Sau khi đã tiến hành khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng KTQTCP tại DN kinh doanh khách sạn trên địa bàn tỉnh Đồng Nai Việt Nam, nhận diện những hạn chế KTQTCP, nguyên nhân gây ra những hạn chế và trên cơ sở quan điểm hoàn thiện, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện nội dung tổ chức KTQTCP.
Do thơng tin chi phí thu thập được phân loại theo yếu tố có chi tiết thêm nhiều tiết, tiểu tiết theo tính chất ban đầu của chi phí và đối tượng tập hợp chi phí cịn được chi tiết cho từng hoạt động/ bộ phận chức năng nên chứng từ kế toán cần bổ sung thiết kế để phù hợp việc ghi nhận thơng tin chi phí ban đầu.
Hồn thiện chứng từ về chi phí phải tn thủ chế độ chứng từ kế tốn ban hành theo chế độ kế tốn DN. Chứng từ về chi phí phải được thống nhất về danh mục, biểu mẫu và phương pháp lập, luân chuyển chứng từ trong tổ chức chứng từ của khách sạn theo phương hướng sau:
+ Đối với danh mục chứng từ: Ngoài 5 nhóm chỉ tiêu: lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định, có thể bổ sung thêm chỉ tiêu về chứng từ nội bộ cho tồn khách sạn, đặc biệt chỉ tiêu có liên quan đến thu thập thơng tin về chi phí, cụ thể theo 5 u tố: nhân cơng, ngun vật liệu (bao gồm cả công cụ, dụng cụ (CCDC), phân bổ vật tư, phân bổ CCDC), khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngồi (bao gồm cả chi phí tài chính, thuế, phí, lệ phí, chi phí bảo hành và chi phí dự phịng), chi phí khác bằng tiền mục đích để phục vụ cho kiểm sốt chi phí và báo cáo quản trị, như: chỉ tiêu mua hàng,...; như: phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu xuất kho, phiếu yêu cầu xuất chuyển kho, phiếu đề nghị trái cây đặt phòng, phiếu phân bổ (tiền cơm nhân viên, thức ăn thức uống, hóa chất giặt ủi,...),...
+ Đối với biểu mẫu- nội dung kết cấu chứng từ: Các chứng từ liên quan đến chi phí có thể thay đổi thiết kế cho đẹp: bổ sung chỉ tiêu phân loại chi phí để ghi nhận thông tin phân loại chi phí, bổ sung chỉ tiêu đối tượng tập hợp chi phí để ghi nhận thơng tin đối tượng tập hợp chi phí để đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí tại khách sạn và đảm bảo tính quy chuẩn, nhất quán trong quy trình phản ánh, cung cấp thơng tin về chi phí và có thể bỏ bớt chỉ tiêu khơng cần thiết nhưng phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định, điều 17 Luật kế toán Việt Nam.
+ Đối với phương pháp lập, luân chuyển chứng từ: Phương pháp lập các chứng từ cần quy định cụ thể để kiểm sốt chi phí và thơng tin thu thập đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế. Ngồi ra, khách sạn có thể xây dựng các quy trình HĐKD nội bộ, cụ thể các quy trình liên quan đến chi phí như: chi phí dịch vụ, sản xuất- kho (NVL, CCDC, hàng hóa), chi phí tiền lương để tăng cường hoạt động kiểm sốt chi phí, tăng cường hiệu quả công việc.
3.3.2. Tổ chức phân loại và xử lý thông tin
Bao gồm hồn thiện tổ chức tài khoản kế tốn và tổ chức sổ kế toán.
+ Về hồn thiện tổ chức tài khoản kế tốn chi phí cần hồn thiện tài khoản kế tốn chi phí và PP hạch tốn:
- Tài khoản kế tốn chi phí: Ngồi các tài khoản kế tốn chi phí cấp 1, cấp 2
được mở theo quy định, các khách sạn còn mở thêm chi tiết để phản ánh chi tiết chi phí theo các yếu tố chi phí, theo tính chất ban đầu của từng chi phí, theo từng hoạt động khách sạn- kinh doanh dịch vụ và phục vụ điều hành (chi tiết theo từng bộ phận chức năng), để kiểm soát và cung cấp thêm thơng tin chi phí theo u cầu quản lý.
Việc tổ chức, thiết lập chi tiết bổ sung cho một số tài khoản kế tốn chi phí cơ bản có tính hệ thống để thực hiện mục tiêu cung cấp thơng tin chi phí đã xác lập cần đảm bảo các yêu cầu: + Cấu trúc mã số tài khoản kế tốn chi phí được tạo nên từ sự kết hợp giữa: TK cấp1, cấp 2 theo quy định và Mã chi tiết chi phí và Mã đối tượng chi phí hoạt động/Mã bộ phận chức năng; + Cấu trúc mã số tài khoản chi phí để phản ánh chi phí phải được thiết lập trong Hệ thống kế toán thực tế để ghi nhận xử lý số liệu thực tế thực hiện và phải được thiết lập trong Hệ thống dự toán kế toán để ghi nhận các mục tiêu dự toán cần thực hiện.
Tài khoản kế tốn chi phí (số hiệu tài khồn chi phí) được tổ chức thiết kế chi tiết như sau:
- TK cấp 1, cấp 2 quy định: +TK cấp 1- Phản ánh chi tiết chi phí theo chức năng họat động kết hợp khoản mục chi phí; Sử dụng số hiệu TK và tên TK theo chế độ quy định; Mã hóa 3 ký tự số TK kế tốn chi phí. +TK cấp 2: Phản ánh chi tiết chi phí của TK cấp 1 theo yếu tố chi phí (nội dung kinh tế); Sử dụng số hiệu TK và tên TK (nếu có) theo chế độ quy định hoặc sử dụng số hiệu TK và tên TK tương ứng với chế độ quy định về yếu tố chi phí; Mã hóa 4 ký tự số TK kế tốn chi phí;
- Mã chi tiết chi phí: Gồm 2 phần: +Phần phản ánh chi tiết chi phí theo nhóm yếu tố chi phí (nội dung kinh tế) và được chi tiết từng yếu chi phí theo tính chất yếu tố chi tiết ban đầu của chi phí, của u cầu quản trị; Mã hóa một số ký tự số; Tên mã chi tiết chi phí theo tên yếu tố chi phí tính chất ban đầu của chi phí, theo theo yêu cầu quản trị (báo cáo KTQTCP đã thiết lập). +Phần phản ánh chi tiết chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động để thực hiện kiểm sốt, phân tích và dự báo; Mã hóa 1 ký tự số tiếp theo của mã chi tiết chi phí với 3 trạng thái: 1- định phí, 2- biến phí, 0- CP hỗn hợp chưa phân loại được định phí hay biến phí.
- Mã đối tượng chi phí hoạt động/Mã bộ phận chức năng: Phản ánh đối tượng chi phí theo hoạt động/ Bộ phận chức năng theo yêu cầu quản trị; Mã hóa một số ký tự số hoặc/và chữ; Tên mã đối tượng chi phí hoạt động/Tên mã bộ phận chức năng là tên của các hoạt động hoặc các bộ phận chức năng theo theo yêu cầu quản trị (báo cáo KTQTCP đã thiết lập), Phụ lục 4.4.
Ngoài ra, việc thiết kế các tài khoản kế tốn chi phí cịn phải đáp ứng yêu cầu tin học vào kế tốn, nhằm có thể kết xuất số liệu cho việc lập các báo cáo KTQTCP.
Một minh họa tài khoản kế tốn chi phí cơ bản, cấu trúc mã số tài khoản chi phí cơ bản: kết hợp TK cấp1, cấp 2 theo quy định và Mã chi tiết chi phí và Mã đối tượng chi phí hoạt động/Mã bộ phận chức năng cho DN kinh doanh khách sạn áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC trong Phụ lục 4.5 và Minh họa danh mục Số hiệu tài khoản kế tốn chi phí cho Mã đối tượng chi phí hoạt động/Bộ phận chức năng, Phụ lục 4.6.
- PP hạch tốn: Hồn thiện PP hạch tốn theo hướng duy trì tn thủ chế độ kế
toán DN và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong việc chi phí được ghi nhận trong Báo cáo KQHĐKD, đặc biệt báo cáo KQHĐKD quản trị. Thực hiện hạch toán cần chú ý bốn (04) bút toán điều chỉnh cuối kỳ để xác định đúng chi phí và doanh thu trong kỳ, cụ thể:
(a)- Điều chỉnh chi phí: (a.1)- Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn- Các chi
phí này KTQTCP cần phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ, như: các khoản chi phí, CCDC trả trước xuất dùng xử dụng trong nhiều kỳ xác định KQHĐKD. (a.2)- Chi phí phải trả- chi phí này KTQTCP phải ghi nhận trước vào kỳ xác định KQHĐKD- các chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi chép như: Tiền điện thoại, tiền điện, tiền nước, tiền hoa hồng mơi đặt phịng- tiệc, tiền dịch vụ khác,... vì kế tốn chưa có căn cứ để ghi, do chưa có hồ sơ thánh tốn, chưa có hóa đơn.
(b)- Điều chỉnh doanh thu (trình bày để minh họa nguyên tắc phù hợp): (b.1)-
Doanh thu chưa thực hiện, doanh thu ứng trước- Các doanh thu này KTQT phải phân bổ dần vào nhiều kỳ xác định KQHĐKD. (b.2)- Doanh thu khách còn lưu lại phòng- doanh thu này KTQT phải ghi nhận trước vào doanh thu trong kỳ: Các dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm khác mà khách còn lưu lại phòng đã sử dụng tại thời điểm xác định KQHĐKD, là các dịch vụ đã hoàn thành chuyển giao cho khách hàng và khách hàng chấp nhận nghĩa vụ thanh toán, nhưng kế tốn chưa có căn cứ để ghi sổ, do khách chưa trả phịng.
+ Tổ chức sổ kế tốn: KTQTCP cần bổ sung thêm các Sổ chi tiết tài khoản chi
phí tương ứng với các tài khoản kế tốn chi phí và mã chi tiết chi phí và mã hoạt động/bộ phận chức năng đã thiết kế bổ sung. Biểu mẫu có thể sử dụng biểu mẫu Sổ chi tiết các tài khoản theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC và có thể bổ sung thêm một số cột để theo dõi chi tiết chi phí được mã hóa: mã chi tiết chi phí, tên mã chi tiết chi phí, mã hoạt động/mã bộ phận chức năng, tên mã hoạt động/mã bộ phận chức năng.
3.3.3. Tổ chức thông tin đầu ra
Các khách sạn từ 3 sao trở lên thực hiện tương đối tốt tổ chức thông tin đầu ra bằng việc: Thiết lập hệ thống báo cáo KTQTCP và tổng hợp cung cấp thông tin kế tốn chi phí theo báo cáo KTQTCP đã thiết lập. Tuy nhiên, do tổ chức đối tượng tập
hợp CP SXKD và tài khoản kế tốn chưa khoa học cũng như những thiếu sót ở khâu phân loại xử lý thông tin nên việc kết xuất số liệu các báo cáo cịn hay xảy ra sai sót.
Hồn thiện tổ chức thơng tin đầu ra cần thống nhất và nhất quán hệ thống báo cáo KTQTCP và hoàn thiện tổng hợp và cung cấp thông tin hệ thống báo cáo KTQTCP là việc hồn thiện tổ chức mã hóa đối tượng tập hợp CP SXKD và tài khoản kế tốn chi phí cũng như hồn thiện PP hạch toán ở khâu phân loại xử lý thông tin.
Hệ thống báo cáo KTQTCP tại DN kinh doanh khách sạn cung cấp thông tin
chi phí cho mục đích quản trị điều hành khách sạn là Hệ thống báo cáo chi phí theo hoạt động/bộ phận chức năng, ban hành theo The American Hotel& Lodging Educational Institute- The Institute, The American Hotel& Lodging Association- AH&LA, Hospitality Financial and Technology Professionals- HFTP hoặc The Hotel Association of New York City- HANYC được thực hiện và bổ sung bởi khách sạn, cụ thể:
(1) Báo cáo thành quả theo hoạt động/bộ phận chức năng của khách sạn tháng (gồm 17 cột: Nội dung chỉ tiêu- khoản mục- yếu tố chi phí 1 cột; Số liệu tháng 8 cột: Thực tế tháng năm trước (số tiền, tỷ trọng %), Thực tế tháng năm nay (số tiền, tỷ trọng %), Dự toán tháng năm nay (số tiền, tỷ trọng %), Chênh lệch thực tế so với kế hoạch (số tiền, tốc độ %); Số liệu lũy kế từ đầu năm 8 cột: Thực tế lũy kế năm trước (số tiền, tỷ trọng %), Thực tế lũy kế năm nay (số tiền, tỷ trọng %), Dự toán lũy kế năm nay (số tiền, tỷ trọng %), Chênh lệch thực tế so với kế hoạch (số tiền, tốc độ %), Phụ lục 4.1, bao gồm 2 loại:
(1.1) Báo cáo thành quả tổng hợp các hoạt động/bộ phận chức năng (Báo cáo tổng hợp kết quả HĐKD tổng hợp khách sạn tháng);
- Báo cáo tổng hợp KQHĐKD tổng hợp khách sạn tháng;
(1.2) Báo cáo thành quả hoạt động/bộ phận tháng (Báo cáo thành quả hoạt động/bộ phận tháng- chi tiết riêng từng hoạt động/bộ phận):
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng dịch vụ phòng lưu trú tháng;
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng dịch vụ thức ăn và thức uống tháng (Food& Beverage) (bao gồm các nhà hàng và bar);
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng dịch vụ SPA/Massage/... tháng (SPA/Massage/...);
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng khác tháng (bao gồm điện thoại, giặt là, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ văn phòng, dịch vụ hồ bơi, dịch vụ phòng tập thể dục...)
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng nhân sự tháng;
- Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng tiếp thị& bán hàng tháng; - Báo cáo hoạt động/bộ phận chức năng bảo trì& năng lượng tháng;
(2) Dự tốn CP SXKD tổng hợp khách sạn 12 tháng trong Dự toán KQHĐKD tổng hợp khách sạn 12 tháng và Dự toán CP SXKD theo hoạt động/bộ phận chức năng của khách sạn như trên tại Phụ lục 4.2.
(3) Báo cáo thực hiện CP SXKD tổng hợp khách sạn 12 tháng trong Báo cáo thực hiện KQHĐKD tổng hợp khách sạn 12 tháng và Báo cáo thực hiện CP SXKD theo hoạt động/bộ phận chức năng của khách sạn như trên tại Phụ lục 4.2.
Theo hệ thống báo cáo quản trị này, thông tin cung cấp được chi tiết các yếu tố của chi phí theo yếu tố chi tiết ban đầu (hay chi tiết nội dung kinh tế của chi phí) theo đặc thù ngành kinh doanh khách sạn; chi tiết từng hoạt động/bộ phận chức năng trong khách sạn trên các mặt dự tốn, thực hiện và phân tích chênh lệch. Điều này sẽ giúp nhà quản trị định hướng, thực hiện, kiểm sốt đánh giá chi phí; sẽ giúp nhà quản trị truy nguyên được nguồn gốc phát sinh chi phí, nhìn nhận chi phí dưới góc độ hoạt động/bộ phận chức năng trong khách sạn là những chi phí trực tiếp, từ đó nhà quản trị có thể ra quyết định loại trừ, cắt giảm chi phí cụ thể của từng hoạt động/bộ phận chức năng hoặc nhận biệt các cơ hội để cải thiện thiết kế sản phẩm hoặc thiết kế quá trình sản xuất kinh doanh và để cải thiện hoạt động SXKD và đánh giá trách nhiệm quản lý.
Tổng hợp và cung cấp thông tin hệ thống báo cáo KTQTCP: Sau thống nhất và
nhất quán hệ thống báo cáo KTQTCP như trên và hoàn thiện tổ chức mã hóa đối tượng tập hợp CP SXKD và tài khoản kế tốn chi phí cũng như hồn thiện PP hạch tốn ở khâu phân loại xử lý thông tin. Tổng hợp và cung cấp thông tin hệ thống báo cáo KTQTCP trên sẽ được thực hiện từ việc tổng hợp số liệu trên tài khoản kế tốn chi phí (sổ kế tốn chi phí chi tiết), mã chi tiết chi phí và mã đối tượng KTCP hoạt động/bộ phận chức năng liên quan của hệ thống kế toán dự toán và hệ thống kế toán thực hiện, Phụ lục 4.9.