2.3. Một số đánh giá KTQTCP tại doanh nghiệp kinh doanh khách sạn trên địa bàn
2.3.2. Những hạn chế KTQTCP
Đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao: KTQTCP hầu hết mới chỉ
đi vào một số nội dung KTQTCP hết sức đơn giản, chưa có tính hệ thống, chưa phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành Doanh nghiệp.
Đối với khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên: KTQTCP cung cấp thông tin thực
hiện chức năng quản trị còn một số hạn chế về kết quả của cung cấp thơng tin chi phí: Thơng tin dự tốn- định hướng chi phí sản xuất kinh doanh không sát với thực tế thực hiện, khơng đủ cơ sở để phân tích chênh lệch chi phí; Thơng tin thực hiện chi phí cung cấp khơng đồng nhất quan điểm về SPDD cuối kỳ về các chi phí đã bỏ ra để có các dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm khác mà khách còn lưu lại phòng đã sử dụng là SPDD hay là chi phí sản phẩm- GTSP sản xuất thực tế, là chi phí trong kỳ- GVHB trên Báo cáo KQHĐKD, và tổng GTSP tồn bộ- chi phí trên báo cáo KQHĐKD cũng có khác biệt do khác nhau về quan điểm nhận diện SPDD cuối kỳ; Ngồi ra, thơng tin thực hiện chi phí có trường hợp khơng thích hợp, vi phạm ngun tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong việc chi phí được ghi nhận trên Báo cáo KQHĐKD quản trị do việc chi phí ghi nhận khơng đồng nhất giữa các kỳ báo cáo; Thông tin đánh giá phân tích chênh lệch chi phí khơng đáng tin cậy do kết quả của việc dự tốn chi phí và đo lường thực hiện chi phí khơng sát với thực tế; cũng như việc phân tích biến động chi phí mới dừng lại ở giai đoạn: tổng biến động chi phí hoặc tổng chênh lệch tỷ trọng; chưa đi sâu vào phân tích nguyên nhân chênh lệch, như chênh lệch kế hoạch tổng thể và chênh lệch dự toán linh hoạt (chênh lệch kiểm soát), cũng như chưa xác định ảnh hưởng của 2 nhân tố lượng và giá để có những quyết định điều chỉnh kịp thời.
Những hạn chế KTQTCP đối với khách sạn xếp hạng từ đạt chuẩn đến 2 sao cần phải nhận thức lại và thực hiện đầy đủ các nội dung KTQTCP và nội dung tổ chức KTQTCP một cách có hệ thống để cung cấp thơng tin chi phí mục tiêu quản trị Doanh
nghiệp; còn đối với khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên, những hạn chế tồn tại có mối quan hệ mật thiết với những hạn chế, khiếm khuyết trong nội dung KTQTCP và nội dung tổ chức KTQTCP, được biểu hiện trên các mặt:
(1) Về nội dung KTQTCP
(1.1) Về phân loại chi phí: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên chủ yếu vận
dụng 4 tiêu thức phân loại chi phí áp dụng vào DN, nhưng chưa vận dụng tiêu thức phân loại chi phí thành biến phí và định phí để tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí và để đánh giá đối tượng Hoạt động khách sạn/Bộ phận chức năng/Trung tâm trách nhiệm chi phí thơng qua phân tích chênh lệch chi phí một cách có phương pháp. Việc phân loại chi phí theo yếu tố chi phí kết hợp tính chất ban đầu của chi phí chưa được nhận diện một cách hệ thống để nhận biết đầy đủ các tiết, tiểu tiết của chi phí theo tính chất ban đầu để phục vụ cho việc xây dựng dự toán CP SXKD, đo lường chi phí thực hiện và phân tích chênh lệch chi phí.
(1.2) Về định mức chi phí: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên lập định
mức cho sản phẩm dịch vụ lưu trú, sản phẩm dịch vụ ăn- uống, sản phẩm dịch vụ giặt ủi, ... nhưng chủ yếu với biến phí yếu tố chi phí CPNVL. KTQTCP chưa định mức cho tất cả các các biến phí và chưa đồng bộ đầy đủ cho các sản phẩm, dịch vụ khách sạn làm hạn chế trong việc kiểm sốt chi phí và lập dự tốn chi phí.
(1.3) Về dự tốn chi phí: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên lập dự tốn
chi phí SX KD đã rất quan tâm đến định hướng chi phí, kiểm tra kiểm sốt chi phí bằng việc lập dự tốn chi phí SXKD tổng thể và chi phí SXKD riêng cho từng Hoạt động khách sạn/Bộ phận chức năng/Trung tâm chi phí, quy định về thời gian lập và hồn thành, sử dụng mơ hình lập dự tốn và PP lập dự tốn một cách có hệ thống. Tuy nhiên, khách sạn sử dụng PP lập dự toán là PP định mức- định mức sản phẩm với biến phí NVL, các biến phí cịn lại và định phí khách sạn sử dụng PP thống kê kinh nghiệm; điều này dễ làm dự toán xa rời với thực tế. Khách sạn chưa lập dự tốn linh hoạt định kỳ phân tích chênh lệch chi phí.
(1.4) Về xác định chi phí cho từng đối tượng chịu phí- xác định GTSP:
(1.4.1) Về xác định GTSP sản xuất: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên sử
dụng hệ thống phương pháp kế tốn chi phí truyền thống; sử dụng PP xác định GTSP sản xuất căn cứ yếu tố cấu thành CP SX theo PP chi phí tồn bộ (Absorption costing) và PP chi phí biến đổi (PP chi phí trực tiếp- Marginal costing); sử dụng PP (mơ hình) xác định GTSPSX căn cứ vào nguồn số liệu của tập hợp chi phí là PP chi phí thực tế
(Actual costing); sử dụng Phương pháp tính GTSP sản xuất là PP tính GTSP theo cơng việc/ đơn đặt hàng (Job costing/Product costing), trong đó: +Đối tượng tập hợp CP SX còn được tập hợp chi tiết cho từng Hoạt động khách sạn/Bộ phận chức
năng/Trung tâm chi phí (dịch vụ phịng, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ SPA, ... bảo vệ, bảo trì), +Đối tượng tính GTSP cũng được chi tiết thêm cho từng Hoạt động khách sạn/Bộ phận chức năng/Trung tâm chi phí (dịch vụ phịng, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ SPA, ... bảo vệ, bảo trì), +Kỳ tính GTSP sản xuất được chi tiết là tháng, +SPDD cuối kỳ có 2 quan điểm: Quan điểm các chi phí đã bỏ ra để có các dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm khác mà khách còn lưu lại phòng đã sử dụng là SPDD và sử dụng PP đánh giá SPDD là PP chi phí thực tế với khoản mục CPNVLTT hoặc yếu tố CP NVL để xác định CP SXKDDD và Quan điểm các chi phí đã bỏ ra để có các dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm khác mà khách còn lưu lại phòng đã sử dụng là chi phí sản phẩm- GTSP sản xuất thực tế, là chi phí trong kỳ- GVHB trên Báo cáo KQHĐKD, đồng thời lợi ích kinh tế có được từ các dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm khác mà khách còn lưu lại phòng đã sử dụng là doanh thu trong kỳ và do vậy SPDD đánh giá là bằng 0 hay CP SXKDDD là bằng 0. Như vậy, hạn chế cần hoàn thiện là đánh giá SPDD cuối kỳ tính GTSPSX (cũng là cuối kỳ xác định KQHĐKD do hai thời kỳ này bằng nhau và là định kỳ hàng tháng), là việc lựa chọn 1 trong 2 quan điểm CP SXKDDD khác 0 và CP SXKDDD bằng 0 và cần phải lựa chọn quan điểm đúng.
(1.4.2) Về xác định GTSP toàn bộ: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên xác
định GTSP toàn bộ- xác định KQHĐKD, trong đó: +Đối tượng tập hợp CP thời kỳ còn được tập hợp cho từng Hoạt động từng hoạt động phục vụ bán hàng và QLDN (bán hàng& tiếp thị, nhân sự, quản lý), +Đối tượng tính GTSP tồn bộ- đối tượng xác định KQHĐKD cũng được xác định cho từng Hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn (dịch vụ phòng, dịch vụ ẩm thực, dịch vụ SPA, ...), +Kỳ tính GTSP tồn bộ- kỳ xác định KQHĐKD là tháng, +GVHB trong kỳ sẽ có khác biệt giữa 2 quan điểm CP SXKDDD khác 0 và quan điểm CP SXKDDD bằng 0 ở trên và KTQTCP phải quan tâm đến ghi nhận doanh thu trong kỳ xác định KQHĐKD, để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong việc chi phí được ghi nhận trên Báo cáo KQHĐKD. Như vậy, tổng chi phí trên báo cáo KQHĐKD sẽ có khác biệt giữa 2 quan điểm CP SXKDDD khác 0 và CP SXKDDD bằng 0 ở trên và cần phải chọn quan điểm đúng.
(1.5) Về phân tích biến động chi phí: Các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên
thực hiện cung cấp thông tin biến động CP SXKD trên Báo cáo thành quả HĐKD toàn khách sạn hàng tháng và Báo cáo thành quả theo từng Hoạt động khách sạn/Bộ phận chức năng/Trung tâm chi phí hàng tháng, Phụ lục 4.1. Tuy nhiên, việc phân tích biến động chi phí SXKD mới dừng lại ở giai đoạn: tổng biến động chi phí thực tế kỳ báo cáo và thực tế kỳ trước hoặc tổng chênh lệch chi phí thực tế và dự tốn hoặc chênh lệch tỷ trọng chi phí thực tế kỳ báo cáo trên doanh thu thực tế kỳ báo cáo và tỷ trọng chi phí thực tế kỳ trước trên doanh thu thực tế kỳ trước hoặc chênh lệch tỷ trọng chi
phí thực tế kỳ báo cáo trên doanh thu thực tế kỳ báo cáo và tỷ trọng chi phí dự tốn trên doanh thu dự tốn; chưa đi sâu vào phân tích ngun nhân chênh lệch, như chênh lệch kế hoạch tổng thể và chênh lệch dự toán linh hoạt (chênh lệch kiểm soát), cũng như chưa xác định ảnh hưởng của 2 nhân tố lượng và giá để có những quyết định điều chỉnh kịp thời.
(2) Về nội dung tổ chức KTQTCP
(2.1) Tổ chức thông tin đầu vào- Tổ chức chứng từ: Các khách sạn xếp hạng từ
3 sao trở lên: Việc tổ chức chứng từ, vận dụng chế độ chứng từ kế tốn nhìn chung tn thủ các quy định về chứng từ, hệ thống chứng từ và biểu mẫu. Tuy nhiên, do thơng tin chi phí thu thập được phân loại theo yếu tố có chi tiết thêm nhiều tiết, tiểu tiết theo tính chất ban đầu của chi phí và đối tượng tập hợp chi phí cịn được chi tiết cho từng Hoạt động/Bộ phận chức năng/Trung tâm chi phí nên chứng từ kế tốn cần bổ sung thiết kế để phù hợp việc ghi nhận thông tin chi phí ban đầu.
(2.2) Tổ chức phân loại xử lý thơng tin: +Tổ chức tài khoản kế tốn: -Hệ thống tài khoản kế tốn chi phí: Ngồi các tài khoản kế tốn chi phí cấp 1, cấp 2 được mở
theo quy định, các khách sạn xếp hạng từ 3 sao trở lên còn mở thêm chi tiết để phản ánh chi tiết chi phí theo các yếu tố chi phí, theo tính chất ban đầu của từng chi phí, theo từng hoạt động khách sạn- kinh doanh dịch vụ và phục vụ điều hành (chi tiết theo từng bộ phận chức năng/trung tâm chi phí), để kiểm sốt và cung cấp thêm thơng tin chi phí theo u cầu quản lý; nhưng việc mở chi tiết các tài khoản kế tốn chi phí nhìn chung chưa có tính hệ thống; -PP hạch toán: Chưa thực sự quan tâm hoặc không đồng nhất giữa các kỳ việc thực hiện các bút tốn điều chỉnh cuối kỳ: Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn; chi phí trích trước dẫn đến Báo cáo KQHĐKD không tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong việc chi phí được ghi nhận trên Báo cáo KQHĐKD.+Tổ chức sổ kế toán: Thực hiện tương đối tốt theo hướng dẫn chế độ kế toán doanh nhiệp, sổ kể tốn chi phí tổng hợp và chi tiết cũng được mở tương ứng với tài khoản kế tốn chi phí đã mở.
(2.3) Tổ chức thông tin đầu ra- Tổ chức báo cáo: Các khách sạn xếp hạng từ 3
sao trở lên thực hiện tương đối tốt tổ chức thông tin đầu ra bằng việc: Thiết lập hệ thống báo cáo KTQTCP và tổng hợp cung cấp thơng tin kế tốn chi phí theo báo cáo KTQTCP đã thiết lập. Tuy nhiên, do tổ chức đối tượng tập hợp CP SXKD và tài khoản kế tốn chi phí chưa khoa học cũng như những thiếu sót ở khâu phân loại xử lý thông tin nên việc kết xuất số liệu các báo cáo cịn hay xảy ra sai sót.