Tại VUS, mọi thông tin về công việc đều được thực hiện và xử lý trên hệ thống công nghệ thông tin như email nội bộ, web nội bộ và hệ thống quản lý thông tin nội bộ, vừa đảm bảo tính cấp thiết – chẳng hạn khi có sự thay đổi nào thì tồn bộ nhân viên đều có email hoặc thơng báo mới và vừa đảm bảo tính bảo mật cho tình hình kinh doanh.
Hơn nữa, nội quy và quy chế làm việc ở VUS được quy định vô cùng rõ ràng bằng văn bản (file cứng) và những thông báo cập nhật trên cổng thông tin nội bộ (file mềm). Mỗi nhân viên mới khi được nhận vào VUS đều được bổ sung một chương trình đào tạo về nghiệp vụ và học nội quy công ty. Theo kết quả của dữ liệu sơ cấp được điều tra thì có đa số người lao động làm việc tại VUS hiểu rõ về nội quy và quy chế làm việc tại đây và khá hài lòng về cách thức trao đổi thông tin trong công việc cũng như xu hướng lựa chọn ngôn ngữ trong thông tin giữa các thành viên, giá trị của các câu trả lời luôn đạt mức hồn tồn đồng ý. Dễ hiểu bởi vì đây là một mơi trường kinh doanh giáo dục cùng với đội ngũ nhân sự trình độ cao, có học thức và ý thức tốt nên họ luôn tuân theo những nguyên tắc đạo đức và những chuẩn mực nhất định, giúp cho môi trường làm việc trở nên văn minh và thân thiện.
Là một công ty hoạt động bài bản trong lĩnh vực kinh doanh giáo dục, bộ máy lãnh đạo của VUS cùng đội ngũ nhân sự tài năng đã xây dựng cho cơng ty một nền văn hóa doanh nghiệp đặc trưng với những hệ thống nội quy, quy chế và những chuẩn mực chi tiết. Tác giả xin trích dẫn nội dung một số quy tắc ứng xử trong bảng 2.17 dưới đây (xem đầy đủ bộ quy tắc ứng xử của VUS tại Phụ lục 8):
Bảng 2.17: Bảng quy tắc ứng xử của VUS Quy tắc ứng xử
Lãnh đạo
-Lãnh đạo phải cơng bằng, khơng thiên vị. -Quyết đốn, chính trực.
-Phải gương mẫu, tận tụy hết lịng vì cơng việc.
-Biết chịu trách nhiệm trước mọi quyết định của mình.
-Biết lắng nghe, thấu hiểu, tôn trọng và quan tâm tới cấp dưới. -Có tính sáng tạo trong cơng việc.
-Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp văn minh, lịch sự với cấp dưới
Nhân viên
-Tôn trọng đồng nghiệp: Biết chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi theo từng tình huống; Khơng nói xấu, gây chia rẽ mất đoàn kết nội bộ.
-Hết lịng hỗ trợ cơng việc cho đồng nghiệp và đội nhóm khi có yêu cầu hoặc trong những trường hợp cần thiết để đảm bảo kết quả cơng việc. Khơng được nói “Khơng” khi có đề nghị giúp đỡ mà phải cùng nhau tìm ra giải pháp xử lý.
-Thường xuyên quan tâm, tương trợ đến đồng nghiệp nhằm tạo sự thân thiết và tình đồn kết trong tập thể.
-Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp văn minh, lịch sự và thái độ hòa nhã, cởi mở với đồng nghiệp.
-Trong trường hợp bất đồng ý kiến với đồng nghiệp: Hãy cố gắng tránh đi sự tranh cãi hay bắt ép, hãy đưa ra những lập luận, quan điểm của mình một cách bình tĩnh và lịch sự.
-Hãy hỏi khi bản thân cần hỏi và trả lời khi đồng nghiệp cần trả lời. -Vi phạm lỗi của bất kỳ cá nhân nào trong đội nhóm thì cũng sẽ là lỗi của đội nhóm đó
(Nguồn: Trích từ bộ quy tắc ứng xử của VUS)
Toàn bộ cán bộ, nhân viên và giáo viên đều phải tuân thủ những nguyên tắc ứng xử theo tiêu chí: tơn trọng, lịch sự và nhã nhặn để phù hợp với môi trường giáo dục. Thái độ làm việc luôn nghiêm túc và trang trọng. Đối với các buổi hội họp hay các buổi lễ nghi đều được diễn ra trong khơng khí nghiêm túc, hịa hợp và chất lượng. Các thành viên luôn tôn trọng giờ giấc, ăn mặc lịch sự và thể hiện thái độ hợp tác
nhất có thể. Ngồi ra cịn có các chương trình “Thanks your note!”, “Listening & Sympathizing”, “Welcome you”,...được phát động ở các chi nhánh để tăng cường sự hợp tác và tinh thần tôn trọng giữa các nhân viên với nhau do Giám đốc chi nhánh quản lý.
VUS còn cung cấp cho nhân viên và khách hàng của mình số điện thoại nóng, email nóng và hộp thư nóng tại từng chi nhánh để nhận những thơng tin phản hồi về những điều còn tồn tại, cần được giải quyết hoặc cải tiến. Tuy đây là một phương pháp hay trong việc thu nhận thơng tin nhưng nó vẫn chưa được thực hiện hiệu quả lắm, theo ghi nhận tại CN VUS Phan Xích Long trong 1 tháng chỉ nhận được từ 2 – 3 ý kiến đóng góp của khách hàng về chương trình giảng dạy, cịn đa số nhân viên và giáo viên tại trung tâm chưa thực sự quan tâm.
Từ những thông tin thứ cấp trong Bảng 2.18 dưới đây, ta thấy rằng cách thức giao tiếp tại VUS được quy định một cách bài bản và khá hợp lý.
Bảng 2.18: Kết quả khảo sát thực trạng giao tiếp trong tổ chức tại VUS
Beta = 0.196 Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn
THANG ĐO “GIAO TIẾP TRONG TỔ
CHỨC” 4.00 0.688
GT1: “Hệ thống thông tin nội bộ của VUS được truyền tải đầy đủ và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc anh/chị”
3.92 0.803
GT2: “Tại VUS có đầy đủ nội quy, quy tắc về cách thức ứng xử, chuẩn mực hành vi với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp và khách hàng”
4.11 0.735
GT3: “Anh/chị được tự do lựa chọn ngôn ngữ
giao tiếp trong môi trường làm việc tại VUS” 4.00 0.935 GT4: “Anh/chị hài lòng về cách thức trao đổi
thông tin công việc giữa các thành viên trong bộ phận của mình”
4.03 0.757
GT5: “Các phịng ban khác nhau trong VUS ln hỗ trợ thơng tin công việc cho nhau khi cần thiết”
3.96 1.047
Nguồn: Kết quả xử lý dữ liệu thu thập của luận văn
Thực trạng này cũng phù hợp với kết quả khảo sát được của tác giả: Đa số người lao động đều cảm thấy chính sách, quy định và cách thức thông tin, nội quy ứng xử
tại môi trường làm việc của họ về cơ bản là tốt. Trong thang đo này, biến GT1 có sổ điểm thấp nhất cũng đạt 3.92/5, và biến GT2 đạt số điểm cao nhất 4.11/5, mức độ biến động không cao và ổn định.
Ngồi ra, VUS có hạn chế nhất định trong thực trạng về hỗ trợ thông tin giữa các phịng ban khác nhau. Có đến 13 ý kiến hoàn toàn khơng hài lịng và 10 ý kiến khơng hài lịng khi tác giả đi điều tra về vấn đề này, với độ lệch chuẩn 1.047 biểu hiện rằng người lao động tại VUS vẫn cịn nhìn nhận tương đối khác nhau về tinh thần hợp tác trong tổ chức. Vẫn cịn có tình trạng giữa các đồng nghiệp tại các phòng ban khác nhau bất đồng ý kiến hoặc chưa lắng nghe, thấu hiểu khi có vấn đề xảy ra, đùn đẩy trách nhiệm và không muốn hỗ trợ cho các bộ phận khác khi có u cầu. Mặc dù đây chỉ là số ít trường hợp nhưng vẫn cần hơn nữa những giải pháp để gia tăng tính hợp tác và tinh thần đồn kết cho nhân viên, giáo viên tại VUS.
2.2.2.5 Sự cơng bằng, nhất qn trong chính sách quản trị tại VUS
Bởi vì sự cơng bằng và nhất qn trong chính sách quản trị là tiền đề cơ bản của bất kỳ một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh nào, nó tác động trực tiếp đến nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền lợi và lợi ích của người lao động của doanh nghiệp đó nên VUS cần phải chú trọng hơn nữa trong chính sách quản trị của mình, đặc biệt trong 3 mảng chính: điều động nhân sự, hệ thống tiền lương và chính sách thăng tiến của nhân viên.
- Về việc điều động nhân sự: VUS có xây dựng một chu trình tương đối đầy đủ trong chính sách nhân lực, bắt đầu từ chu trình tuyển dụng, đào tạo, cho đến phân công phân nhiệm, điều động và phân bổ nhân sự.
- Về hệ thống tiền lương: Mặc dù có xây dựng một cơ chế lương rõ ràng nhưng như tác giả đã phân, chính sách lương này vẫn cịn nhiều mặt hạn chế và đây là tác nhân tiêu cực ảnh hưởng không tốt đến động lực làm việc của nhân viên, cần có những giải pháp thay đổi tức thời.
- Về chính sách thăng tiến: Tại VUS ln cơng khai chính sách thăng tiến cho tồn bộ hệ thống, đảm bảo tính cơng bằng và minh bạch đối với các thành viên. Tuy nhiên, một số nhân viên cho rằng lãnh đạo cần lắng nghe và lấy ý kiến từ cấp dưới
của mình hơn khi bổ nhiệm hay thăng chức cho nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc và phù hợp với nguyện vọng của mọi người
Bảng 2.19: Thống kê số lượng thăng tiến của tồn cơng ty qua các năm
STT VỊ TRÍ THĂNG TIẾN 2013 2014 2015
1 Nhân viên → Chuyên viên chính 23 29 37
2 Chuyên viên chính → Chuyên viên cao cấp 17 12 24
3 Chuyên viên cao cấp → Quản lý 5 4 5
Nguồn: Số liệu phịng Nhân sự VUS
- Về chính sách phạt: Cơng ty cũng có những quy định rõ ràng trong việc xử phạt những cá nhân/tập thể vi phạm nội quy, quy chế hay có những hành vi có tác động xấu đến cơng ty. Dưới đây là Bảng 2.20 – Một số quy định xử phạt của VUS và Bảng 2.21 – Thống kê số lượng nhân viên bị phạt từ 2013 đến 2015.
Bảng 2.20 – Một số quy định xử phạt của VUS
STT Quy định xử phạt Mức phạt Đối tượng
áp dụng
1 Hành vi gây thiệt hại tài chính, ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cơng ty
Bồi thường thiệt hại và
đuổi việc Toàn bộ
2 Hành vi xúc phạm danh dự, nhân phẩm, xâm phạm thân thể người khác
5 – 10 triệu đồng và kỷ
luật đuổi việc Toàn bộ 3 Hành vi không thực hiện đúng quy định
chuyên môn,nghiệp vụ giảng dạy
2 – 4 triệu đồng và đình chỉ dạy từ 1 – 3 tháng GV 4 Hành vi không thực hiện đúng quy định,
nội quy công ty
1 – 3 triệu đồng và thư
nhắc nhở CBNV
5 Hành vi nói xấu đồng nghiệp, gây chia rẽ hay mất đoàn kết nội bộ
1 – 3 triệu đồng và kỷ luật
cảnh cáo Toàn bộ
Bảng 2.21 – Thống kê số lượng nhân viên bị phạt từ 2013 đến 2015
Vi phạm quy định xử phạt 2013 2014 2015
Gây thiệt hại tài chính, ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cơng ty - - - Xúc phạm danh dự, nhân phẩm, xâm phạm thân thể người khác - - - Không thực hiện đúng quy định chuyên môn,nghiệp vụ giảng dạy 9 15 7 Không thực hiện đúng quy định, nội quy công ty 13 22 14 Nói xấu đồng nghiệp, gây chia rẽ hay mất đoàn kết nội bộ 2 1 -
Nguồn: Tổng hợp số liệu phòng Nhân sự VUS
Khi tác giả tiến hành khảo sát cán bộ nhân viên, giáo viên thì nhận được kết quả trong Bảng 2.22 như sau: Mức điểm trung bình cho thang đo này là 3.85/5, đây là mức điểm trung bình khá. Đa số cán bộ nhân viên và giáo viên đều cảm thấy tương đối hài lòng với sự minh bạch trong cơ chế quản lý và cách đối xử của VUS với họ.
Bảng 2.22: Kết quả khảo sát thực trạng cơng bằng và nhất qn trong chính sách quản trị tại VUS
Beta = 0.181 Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn
THANG ĐO “CƠNG BẰNG VÀ NHẤT QUÁN TRONG CHÍNH SÁCH QUẢN TRỊ”
3.85 0.667
CB-NQ1: “VUS có chính sách, cơ chế quản lý công bằng và minh bạch đối với tất cả mọi thành viên”
3.86 0.887
CB-NQ3: “Những chính sách quản lý tại VUS đều nhất quán với mục tiêu chung và không chồng chéo, mâu thuẫn với nhau”
3.66 0.885
CB-NQ4: “Có sự thống nhất trong cách quản
lý của từng bộ phận, chi nhánh tại VUS” 4.02 0.746 CB-NQ5: “Anh/chị nghĩ rằng mình phù hợp
với những chính sách, nội quy của VUS” 3.86 0.791 Nguồn: Kết quả xử lý dữ liệu thu thập của luận văn
Mức điểm của các biến quan sát chạy từ 3.66 (CB-NQ3) đến 4.02 (CB-NQ4) cho thấy cơng ty có cấu trúc bài bản, mọi trách nhiệm và quyền lợi đều được quy định cụ thể bằng văn bản, nội quy và quy chế rõ ràng như đã phân tích trong các thơng tin thứ cấp mà tác giả đã phân tích cho nên nhân viên cảm thấy có sự cơng
bằng, minh bạch rõ ràng. Vì vậy sẽ thiết lập được niềm tin của các thành viên đối với cơng ty, góp phần duy trì lịng trung thành trong tương lai của họ lâu hơn.
2.2.2.6 Làm việc nhóm tại VUS
Có một sự sụt giảm khi đánh giá về chất lượng hoạt động làm việc đội nhóm qua hoạt động khảo sát thường niên ngẫu nhiên 100 người của phòng Nhân sự VUS, số liệu được diễn tả chi tiết trong Bảng 2.23 – Đánh giá của nhân viên về tinh thần đoàn kết dưới đây. Người lao động cảm thấy việc hỗ trợ qua lại, xây dựng tinh thần đoàn kết, thân thiện giữa đồng nghiệp và nhân viên với cấp trên trong cơng ty cịn ít và chưa thật sự hiệu quả. Thông thường sức mạnh của một tổ chức sẽ được đo lường bằng nhiều yếu tố, trong đó yếu tố làm việc nhóm tượng trưng cho sức mạnh đồn kết, tinh thần đồng đội sẽ chiếm một vai trị khơng nhỏ trong việc đo lường này. Tại VUS cần hơn nữa sự phối hợp chuyên môn và sự gắn kết tin tưởng giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, phòng ban với phòng ban.
Bảng 2.23: Đánh giá của nhân viên về tinh thần đồn kết
(đơn vị tính: người/100 người)
Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 Đồng ý Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Đồng nghiệp thân thiện, được cấp trên hỗ trợ nhiệt tình 71 29 74 26 67 33 58 42
“Nguồn: Trích từ số liệu Phịng Nhân Sự VUS”
Thực tại có sự hợp lý giữa số liệu thứ cấp và kết quả mà tác giả phân tích được. Đó là trong hệ thống VUS ln xuất hiện khoảng cách giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa giáo viên và nhân viên, họ chưa thực sự hỗ trợ hết lịng vì mục tiêu chung của tổ chức. Trong số liệu sơ cấp mà tác giả xử lý đã đưa ra được kết quả trong Bảng 2.24 sau:
Bảng 2.24: Kết quả khảo sát làm việc nhóm tại VUS
Beta = 0.134 Giá trị trung bình Độ lệch chuẩn
THANG ĐO “LÀM VIỆC NHÓM” 3.70 0.574
LVN2: “Tại VUS luôn đề cao hiệu quả làm
việc của đội nhóm” 3.69 0.672
LVN3: “Anh/chị cảm thấy hài lịng với
nhóm/bộ phận làm việc của mình” 3.62 0.644 LVN4: “Anh/chị luôn nhận được sự hỗ trợ từ
cấp trên và các thành viên trong đội nhóm của mình khi cần thiết”
3.77 0.800
LVN5: “Các đội nhóm khác nhau trong cơng ty ln hỗ trợ cho nhau để đạt được hiệu quả công việc chung”
3.71 0.743
Nguồn: Kết quả xử lý dữ liệu thu thập của luận văn
Kết quả phân tích cho thấy mức điểm trung bình cho thang đo làm việc nhóm là 3.70/5, thấp nhất là biến LVN3 – 3.62/5 và cao nhất là biến LVN4 – 3.77/5, chứng tỏ việc làm việc nhóm giữa các bộ phận tại VUS vẫn chưa được chú trọng và chưa mang lại hiệu quả cao.
Tuy rằng thực tế hàng năm công ty luôn tổ chức đi du lịch trong hoặc ngoài nước, tổ chức các khoản tiệc như tiệc tất niên, tiệc đầu năm, tiệc giáng sinh, tặng quà không chỉ cho nhân viên, giáo viên mà cịn gia đình của họ như trong dịp sinh nhật, trung thu, cưới hỏi; tổ chức các hoạt động đội nhóm: dã ngoại, thi đấu thể thao nhằm tăng tính hữu nghị, đồn kết giữa các nhân viên với nhau nhưng vẫn chưa đủ để gắn kết từng thành viên với nhau. Đây thực sự là một hạn chế lớn trong việc tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, cởi mở để khuyến khích nhân viên cống hiến.
Với những hoạt động bên lề, công ty cần nghiên cứu tổ chức một cách hiệu quả hơn nữa bởi tuy các hoạt động này không tác động trực tiếp đến tình hình hoạt động kinh doanh nhưng là một phần không thể thiếu trong việc ảnh hưởng đến sự gắn kết,