5. Kết cấu của luận văn
3.2 Căn cứ và định hướng hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại công ty TNHH
3.1 Định hướng phát triển của công ty TNHH Cao Hùng
Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố trong quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH Cao Hùng theo mơ hình SCOR, đưa ra được một số hạn chế của chuỗi cung ứng cần được hoàn thiện. Nội dung chương 3 dựa trên cơ sở lý thuyết và thực trạng để đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hồn thiện quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH Cao Hùng nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể sau:
Đến năm 2020 công ty TNHH Cao Hùng là thương hiệu tin cậy số 1 Việt Nam về dịch vụ và ngành hàng công ty đang kinh doanh.
Cơng ty TNHH Cao Hùng có hệ thống phân phối – sửa chữa bảo hành và chăm sóc khách hàng trên tồn quốc có tính chun nghiệp cao.
Tăng doanh số 30% mỗi năm.
Dẫn đầu thị trường về doanh số và thị phần.
3.2 Căn cứ và định hướng hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Cao Hùng TNHH Cao Hùng
3.2.1 Căn cứ để hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Cao Hùng
Thứ nhất, ngành nơng nghiệp chiếm một vị trí quan trọng trong cơ cấu kinh tế của Việt Nam và hiện nay chính phủ đang có chính sách hỗ trợ nơng nghiệp, các trang thiết bị phục vụ cho sản xuất nơng nghiệp khơng bị chính phủ đánh thuế nhập khẩu. Nhằm mục tiêu khuyến khích cơ giới hố sản xuất để tăng năng suất.
Trong điều kiện môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và biến động không ngừng, để không bị các đối thủ cạnh tranh vượt qua, địi hỏi cơng ty TNHH Cao Hùng phải hoàn thiện hoạt động quản trị chuỗi cung ứng, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Thứ hai, quản trị chuỗi cung ứng liên quan đến tất cả các bộ phận trong cơng ty, hồn thiện quản trị chuỗi cung ứng cũng là hoàn thiện hoạt động của tất cả
phịng ban trong cơng ty, sửa chữa sai sót, hướng đến việc đạt được mục tiêu phát triển của công ty.
Thứ ba là căn cứ vào phân tích thực trạng về quản trị chuỗi cung ứng của công ty TNHH Cao Hùng đã nêu ra ở chương 2 nhằm đưa ra các giải pháp hồn thiện chuỗi cung ứng.
Tóm lại để hồn thiện chuỗi cung ứng, công ty TNHH Cao Hùng cần giải quyết những vấn đề sau:
Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch. Hồn thiện cơng tác mua hàng.
Hồn thiện cơng tác quản lý hàng tồn kho. Hồn thiện cơng tác tổ chức bán hàng. Hồn thiện cơng tác phân phối.
Hồn thiện cơng tác thu hồi.
3.2.2 Định hướng hồn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại cơng ty TNHH Cao Hùng
Việc hồn thiện quản trị chuỗi cung ứng của cơng ty không phải là thay thế hệ thống đang hoạt động mà dựa trên hoạt động hiện tại, từng bước cải thiện và hồn thiện. Cải thiện và tối ưu hố nội dung hoạt động bằng cách loại bỏ những điều không phù hợp, cải tiến quy trình, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quản lý để quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Do đó, để hồn thiện chuỗi cung ứng cần trải qua các bước cơ bản sau đây:
Giai đoạn đầu: hoàn thiện chuỗi cung ứng dựa trên hoạt động quản trị chuỗi cung ứng hiện tại, loại bỏ những khâu không cần thiết nhằm tránh lãng phí.
Giai đoạn hai: cải thiện hệ thống thơng tin để tối ưu hố quản lý hàng hố, trao đổi thông tin liên lạc.
Giai đoạn ba: hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại các bộ phận trong công ty để các bộ phận hoạt động hiệu quả tối ưu.
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Cao Hùng
Trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt và khơng ngừng thay đổi địi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh để tối đa hoá lợi nhuận và tối thiểu hố chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh. Trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá thực trạng quản trị chuỗi cung ứng của Công ty TNHH Cao Hùng, tác giả xin đề xuất một số giải pháp có thể giúp cơng ty hồn thiện chuỗi cung ứng, cụ thể như sau:
3.3.1 Giải pháp 1: hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
Hiện nay việc lập kế hoạch tại công ty do nhân viên kinh doanh phụ trách, thực hiện theo nguyên tắc dự báo 3 tháng 1 lần, dựa trên dữ liệu cùng kỳ trong quá khứ và thông tin về nhu cầu hiện tại nhân viên thu thập được bao gồm: các đơn đặt hàng của khách hàng, các thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, yều cầu của nhân viên kinh doanh. Mặt khác, công ty chỉ mới quan tâm đến việc lập kế hoạch trong ngắn hạn (3 tháng) chưa có chú trọng đến việc lập kế hoạch trung hạn và dài hạn, ban giám đốc công ty vẫn chưa chủ động theo đuổi chiến lược tồn kho. Ngồi ra cơng ty cũng chưa có bộ phận chun trách trong cơng tác lập kế hoạch, việc lập kế hoạch do nhân viên kinh doanh thực hiện, trong khi đó nhân viên kinh doanh cịn phải đảm nhận trách nhiệm chính là bán hàng đảm bảo doanh số, thu hồi công nợ nên thời gian dành cho việc lập kế hoạch là chưa nhiều, phần lớn là đánh giá theo cảm tính nên dữ liệu cịn mang tính chủ quan. Chính vì vậy cơng ty hồn tồn phụ thuộc vào khả năng cung ứng hàng hoá của nhà cung cấp, nên dẫn đến việc hàng hoá nhập kho khơng đều, khơng đảm bảo hàng hố cho những đơn hàng gấp và đột xuất.
Để giải quyết vấn đề này, trong thời gian sắp tới kiến nghị công ty Cao Hùng cần quan tâm hơn đến công tác lập kế hoạch nhất là kế hoạch trung hạn, dài hạn và chủ động theo đuổi chiến lược hàng tồn kho để cung ứng hàng hố ổn định hơn. Cơng ty cần thành lập bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D) để đảm nhiệm công tác nghiên cứu thị trường và xu hướng của người tiêu dùng, bộ phận này sẽ thu thập
dữ liệu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh và từ thị trường, tổng hợp đánh giá và lên kế hoạch đặt hàng cho toàn bộ cơng ty. Việc lập kế hoạch được chính xác cần có sự hỗ trợ của khách hàng và các nhân viên kinh doanh trực tiếp tiếp xúc với khách hàng.
Về phía khách hàng, cơng ty cần có chính sách khuyến khích khách hàng cung cấp thông tin đặt đơn hàng dự kiến sẽ mua trong các tháng của năm (khách hàng là người biết chính xác nhất số lượng hàng hố cửa hàng bán được qua từng tháng, từng mùa vụ...), các chính sách khuyến khích đề xuất như sau: cam kết giữ giá bán như thỏa thuận nếu giá đầu vào có tăng lên, ưu tiên khách hàng lấy hàng trước, được toàn quyền phân phối sản phẩm trong khu vực cụ thể nếu khách hàng lấy với số lượng lớn.
Về phía nhân viên kinh doanh, công ty cần đưa ra các chế tài để nhân viên có trách nhiệm trong việc thu thập và cung cấp thơng tin thị trường chính xác.
Ngồi ra cơng ty cần dự báo trước nhu cầu hàng hoá của những đợt cao điểm trong năm theo từng vùng miền cụ thể hoặc theo mùa vụ. Ví dụ ở vùng tây nguyên tháng từ tháng ba đến tháng 6 hàng năm là tháng cao điểm của việc khơ hạn, người dân cần nhiều máy móc để phục vụ cho việc tưới cà phê, tiêu....Việc dự báo trước nhu cầu nhằm tránh tình trạng hết hàng hố khi khách cần, hàng hóa nhập về khơng đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tránh tình trạng hàng hố tồn kho tạo áp lực lên tồn cơng ty, lãng phí nguồn vốn.
Để công tác lập kế hoạch, dự báo được chính xác nhất, cơng ty nên thực hiện theo quy trình như sau:
Hình 3.1: Quy trình lập kế hoạch đề xuất
(Nguồn: đề xuất của tác giả)
Phần mềm dự báo đề xuất có thể sử dụng là ERP (Enterprise Resource Planning – Kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm hỗ trợ việc lập dự báo, lập kế hoạch.
Kế hoạch đặt hàng cần được theo dõi thường xuyên, nếu có thay đổi cần báo ngay cho ban giám đốc để có những chỉ đạo kịp thời, tránh tình trạng kéo dài gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
3.3.2 Giải pháp 2: hồn thiện cơng tác mua hàng.
Để có thể cải thiện được các vấn đề đang hiện hữu trong khâu này, công ty Cao Hùng cần có sự chủ động hơn trong việc tìm nhà cung cấp nhằm mục đích giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp hiện tại.
Hiện nay phần lớn hàng hố của cơng ty là nhập từ năm hoặc sáu nhà cung cấp của Trung Quốc. Hàng hố của cơng ty là hàng đặt theo yêu cầu về mẫu mã, chủng loại, nhãn mác..... và rất nhiều công ty của Trung Quốc thừa khả năng đáp ứng yêu cầu này.
Việc mở rộng mạng lưới nhà cung cấp nhằm giúp cho công ty tránh được rủi ấp khơng đủ hàng hố để giao theo yêu cầu, tránh trường hợp
nhà cung cấp làm giá sản phẩm. Hàng năm cơng ty cần lập các tiêu chí đánh giá tuyển chọn nhà cung cấp để loại bỏ những nhà cung cấp yếu kém, tìm kiếm những nhà cung cấp khác có khả năng đáp ứng cao hơn.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp đề xuất như sau:
Hình 3.2: Quy trình đánh giá nhà cung cấp đề xuất
(Nguồn: đề xuất của tác giả)
Các nội dung trong quy trình đánh giá nhà cung cấp nêu trên sẽ do nhân viên phòng mua hàng phụ trách thực hiện.
Thu thập thông tin của nhà cung cấp qua internet, catalogue, thăm quan thực tế nhà máy, thơng tin thu thập càng nhiều thì càng dễ dàng cho việc đánh giá năng lực của nhà cung cấp.
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cụ thể như sau: quy mô sản xuất, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán, khả năng cung cấp hàng năm, những sự cố phát sinh, sự cam kết.... tuỳ từng nhà cung cấp là cũ hay mới mà có những tiêu chí đánh giá phù hợp, nhà cung cấp mới thì có ít tiêu chí đánh giá hơn nhà cung cấp cũ. Mỗi tiêu chí đánh giá, cơng ty cần có trọng số tương ứng, tiêu chí càng quan trọng, có ảnh hưởng nhiều đến chuỗi cung ứng của cơng ty thì trọng số càng cao và ngược lại.
Việc đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí đã đề ra, nhân viên sẽ dựa vào thang điểm do công ty lập ra, số điểm được nhân với trọng số của mỗi tiêu chí, cơng tất cả số điểm lại chia cho số tiêu chí đánh giá để ra điểm trung bình đưa vào so sánh. Việc đánh giá nhà cung cấp là một công việc rất quan trọng công ty cần thực ện hàng năm để xem xét và đánh giá chất lượng nhà cung cấp của mình, từ đó có
những điều chỉnh và thay đổi cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của cơng ty.
Ngồi ra, bộ phận thu mua xây dựng và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp. Khi có được mối quan hệ thân thiết với nhà cung cấp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty như giá cả tốt hơn, chất lượng sản phẩm đảm bảo, nguồn hàng cung cấp ổn định...
3.3.3 Giải pháp 3: hồn thiện cơng tác quản lý hàng tồn kho
Hiện nay công tác quản lý hàng tồn kho của công ty là quản lý bằng phần mềm Excel trên máy vi tính, với khoảng 1000 mã hàng hố khác nhau, việc quản lý này không phù hợp và tốn nhân lực để quản lý hàng hoá, tốn thời gian kiểm tra theo dõi, và tình hình hiện nay là nhân viên kinh doanh khơng thể biết được tình trạng hàng hoá tồn kho vào thời điểm hiện tại, hàng hố cịn hay hết, số lượng cụ thể, tình trạng hàng hố là cũ hay mới..... Vì vậy hàng tồn kho trở thành vấn đề đối với cơng ty vì nó ảnh hưởng trực tiếp tình hình lợi nhuận và uy tín của cơng ty, sự hài lịng của khách hàng. Để giải quyết vấn đề này, bên cạnh công tác dự báo lập kế hoạch chính xác, cơng ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý hàng tồn kho bằng việc quản lý hàng hố bằng mã vạch
Lợi ích của việc quản lý tồn kho bằng mã vạch:
Thủ kho, nhân viên, ban giám đốc cơng ty sẽ biết chính xác hàng hố cịn trong kho như vị trí, số lượng, ngày sản xuất, tình trạng hàng hố, thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
Giảm số lượng nhân viên theo dõi tồn kho hàng ngày.
Việc xuất hàng nhanh chóng, nhân viên kho sẽ biết chính xác hàng hố cần lấy theo yêu cầu, qua đó giảm việc nhầm lẫn trong việc xuất hàng.
Giảm thời gian thao tác, nhập số liệu.
Mở rộng và tìm vị trí th kho mới
Hiện nay kho chính của cơng ty là có 3 kho tại Thành phố Hồ Chí Minh, chứa tồn bộ hàng hố của cơng ty và đang trong tình trạng quá tải. Việc này gây
khó khăn cho việc sắp xếp hàng hố trong kho, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá (bị mối mọt, hàng cũ, ẩm mốc...). Việc hàng hoá chỉ tập trung tại một nơi làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho những khách hàng ở xa khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Ví dụ như khách hàng ở trung tâm của các tỉnh Quảng Trị, Huế, Quảng Bình, Quảng Ngãi... kể từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng mất trung bình 3 ngày, những khách hàng ở huyện của những tỉnh trên thì thời gian từ 5 – 7 ngày mới nhận được hàng hố, những khách hàng ở các tỉnh phía bắc thời gian nhận được hàng còn lâu hơn nữa. Điều này ảnh hưởng to lớn đến công việc kinh doanh của khách hàng và lòng trung thành của khách hàng với công ty. Trong khi các đối thủ cạnh tranh với công ty đều đã đặt kho hàng tại các thành phố trung tâm của cả nước, và công ty mất nhiều khách hàng do họ chuyển sang nhà cung cấp khác vì đảm bảo thời gian giao hàng nhanh hơn.
Để giải quyết tình trạng trên, cơng ty cần tiến hàng đặt kho hàng tại những thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng sẽ giúp cho việc vận chuyển hàng hoá đến tay khách hàng được rút ngắn tối đa.
3.3.4 Giải pháp 4: hồn thiện cơng tác tổ chức bán hàng Thành lập chi nhánh tại thành phố Hà Nội và Đà Nẵng
Hiện nay, cơng ty chỉ có văn phịng giao dịch chính là tại Thành phố Hồ Chí Minh vì vậy việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng ở những khu vực xa thành phố bị ảnh hưởng to lớn, nhất là khu vực phía Bắc và các tỉnh miền Trung do nhân viên kinh doanh ít đi cơng tác và khơng gặp gỡ khách hàng thường xuyên, việc vận chuyển hàng hoá mất nhiều thời gian. Cơng ty có mạng lưới đại lý phân phối trên phạm vi toàn quốc, để việc kinh doanh và chăm sóc khách hàng cũng như cơng tác bảo hành bảo trì hàng hố được nhanh chóng và thuận tiện, ngồi bên cạnh việc thuê kho để dự trữ hàng tại các thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng, công ty cũng cần đặt chi nhánh tại đây. Việc thành lập chi nhánh hoạt động sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty.
Thứ nhất: rút ngắn khoảng cách của công ty với khách hàng, việc tiếp xúc khách hàng được diễn ra thường xuyên hơn, tần suất thăm hỏi khách hàng nhiều
hơn, có như vậy mới có thể tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng, làm tăng lịng trung thành của khách hàng với cơng ty.
Thứ hai: phân chia khu vực cho từng chi nhánh, nhân viên chi nhánh Hà Nội sẽ quản lý khách hàng vùng phía bắc và bắc trung bộ, nhân viên chi nhánh Đà Nẵng sẽ quản lý khách hàng từ Quảng Ngãi đến Hà Tĩnh. Khách hàng thuộc khu vực nào sẽ do kho vận tại khu vực đó giao hàng, giúp rút ngắn được thời gian từ khi khách đặt hàng đến khi nhận được hàng.