2.2. Thực trạng KTQTCP tại doanh nghiệp kinh doanh khách sạn trên địa bàn tỉnh
2.2.3. Kết quả khảo sát về nội dung tổ chức KTQTCP
2.2.3.1. Tổ chức thu thập thông tin đầu vào
Để tổ chức thập thông tin ban đầu, kế toán sử dụng PP chứng từ. Tổ chức chứng từ bao gồm 2 việc: Tổ chức hệ thống chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ (lập và lưu trữ chứng từ). Khảo sát tổ chức chứng từ tại DN kinh doanh khách sạn tỉnh Đồng Nai, kết quả cho thấy các DN vận dụng Hệ thống chứng từ của Chế độ kế toán Doanh nghiệp hiện hành, cụ thể:
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao: Thực hiện theo Chế độ
chứng từ kế toán của Chế độ kế tốn DN nhỏ và vừa theo thơng tư 133/2016/TT-BTC.
+ Đối với các khách sạn xếp hạng 3 sao trở lên: Thực hiện theo Chế độ chứng
từ kế toán của Chế độ kế tốn DN theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC và các quy định, quy trình, thủ tục HĐKD nội bộ.
Việc tổ chức chứng từ, vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại các khách sạn nhìn chung tuân thủ các quy định về chứng từ, hệ thống chứng từ và biểu mẫu. Tuy nhiên, đối với khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên do thơng tin chi phí thu thập được phân loại theo yếu tố có chi tiết thêm nhiều tiết, tiểu tiết theo tính chất ban đầu của chi
phí và đối tượng tập hợp chi phí cịn được chi tiết cho từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí nên chứng từ kế tốn cần bổ sung thiết kế để phù hợp việc ghi nhận thông tin chi phí ban đầu.
2.2.3.2. Tổ chức phân loại và xử lý thông tin
Để tổ chức phân loại và xử lý thơng tin, kế tốn sử dụng PP tài khoản và PP đối ứng tài khoản hay cịn gọi là PP sổ kế tốn và ghi sổ kép được thể hiện qua việc Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán.
(1) Tổ chức tài khoản kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán bao gồm 2 việc: Xây dựng hệ thống tài khoản (bao gồm TK tổng hợp và TK chi tiết) và PP hạch toán (PP đối ứng tài khoản). Khảo sát tổ chức tài khoản kế tốn chi phí tại DN kinh doanh khách sạn tỉnh Đồng Nai:
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao: Tài khoản kế toán vận
dụng để tập hợp, tổng hợp CP SX, tính GTSPSX và tập hợp, tổng hợp chi phí tính GTSP tồn bộ (tập hợp, tổng hợp chi phí trong kỳ SXKD); và PP hạch tốn kế tốn tập hợp, tổng hợp CP SX, tính GTSP sản xuất và PP hạch tốn kế toán tập hợp, tổng hợp chi phí tính GTSP tồn bộ (tập hợp, tổng hợp chi phí trong kỳ SXKD) áp dụng theo Tài khoản kế toán của Chế độ kế toán DN nhỏ và vừa theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Các tài khoản kế tốn chi phí cơ bản được các khách sạn loại này thực hiện: TK CP NVL TT, TK CPNC TT không mở thêm chi tiết; các TK CP SXC, CP BH, CP QLDN được các khách sạn này mở chi tiết theo nhóm yếu tố chi phí.
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên: Tài khoản kế toán và PP hạch
toán vận dụng cũng tương tự như các khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao nhưng áp dụng theo Tài khoản kế toán của Chế độ kế tốn DN theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC. Các tài khoản kế tốn chi phí cơ bản được các khách sạn loại này thực hiện: TK CP NVL TT, TK CPNC TT, TK CP SXC, CP BH, CP QLDN được các khách sạn này mở chi tiết theo nhóm yếu tố chi phí, ngồi ra các Tài khoản chi phí này cịn được các khách sạn mở thêm: chi tiết theo tính chất ban đầu của từng chi phí, chi tiết theo từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí, để kiểm sốt và cung cấp thêm thông tin chi phí theo yêu cầu quản lý. PP hạch toán qua ý kiến đánh giá thì
chưa thực sự quan tâm hoặc khơng đồng nhất giữa các kỳ việc thực hiện các bút tốn điều chỉnh cuối kỳ: Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn; chi phí trích trước dẫn đến Báo cáo KQHĐKD không tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong việc chi phí được ghi nhận trên Báo cáo KQHĐKD.
Như vậy, các khách sạn tổ chức tài khoản kế toán bằng việc vận dụng Tài khoản kế toán và PP hạch toán theo chế độ kế toán DN quy định. Tuy nhiên, các khách sạn từ 3 sao trở lên thì ngồi việc các tài khoản kế tốn chi phí cơ bản được
thực hiện tổ chức theo chức năng hoạt động và khoản mục và nội dung (yếu tố) chi phí: TK CP NVL TT, TK CPNC TT, TK CP SXC, CP BH, CP QLDN và mở chi tiết theo nhóm yếu tố chi phí để phân loại, xử lý thơng tin cho mục đích BCTC cịn được các khách sạn này mở thêm: chi tiết theo tính chất ban đầu của từng chi phí, chi tiết theo từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí, để phân loại và xử lý thơng tin chi phí cho mục đích kiểm sốt chi phí và mục đích quản lý khác.
(2) Tổ chức sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán bao gồm 2 việc: Tổ chức hệ thống sổ kế toán (bao gồm: sổ tổng hợp (cho tài khoản tổng hợp) và các sổ chi tiết (cho các tài khoản chi tiết các cấp khác nhau) và tổ chức trình tự ghi sổ kế tốn- hình thức ghi sổ kế tốn. Khảo sát tổ chức sổ kế toán tại DN kinh doanh khách sạn tỉnh Đồng Nai:
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao: Thực hiện theo chế độ
sổ kế toán của chế độ kế tốn DN nhỏ và vừa theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC. Nội dung của chế độ sổ kế toán được thực hiện: +Hình thức kế tốn: 100% các khách sạn lựa chọn là hình thức kế tốn trên máy vi tính theo nguyên tắc nhật ký chung. Các khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao chủ yếu sử dụng kế toán bảng tính Microsoft Office Excel. +Sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết phản ánh KTCP được mở theo việc mở các tài khoản kế tốn chi phí cơ bản.
+ Đối với các khách sạn xếp hạng 3 sao trở lên: Thực hiện theo chế độ sổ kế
toán của chế độ kế tốn DN theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC. Nội dung của chế độ sổ kế toán được thực hiện: +Hình thức kế tốn: 100% các khách sạn lựa chọn là hình thức kế tốn trên máy vi tính theo ngun tắc nhật ký chung. Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. +Sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết phản ánh KTCP được mở theo việc mở các tài khoản kế toán chi phí cơ bản. Như vậy, Sổ chi tiết các tài khoản chi phí ngồi việc mở các sổ theo các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định cịn được mở thêm chi tiết theo tính chất ban đầu của từng chi phí, chi tiết theo từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí tương ứng với các tài khỏan chi phí đã mở.
Như vậy, các khách sạn tổ chức sổ kế toán theo chế độ sổ kế toán của chế độ kế toán DN và mở các sổ kế toán tương ứng với tài khoản kế toán đã mở. Tuy nhiên, các khách sạn từ 3 sao trở lên thì ngồi việc mở các sổ kế tốn chi phí cơ bản theo tài khoản kế toán đã mở theo chức năng hoạt động và khoản mục và nội dung (yếu tố) chi phí: Sổ CP NVL TT, Sổ CPNC TT, Sổ CP SXC, Sổ CP BH, Sổ CP QLDN và mở chi tiết theo nhóm yếu tố chi phí để phân loại, xử lý thơng tin cho mục đích BCTC cịn được các khách sạn này mở thêm: chi tiết theo tính chất ban đầu của từng chi phí, chi tiết theo từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí tương ứng với tài khoản kế tốn
đã mở, để phân loại, xử lý thơng tin chi phí cho mục đích kiểm sốt chi phí và mục đích quản lý khác.
2.2.3.3. Tổ chức thông tin đầu ra
Tổ chức thông tin đầu ra- thơng tin kế tốn chi phí bao gồm 2 việc: Thiết lập hệ thống báo cáo kế tốn chi phí và tổng hợp cung cấp thơng tin kế tốn chi phí theo báo cáo kế tốn chi phí đã thiết lập. Khảo sát tổ chức thơng tin đầu ra- thơng tin kế tốn chi phí tại DN kinh doanh khách sạn tỉnh Đồng Nai:
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao: Hệ thống báo cáo
KTQTCP theo giới hạn đề tài và khảo sát gồm 3 nhóm: (+) Nhóm thơng tin dự tốn CP SX, kinh doanh: +Bảng định mức: Một số ít khách sạn thực hiện Bảng định mức sản phẩm phòng lưu trú và bảng định mức sản phẩm ẩm thực ăn uống. +Dự tốn CP SXKD: Khơng thực hiện; (+) Nhóm thơng tin thực hiện chi phí: Tất cả các khách sạn thực hiện chủ yếu cung cấp thơng tin chi phí cho mục đích KTTC trên Báo cáo tài chính- Bảng cân đối kế tốn và Báo cáo KQHĐKD với định kỳ hàng tháng hay q; Các khách sạn khơng lập phiếu tính GTSP hay báo cáo GTSP do các khách sạn khơng tính GTSP đơn vị từng sản phẩm dịch vụ. Số liệu được tổng hợp từ thông tin thực hiện KTCP trên hệ thống kế toán- hệ thống KTCP đã tổ chức: số liệu các tài khoản chi phí, sổ sách KTCP để kết xuất dữ liệu theo chỉ tiêu của báo cáo; (+) Nhóm thơng tin biến động chi phí: Một số khách sạn thực hiện báo cáo phân tích biến động chi phí SXKD thực tế kỳ báo cáo so với chi phí SXKD thực tế kỳ trước.
+ Đối với khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên: (+) Nhóm thơng tin dự tốn CP SX, kinh doanh: +Bảng định mức: Tất cả các khách sạn thực hiện Bảng định mức sản phẩm phòng lưu trú, Bảng định mức sản phẩm ẩm thực ăn uống, Bảng định mức sản phẩm dịch vụ khác- Giặt ủi; +Dự toán CP SXKD: Tất cả các khách sạn thực hiện dự toán CP SXKD: Dự toán KQHĐKD quản trị tổng thể, Dự tốn chi phí từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí (dịch vụ phịng, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ SPA, ... bán hàng& tiếp thị, bảo trì, nhân sự, quản lý) chi tiết cho 12 tháng (Phụ lục 4.1). Thời gian cung cấp định kỳ hàng năm cho chi tiết 12 tháng. (+) Nhóm thơng tin thực hiện chi phí: Cung cấp thơng tin chi phí cho mục đích KTTC trên Báo cáo tài chính- Bảng cân đối kế tốn và Báo cáo KQHĐKD với định kỳ hàng tháng; Các khách sạn không lập phiếu tính GTSP hay báo cáo GTSP do các khách sạn khơng tính GTSP đơn vị từng sản phẩm dịch vụ; Báo cáo thực hiện chi phí tổng thể khách sạn và cho từng Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí tương đồng với nhóm Dự tốn CP SXKD. Thời gian cung cấp định kỳ hàng tháng. Số liệu được tổng hợp từ thông tin thực hiện KTCP trên hệ thống kế toán- hệ thống KTCP đã tổ chức: số liệu các tài khoản chi phí, sổ sách KTCP để kết xuất dữ liệu theo chỉ tiêu của báo cáo. (+) Nhóm thơng tin biến động chi phí: Báo cáo biến động (đánh giá thành quả) tổng thể khách sạn và cho từng
Hoạt động/Bộ phận/Trung tâm chi phí khách sạn (dịch vụ phòng, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ SPA, ... bán hàng& tiếp thị, bảo trì, nhân sự, quản lý) (Phụ lục 4.1). Thời gian cung cấp định kỳ hàng tháng. Số liệu được tổng hợp từ thông tin thực hiện KTCP trên hệ thống kế toán- hệ thống KTCP đã tổ chức: số liệu các tài khoản chi phí, sổ sách KTCP năm nay, năm trước và dự toán để kết xuất dữ liệu theo chỉ tiêu của báo cáo. Tuy nhiên, qua ý kiến đánh giá thì tổ chức đối tượng tập hợp CP SXKD và tài khoản kế toán chưa khoa học cũng như những thiếu sót ở khâu phân loại xử lý thơng tin nên việc kết xuất số liệu các báo cáo còn hay xảy ra sai sót.