Giải pháp 2: hồn thiện cơng tác mua hàng

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) giải pháp hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH cao hùng (Trang 76)

5. Kết cấu của luận văn

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện nội dung quản trị chuỗi cung ứng tại công ty TNHH

3.3.2 Giải pháp 2: hồn thiện cơng tác mua hàng

Để có thể cải thiện được các vấn đề đang hiện hữu trong khâu này, công ty Cao Hùng cần có sự chủ động hơn trong việc tìm nhà cung cấp nhằm mục đích giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp hiện tại.

Hiện nay phần lớn hàng hố của cơng ty là nhập từ năm hoặc sáu nhà cung cấp của Trung Quốc. Hàng hố của cơng ty là hàng đặt theo yêu cầu về mẫu mã, chủng loại, nhãn mác..... và rất nhiều công ty của Trung Quốc thừa khả năng đáp ứng yêu cầu này.

Việc mở rộng mạng lưới nhà cung cấp nhằm giúp cho công ty tránh được rủi ấp khơng đủ hàng hố để giao theo yêu cầu, tránh trường hợp

nhà cung cấp làm giá sản phẩm. Hàng năm công ty cần lập các tiêu chí đánh giá tuyển chọn nhà cung cấp để loại bỏ những nhà cung cấp yếu kém, tìm kiếm những nhà cung cấp khác có khả năng đáp ứng cao hơn.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp đề xuất như sau:

Hình 3.2: Quy trình đánh giá nhà cung cấp đề xuất

(Nguồn: đề xuất của tác giả)

Các nội dung trong quy trình đánh giá nhà cung cấp nêu trên sẽ do nhân viên phòng mua hàng phụ trách thực hiện.

Thu thập thông tin của nhà cung cấp qua internet, catalogue, thăm quan thực tế nhà máy, thơng tin thu thập càng nhiều thì càng dễ dàng cho việc đánh giá năng lực của nhà cung cấp.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cụ thể như sau: quy mô sản xuất, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán, khả năng cung cấp hàng năm, những sự cố phát sinh, sự cam kết.... tuỳ từng nhà cung cấp là cũ hay mới mà có những tiêu chí đánh giá phù hợp, nhà cung cấp mới thì có ít tiêu chí đánh giá hơn nhà cung cấp cũ. Mỗi tiêu chí đánh giá, cơng ty cần có trọng số tương ứng, tiêu chí càng quan trọng, có ảnh hưởng nhiều đến chuỗi cung ứng của cơng ty thì trọng số càng cao và ngược lại.

Việc đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí đã đề ra, nhân viên sẽ dựa vào thang điểm do công ty lập ra, số điểm được nhân với trọng số của mỗi tiêu chí, cơng tất cả số điểm lại chia cho số tiêu chí đánh giá để ra điểm trung bình đưa vào so sánh. Việc đánh giá nhà cung cấp là một công việc rất quan trọng công ty cần thực ện hàng năm để xem xét và đánh giá chất lượng nhà cung cấp của mình, từ đó có

những điều chỉnh và thay đổi cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của cơng ty.

Ngồi ra, bộ phận thu mua xây dựng và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Khi có được mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty như giá cả tốt hơn, chất lượng sản phẩm đảm bảo, nguồn hàng cung cấp ổn định...

3.3.3 Giải pháp 3: hồn thiện cơng tác quản lý hàng tồn kho

Hiện nay công tác quản lý hàng tồn kho của công ty là quản lý bằng phần mềm Excel trên máy vi tính, với khoảng 1000 mã hàng hoá khác nhau, việc quản lý này không phù hợp và tốn nhân lực để quản lý hàng hoá, tốn thời gian kiểm tra theo dõi, và tình hình hiện nay là nhân viên kinh doanh khơng thể biết được tình trạng hàng hố tồn kho vào thời điểm hiện tại, hàng hố cịn hay hết, số lượng cụ thể, tình trạng hàng hố là cũ hay mới..... Vì vậy hàng tồn kho trở thành vấn đề đối với cơng ty vì nó ảnh hưởng trực tiếp tình hình lợi nhuận và uy tín của cơng ty, sự hài lịng của khách hàng. Để giải quyết vấn đề này, bên cạnh công tác dự báo lập kế hoạch chính xác, cơng ty cần thực hiện các giải pháp sau:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý hàng tồn kho bằng việc quản lý hàng hố bằng mã vạch

Lợi ích của việc quản lý tồn kho bằng mã vạch:

 Thủ kho, nhân viên, ban giám đốc cơng ty sẽ biết chính xác hàng hố cịn trong kho như vị trí, số lượng, ngày sản xuất, tình trạng hàng hố, thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.

 Giảm số lượng nhân viên theo dõi tồn kho hàng ngày.

 Việc xuất hàng nhanh chóng, nhân viên kho sẽ biết chính xác hàng hố cần lấy theo yêu cầu, qua đó giảm việc nhầm lẫn trong việc xuất hàng.

 Giảm thời gian thao tác, nhập số liệu.

Mở rộng và tìm vị trí th kho mới

Hiện nay kho chính của cơng ty là có 3 kho tại Thành phố Hồ Chí Minh, chứa toàn bộ hàng hố của cơng ty và đang trong tình trạng q tải. Việc này gây

khó khăn cho việc sắp xếp hàng hoá trong kho, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá (bị mối mọt, hàng cũ, ẩm mốc...). Việc hàng hoá chỉ tập trung tại một nơi làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho những khách hàng ở xa khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Ví dụ như khách hàng ở trung tâm của các tỉnh Quảng Trị, Huế, Quảng Bình, Quảng Ngãi... kể từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng mất trung bình 3 ngày, những khách hàng ở huyện của những tỉnh trên thì thời gian từ 5 – 7 ngày mới nhận được hàng hoá, những khách hàng ở các tỉnh phía bắc thời gian nhận được hàng còn lâu hơn nữa. Điều này ảnh hưởng to lớn đến cơng việc kinh doanh của khách hàng và lịng trung thành của khách hàng với công ty. Trong khi các đối thủ cạnh tranh với công ty đều đã đặt kho hàng tại các thành phố trung tâm của cả nước, và công ty mất nhiều khách hàng do họ chuyển sang nhà cung cấp khác vì đảm bảo thời gian giao hàng nhanh hơn.

Để giải quyết tình trạng trên, cơng ty cần tiến hàng đặt kho hàng tại những thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng sẽ giúp cho việc vận chuyển hàng hoá đến tay khách hàng được rút ngắn tối đa.

3.3.4 Giải pháp 4: hồn thiện cơng tác tổ chức bán hàng Thành lập chi nhánh tại thành phố Hà Nội và Đà Nẵng

Hiện nay, cơng ty chỉ có văn phịng giao dịch chính là tại Thành phố Hồ Chí Minh vì vậy việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng ở những khu vực xa thành phố bị ảnh hưởng to lớn, nhất là khu vực phía Bắc và các tỉnh miền Trung do nhân viên kinh doanh ít đi công tác và không gặp gỡ khách hàng thường xuyên, việc vận chuyển hàng hoá mất nhiều thời gian. Cơng ty có mạng lưới đại lý phân phối trên phạm vi toàn quốc, để việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng cũng như cơng tác bảo hành bảo trì hàng hố được nhanh chóng và thuận tiện, ngồi bên cạnh việc thuê kho để dự trữ hàng tại các thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng, công ty cũng cần đặt chi nhánh tại đây. Việc thành lập chi nhánh hoạt động sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty.

Thứ nhất: rút ngắn khoảng cách của công ty với khách hàng, việc tiếp xúc khách hàng được diễn ra thường xuyên hơn, tần suất thăm hỏi khách hàng nhiều

hơn, có như vậy mới có thể tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng, làm tăng lịng trung thành của khách hàng với cơng ty.

Thứ hai: phân chia khu vực cho từng chi nhánh, nhân viên chi nhánh Hà Nội sẽ quản lý khách hàng vùng phía bắc và bắc trung bộ, nhân viên chi nhánh Đà Nẵng sẽ quản lý khách hàng từ Quảng Ngãi đến Hà Tĩnh. Khách hàng thuộc khu vực nào sẽ do kho vận tại khu vực đó giao hàng, giúp rút ngắn được thời gian từ khi khách đặt hàng đến khi nhận được hàng.

Tổ chức lại cơ cấu và hoạt động của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh hiện nay đang thực hiện cùng lúc quá nhiều nhiệm vụ: bán hàng, xuất đơn hàng, thu hồi công nợ, nghiên cứu thị trường, phụ trách đặt hàng, chăm sóc khách hàng, đi cơng tác,... nên khơng tránh khỏi việc không phát huy hết khả năng trong cơng việc chính là bán hàng và phát triển khách hàng. Để cải thiện hiệu quả cơng việc thì việc thay đổi cơ cấu tổ chức và hoạt động của phòng kinh doanh là rất cần thiết. Phòng kinh doanh nên tập trung vào cơng việc chính là quản lý và phát triển khách hàng, thành lập các phòng chức năng khác để hỗ trợ cho phòng kinh doanh về các nhiệm vụ như: phịng chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ trong việc thu hồi cơng nợ, chăm sóc khách hàng, xử lý các khiếu nại của khách hàng, phòng nghiên cứu và phát triển chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, đặt hàng.

Hoàn thiện hoạt động dịch vụ khách hàng

Công việc dịch vụ khách hàng thực chất là cơng việc của tất cả các phịng ban trong cơng ty vì tất cả các hoạt động của các phịng ban này cũng nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu của khách hàng, mang lại sự hài lịng cho khách hàng. Vì vậy việc thành lập phịng chăm sóc khách hàng sẽ là nơi kết nối khách hàng với các phịng ban trong cơng ty. Phịng chăm sóc khách hàng cần thực hiện các công việc sau:

Thu thập và cập nhật đầy đủ thông, xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng. Thường xuyên liên lạc để thu thập ý kiến của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, chất lượng.

Khi khách hàng có thơng tin phản hồi về sản phẩm, dịch vụ... thì phịng chăm sóc khách hàng là nơi tiếp nhận thông tin và gửi cho các bộ phận liên quan để kịp thời xử lý.

Phối hợp với nhân viên kinh doanh đề xuất các chương trình khuyến mãi để khuyến khích khách hàng mua hàng cũng như các hoạt động khác để tri ân khách hàng.

Phối hợp với nhân viên kinh doanh cập nhật giá bán và phương thức thanh toán của đối thủ cạnh tranh dành cho khách hàng, lập bảng phân tích đánh giá cụ thể để gửi cho ban giám đốc ty, trên cơ sở đó ban giám đốc sẽ có những thay đổi cho phù hợp với tình hình chung của thị trường.

3.3.5 Giải pháp 5: hồn thiện cơng tác phân phối

Hiện nay công ty Cao Hùng giao hàng qua hai kênh chính: thứ nhất là giao hàng trực tiếp cho khách hàng ở khu vực TpHCM và các khách hàng lớn tại Long An, Biên Hoà, thứ hai là giao hàng cho các khách hàng đại lý ở tỉnh thông qua nhà vận chuyển. Hoạt động giao hàng cho các khách hàng đại lý thông qua nhà vận chuyển của công ty đang gặp hạn chế là thời gian giao hàng cho khách hàng còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, nhất là những khách hàng ở xa. Khách hàng ở các tỉnh Quảng Trị, Huế, Quảng Bình, Quảng Ngãi... kể từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng mất trung bình 3 ngày, những khách hàng ở huyện của những tỉnh trên thì thời gian từ 5 – 7 ngày mới nhận được hàng hoá, những khách hàng ở các tỉnh phía bắc thời gian nhận được hàng cịn lâu hơn nữa.

Vấn đề ở đây là công ty phụ thuộc vào các nhà vận chuyển hàng hoá thuê ngồi, khơng phải lúc nào cũng có sẵn xe để vận chuyển hàng hoá, các xe vận chuyển hàng hoá ra các tỉnh miền Trung và phía Bắc lúc nào cũng chờ đầy xe hàng mới chuyển đi vì vậy mới xảy ra tình trạng giao hàng chậm, gây ảnh hưởng tới kế hoạch bán hàng của công ty.

Nguyên nhân giao hàng trễ, không kịp đáp ứng nhu cầu của khách hàng là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự khơng hài lịng của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín cơng ty, khách hàng dễ dàng chuyển sang sử dụng sản phẩm của

đối thủ cạnh tranh. Để khắc phụ tình trạng này, cơng ty cần thực hiện những giải pháp sau:

 Giải pháp thành lập kho hàng và chi nhánh tại Hà Nội và Đà Nẵng thì tình trạng giao hàng chậm cho khách hàng ở khu vực này sẽ được giải quyết nhanh chóng.  Chủ động tìm kiếm nhiều đơn vị vận tải khác để tránh việc bị lệ thuộc vào đơn vị

vận chuyển chính.

 Yêu cầu các đơn vị vận chuyển cung cấp lịch vận chuyển dự kiến hàng tháng để

công ty chủ động trong việc gửi hàng cho khách hàng.

Ngồi ra, cơng ty cũng cần xây dựng lại quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của khách hàng để việc giao hàng được thực hiện nhanh chóng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3.3.6 Giải pháp 6: hồn thiện cơng tác thu hồi

Hiện nay cơng tác bảo hành bảo trì hàng hố chưa làm hài lịng khách hàng do chậm trễ trong việc gửi trả hàng bảo hành cho khách hàng. Cơng tác bảo hành bảo trì cịn gặp nhiều khó khăn do nhân viên kỹ thuật chưa xác định được nguyên nhân hư hỏng là do lỗi của nhà sản xuất hay lỗi của người sử dụng. Khi tiếp nhận hàng bảo hành, nhân viên trong cơng ty cũng chưa có dữ liệu để xác định là hàng hố cịn trong thời gian bảo hành hay là hết thời gian bảo hành để có giải pháp thích hợp. Việc gửi hàng bảo hành chậm có nguyên nhân do thiếu phụ tùng thay thế, hàng bảo hành quá nhiều nhân viên kỹ thuật sửa không kịp để trả hàng trong ngày cho khách nên phải kéo dài nhiều ngày.

Ngồi ra, việc tính phí sửa chữa hàng hoá cũng gây nên những rắc rối liên quan đến khách hàng, nguyên nhân là do không xác định được hàng hố có cịn trong thời gian bảo hành hay khơng để tính phí sửa chữa với khách hàng.

Để khắc phục tình trạng này, cơng ty cần đầu tư kho phụ tùng để có phụ tùng thay thế, bảo hành cho khách hàng, rút ngắn thời gian bảo hành hàng hoá.

Ứng dụng phần mềm quản lý hàng hoá tồn kho để xác định thời gian bảo hành của hàng hố, khi có thơng tin cụ thể rõ ràng thì sẽ dễ dàng thuyết phục khách

hàng, hàng hố cịn trong thời gian bảo hành thì cơng ty sẽ sửa chữa miễn phí, hàng hố đã hết thời gian bảo hành thì sẽ tính chi phí sửa chữa hàng hố với khách hàng.

3.3.7 Giải pháp 7: ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị chuỗi cung ứng

Điểm yếu của Cao Hùng là việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế. Phần mềm công ty đang sử dụng là quản lý vật tư chỉ dùng để hỗ trợ cho việc xuất hàng, chưa phát huy hiệu quả, chưa giảm tải được cho nhân viên trong quá trình xuất hàng. Điển hình là việc xuất đơn hàng trên phần mềm, nếu có sai sót về số lượng hay mã hàng, nhân viên kinh doanh đều phải làm thủ tục điều chỉnh bằng giấy và fax cho các bộ phận liên quan chứ chưa điều chỉnh trực tiếp được trên phần mềm. Việc điều chỉnh này làm cho nhân viên tốn thời gian trong xử lý công việc, giảm năng suất làm việc.

Việc sử dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm tổng hợp giúp quản lý và điều phối các nguồn lực về tài chính, nhân sự, hàng tồn kho, kinh doanh, phân phối, đồng thời là công cụ hỗ trợ việc lập dự báo, lập kế hoạch, lập báo cáo.

Khi một nhân viên kinh doanh nhập thông tin đơn hàng vào phần mềm, anh ta sẽ có hết tất cả những thơng tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng. Ngồi ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thơng tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào.

Với ERP, cơng ty sẽ có các lợi ích sau:

 Tăng năng suất lao động, do các dữ liệu chỉ cần nhập vào phần mềm 1 lần cho các hoạt động liên quan, do đó các báo cáo sẽ được lập nhanh hơn, chính xác hơn. Dữ liệu được cập nhật liên tục.

 Cơng ty kiểm sốt được lượng hàng hố tồn kho, cơng nợ, doanh thu, chi phí....

điều này giúp cho ban giám đốc có những quyết định kịp thời để thúc đẩy tình hình kinh doanh của cơng ty.

Một phần của tài liệu (LUẬN văn THẠC sĩ) giải pháp hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH cao hùng (Trang 76)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(113 trang)