa quy trình làm việc và phối hợp giữa các phịng ban
Quy trình làm việc chưa rõ ràng là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự phối hợp chưa tốt và tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các phòng ban. Một số quy trình cơ bản đã được thiết lập nhưng chủ yếu là được cấp quản lý phổ biến ngắn gọn qua email. Quy trình của phịng ban nào sẽ được phổ biến nội bộ trong phịng ban đó, vì thế chưa thấy được sự tương tác giữa các phòng và nhân viên cũng chưa nhận biết được cơng việc của mình sẽ ảnh hưởng thế nào đến cơng việc của các phịng ban khác. Do đó, chỉ có 58.16% nhân viên nhận thấy được tinh thần đồng đội phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Theo kết quả thảo luận với Ban Giám đốc, nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban là vấn đề ưu tiên số 1 cần phải giải quyết.
Chuẩn hóa quy trình làm việc và phối hợp giữa các phòng ban sẽ thể hiện trách nhiệm rõ ràng của từng phịng ban cũng như cơng việc cụ thể của mỗi phòng ban là gì. Cơng việc sau sẽ ảnh hưởng đến công việc trước như thế nào và việc tương tác giữa các phòng ban sẽ được thực hiện như thế nào. Điều này cũng giúp cho việc đánh giá KPI của từng phịng ban được chính xác hơn, hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có sai sót.
Từ tháng 11/2017, Ban Giám đốc chỉ đạo các cấp quản lý thực hiện tổng rà soát quy trình làm việc hiện tại của từng phịng ban, điều chỉnh nếu cần thiết và cập nhật tài liệu quy trình làm việc của từng phịng. Dựa trên quy trình làm việc của từng phòng, Ban Giám đốc tổ chức cuộc họp với các lãnh đạo phòng để cùng thống nhất quy trình phối hợp giữa các phòng ban một cách rõ ràng, trách nhiệm từng khâu như thế nào. Thời gian thực hiện trong khoảng hai tháng.
Sau khi các quy trình đã được chuẩn hóa, phịng Hành chính Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp, xây dựng thành một bộ tài liệu chung về quy trình làm việc
giữa các phòng ban và cập nhật vào thư mục lưu giữ những thông báo và tài liệu chung của Công ty để tất cả nhân viên có thể truy cập khi cần thiết.
Tiếp đến, tổ chức khóa tập huấn, phổ biến quy trình làm việc đến toàn thể nhân viên và giải đáp các vướng mắc của nhân viên, đảm bảo nhân viên hiểu và nắm rõ chu trình cơng việc, đảm bảo tính thống nhất và xuyên suốt cho quá trình tương tác giữa các phòng ban. Sau đợt tập huấn, mỗi nhân viên phải hoàn thành một bài kiểm tra trắc nghiệm nhằm đánh giá mức độ nắm bắt nội dung quy trình làm việc. Hệ thống câu hỏi kiểm tra sẽ được phòng GMD xây dựng dựa trên nội dung quy trình làm việc và được Ban Giám đốc phê duyệt, mỗi nhân viên phải đạt ít nhất là 80/100 điểm mới được xem là hồn thành khóa tập huấn. Thời gian dự kiến hồn thành là tháng 3/2018.
Quy trình làm việc thường xuyên được thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của công ty mẹ và sự thay đổi của thị trường thực tế. Khi sự thay đổi là cần thiết thì phải được cập nhật nhanh chóng vào tài liệu và thơng báo đến toàn thể nhân viên biết và thực hiện. Việc thay đổi cũng phải đảm bảo quy trình sau tốt hơn, tinh gọn hơn quy trình trước. Việc chuẩn hóa quy trình cần được hồn thiện dần và duy trì lâu dài.
3.2.3.2. Nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban
Tổ chức họp mặt định kỳ vào sáng thứ hai tuần đầu tiên của tháng cho toàn thể nhân viên
Hoạt động này sẽ góp phần tạo nên nét văn hố thân thiện, hịa đồng, nâng cao mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên, thu hẹp sự khác biệt về địa vị và bảo đảm quyền cá nhân đồng thời đảm bảo các thông tin chung được truyền đạt đầy đủ đến tất cả các nhân viên. Nội dung của buổi họp mặt định kỳ bao gồm:
- Chào đón các thành viên mới, giới thiệu nhân viên mới với tất cả mọi người. - Ban lãnh đạo tổng kết sơ lược các thành tích trong tháng, mục tiêu đã đạt được thế nào, song song đó cũng nhấn mạnh đến sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý hoạt động của Cơng ty.
- Tun dương các thành viên có thành tích nổi bật, sáng kiến hữu ích trong tháng.
- Thơng báo những vấn đề mới và giải đáp thắc mắc của nhân viên.
- Nhắc nhở những trường hợp vi phạm kỷ luật giúp mọi người rút kinh nghiệm và nâng cao tinh thần tự giác.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên có sinh nhật trong tháng. Hiện nay các phòng ban đều tự tổ chức sinh nhật chung hàng tháng cho nhân viên thuộc phịng mình. Đây là một hoạt động có ý nghĩa nhưng chỉ mới áp dụng ở phạm vi phịng ban, chưa có tính tương tác cấp Cơng ty. Nếu được tổ chức cho tồn thể nhân viên trong Cơng ty thì mọi người càng gắn kết với nhau hơn. Mỗi nhân viên được chúc mừng sẽ được tặng hoa và quà. Hình thức tặng quà có thể thay đổi theo năm như tặng tiền mặt, voucher mua hàng, hiện vật có giá trị như vali (phong cách giống nhau để cả Cơng ty có thể sử dụng cho các chuyến du lịch chung). Chi phí quà tặng sinh nhật cho nhân viên ước tính là 1,000,000 đồng/ người và chi phí cho bữa tiệc sinh nhật bao gồm bánh kem, các món mặn là từ 8,000,000 – 12,000,000 đồng. Tùy theo ngân sách mà nhà bếp sẽ lên thực đơn cho phù hợp. Buổi họp mặt đầu tiên được tiến hành vào tháng 12 năm 2017 và cần được duy trì đều đặn.
Tổ chức các sự kiện chào mừng các ngày lễ lớn trong năm
Tổ chức các sự kiện như “Quý ông vào bếp” mừng ngày 8/3 hay 20/10, cuộc thi “Gương mặt Karaoke triển vọng” mừng tất niên, cuộc thi thiết kế thiệp trang trí cây thơng Noel, tất cả các thiết kế sẽ được dùng để trang trí dịp Noel, cuộc thi cắm hoa mừng năm mới v.v… Kinh phí dự kiến hằng năm khoảng 50 triệu đồng.
Tổ chức câu lạc bộ thể thao
Qua việc khảo sát, thăm dò ý kiến mong muốn của nhân viên Công ty, tác giả nhận được ý kiến của phần đông nhân viên là mong muốn tạo câu lạc bộ cầu lông và tennis để nhân viên vừa có cơ hội rèn luyện sức khỏe, vừa có thời gian giao lưu, tăng tính đồn kết giữa các phịng ban.
Nội dung: Thành lập câu lạc bộ cầu lông và tennis cho nhân viên. Đồng thời mỗi năm tổ chức một giải đấu nội bộ và một giải đấu giao lưu giữa các công ty cùng ngành. Các buổi chơi cầu lông và tennis được tổ chức vào chiều thứ 7 (từ 15:00 – 18:00) và sáng chủ nhật hàng tuần (từ 8:00 – 11:00). Địa điểm thuê sân tập đề xuất là: Sân cầu lơng Cung Văn hóa Lao động gần Cơng ty (Cung Văn hóa Lao Động, đường Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1), hoặc sân cầu lông trường Nguyễn Thị Minh Khai (số 26 đường Ngô Thời Nhiệm, quận 3) và cụm 3 sân tennis Vân Đồn, đường Khánh Hội, quận 4. Chi phí thuê sân tập ước tính là 4,800,000 đồng/tháng. Chi phí tổ chức giải đấu bao gồm phí th sân đấu, băng rơn, cúp, phần thưởng và các chi phí phát sinh dao động từ 15,000,000 đến 25,000,000 đồng tùy thuộc vào số lượng nhân viên tham gia. Sau khi trao giải, Công ty sẽ tổ chức một buổi liên hoan tại nhà hàng cho các thành viên tham gia giải đấu và các thành viên đến cổ vũ. Hoạt động này góp phần tăng tính đồn kết giữa mọi người trong Cơng ty và sẽ được tiến hành từ tháng 12 năm 2017.