5. Kết cấu của luận văn
2.3 Thực trạng tổ chức quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH Cao Hùng
2.3.3.3 Thực trạng tổ chức bán hàng
Cơng ty Cao Hùng có hệ thống đại lý phân phối tại 64 tỉnh thành, mỗi tỉnh có trên 15 đại lý, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ quản lý trung bình 3 tỉnh. Riêng tại
Thành Phố Hồ Chí Minh có trên 150 đại lý, thị trường rộng lớn nên do 5 nhân viên quản lý. Mỗi nhân viên sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm quản lý khu vực đã được phân cơng từ việc tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bán hàng, thu hồi công nợ, đề xuất các chương trình marketing để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh số. Ngồi ra, nhân viên kinh doanh cịn phụ trách tìm hiểu thị trường, nhu cầu của khách hàng để phát triển sản phẩm mới.
Quy trình bán hàng của cơng ty được thực hiện như sau:
Hình 2.4: Quy trình bán hàng
(Nguồn: Tài liệu ISO của Công ty TNHH Cao Hùng)
Dựa vào quy trình bán hàng như hình 2.4, khi nhân viên kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ kiểm tra hàng tồn kho về số lượng, chủng loại, màu sắc, giá thành, nếu không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng sẽ gọi điện thoại phản hồi với khách hàng để có sự điều chỉnh. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ xuất đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng, đơn hàng sẽ được bộ phận kế toán kiểm tra về giá thành, thơng tin hóa đơn, nếu có sai lệch với thơng tin đã lưu trữ từ trước sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh điều chỉnh. Sau đó đơn hàng sẽ chuyển xuống đến bộ phận kho vận để bộ phận này tiến hành đóng gói, chuyển hàng cho khách.
Sau khi hàng hóa được chuyển cho khách hàng, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ xác nhận đơn hàng, giá bán, số lượng thực nhận so với đơn hàng đã xuất nếu có sai sót sẽ điều chỉnh cho phù hợp.
Hiện nay cơng ty chỉ có văn phịng chính tại Thành phố HCM, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của nhân viên. Để quản lý công việc kinh doanh dễ dàng, cơng ty tổ chức phịng kinh doanh thành 4 bộ phận trực thuộc phòng kinh doanh là
phòng kinh doanh miền Bắc, phòng kinh doanh miền Trung, phòng kinh doanh miền Nam và phòng kinh doanh Thành phố, mỗi phịng sẽ do một trưởng phịng phụ trách cơng việc quản lý và đều phối các nhân viên trong phòng. Việc phân chia phạm vi quản lý cho nhân viên sẽ do trưởng phòng phụ trách.
Mỗi năm, nhân viên phụ trách sẽ lên kế hoạch đi cơng tác tại các tỉnh do mình phụ trách từ 2-4 lần để nắm tình hình thị trường, thăm hỏi khách hàng, tạo thiện cảm với khách hàng. Đi kèm với chuyến công tác, nhân viên sẽ giới thiệu những mặt hàng mới cho khách hàng, thăm hỏi tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và mở rộng thị trường bằng cách tìm thêm khách hàng mới hoặc đi làm thị trường cho các đại lý của mình. Với phịng kinh doanh Thành phố, do phạm vi đại lý trong Thành phố nên việc quản lý và chăm sóc khách hàng sẽ dễ dàng hơn phịng kinh doanh ở tỉnh. Điều bất lợi của nhân viên đối với những khách hàng ở xa là không thường xuyên thăm hỏi trực tiếp nên tình cảm khách hàng dành cho nhân viên và cơng ty so với đối thủ cạnh tranh có sự khác nhau.
Ngoài ra, hiện nay nhân viên kinh doanh trong công ty phụ trách nhiều công việc khác nhau như bán hàng, thu cơng nợ, chăm sóc khách hàng, đặt hàng, nghiên cứu thị trường, đi công tác, phát triển hệ thống, tổ chức hội thảo, nên nhân viên chưa phát huy hết khả năng trong cơng việc chính là bán hàng.