3.2.1. Những kiến nghị về phía doanh nghiệp
3.2.1.3 Kiến nghị đối với doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ
Như đã phân tích, đặc trưng của các DNVVN là ít nhân viên, và nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Mặt khác, các doanh nghiệp ở Việt Nam đa số bắt nguồn từ hộ kinh doanh cá thể, quản lý theo lối gia đình, một số ít chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước. Do đó, việc điều hành các cơng việc chủ yếu tập trung vào chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc, cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm rất ít. Với những đặc điểm trên, để doanh nghiệp quản lý tốt hơn các rủi ro liên quan đến quá trình hoạt động, ngồi các giải pháp ở phần kiến nghị chung, các DNVVN cần hoàn thiện các yếu tố theo hướng sau:
Kiến nghị 1: Nâng cao ý thức của người quản lý về rủi ro và KSRR:
Với những hạn chế của mình, các DNVVN rất khó xây dựng một khung QTRR chính thức hoặc có những quy trình chính thức để đánh giá rủi ro. Do đó, việc nâng cao ý thức của người chủ doanh nghiệp và Ban giám đốc về rủi ro đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao hiệu quả KSRR tại doanh nghiệp. Nếu Ban giám đốc ý thức đầy đủ về các rủi ro thì doanh nghiệp sẽ cố gắng xây dựng các biện pháp/ hệ thống để kiểm sốt các rủi ro đó, ngược lại nếu Ban giám đốc không đánh
giá đầy đủ các rủi ro hoặc hiểu biết về KSRR yếu thì hệ thống KSRR không thể giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các rủi ro phát sinh.
Để nâng cao ý thức của người quản lý về rủi ro và các hoạt động kiểm soát, người quản lý cấp cao tại doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:
· Tiếp cận những kiến thức về rủi ro và KSRR một cách nghiêm túc và khoa học, bằng cách nghiên cứu các tài liệu liên quan hoặc tham gia các hội thảo chuyên đề. Trên cơ sở đó, người quản lý xem xét hết các rủi ro tác động đến đơn vị và xây dựng hệ thống KSRR hiệu quả phù hợp với đặc thù và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp.
· Người lãnh đạo cấp cao cần xác định một triết lý rõ ràng về rủi ro. Điều này giúp cho những nhân viên cấp dưới xử lý các rủi ro phát sinh một cách có định hướng, xác định được đâu là rủi ro có thể chấp nhận được. Mặt khác sự minh bạch này cũng giúp cho việc quản lý rủi ro được thực hiện thuận lợi hơn thông qua so sánh với những chuẩn giá trị, tiêu chí rõ ràng để đánh giá giữa các nhân viên với nhau... · Ban giám đốc phải tuyệt đối chấp hành các quy định và làm gương
cho cấp dưới noi theo. Các quy định, triết lý sẽ khơng cịn phát huy tác dụng nếu những người quản lý trong đơn vị không tuân thủ hoặc tạo ra sự nghi ngờ cho nhân viên cấp dưới. Vì vậy, những người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện cả lời nói và việc làm. Điều này đảm bảo cho các quy định được tuyệt đối tuân thủ và tạo nên văn hóa của tổ chức.
· Thường xuyên nhắc nhở và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt, các chính sách mà doanh nghiệp đã đề ra. Điều này có tác dụng nhắc nhở các nhân viên ý thức thực hiện các quy định về kiểm soát, vừa có tác dụng răn đe những hành động cố ý của nhân viên làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp. Mặt khác, thơng qua q trình kiểm tra giám sát, người quản lý cũng có thể phát hiện được những
yếu kém, khiếm khuyết của hệ thống để có thể đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời.
Kiến nghị 2: Áp dụng các công cụ để nhận dạng, đánh giá rủi ro đơn giản nhưng hiệu quả:
Với đặc thù của mình, DNVVN khơng đủ điều kiện và nguồn lực để áp dụng đầy đủ tồn bộ các cơng cụ để QTRR theo Báo cáo COSO năm 2004, thậm chí có nhiều doanh nghiệp vẫn không đủ khả năng thiết lập hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả. Chính vì vậy, để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động trong điều kiện kinh doanh thay đổi từng ngày như hiện nay, DNVVN có thể áp dụng một số cách thức đơn giản để tăng cường hiệu quả của việc KSRR. Các cách thức đó có thể là:
· Xem xét các yếu tố tác động đến sự kiện tiềm tàng. Việc xem xét các nhân tố ảnh hưởng giúp cho nhà quản lý có được các yếu tố có thể phát sinh tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, từ đó xác định được hết những sự kiện tiềm tàng và có thể xây dựng những cách thức để chủ động đối phó.
· Thảo luận và trao đổi với nhân viên cấp dưới. Các ý kiến tổng hợp được từ nhân viên ở các phòng ban, bộ phận giúp cho người quản lý có cái nhìn tổng hợp về các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải, trên cơ sở đó doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch tổng hợp để đối phó.
· Dựa vào kinh nghiệm và sự xét đoán của người quản lý. Trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc và khả năng phán đoán của người quản lý cũng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc nhận diện và xử lý hiệu quả đối với rủi ro. Trong một số trường hợp thì đánh giá định tính sẽ giúp ích cho đơn vị trong việc nhận dạng các rủi ro.
Kiến nghị 3: Nâng cao cảnh giác với các nhóm rủi ro xuất phát từ yếu tố khách quan:
Việc nâng cao cảnh giác với các rủi ro, đặc biệt là nhóm rủi ro xuất phát từ yếu tố khách quan không phải chỉ là trách nhiệm của DNVVN mà phải được áp dụng ở tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với đặc thù ít nhân viên, khơng có các phịng ban riêng biệt như Tuân thủ/ Pháp chế, không đủ nguồn lực để xây dựng hệ thống KSRR chính thức... làm tăng nguy cơ những rủi ro này có thể xảy ra và tác động xấu đến DNVVN. Do đó, doanh nghiệp cần nâng cao cảnh giác và áp dụng một số biện pháp sau để phòng ngừa và hạn chế rủi ro:
· Cần rà soát lại tồn bộ các thủ tục pháp lý có liên quan, từ đăng ký kinh doanh, góp vốn, cấp sổ thành viên, đăng ký kê khai thuế, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất… để bảo đảm tồn bộ mọi cơng việc liên quan đến quy định của pháp luật được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro có thể rơi vào tình trạng tranh chấp nội bộ về quyền quản lý doanh nghiệp, tranh chấp với các tổ chức và cá nhân khác về quyền sở hữu và sử dụng tài sản...
· Trong quá trình hoạt động, cần tôn trọng nguyên tắc tuân thủ pháp luật, cần hướng tới một chiến lược phát triển bền vững, khắc phục tâm lý làm ăn theo kiểu "chụp giật". Khơng nên vì những mối lợi nhỏ trước mắt mà có những hành vi phi pháp như: Sản xuất hàng giả, hàng kém chất lượng, xâm phạm bản quyền của tổ chức khác, bỏ qua các quy định về an toàn lao động, an toàn cháy nổ, an toàn vệ sinh, bảo vệ môi trường… Những hành vi này dù có thể mang lại cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận trước mắt, nhưng khi bị phát hiện thì rủi ro mang lại rất lớn.
· Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình uy tín trong mọi hoạt động kinh doanh. Trong các quan hệ giao dịch vay nợ cũng như mua, bán hàng hóa, góp vốn đầu tư… cần giữ chữ tín, để khi gặp rủi ro, doanh nghiệp sẽ vẫn có thể tìm kiếm được sự hỗ trợ của bạn hàng, đối tác… Đối với doanh nghiệp có phát minh, có sản phẩm mới, tạo dựng được thương
hiệu uy tín cần đăng ký bảo hộ bản quyền và chú trọng duy trì thương hiệu của mình.