1.3. Nội dung tổ chức KTQTCP trong doanh nghiệp
1.3.2. Tổ chức phân loại và xử lý thông tin
Để phân loại, xử lý thơng tin, kế tốn sử dụng PP tài khoản và PP đối ứng tài khoản hay cịn gọi là PP sổ kế tốn và ghi sổ kép.
(1) Tổ chức tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế (Luật kế tốn số 88/2015/QH13, 2015). Về hình thức, tài khoản kế tốn là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng loại tài sản hoặc nguồn hình thành cùng quá trình kinh doanh để phản ánh sự vận động thường xuyên, liên tục của mỗi loại đối tượng đó; Như vậy, mỗi tài khoản đều chứa đựng đầy đủ hai nội dung cơ bản: 1-Tên gọi tài khoản với ý nghĩa phân loại ban đầu: tương ứng với vốn (tài sản) hay nguồn vốn hay q trình hoạt động (chi phí hoặc doanh thu) và 2-Quan hệ đối ứng, quan hệ đối ứng Nợ-Có giữa tài khoản này với tài khoản khác (Nguyễn Thị Hạnh
Duyên, 2016). Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng của DN và được thiết kế đảm bảo tính hệ thống theo cả chiều dọc và chiều ngang: Theo chiều dọc hệ thống này thể hiện việc thiết kế các mối liên hệ giữa các loại tài khoản với từng tài khoản và giữa các tài khoản với nhau của hệ thống tài khoản tổng hợp; theo chiều ngang của hệ thống phản ánh quan hệ giữa tài khoản tổng hợp với tài khoản chi tiết (phân tích) cũng như giữa các tài khoản chi tiết với nhau. Như vậy, tổ chức hệ thống tài khoản gồm: Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản tổng hợp và tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết (Luật kế toán số 88/2015/QH13, 2015).
Tổ chức tài khoản kế toán để phân loại, xử lý thơng tin KTTC nói chung và KTCP nói riêng, đơn vị kế toán lựa chọn một hệ thống tài khoản tổng hợp phù hợp với đặc điểm của
đơn vị trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán bắt buộc theo chế độ kế toán doanh nghiêp hiện hành và xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu của quản trị DN.
Nhóm tài khỏan áp dụng và quá trình kế tốn tập hợp, tổng hợp CP SX, tính GTSPSX và xác định chi phí HĐKD được quy định trong chế độ kế toán DN và chịu ảnh hưởng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo PP KKTX hay PP KKĐK, được khái quát trong Phụ lục 1.1, Phụ lục 1.2, Phụ lục 1.3, Phụ lục 1.4.
(2) Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế tốn (Luật kế toán số 88/2015/QH13, 2015). Hệ thống sổ kế tốn là hình thức biểu hiện của hệ thống phương pháp kế toán (Nguyễn Quang Quynh, 1991 theo Nguyễn Thị Hạnh Duyên, 2016). Trong trường hợp này, tương ứng mỗi tài khoản kế toán cũng là một tiểu hệ thống (phân hệ) sổ kế toán bao gồm cả sổ tổng hợp (cho tài khoản tổng hợp) và các sổ chi tiết (cho các tài khoản chi tiết các cấp khác nhau). Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm 2 việc: Tổ chức hệ thống sổ kế tốn và tổ chức trình tự ghi sổ kế tốn- hình thức ghi sổ kế tốn
(mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế tốn) (Luật kế toán số 88/2015/QH13, 2015). Tổ chức hệ thống sổ kế tốn và tổ chức trình tự ghi sổ kế tốn- hình thức ghi sổ kế tốn để ghi sổ KTTC nói chung và KTCP nói riêng, đơn vị kế tốn thực hiện theo Luật kế tốn, Nghị định chính phủ, các văn bản sửa đổi, bổ sung, như: nội dung chủ yếu sổ kế toán, mở sổ, ghi sổ, sửa chữa sổ kế tốn, ký sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế tốn. Biểu mẫu sổ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn DN có thể áp dụng theo thông tư hướng dẫn về chế độ kế toán DN hoặc tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Sổ kế toán sử dụng trong KTQTCP để thu thập chẳng những thông tin quá khứ mà cả thơng tin tương lai do đó các sổ chi tiết đặc biệt quan trọng để phản ánh và thu nhận thơng tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế tốn để có được những thơng tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế tốn quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. Ngoài ra, khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị cơng nghệ xử lý thơng tin ở DN, yêu cầu quản lý chi tiết từng đối tượng kế tốn, q trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thơng tin trong từng tình huống ra quyết định.